13 Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Hilvarenbeek 2024 - memo

GRIFFIER

Onderwerp: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Hilvarenbeek 2024

In de vergadering van 26 augustus 2024 is het concept van de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Hilvarenbeek 2024 aan de orde geweest. Daarbij zijn de volgende opmerkingen gemaakt en vragen gesteld. Hieronder leest u, voor zover al niet aan de orde is geweest in de vergadering, mijn reactie daarop.

1. Is er aandacht voor de uitvoering van de fractie-ondersteuning, waaronder: waar moet een financiële verantwoording aan voldoen, komt er bijvoorbeeld een uitvoeringsprotocol? Nadat de verordening is vastgesteld zal ik de fracties (en/of bijvoorbeeld een penningmeester) over de uitvoering informeren. Tevens zal ik een model voor de verantwoording beschikbaar stellen.

2. Het kan lastig zijn voor een fractie om een bankrekening te openen en/of daar zijn (aanzienlijke) kosten aan verbonden. Is het acceptabel om de vergoeding (fractieondersteuning) uit te betalen op een privé-bankrekening? Op zich is dat acceptabel, mits vooraf aangetoond is dat de fractie akkoord gaat met uitbetaling op een bankrekening die niet op naam van de fractie staat.

3. In artikel 10 staat vermeld hoe de fracties verantwoording moeten afleggen en dat de raad vervolgens daarover een besluit neemt. Dat zijn best wel stappen en het is de vraag of dat handig is. Als basis is het op zich goed maar er zou wel praktisch mee omgegaan kunnen worden. Vanuit de VVD en HOI Werkt wordt aangegeven om de beoordeling door de griffier kan worden gedaan. De voorzitter geeft aan dat de controle door een onafhankelijk persoon moet worden gedaan en dat de griffier onafhankelijk is. Bij twijfel kan hij overleg voeren met de voorzitter van de raad. De verslagen kunnen openbaar gemaakt worden.

Naar aanleiding van deze opmerkingen is artikel 10 als volgt aangepast: Was:

Nieuw voorstel:

Artikel 10. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

Artikel 10. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

1. Elke fractie leg uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag. 2. Elke fractie stuurt het verslag toe aan de griffier. De griffier legt een voorstel voor aan het presidium. De verslagen worden besproken in het presidium. Het presidium legt een voorstel voor aan de raad. 3. Gezien het voorstel van het presidium, stelt de raad de hoogte vast van: a. de financiële bijdrage; b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot.

1. Elke fractie leg uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de griffier verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag. De griffier stelt daarvoor een model beschikbaar. 2. Elke fractie stuurt het verslag toe aan de griffier. Hij voert de controle van de verslagen uit en stelt namens de raad de hoogte vast van: a. de financiële bijdrage; b. het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot. 3. Indien de griffier daartoe aanleiding ziet kan hij bij de uitvoering van lid 2 overleg voeren met de voorzitter van de raad.

Ook is de toelichting op artikel 10 hierop aangepast.

Maarten Janus | Raadsgriffier Vrijthof 10 | 5081 CA Hilvarenbeek Postbus 3 | 5080 AA Hilvarenbeek (013) 505 83 20 | www.hilvarenbeek.nl | @gemeenteHbeek