14 Najaarsnota 2024 (5 Voortgang collegeprogramma 23 26)

Zaaknummer: 1000833

Voortgang collegeprogramma 2023-2026 dd. November 2024 Aan Van Behandeld in collegevergadering van Datum Portefeuillehouder Contactpersoon

: Raad : College van B&W : 12 november 2024 : 12 november 2024 : Burgemeester Weys : Liane van Gils

Onderwerp: Stand van zaken collegeprogramma 2023 2026: Samen is van iedereen: aan de slag Inleiding Het college B&W heeft in het najaar van 2022 het collegeprogramma 2023 2026 ‘Samen is van iedereen: aan de slag’ (PLAN) vastgesteld. Uw college is inmiddels enige tijd onderweg (DO) en houd in nauwe samenwerking met het managementteam (MT) controle over de uitvoering hiervan middels periodieke gesprekken over de actuele stand van zaken (CHECK). Het college monitort de voortgang aan de hand van de volgende vragen: ‘Waar staan we’; ‘Waarop moeten we bijstellen/actie ondernemen’. Dit overzicht over de voortgang presenteert het college als bijlage van de voorjaarsnota. Dit omdat wijziging in planning en of gemaakte keuzes hierin van invloed zijn op de besteding van de middelen. De laatste keer informeerde het college u over de voortgang middels bijlage op de voorjaarsnota. Deze voortgangsinformatie omvat de wijzigingen sinds vorige rapportage, als bijlage toegevoegd aan de strategische analyse financiën inclusief voorjaarsnota welke is besproken in de raadsvergadering van 19 juni 2024. De voortgang hieronder beschrijft veranderingen ten opzichte van de status van mei 2024. Het addendum en reactie daarop van college naar raad is hierin nog niet meegenomen en wordt verwerkt na bespreking hiervan in de raad. Kennisnemen van Onderstaande informatie m.b.t.

de voortgang van het collegeprogramma per november 2024. Status informatie Hieronder zien jullie verschillende stadia van de door het college omschreven ambities. De status is als volgt omschreven: Status Duiding Beoordeling √ Afgerond Resultaat behaald ● Op schema Loopt volgens (herziene) afspraak ● Bijstelling nodig Loopt niet geheel volgens afspraak, bijsturing nodig ● Actie vereist Direct actie nodig ● Later in tijd gepland Ambitie is later in het collegeprogramma gepland en begroot

Zaaknummer: 1000833 Onderstaande figuur geeft de verdeling van de status van de ambities uit het collegeprogramma weer:

Wanneer er ambities bijstelling nodig hebben zoals verandering in planning, aanpassing van de ambitie of directe actie vereist is licht het college deze hieronder toe. Concreet is dit voor de ambities die de status ‘bijstelling nodig’ hebben en één ambities die direct actie vereist. Wanneer ambities op schema lopen wordt u geïnformeerd bij mijlpalen op de gebruikelijke manier: middels toelichting tijdens raadscommissies, raadsinformatiebrief (RIB) en/of mijlpalen in raadsbesluiten. ● Bijstelling nodig: een van de GROTICK beheeraspecten loopt niet volgens afspraak Taakveld Ambitie Toelichting afwijking Belevend Ruimtelijke ontwikkeling Raadsbesluit investeringskrediet is 14 maart Hart van Haghorst genomen. BP en GREX is op 3 juli 2024 vastgesteld. Momenteel vindt herijking plaats van financieel kader MFA, besluitvorming hieromtrent (o.a. beschikbaar stellen investeringskrediet) in Q1 2025. Actualiseren paraplunota Het project Evaluatie en Actualisatie duurzaamheid Paraplunota Duurzaam Hilvarenbeek 20192022 loopt vertraging op, doordat de projectleider zijn ambtelijke capaciteit heeft moeten inzetten op andere processen die prioriteit hadden (o.a. parallelle spoor gebiedsvisie(s) De Baars/Kattenberg en de behandeling van de zonneparken bij de RvS).

Tevens is er ondertussen flink personeel verloop geweest in het projectteam en klankbordgroep, waaronder het vertrek van zowel de ambtelijk als bestuurlijk opdrachtgever, wat het proces extra bemoeilijkt en vertraagd heeft. Een hernieuwde (realistische) planning wordt medio september besproken met ambtelijk en bestuurlijk opdrachtgevers en daarna voorgelegd aan het Presidium. We 2

Ondernemend

Dienstverlening

Uitvoeren Klimaatakkoord Uitvoeren klimaatprojecten vanuit de REKS Maken nieuw Economisch Actieplan

Cultuurontwikkeling

Evalueren en mogelijk bijstellen van het programma organisatieontwikkeling “Samen Krachtig Vooruit”

