13 Participatieplan omgevingsvisie (4 Communicatie- en participatiekalender)
Tekst van het document
Omgevingsvisie | communicatie- en participatiekalender Planning van de communicatie
Stakeholders
Kernboodschap
Via deze kalender met communicatiemomenten en -mijlpalen maken we de planning inzichtelijk. We actualiseren de communicatiekalender aan het begin van iedere processtap maar minstens eenmaal per kwartaal. Deze kalender is de praktische uitwerking van de aanpak die we beschreven in het participatieplan.
Aan het begin van iedere processtap maken we een uitgebreide stakeholderanalyse. Als basis gebruiken we de lijst van stakeholders uit het document ‘kaders voor het opstellen van de Hilvarenbeekse omgevingsvisie’. Bijlage 1 bij deze kalender geeft een overzicht van stakeholders voor stap 1: foto van de leefomgeving en stap 2: dialoog foto van de leefomgeving.
We hanteren in onze communicatie de volgende vaste kernboodschap: “We willen allemaal prettig wonen, werken en leven in Hilvarenbeek. De wereld om ons heen verandert en Hilvarenbeek verandert mee. Welke veranderingen komen er op ons af? Wat maakt Hilvarenbeek en haar kerkdorpen bijzonder? En hoe moeten onze dorpen er in de toekomst uit zien? Over deze en andere vragen gaan we graag met u in gesprek. Zo geven we samen met u vorm aan de toekomst van Hilvarenbeek. De uitkomsten leggen we vast in onze omgevingsvisie.”
Communicatiemiddelen per stap
Werkateliers Bijeenkomst kinderraad Gesprekken met jongeren
Videoboodschap Bijeenkomsten Swipocratie Posters Naar inwoners toe: - gesprekken op straat - pizzasessie met jongeren - gesprekken met jongeren bij verenigingen Infographics
Bijeenkomsten Werkateliers Swipocratie Infographics
Werkateliers
Externe communicatie Website (nieuwsberichten en projectpagina) + social media + gemeentepagina Hilverbode + digitale nieuwsbrief omgevingsvisie Interne communicatie Overleggen van kernteam, ambtelijke werkgroep, stuurgroep, raadswerkgroep Omgevingswet Vergaderingen van college, commissies en gemeenteraad Raadsinformatiebrieven
Toelichting op enkele communicatiemiddelen Werkateliers Voor de werkateliers nodigen we een selectie van ketenpartners, maatschappelijke organisaties en sleutelfiguren uit. De informatie die hieruit naar voren komt, leggen we op een later moment voor aan de brede doelgroep van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere overheden.
Videoboodschap In een videoboodschap laten we inwoners aan het woord. Zij vertellen wat zij nodig hebben om plezierig in Hilvarenbeek te wonen, te werken en te recreëren. Zo maken we duidelijk welke thema’s aan bod komen in de omgevingsvisie. De videoboodschap eindigt met een uitnodiging om mee te denken over de omgevingsvisie.
Swipocratie Via deze online tool kunnen inwoners snel en eenvoudig hun mening geven. Swipocratie werkt met beelden. En met stellingen. We verwachten met deze tool ook doelgroepen te bereiken die we anders moeilijk(er) bereiken. Via een campagne nodigen we mensen uit om mee te ‘swipen’. Voor deze campagne zetten we online en offline middelen (zoals posters) in.
Bijeenkomsten We organiseren bijeenkomsten voor een brede doelgroep met diverse interactieve werkvormen.
Infographic Via infographics geven we tussentijds terugkoppelingen aan deelnemers aan bijeenkomsten. En aan college, raad en commissies.
