14 Plan van aanpak Samenwijscentrum Doelakkers (1 raadsvoorstel-GEWIJZIGD nav commissie 12-10-2023)
Tekst van het document
Zaaknummer: 1009674
gemeente Hilvarenbeek
In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp
: 9 november 2023 : 29 augustus 2023 : Plenaire commissie Ruimte -Samenleving van 12 oktober 2023 : 14 : Samenleving - Onderwijs : Plan van aanpak Samenwijscentrum Doelakkers
Voorstel 1. In te stemmen met het plan van aanpak voor de definitiefase voor de verdere uitwerking ten behoeve van het Samenwijscentrum Doelakkers. 2. In te stemmen met het overhevelen van een bedrag van € 75.000 van het gereserveerde uitvoeringskrediet naar 2024 voor de verdere voorbereiding van het project.
Inleiding De verschillende scenario’s rondom de huisvesting van Samenwijscentrum Doelakkers zijn sinds 2019 in ontwikkeling. In 2021 heeft de gemeenteraad besloten het Samenwijscentrum te vervangen door nieuwbouw op de huidige locatie. Dit besluit is aanleiding om het proces op te pakken en dit plan van aanpak is de eerste stap in dat proces. Het hele proces is weergegeven in onderstaand schema met de projectfasering. Het plan van aanpak is het resultaat van de initiatieffase en geeft een omschrijving van het proces met heldere doelen en kaders voor het vervolg. Het plan van aanpak geeft de richting en de stappen die we in de volgende fase gaan zetten om te komen tot een programma van eisen. Het programma van eisen is het resultaat van de definitiefase en geeft de kaders voor de ontwerpfase. Het resultaat van de ontwerpfase is een concreet ontwerp dat uitgewerkt kan worden voor de daadwerkelijke uitvoering. Na de realisatiefase sluiten we het project af met een overdracht. Na elke fase geven we inzicht in de beheersaspecten tijd, geld, organisatie, informatie kwaliteit en risico’s. Bijgevoegd plan van aanpak is het beslisdocument ter afsluiting van de initiatieffase en de start van de definitiefase voor het project SWC Doelakkers. Het uiteindelijke doel is de realisatie van een nieuw Samenwijscentrum Doelakkers op de huidige locatie.
1
Raad van 9 november 2023, nr. 14
Argumenten 1.1 De realisatie van een nieuw Samenwijscentrum Doelakkers is een afspraak uit het collegeprogramma en dit plan van aanpak geeft de kaders en de scope voor dit project. Door het vaststellen van het plan van aanpak leggen we de kaders en scope voor het project vast voor de volgende fase. Dit vormt de basis voor de definitiefase en het uitwerken en opstellen van een concreet programma van eisen. 1.2 Onderwijshuisvesting voor primair onderwijs is een taak en verantwoordelijkheid van de gemeente. Dit plan van aanpak vormt de start om voor Doelakkers te komen tot nieuwe onderwijshuisvesting omdat het huidige gebouw niet meer voldoet aan de huidige eisen en normen. 1.3 Het plan van aanpak is mede tot stand gekomen met de Stichting Samenwijs die als eindgebruiker straks gebruik gaat maken van het nieuw te realiseren Samenwijscentrum Doelakkers. In deze fase zijn de stakeholders in beeld gebracht die we in de volgende fase gaan betrekken. Stichting Samenwijs is als toekomstig eindgebruiker al betrokken bij het opstellen van het plan van aanpak. 2.1 Om het project een stap verder te brengen, stellen we een programma van eisen op. Om te komen tot een programma van eisen is een voorbereidingskrediet nodig ter dekking van het projectmanagement en het uitvoeren van onderzoeken. Om in de volgende fase uren te kunnen maken en onderzoeken uit te zetten is een budget nodig.
Dit noemen we voorbereidingskrediet omdat het bedoeld is ter voorbereiding van de uitvoering van het project.
2
Raad van 9 november 2023, nr. 14
Samenwerking In deze fase van het project is er een samenwerking met Stichting Samenwijs als eindgebruiker van het nieuw te realiseren Samenwijscentrum Doelakkers. Daarnaast is in het plan van aanpak een stakeholdersanalyse opgenomen. Deze stakeholders worden in de volgende fase verder betrokken bij het proces. Met de direct omwonenden is in augustus al een eerste werkgroep bijeenkomst geweest. Financiën Op 11 november 2021 heeft de gemeenteraad besluiten genomen over Samenwijscentrum Doelakkers bij de behandeling van de begroting 2022. De gemeenteraad besluit: • vanaf 2025 een structurele last van € 168.000 op te nemen in de begroting. • een incidenteel voorbereidingskrediet te verlagen van € 200.000 naar € 100.000. In de begroting staat een bedrag van € 50.000 in 2023 en een bedrag van € 50.000 in 2024 bij “advies- en onderzoekskosten”. • het krediet van € 7.550.000 later te autoriseren. In de begroting is het bedrag van € 7.550.000 geïndexeerd met 12% en is een bedrag opgenomen van € 8.450.000. Hiervan is € 50.000 beschikbaar in 2023 en € 50.000 beschikbaar in 2024. In het kader van de begroting 2024 is het voorstel om het investeringsbedrag voor Samenwijscentrum Doelakkers terug te brengen van € 8,4 miljoen naar € 6,8 miljoen euro. De reden voor deze aanpassing is dat het eerder in de begroting benoemde bedrag niet overeenkomt met het gekozen scenario.