Zaaknummer: 1000833 verwachten in het college van 1 oktober 2024 de evaluatie aan te kunnen bieden en koersen nu voor het aanbieden van de nieuwe (herijkte) beleidsnotitie aan de Raad op 25-9-2025 Werving van een nieuwe adviseur klimaat en water. In eerste instantie via inhuur, vervolgens vast. Projectplan vastgesteld. Vacature projectleider staat uit, doelstelling is cyclus 5 2025 opleveren – raadsvergadering van 3 juli. Oorspronkelijke planning was Q4 2024 opleveren. Heeft blijvende aandacht nodig. Valt onder programma organisatieontwikkeling, Samen Krachtig Vooruit. Op dit moment wordt de projectleider voor dit onderdeel gezocht. Bijgesteld programma is opgeleverd, zie raadsbijeenkomst 3 oktober 2024. Komende tijd aandacht nodig voor implementatie, communicatie en borging.

● Actie vereist: Directie actie nodig Taakveld Dienstverlening

Ambitie 1e Aanzet verbeteren contractbewaking

Toelichting afwijking De extra capaciteit is gerealiseerd met een urenuitbreiding van een van onze medewerkers. Zaak is om concreet in beeld te brengen welke effecten dit heeft en gaat hebben gedurende 2024, 2025 en daarna.

√ Afgerond: Resultaat zoals omschreven is behaald Onderstaande ambities uit het collegeprogramma zijn afgerond in de afgelopen periode tussen rapportage bij najaarsnota en deze rapportage: Taakveld Samenlevend

Ambitie Evalueren en voortzetten Taalhuis

Belevend

Aanpak en opstellen woonzorgvisie Landbouwverkeer: Pilot Zuidoost en eventuele aanpassingen

Behaalde resultaat 'Knop' is op UIT gezet door raad bij behandeling van Strategische Financiële Analyse/Voorjaarsnota 2024. Beperkte middelen zijn nog voorhanden voor 2025. Actie (evalueren en voortzetten) wordt hiermee stop gezet, als afgerond beschouwd Woonzorgvisie vastgesteld als hamerstuk op raadsvergadering 30 mei 2024. RIB 2024-32 Openstellen N269 voor landbouwverkeer

3

Zaaknummer: 1000833 Uitvoeringsplan maken ontsluiten parkeerterrein Koestraat Transitie landbouw Ondersteuning initiatiefnemers en opstellen beleid

Ondernemend

Dienstverlening

Gerealiseerd juli 2024

Budget voor 2024 is met amendement ingetrokken. Initiatiefnemers worden geholpen bij intaketafel, beleid wordt meegenomen in de omgevingsvisie. De doorontwikkeling en implementatie van de interne crisisorganisatie is afgerond (3112-2023). Druk- en draagkrachtonderzoek is afgerond en verwerkt in de toeristische beleidslijn. Deze is vastgesteld op 30 mei 2024. Informatiebrief data gestuurd werken 2024-41

Doorontwikkeling gemeentelijke crisisbeheersing Maken marktruimteanalyse en ontwikkelen sturingsinstrumenten Ontwikkelen en inrichten datagestuurd werken

Vooruitblik naar einde van de collegeperiode Inmiddels is de eerste helft van deze collegeperiode voorbij en kijken we ook vooruit naar de tweede helft van de collegeperiode. Op basis van de huidige stand van zaken en planning afspraken is de haalbaarheid van het afronden van het collegeprogramma getoetst. Voorspellend van aard dus. Hieronder een schematische weergave van de ambities uit het collegeprogramma en de verwachting of deze ambitie behaald worden in deze periode. Status ● ● ● ●

Duiding Reeds afgerond Op schema Risico's moeten overwonnen worden Ambitie wordt niet behaald

●

Doorlopende ambitie

Beoordeling Resultaat behaald Collegeopgave wordt behaald in afgesproken termijn Onzeker of afgesproken resultaat in deze termijn behaald kan worden. Niet realistisch in deze periode: Beoogd resultaat aanpassen en/of ambitie verschuiven Geen afgerond eindresultaat in deze collegeperiode

Verwachting

33%

16%

44%

7% 0%

4

Zaaknummer: 1000833 Dit betekent dat 33% van de ambities reeds is afgerond, 44% volgens (herijkte) planning verloopt, 16% van de ambities doorlopend zijn over de collegeperiode heen, van 7% van de ambities nog niet duidelijk is of ze deze periode worden afgerond. Deze laatste lichten we hieronder toe: ● Risico's moeten overwonnen worden: Onzeker of afgesproken resultaat in deze termijn behaald kan worden. Taakveld Ambitie Toelichting afwijking Belevend Landbouwverkeer: Looptijd procedures i.v.m. stikstof en Uitvoeren variant bezwaren zorgt voor langere doorlooptijd. Noordwest en Zuidwest Huidige status: Onderbouwing voor de nieuwe procedure inclusief benodigde onderzoeken wordt opgesteld. Daarna procedure opstarten. Uitvoeren Klimaatakkoord Werving van een nieuwe adviseur klimaat en water duurt langer dan beoogd. Ondernemend