Vaststelling
Dialoog
Stap 1: foto van de leefomgeving Maand
Week
Doelgroep
Middel
Boodschap
november
46 48 49
Ambtelijke werkgroep Raadswerkgroep Omgevingswet Diverse (maatschappelijke) organisaties en ketenpartners (zie bijlage stakeholders) Genodigden werkatelier (zie overzicht stakeholders) Kernteam College
Overleg E-mail E-mail
E-mail Overleg Vergadering Werkvergadering Overleg Overleg Infographic
9 9 10
Raadswerkgroep Omgevingswet Ambtelijke werkgroep Presidium Kinderraad Kernteam Ambtelijke werkgroep Deelnemers werkateliers Ambtelijke werkgroep Kernteam Portefeuillehouder Ambtelijke werkgroep
Voorbereiden werkateliers en inventariseren stakeholders voor werkateliers Uitnodigen bijeenkomst raadswerkgroep over participatieplan Informeren over traject omgevingsvisie Hilvarenbeek en uitnodigen voor (een van) de vier werkateliers Inventariseren wat is goed (en willen we behouden), wat kan beter en wat moet anders (wensen voor de toekomst) Evalueren werkateliers, afspraken over terugkoppeling en vervolg Advies om in te stemmen met het participatieplan en het voor te leggen aan raadscommissies en/of raad Informeren over collegebesluit over participatieplan Evalueren werkateliers & bijpraten over volgende stappen Besluiten over ‘bestuurlijke route’ participatieplan Meedenken over de toekomst van Hilvarenbeek Afstemmen volgende stappen Bijpraten over volgende stappen Informeren over resultaten werkateliers & over het vervolg. Uitnodigen om te reageren op de resultaten Afstemmen volgende stappen Afstemmen participatieplan en college- en raadsvoorstel participatie
11
Kernteam
Overleg
☐
11 14
Stuurgroep Kernteam
Overleg Overleg
☐
14
Ambtelijke werkgroep
Overleg
☐
14
Inwoners
Gemeentepagina Social media Website
Ondernemers
Nieuwsbrief ondernemers
Raads- en commissieleden
december
51 januari
februari
2
4 5 6 7
maart
april
mei
Werkatelier Overleg Voorstel
Overleg Overleg Overleg
☐
☐
E-mail via griffie
Informeren over de omgevingsvisie, over het traject en over het belang en de mogelijkheden om mee te denken en te doen. Attenderen op de webpagina over de omgevingsvisie en op de mogelijkheden om aan te melden voor de nieuwsbrief omgevingsvisie Informeren over de omgevingsvisie, over het traject en over het belang en de mogelijkheden om mee te denken en te doen. Attenderen op de webpagina over de omgevingsvisie en op de mogelijkheden om aan te melden voor de nieuwsbrief omgevingsvisie Uitnodigen om aan te melden voor de nieuwsbrief omgevingsvisie
Kernteam
Overleg
Voorbereiden bijeenkomsten stuurgroep en raadswerkgroep Omgevingswet
☐
15
Stuurgroep
Overleg
☐
16
Raadswerkgroep Omgevingswet
Overleg
☐
16
Raad
Vergadering
17
Kernteam
Overleg
18 19
Ambtelijke werkgroep Stuurgroep
Overleg Overleg
Raadswerkgroep Omgevingswet
Overleg
Kernteam
22
Besluiten over participatieplan
☐
☐
☐ ☐ ☐
Overleg
Presenteren foto van de leefomgeving, afbakening omgevingsvisie. Doorkijk naar dialoog met de samenleving en netwerkpartners Presenteren foto van de leefomgeving, afbakening omgevingsvisie. Doorkijk naar dialoog met de samenleving en netwerkpartners Afstemmen definitieve aanpak ‘week van de leefomgeving’
Abonnees nieuwsbrief omgevingsvisie
Nieuwsbrief
Informeren over de stand van zaken en over de komende stappen
☐
Inwoners
Vooraankondiging week van de leefomgeving en attenderen op nieuwsbrief omgevingsvisie
☐
Abonnees nieuwsbrief
Gemeentepagina Social media Website Nieuwsbrief
Vooraankondiging week van de leefomgeving
☐
Ambtelijke werkgroep
Overleg
☐ ☐
☐
Stap 2: dialoog ‘foto van de leefomgeving Maand
Week
Doelgroep
Middel
Boodschap
De activiteiten in het kader van de week van de leefomgeving kunnen we pas inplannen wanneer we duidelijkheid hebben over het participatieplan. Dat geldt ook voor de communicatie om de week van de leefomgeving aan te kondigen. Hieronder alvast een globaal inzicht in de communicatiekalender vanaf juni 2023. 23 Raadswerkgroep Omgevingswet Overleg 23 Stuurgroep Overleg Inwoners, ondernemers, lokale organisaties Themapagina Uitnodiging om mee te doen aan de week van de leefomgeving en informatie over ☐ Hilverbode de mogelijkheden om dat te doen. Social media Algemene informatie over omgevingsvisie + doorkijk naar verschillende stappen Website Video Alle inwoners Swipocratie Uitnodiging om te reageren op stellingen. Inwoners kunnen online meedoen (via de ☐ Rondje Hilvarenbeek app ‘swipocratie’. Ook spreken we inwoners aan op straat. We doorlopen dan – op iPad – samen met hen de stellingen. De resultaten die we ophalen op verschillende manieren, voegen we samen. Jongeren Bijeenkomst Pizzasessie ☐
26 26
Diverse (maatschappelijke) organisaties en ketenpartners Inwoners, ondernemers, organisaties
Werkateliers
Werkgroep Omgevingsvisie Kernteam
Overleg Overleg
Bijeenkomst
☐