13 Opdracht accommodatiebeleid (3 bijlage Nulmeting)
Tekst van het document
Nulmeting
Analyse gemeentelijke accommodaties Gemeente Hilvarenbeek Wicher Schönau Jurgen Jaakke 12-5-2022
Inleiding Opdracht De gemeente Hilvarenbeek heeft TwynstraGudde gevraagd om op basis
aanwezig dat ontbrekende informatie wel binnen de gemeente aanwezig is, maar in andere bronnen of dat medewerkers vastgoedbeheer daarover
van gegevens uit de gemeentelijke systemen een nulmeting op te stellen.
beschikken.
Het doel van deze nulmeting is snel een globaal overzicht te krijgen van de gemeentelijke accommodaties, als achtergrondinformatie bij het voorstel
Leeswijzer
dat het college van B&W t.a.v. het accommodatiebeleid naar de raad wil
Om de informatie over de gemeentelijke accommodaties op een relevante
sturen.
manier te presenteren, hebben wij deze verdeeld naar een viertal thema’s.
Ons is tevens gevraagd om bij de analyse opvallende aspecten te
•
Maatschappelijk effect
benoemen in de werkwijze of visie van de gemeente ten aanzien van haar
•
Kwaliteit
accommodaties.
• •
Overeenkomsten Duurzaamheid.
Werkwijze In een periode van twee weken is de informatie over gemeentelijke
De mate waarin de informatie kan worden gepresenteerd, wordt vooral
accommodaties geanalyseerd, om een beeld van de huidige situatie te vormen (nulmeting). De informatie over gemeentelijke accommodaties
bepaald door de beschikbaarheid ervan. Dit maakt dat er relatief veel technische informatie over gebouwen naar voren komt, en minder gezegd
komt uit de volgende bronnen:
wordt over bijvoorbeeld de financiële relaties van de gemeente met de
• •
211104 Inventarisatie gemeentelijke accommodaties 2021. Integraal overzicht ontvangen en betalingen aan sportaccommodaties
diverse huurders (zoals subsidies, afspraken over investeringen etc.).
en verenigingen.
We zien daarbij ook dat de vraag om deze informatie - op een bepaald
De aangeleverde informatie is niet gevalideerd: we hebben de informatie
abstractieniveau én gericht op de vraag naar accommodaties en het gemeentelijke aanbod - in het verleden niet gesteld is. Het ontbreken van
gebruikt, zoals deze beschikbaar is gesteld en die tot overzichten en een toelichting omgezet. Uitspraken over volledigheid, actualiteit en
een beleidskader heeft eraan bijgedragen dat de noodzaak om over de gemeentelijke accommodaties te verantwoorden er als zodanig niet is
betrouwbaarheid zijn dus gebaseerd op deze set aan informatie. De kans is
geweest. 2
Nulmeting gemeentelijke accommodaties Hilvarenbeek • © TwynstraGudde
Achtergrond Wat is Accommodatiebeleid? Accommodatiebeleid beschrijft de gemeentelijke rol(len) in het huisvesten van maatschappelijke activiteiten. Het gaat nadrukkelijk om het maatschappelijk effect, waarbij de vraag naar huisvesting (uit de samenleving en/of beleid) gekoppeld wordt aan het aanbod (primair de accommodaties in gemeentelijk eigendom). Dit beleid geeft richting aan het initiëren, wijzigen of beëindigen van de accommodaties die maatschappelijke activiteiten ondersteunen. Het geeft kaders over te maken afwegingen die leefbaarheid en voorzieningen beïnvloeden. •
Accommodaties ziet op: gebouwen die door de gemeente zelf én derden beschikbaar worden gesteld aan organisaties (zoals verenigingen) om een maatschappelijke activiteit uit te oefenen.
