13 protocol publicatie persoonsgegevens (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 78280

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in presidium Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 3 februari 2022 : n.v.t. : 24 januari 2022 : 13 : Bestuur : Protocol publicatie persoonsgegevens

Voorstel 1. Het protocol publicatie persoonsgegevens raad gemeente Hilvarenbeek 2021 vast te stellen; 2. De functionaris gegevensbescherming (FG) die door het college van Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek is aangewezen als functionaris gegevensbescherming, ook aan te wijzen als functionaris gegevensbescherming voor de gemeenteraad.

Inleiding In 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming ingegaan. De gemeente Hilvarenbeek werkt sindsdien volgens de nieuwe privacyrichtlijnen. De werkwijze m.b.t. de werkzaamheden van de raad is niet eerder formeel vastgesteld in een protocol. Hier blijkt nu wel behoefte aan te zijn. Het protocol biedt helderheid en kan gebruikt worden om zowel intern als extern de werkwijze te communiceren. In het ‘Protocol publicatie persoonsgegevens raad Hilvarenbeek 2021' is inzichtelijk gemaakt hoe met privacygevoelige gegevens wordt omgegaan in relatie tot de werkzaamheden van de raad.

Argumenten 1.1. Met dit protocol wordt inzichtelijk gemaakt op welke wijze raad en griffie omgaan met het verwerken van persoonsgegevens De raad is als zelfstandig bestuursorgaan verantwoordelijk voor verwerkingen van persoonsgegevens. Binnen de processen van de raad, zoals het publiceren van raadsstukken op het openbare raadsinformatiesysteem, worden persoonsgegevens verwerkt. Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld iemands naam, adres of handtekening. De openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van de democratie. Raadsstukken zijn, tenzij geheimhouding is opgelegd, in principe openbaar en worden vaak openbaar gepubliceerd op het raadsinformatiesysteem. Bij de publicatie van deze raadsstukken en andere processen van de raad dient ook altijd rekening te worden gehouden met de privacy van inwoners. Inwoners moeten er op kunnen vertrouwen dat de gemeente zorgvuldig met hun persoonsgegevens omgaat. Daarbij dient een afweging gemaakt te worden tussen enerzijds het belang van openbaarheid en anderzijds de inbreuk op iemands privacy.

1

Raad van 3 februari 2022, nr. 13

Met het vaststellen van dit protocol bepaalt de raad de richtlijnen voor de raad en de griffie voor het omgaan met persoonsgegevens. In het protocol wordt onderscheid gemaakt in de volgende categorieën. a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden b. Persoonsgegevens van ambtenaren c. Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten d. Gegevens van personen en vertegenwoordigers van instellingen die tijdens openbare raadsbijeenkomsten gebruik maken van het spreekrecht e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten f. Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad Het protocol is grotendeels in lijn met de huidige werkwijze van de raad en de griffie. 2.1.

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wijst de gemeenteraad een functionaris gegevensbescherming (FG) aan. Volgens artikel 37 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wijst elk bestuursorgaan een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan. Het college heeft de heer De Zwart aangesteld als Functionaris Gegevensbescherming voor de gemeente Hilvarenbeek. Voorgesteld wordt om deze Functionaris Gegevensbescherming ook formeel door de raad te laten aanwijzen.

Kanttekeningen Niet van toepassing.

Samenwerking Het ‘protocol publicatie persoonsgegevens raad Hilvarenbeek 2021' is in GHO -verband opgesteld door de Functionaris Gegevensbescherming in overleg met de griffiers van de drie gemeenten.

Financiën Niet van toepassing.

Communicatie Het besluit en het protocol publicatie persoonsgegevens raad gemeente Hilvarenbeek 2021 worden op de reguliere manier bekend gemaakt. Het protocol wordt tevens openbaar op het raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad geplaatst.

Uitvoering De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de toepassing van de wet en het vastgestelde kader. Intern wordt gezorgd voor heldere processen en het creëren van bewustwording en training van de medewerkers. De inwoners worden onder andere via het raadsinformatiesysteem geïnformeerd over hoe wordt omgegaan met hun persoonsgegevens.

2

Raad van 3 februari 2022, nr. 13

Het presidium,

burgemeester Evert Weys

griffier Maarten Janus

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) • Protocol publicatie persoonsgegevens raad Hilvarenbeek 2021

Ter inzage gelegde stukken Niet van toepassing

3