De keuze is gemaakt voor scenario 2 (nieuw Samenwijscentrum Doelakkers op de huidige locatie). Het vastgestelde krediet is gebaseerd op scenario 1 (nieuwbouw op Slibbroek). In de begroting nemen we nu het bedrag op van scenario 2, namelijk € 5,9 miljoen, inclusief de indexering van € 900.000 waardoor het totale nieuwe investeringsbedrag uitkomt op € 6,8 miljoen. Dit is het investeringsbedrag voor de realisatie van een nieuw Samenwijscentrum Doelakkers. In dit bedrag is nog géén rekening gehouden met een mogelijke nieuwe gymzaal , tijdelijke huisvesting en eventuele aanpassingen in de openbare ruimte. Van het krediet van € 50.000 (2023) is inmiddels een bedrag van € 13.931 uitgegeven (26-072023). Dit bedrag is uitgegeven voor inhuur projectleiding. Het restant bedrag van € 36.069 verhuist mee naar de volgende projectfase. Het voorstel is het krediet voor “advies- en onderzoekskosten” in 2024 op te hogen met € 75.000 van € 50.000 naar € 125.000. Hiermee kunnen de werkzaamheden in 2024 worden voortgezet. Het bedrag van € 75.000 brengen we in mindering op het krediet “nieuwbouw gebouwen”. Het totaalkrediet blijft ongewijzigd, er is sprake van een verschuiving tussen de jaren.
2023
Krediet (besluit 2011) € 50.000
2024 2025 2026 Totaal
€ 50.000 € 4.000.000 € 4.350.000 € 8.450.000
Krediet (besluit 9-11-23) € 50.000 Werkelijke uitgaven per 25-07-2023 € 36.069 € 125.000 “advies- en onderzoekskosten” € 2.275.000 “nieuwbouw gebouwen” € 4.350.000 “nieuwbouw gebouwen” € 6.800.000
3
Raad van 9 november 2023, nr. 14
Communicatie en participatie Het collegebesluit over het plan van aanpak communiceren we in een eerste bericht via diverse kanalen. Hierbij bieden we mensen ook de mogelijkheid om zich aan te melden voor een nieuwsbrief. In de volgende projectfase betrekken we ook de diverse stakeholders op verschillende momenten in het proces. In het plan van aanpak is de “communicatie” uitvoerig beschreven.
Uitvoering Na vaststelling van het plan van aanpak zijn de kaders en scope van het project bekend. Op basis daarvan gaan we de definitiefase in met als doel het opstellen van een programma van eisen. Op basis van onderzoeken, gesprekken met stakeholders en het verzamelen van informatie komen we tot concrete randvoorwaarden en uitgangspunten voor de realisatie van Doelakkers. Dit leggen we vast in een programma van eisen dat we ter besluitvorming voorleggen aan uw raad. De verwachting is dat dit in het 1 e kwartaal van 2025 gereed is voor besluitvorming. Tussentijds vragen we in 2024 aan uw raad om een besluit te nemen over een stedenbouwkundige visie die we gaan opstellen. Daarbij vragen we ook een besluit over het wel of niet realiseren van een nieuwe gymzaal bij de Doelakkers. Dat zijn belangrijke randvoorwaarden om het programma van eisen verder te kunnen uitwerken. Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester, Frank Jansen
Evert Weys
Advies raadscommissie Dit voorstel is behandeld in de plenaire commissie Ruimte-Samenleving op 12 oktober2023. De commissie is van oordeel dat het voorstel voor besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd; als bespreekstuk omdat er een aangepaste versie zal worden aangeleverd. [noot griffier: dat is deze versie.] De griffier, Maarten Janus Eindvoorstel Het college handhaaft het voorstel genoemd onder de paragraaf “Voorstel”. Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester, Frank Jansen
Evert Weys
Bijlage (digitaal in raadsinformatiesysteem) Plan van aanpak Samenwijscentrum Doelakkers.
4