13 Vervanging atletiekbaan Achil87 (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 89049

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 10 november 2022 : 30 augustus 2022. : Samenleving van 8 en 15 september : 13 : : Vervanging atletiekbaan Achil’87

Voorstel 1. Voor de vervanging van de huidige asfalt atletiekbaan op sportaccommodatie De Roodloop te Hilvarenbeek uit te gaan van een kunststof atletiekbaan zoals beschreven in de ‘Businesscase vernieuwing atletiekbaan Achil’87, aangepaste versie’. 2. Uit te gaan van de financiële systematiek zoals beschreven in de aangepaste businesscase resulterend in een jaarlijkse structurele last van € 20.200 vanaf 2024. 3. Vooruitlopend op het nog op te stellen gemeentelijk accommodatiebeleid met Achil’87 afspraken te maken over realisatie, gebruik, beheer en onderhoud en deze vast te leggen in een realisatie- c.q. gebruikersovereenkomst, uitgaande van realisatie in de zomer van 2023. 4. De vervanging van de atletiekbaan op te nemen in de begroting voor 2023 zodat de financiële consequenties integraal kunnen worden afgewogen. Zodoende is het mogelijk een finaal besluit te nemen in uw raad van november 2022 zodat bij positieve besluitvorming de vervanging van de atletiekbaan in het voorjaar en de zomer van 2023 kan plaatsvinden. Inleiding Dit raadsvoorstel is een volgende stap in de uitvoering van de motie van uw raad op 11 nov. 2021. Bij de behandeling van de Voorjaarsnota 2022 in juli van dit jaar hebben wij in ons raadsvoorstel expliciet de situatie rond de vervanging van de atletiekbaan genoemd.

Hierbij hebben wij ook aangegeven dat wij u in een apart raadsvoorstel de juridische en praktische kaders voor de verdere uitwerking voorleggen. Het vaststellen van deze kaders is nodig om ons als college, bij uw positieve besluitvorming, in de gelegenheid te stellen nadere afspraken met Achil’87 te maken en deze om te zetten in diverse overeenkomsten. Dit raadsvoorstel, dat zich specifiek richt op de vervanging van de atletiekbaan op De R oodloop, staat niet op zichzelf. Enerzijds speelt het besluitvormingsproces rond de begroting van 2023, waarbij het wenselijk is om onderwerpen integraal af te kunnen wegen. Anderzijds loopt het traject van het ontwikkelen van een gemeentelijk accommodatiebeleid. Met dit raadsvoorstel gaan wij op beide onderdelen in. 1

Raad van 10 november 2022, nr. 13

N.B. Mede naar aanleiding van vragen vanuit een aantal fracties hebben wij de voor deze casus gehanteerde financieringssystematiek nog eens tegen het licht gehouden. Hieruit hebben wij de conclusie getrokken dat deze systematiek eenvoudiger kan waardoor deze ook meteen in lijn wordt gebracht met de algemene beleidsuitgangspunten zoals wij deze binnen de gemeente hanteren. Omwille van de leesbaarheid en begrijpelijkheid hebben wij hoofdstuk 5 van de businesscase, in overeenstemming met het bestuur van Achil’87 uiteraard, aangepast. De aangepaste versie van de businesscase is daarom als bijlage aan dit raadsvoorstel toegevoegd. Deze versie vervangt de versie zoals u die eerder in juni als bijlage bij de voorjaarsnota hebt ontvangen.

Argumenten 1.1 De huidige atletiekbaan voldoet niet meer en is onveilig. Een recente keuring door de Atletiekunie heeft dat nog eens bevestigd. In de businesscase zijn verschillende ondergronden onderzocht en wordt de conclusie getrokken dat feitelijk maar één ondergrond voldoet: de kunststofbaan. In de businesscase worden hier meerdere argumenten voor aangedragen. Wij onderschrijven deze argumenten. Dat betekent dat wij in dit voorstel uitgaan van het vervangen van de huidige baan naar een kunststofbaan. 2.1

Met de hier voorgestelde financieringssystematiek sluiten wij aan bij de hiervoor algemeen geldende gemeentelijke uitgangspunten. In de vorige business case werden zowel de kosten voor de voorziening van de toekomstige vervanging betrokken als de kosten voor de afschrijving van de voorliggende investering. Dit is niet conform regulier financieel beleid en wij stellen voor om zoveel als mogelijk uit te gaan van regulier beleid.