Wat is Vastgoedbeleid? Vastgoedbeleid beschrijft de gemeentelijke kaders en spelregels voor uitvoering van projecten en het beheer van de eigen gebouwen. Door het toepassen van bepaalde uitgangspunten krijgt men transparant inzicht in financiële verplichtingen, gebruiksprestaties & kwaliteit, voortgang omtrent het behalen van verduurzamingsmaatregelen, etc. Vastgoedbeleid draagt bij aan het sturen op effectiviteit, efficiëntie en rechtmatigheid. Op basis van vastgoedbeleid kunnen beheerplannen, huurbeleid, portefeuilleroutekaart, etc. worden opgesteld. • Vastgoed ziet op: gebouwen die in gemeentelijk bezit zijn. Deze kunnen gebruikers huisvesten die een maatschappelijke activiteit uitoefenen, maar het zijn ook gebouwen die de gemeente nodig heeft voor haar eigen bedrijfsvoering (zoals een Gemeentewerf) of objecten die strategisch verworven zijn t.b.v. gebiedsontwikkeling. In deze nulmeting spreken we over ‘gemeentelijke accommodaties’ in de zin van gebouwen die de gemeente in eigendom heeft. De focus ligt daarbij de gebouwen met een maatschappelijke functie. 3
Nulmeting gemeentelijke accommodaties Hilvarenbeek • © TwynstraGudde
Maatschappelijk effect (1/2) Grootste deelportefeuille bevat maatschappelijke functies De gemeente Hilvarenbeek heeft volgens de aangeleverde gegevens 63 gebouwen in eigendom. Qua aantallen vormt de deelportefeuille met een maatschappelijke functie het grootste aandeel. Binnen de deelportefeuille ‘maatschappelijk’ hebben de gebouwen met name de functies sport en onderwijs. In bijlage 1 zijn de locaties van de gemeentelijke accommodaties weergegeven. Daarnaast is te zien dat met name binnen de deelportefeuille ‘maatschappelijk’ er meerdere huurders gebruik maken van dezelfde gebouwen (zie tabel 1). Ook is te zien dat sommige gebouwen onderdeel zijn van één complex. Omvang portefeuille niet compleet inzichtelijk Op basis van de beschikbare gegevens blijkt het totaal oppervlak van de gemeentelijke accommodaties minimaal 26.500 m² bruto vloeroppervlakte (BVO). Dit is inclusief de schoolgebouwen: die zijn niet in eigendom, maar de gemeente heeft een economisch claimrecht. Hoewel het erop lijkt dat de omvang van de portefeuille binnen de bandbreedte valt die je mag verwachten van een gemeente met ca. 16.000 inwoners, is de exacte omvang duidelijk (gezien het feit dat bij 23 gebouwen het oppervlak thans onbekend is). Pagina 5 toont het oppervlak van de gebouwen, waarbij dit bekend is, met de verdeling van het aantal gebouwen per deelportefeuille (afbeelding 2).
Tabel 1: aantal gebruikers in verhouding tot gebouwen
4
Nulmeting gemeentelijke accommodaties Hilvarenbeek • © TwynstraGudde
Maatschappelijk effect (2/2)
Afbeelding 1: Omvang gebouwen (m2 BVO)
Afbeelding 2: Aantal gebouwen per deelportefeuille
5
Nulmeting gemeentelijke accommodaties Hilvarenbeek • © TwynstraGudde
Kwaliteit Onderstaand geven wij een beeld van de beschikbare informatie m.b.t. de onderhoudsstaat. In deze nulmeting zijn geen gegevens meegenomen over
Met technische staat worden de bouwkundige en installatietechnische onderdelen bedoeld.
de beschikbare middelen voor planmatig onderhoud. Er is dus ook niet
De technische staat kent momenteel de volgende verdeling:
onderzocht in hoeverre de onderhoudsvoorziening toereikend is om meerjaren onderhoudsplannen te realiseren.
• •
Goed: 27 Matig: 6
•
Redelijk: 3
Accommodaties in eigendom goed in beeld
•
Slecht: 2
De onderhoudsstaat van 42 van de 62 gebouwen is te herleiden uit de
•
Onbekend: 20
aangeleverde documenten. De gemeente maakt onderscheid tussen de
•
n.v.t.: 4
functionele staat en technische staat (voor interieur en exterieur). Dit zijn hoofdzakelijk gebouwen in eigendom. Bij de overige 20 gebouwen is de functionele en technische staat onbekend. Die gebouwen vallen
Sport gerelateerde gebouwen nog niet helemaal helder in beeld Zoals wij bij diverse gemeenten van vergelijkbare omvang zien is dat de
hoofdzakelijk in de functiecategorie sport, grip op herontwikkeling en
gebouwen in eigendom beter in beeld zijn dan de gebouwen die de
onderwijs.
gemeente niet in eigendom heeft. Dit geldt ook voor de gemeente Hilvarenbeek.