Maken nieuw Economisch Actieplan

Dienstverlening

Verbrede inzet van Maptionnaire Eerste aanzet verbeteren contractbewaking

Projectplan vastgesteld. Vacature projectleider staat uit, doelstelling is cyclus 5 2025 opleveren – raadsvergadering van 3 juli. Dit is afhankelijk van invullen van de vacature. Via de najaarsnota stemde de raad in om de uitvoeringsperiode van 2023 - 2025 naar 2024 - 2026 op te schuiven. De extra capaciteit is gerealiseerd met een urenuitbreiding van een van onze medewerkers. Zaak is om concreet in beeld te brengen welke effecten dit heeft en gaat hebben gedurende 2024, 2025 en daarna.

Stand van zaken nieuwe formatie In de voorjaarsnota 2023 is ruimte gevraagd voor extra formatie. Het college informeert u middels onderstaande tabel over de stand van zaken. VJN23/NR. Ontwikkeling Status Budget benut Resultaat Tijdelijke inhuur juridische 22 ● ● Juridische capaciteit sociaal domein

70

√

√

●

●

●

●

Evenementencoördinator (was voorheen tijdelijk.)

72

Uitbreiden personele capaciteit Veiligheid en toezicht

74 Project- en programmamanagement ruimtelijk domein

capaciteit. Vacature staat uit t.b.v. vaste invulling. We zijn in staat om beter in te spelen op de zaken die spelen rond evenementen, zoals bv ook de reacties/klachten van omwonenden Vaste medewerker veiligheid en openbare orde in dienst vanaf 1 juli 2024. In 2024 zijn tijdelijk extra projectleiders aangesteld en programmamanagers benoemd, zodat we meer sturing in samenhang krijgen en projecten kunnen oppakken.

5

Zaaknummer: 1000833 75

√

●

●

●

√

●

●

●

√

√

Erfgoedmedewerker is per 1 april 2024 gestart.

√

√

Ingevuld per januari 2024, via flex-medewerker. Door flex bezetting blijven we inwoners met kwaliteit bedienen.

Inrichting en functioneel beheer zaaksysteem vanaf 2025 (GHO)

42 Uitvoering financieel beheer K80

44 Advisering Communicatie participatietrajecten

48 Financiële advisering en ondersteuning

Tijdelijke formatie Amendement VJN23/ amendementen

60

knop 37 tijdelijk erfgoedmedewerker 2024/2025 Inzet van extra capaciteit door een toename van aanvragen reisdocumenten in de jaren 2024-2028

Is ingevuld per 1 juli 2023 obv incidentele middelen. Met dit budget VJN23 is structurele dekking per 2025 geborgd. [Samen met Oisterwijk voorzien we in 1 fte functioneel beheer, elke gemeente voor 0,5 fte. Per 1 juli 2023 is een functioneel beheerder aangesteld. Hij is in dienst van de gemeente Oisterwijk en voert voor 0,5 fte de werkzaamheden voor Hilvarenbeek uit. De kosten voor 2023 en 2024 worden nog gedekt door incidentele middelen tijdelijke capaciteit Begroting 2023.] Is nu ingevuld door payrollmedewerker. Hoe we het structureel invullen hangt af van het verloop van een re-integratietraject langdurige ziekte binnen het team. Is ingevuld per 8 april 2024 (aanstelling strategisch communicatieadviseur 24 u p/w met zwaartepunten 'strategisch advies bij complexe projecten' en 'communicatieadvies op participatietrajecten'). Vacature ingevuld per 1 juli 2024. Budget van de maanden jan - juni benut tijdelijke inzet op deze taak.

Relatie tot najaarsnota De wijziging in planning en/of het maken van andere keuzes wanneer het gaat om gestelde ambities heeft effect op de besteding van onze middelen. Dit kan betekenen eerder of later starten, andere fasering of inhoudelijke wijziging van de gestelde ambitie.

6

Zaaknummer: 1000833 Relatie met termijnplanning raad 2025 In het presidium is de vraag gesteld de ambities uit het collegeprogramma die in 2025 afgerond worden op te nemen in de termijnplanning. Dit was nog niet volledig, onderstaande ambities ontbraken en zijn alsnog toegevoegd: - Groenbeleidsplan wordt in cyclus 5 2025 behandeld in uw raad middels een raadsvoorstel - Paraplunota duurzaamheid wordt in cyclus 6 2025 behandeld in uw raad middels een raadsvoorstel (zie informatie in tabel 1) Vervolg Het college stelt u middels deze bijlage op de najaarsnota 2024 op de hoogte van de voortgang op de doelen uit het collegeprogramma en is voornemens dat in de huidige collegeperiode minimaal 2 keer per jaar, bij voorkeur bij de voor- en najaarsnota. Bijlage n.v.t.

7