15 - Kaders burgerbegroting Gildeweide - experiment democratische vernieuwing (3 voortgang democratische vernieuwing)

Aan de raads- en commissieleden Betreft: voortgang en vooruitblik van het project Democratische vernieuwing Datum: 26 augustus 2024 Conform het geamendeerde raadsbesluit, genomen op 14 maart 2024, met zaaknummer 1013664, en zoals afgesproken informeren we u bij deze over de voortgang van het project Democratische vernieuwing aan de hand van de eerder afgegeven memo Instelling klankbordgroep en vervolg Democratische vernieuwing van 30 april jl. Tevens doen wij een kleine vooruitblik naar de komende periode. In de bijlage de eerder afgegeven planning waarover wij u hieronder informeren. 1. Mei en juni 2024: Initiatieven uit de samenleving, bijeenkomsten met inwoners In de maanden mei en juni van dit jaar is een inventarisatie gedaan van de potentiële initiatieven in Hilvarenbeek geschikt voor overheidsparticipatie. Er was een groot aantal verzoeken voor nieuwe initiatieven vanuit de samenleving al aanwezig bij de wethouders. Om die reden is er niet voor gekozen nieuwe bijeenkomsten te organiseren. Hiermee is voorkomen dat inwoners de verhalen/wensen/initiatieven dubbel moesten delen. 2. April - Juni: Nieuwe vormen van participatie Vanaf april is geïnventariseerd welke mogelijkheden van inwoner- en overheidsparticipatie er op dit moment gebruikt zijn/worden in Hilvarenbeek. Daarnaast kijken wij wat mogelijk interessant voor ons is.

Dit is gedaan op basis van landelijke trends, ervaringen etc. Uit de evaluatie zal blijken of we mogelijkheden kunnen toevoegen en hiermee het Beeks model kunnen verrijken. 3. Juni - Augustus: Interactie met klankbordgroep • In juni en juli zijn de leden van de klankbordgroep benaderd en uitgenodigd voor de eerste klankbordgroep op 2 juli jl. De belangrijkste bevindingen van deze eerste bijeenkomst zijn: o Gildeweide is in potentie een onderwerp voor een vorm van democratische vernieuwing middels burgerbegroting. De kaders hiervoor worden ontwikkeld door de gemeente in samenwerking met inwoners. Via een raadsvoorstel wordt dit initiatief op 26 september in de raad besproken. o Aandacht voor goede verdeling van deelnemers aan de klankbordgroep, namelijk minimaal 50% inwoners, naast raads-, collegeleden, adviseurs en ambtelijke organisatie. •

21 augustus was de tweede bijeenkomst met daaruit de belangrijkste conclusies:

Deze verslagen zijn via het platform participerend Hilvarenbeek gedeeld met de deelnemers en betrokkenen bij dit project/in de klankbordgroep. •

Hierna zal een volgende klankbordgroep bijeenkomst worden gepland. Tijdens deze momenten worden de experimenten besproken, vragen en moeilijkheden besproken en getoetst.

4. April – Augustus: Begeleidingstraject medewerkers • De ambtenaren die direct betrokken zijn bij een van de initiatieven zijn actief meegenomen en begeleid. Dit doen we door 1-op-1 gesprekken, bijeenkomsten van de klankbordgroep en gesprekken met inwoners. • Daarnaast zijn er nog ambtenaren die mee hebben gewerkt aan het onderzoek en/of ambassadeurs. Zij worden intensief meegenomen in het verloop van het project d.m.v. projectbriefings en/of bijeenkomsten. • In het komende kwartaal richten we ons op een interne projectenpagina die voor alle ambtenaren toegankelijk is met de beschikbare informatie zoals nieuwsbrieven en communicatie met inwoners, raad en colleges. Daarnaast laten we het terugkomen op intranet en afdelingsbriefings. Er is bewust gekozen om alleen de ambtenaren in de projecten/processen actief mee te nemen i.v.m. de werkdruk in de organisatie. Wanneer tussentijds of uit evaluatie blijkt dat vervolgacties gewenst zijn voor de rest van de organisatie, wordt een breder begeleidingstraject opgezet. Dit geldt ook wanneer er wordt gekozen participatie te koppelen aan het traject Voorjaarnota 2025. Afhankelijk van de instemming en keuzes hierin wordt een grotere groep ambtenaren actief betrokken bij dit project, wat meer druk op de interne en externe capaciteit betekent. 5.

Afstemming met raad: aankomende geplande gebeurtenissen: September: Afstemmen met raad • In cyclus 6 volgt de eerste kaderstellende bijeenkomst t.b.v. besluitvorming door de raad op 26 september waarna de eerste experimenten starten. Hier zal het voorstel Gildeweide worden besproken als experiment (en afhankelijk van uitkomsten klankbordgroep 21 augustus ook experiment Biest-Houtakker). Kwartaal 4: • Het werkbezoek aan gemeente Zeist is in voorbereiding waarin alle rollen in dit project worden geïnformeerd over trajecten aldaar in gesprek kan worden gegaan met mede raadsleden, collegeleden, inwoners, MT, ambtenaren. We verwachten dit in september in de agenda’s te kunnen plannen voor het 4e kwartaal van dit jaar. •

December 2024/januari 2025: Raadsbesluit kaderstelling o Op 12 december volgt een volgend raadsbesluit t.b.v. kaderstellen waarna in januari gestart kan worden met de evaluatie van dit project.

6. Kwartaal 4: Participatiebeleid aanpassen Zoals gepland, wordt in het vierde kwartaal van dit jaar gestart met evaluatie van huidige participatiemiddelen door de organisatie. Deze uitkomsten worden gecombineerd met de evaluatie van dit project. De uitkomsten van de evaluatie worden verwerkt in het opstellen van participatiebeleid, participatieverordening en herijking Beeks model. Waarnaar implementatie hiervan zal volgen in de organisatie.

Bijlage: planning

Namens het college, Evert Weys | portefeuillehouder Veiligheid, bedrijfsvoering, samenwerking & democratische vernieuwing Vrijthof 10 | 5081 CA Hilvarenbeek Postbus 3 | 5080 AA Hilvarenbeek (013) 505 83 00 | www.hilvarenbeek.nl | @gemeenteHbeek

Bijlage: Planning