De functionele staat heeft betrekking op functionaliteit en gebruikskwaliteit. Denk aan flexibiliteit, comfort, ruimtegebruik, etc. De functionele staat kent momenteel de volgende verdeling: •
Goed: 28
• •
Matig: 1 Redelijk: 11
• •
Slecht: 2 Onbekend: 20
Bij diverse gebouwen met de functiecategorie sport is de staat nog onbekend. De eigendomssituatie is echter in sommige gevallen ook onbekend.
6
Nulmeting gemeentelijke accommodaties Hilvarenbeek • © TwynstraGudde
Overeenkomsten Eigendomssituatie bij een kwart de accommodaties onbekend Volgens de gegevens heeft de gemeente 27 gebouwen in eigendom. Van
Unieke gebouwcodes ontbreken Met de huidige gebouwinformatie kunnen de desbetreffende gebruikers
16 gebouwen is de eigendomssituatie onbekend. Bij 12 gebouwen lopen
en percelen niet gemakkelijk gekoppeld worden aan de gebouwen. Unieke
acties inzake het recht van opstal (in aangeleverde data staat procedure), 3 gebouwen zijn in eigendom van Stichting Leystromen en 4 gebouwen zijn
koppelcodes om datalijsten te koppelen ontbreken.
in eigendom van Stichting Samenwijs Onderwijs.
Op dit moment gebruikt de gemeente boeknummers. Echter is hieruit niet op te maken welke gebouwen het betreft, omdat er meerdere gebouwen
Geen conclusies mogelijk over overeenkomsten
op één boeknummer kunnen staan.
Informatie over de huurovereenkomsten is niet bij alle gebouwen aangegeven. Onderwijsgebouwen houden we buiten beschouwing aangezien die geen huurovereenkomst hebben. Bij basisscholen is normaliter sprake van economisch claimrecht waarbij het eigendom wordt
Afspraken over huurniveaus Uit de gegevens blijkt dat diverse huurcontracten potentieel een zeer lange looptijd hebben en daardoor de huur erg laag kan zijn. Het risico dat er
teruggegeven aan de gemeente indien het gebouw niet meer de functie
verkapte subsidie verstrekt wordt aan de huurders is aannemelijk (huren
onderwijs heeft. Van de overige gebouwen is bij 26 gebouwen bekend of er wel of niet sprake is van een overeenkomst (zie in afbeelding 3).
onder een kostendekkend of marktconform niveau). Het zicht op de exacte subsidiestromen is hiermee niet duidelijk. Zie hieronder de lijst van organisaties waarmee een overeenkomst is afgesloten.
Afbeelding 3: soort overeenkomsten
7
Afbeelding 4: organisaties met overeenkomsten
Nulmeting gemeentelijke accommodaties Hilvarenbeek • © TwynstraGudde
Duurzaamheid Voor professioneel vastgoedbeheer dient de gemeente inzicht te hebben op aspecten op het gebied van duurzaamheid. Dit is ook van belang om te
Suggestie aanvullen duurzaamheidsprestaties
kunnen voldoen aan wetgeving, zoals de eisen voor energie-labels of de
De gemeente Hilvarenbeek dient gegevens duurzaamheidsprestaties van
energiebesparingsplicht, of de eigen gemeentelijke doelstellingen.
gebouwen te verzamelen. Daarom adviseren wij om de basisinformatie inzichtelijk te maken per gebouw.
Inzicht in de energieverbruiksgegevens is essentieel om te kunnen sturen op het reduceren van CO₂ uitstoot, zoals ook van gemeenten gevraagd
Benodigde basisinformatie
wordt in het Klimaatakkoord.
•
Elektraverbruik in kWh
•
Gas verbruik in m³
•
Energielabels
Energieverbruiksgegevens en labels ontbreken in het overzicht Op dit moment staan nog niet de essentiële energieverbruiksgegevens en energie-labels in de overzichten van de gebouwadministratie van de
Aanvullende informatie om inzichtelijk te krijgen • Uitstoot van kg CO2
gemeente Hilvarenbeek.