3.1

De kwaliteit van de huidige baan vraagt om een spoedige vervanging. Het opstellen van het gemeentelijk accommodatiebeleid bevindt zich in de opstartfase. Wachten op de uitkomsten van het accommodatiebeleid kan betekenen dat pas medio 2024 de kaders voor gebruik, beheer en onderhoud duidelijk zijn. Dit zou betekenen dat vervanging van de atletiekbaan pas op zijn vroegst in de zomer van 2025 kan plaatsvinden, gezien het feit dat de kunststof toplaag in droge weersomstandigheden moet worden aangebracht. Wij achten een periode van nog een minimaal drie jaar wachten ongewenst , ook gezien de urgentie waartoe de motie van de raad van november 2021 oproept. Hierbij gaan wij ervan uit dat de gemeente als eigenaar van de baan middels een realisatieovereenkomst Achil’87 opdracht verleent om de baan te realiseren. Op deze wijze kan aanspraak worden gemaakt op de BOSA-subsidie.

4.1

Door de jaarlijkse lasten in de begroting van 2023 op te nemen bent u in staat om de consequenties meerjarig te beschouwen.

Kanttekeningen 1.1 De vervanging van de baan dient ook in het licht te worden bezien van een vereniging van beperkte omvang. Op dit moment maken ongeveer 80 leden van Achil’87 actief gebruik van de atletiekbaan (opgave bestuur tijdens commissieavond 6 juli jl.). Achil’87 heeft meer leden en vanuit het bestuur is aangegeven dat zij juist door een nieuwe kunststofbaan mogelijkheden ziet om zowel het aantal leden te verhogen als het gebruik van de baan te intensiveren door ook aanvullende trainings- en sportvormen aan te bieden.

2

Raad van 10 november 2022, nr. 13

2.1

De hier voorgestelde handelswijze wijkt af van hoe de afspraken recent met de hockeyclub zijn gemaakt. Het ontbreken van een vastgesteld accommodatiebeleid is hier debet aan. Dat voor de atletiekbaan wordt gekozen voor een andere systematiek heeft te maken met de verschillen in aard en omvang van de beide verenigingen.

3.1

Door het maken van afspraken met Achil’87 over gebruik, beheer en onderhoud wordt het risico gelopen dat deze afspraken gaan afwijken van de kaders die vanuit het nog op te stellen accommodatiebeleid worden vastgesteld. Dit betekent ofwel een situatie waarbij nog jarenlang verschillende afspraken voor de diverse verenigingen naast elkaar bestaan ofwel een toekomstige harmonisatie van afspraken met eventuele (financiële) consequenties voor de gemeente. Een alternatief zou kunnen zijn om tijdelijke afspraken te maken met Achil’87 en deze afspraken definitief te maken op het moment dat de kaders vanuit het accommodatiebeleid duidelijk zijn. Dit achten wij niet wenselijk omdat Achil’87 dan de komende jaren in onzekerheid wordt gehouden ten aanzien van hun langjarige rechten en plichten ten aanzien van gebruik, beheer en onderhoud.

Samenwerking Financiën In de begroting van 2023 worden vanaf 2024 de jaarlijkse lasten à € 20.200,-- opgenomen. De opbouw van dit bedrag vindt u terug in de Bijlage “businesscase onder 5.2 Financiële uitwerking”. Communicatie Na besluitvorming worden de resultaten met het bestuur van Achil’87 gedeeld. Uitvoering Na besluitvorming in uw raad nemen wij de jaarlijkse lasten op in de begroting van 2023 zodat u in november tot een finaal besluit kan komen. De met dit voorstel vastgestelde juridische en praktische kaders stellen ons in staat om met Achil’87 afspraken voor te bereiden die erop toezien dat, na uw finale besluitvorming in november, technische uitwerking, aanbesteding en realisatie in 2023 kunnen plaatsvinden. Advies raadscommissie Dit voorstel is behandeld in de raadscommissie Samenleving op 15 september 2022. De commissie laat het aan het presidium over of dit voorstel op 29 september in de raad behandeld wordt, dan wel in zijn totaliteit doorgeschoven wordt naar de behandeling van de begroting in november. De griffier,

Maarten Janus

3

Raad van 10 november 2022, nr. 13

Presidium 19 september 2022 Het presidium besluit het raadsvoorstel atletiekbaan Achil’87 door te schuiven naar de raadsvergadering van 10 november 2022 zodat dit in dezelfde raadsvergadering wordt behandeld als de begroting 2023. De griffier,

Maarten Janus

Eindvoorstel Het college handhaaft de voorstellen genoemd onder de paragraaf “Voorstel”. Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester,

Frank Jansen

Evert Weys

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) Bijlage: businesscase, aangepaste versie

4