8
• •
Uitstoot per m² BVO Energiekosten per m² BVO
•
Raming van investeringskosten van renovatie/verduurzaming
Nulmeting gemeentelijke accommodaties Hilvarenbeek • © TwynstraGudde
Constateringen De informatie in deze nulmeting is op basis van de beschikbare informatie tot
Redelijk helder beeld van de onderhoudsstaat
stand gekomen, teneinde snel een globaal beeld te schetsen van de gemeentelijke
De onderhoudsstaat van de gebouwen is grotendeels bekend. Uitzonderingen zijn
accommodaties. Daarbij we niet hebben vastgesteld in hoeverre de informatie
verschillende sport gerelateerde gebouwen die de gemeente niet zelf in eigendom
correct is.
heeft.
De wijze waarop de data gestructureerd is maakt het lastig een integraal beeld te vormen. Er worden boeknummers toegepast voor het opslaan van
Relatief veel langlopende huurcontracten
gebouwinformatie. Echter kunnen de boeknummers betrekking hebben op
Het blijkt dat sommige huurcontracten potentieel al een zeer lange looptijd
meerdere gebouwen. Dit maakt het ingewikkeld om de informatie goed per
hebben en daardoor mogelijk erg laag zijn. Hierdoor ontstaat het risico dat er
gebouw inzichtelijk te krijgen.
verkapte subsidie verstrekt wordt aan de huurders. Het zicht op de exacte subsidiestromen is hierdoor onduidelijk.
Resumerend doen wij enkele constateringen over de informatie m.b.t. de
gemeentelijke accommodaties in Hilvarenbeek, gebaseerd op onze ervaring met
Geen integraal zicht op energieverbruiksgegevens en labels
zowel gebouwgegevens als beleidsinformatie bij andere gemeenten.
Energieverbruiksgegevens en energielabels ontbreken in de overzichten van de gebouwadministratie. Dit betekent niet automatisch dat de gegevens niet worden
Maatschappelijke functies grootste onderdeel in de portefeuille
bijgehouden.
De gemeente Hilvarenbeek heeft een diverse portefeuille met een aanzienlijk maatschappelijk deel. Binnen de deelportefeuille ‘maatschappelijk’ zijn qua
Algemene conclusie
omvang de functiecategorieën ‘onderwijs’, ‘sport’ en ‘onderwijs en sport’ de
Doordat de informatie over gemeentelijke accommodaties niet op één plek
grootste categorieën. Circa een derde van de portefeuilleomvang is
verzameld wordt, is zichtbaar in deze nulmeting dat er zowel informatie lijkt te
‘ontwikkelvastgoed’.
ontbreken als dat bepaalde, voor beleidsontwikkeling interessante informatie niet
Het blijkt dat de gebouwomvang van ongeveer een derde van de gebouwen in de
in dit onderzoek is betrokken. Met de laatste wordt vooral bedoeld de financiële
portefeuille ontbreekt in de aangeleverde informatie.
relaties tussen de gemeente en de huurders van de gemeentelijke accommodaties.
Het aantal huurders per gebouw is wel grotendeels inzichtelijk.
9
Nulmeting gemeentelijke accommodaties Hilvarenbeek • © TwynstraGudde
TwynstraGudde adviseert overheid en bedrijfsleven op veel van de grote en urgente thema’s van deze tijd. Denk aan veiligheid, diversiteit, digitale transformatie, mobiliteit, duurzaamheid, energie, financiën en gezondheid. We bieden onze opdrachtgevers unieke, werkbare oplossingen en brengen
complexe projecten en programma’s tot een goed einde. Iets creëren van blijvende waarde, daar gaan we voor. Daardoor hebben we een directe impact op (toekomstige) maatschappelijke en economische ontwikkelingen. En dus een grote impact op morgen. Wicher Schönau
Jurgen Jaakke
wsn@tg.nl
jja@tg.nl
Alle intellectuele eigendomsrechten met
betrekking tot deze presentatie berusten bij TwynstraGudde. Niets uit deze presentatie mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van TwynstraGudde.
Bijlage 1. Locaties Op de kaart zijn de locatie van de gemeentelijke accommodaties weergegeven. De gebouwen zijn hoofdzakelijk gelegen in Hilvarenbeek zelf. Daarnaast zijn er diverse gebouwen in Diessen en Biest-Houtakker. In Haghorst en Esbeek staan de minste gebouwen.
11
Nulmeting gemeentelijke accommodaties Hilvarenbeek • © TwynstraGudde