13 Opdracht accommodatiebeleid (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 83905

gemeente Hilvarenbeek

In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 21 juli 2022 : 31 mei 2022 : Samenleving van 30 juni en 7 juli 2022 : 13 : : Opdracht accommodatiebeleid

Voorstel 1. De gegeven opdracht omschreven in de motie Buitensportaccommodatiebeleid (M-05 08-07-2021) te verbreden naar het opstellen van accommodatiebeleid voor alle functies (Sport en bewegen, Onderwijs, Gemeenschapshuizen, Jeugdvoorzieningen, Kunst en cultuur, Zorgvoorzieningen). Inleiding Op 8 juli 2021 is motie M-05 ‘Opstellen buitensportaccommodatiebeleid’ aangenomen. De directe aanleiding hiervoor was een aantal verzoeken van sportverenigingen betreffende hun accommodatie en daarvoor benodigde investeringen. Door deze verzoeken ontstond behoefte aan een integrale nota over het accommodatiebeleid, die inzicht geeft in hoe de accommodaties in de gemeente effectief en efficiënt in te zetten zijn. De aangenomen motie constateert dat: • het huidige buitensportaccommodatiebeleid sterk verouderd is en aan herziening toe is; • verenigingen nu weinig duidelijkheid kan worden gegeven door het college over het onderhoud van buitensportaccommodaties; • verzoeken van sportverenigingen nu ad-hoc worden beoordeeld, zonder dat er een beleid aan ten grondslag ligt, wat ongelijke behandeling in de hand werkt; • de raad een taakstellende bezuiniging voor verleggen beheer- en onderhoudskosten bij sportverenigingen vanaf 2024 heeft opgelegd.

• En verzoekt in begroting 2022 met een actualisatie te komen voor het opstellen van een buitensportaccommodatiebeleid, waarbij aansluiting gezocht wordt bij de taakstelling verleggen beheer- en onderhoudskosten bij sportverenigingen. Bij de oriënterende behandeling op 7 april 2022 vroegen we uw raadscommissie om een reactie op de afbakening van de opdracht. We lichtten toe voordelen te zien, maar ook een noodzaak in het verbreden van de opdracht naar andere functies van accommodaties in onze gemeente. We stellen voor om de inhoudelijke opdracht van ‘buitensportaccommodatiebeleid’ te verbreden naar deze andere functies, waarbij we gaan werken aan de vorming van nieuw integraal en toekomstbestendig accommodatiebeleid. Het nieuwe integrale accommodatiebeleid kan een aantal knelpunten, die wij ervaren, wegnemen. Deze inleiding beschrijft de bedoeling en breedte van de opdracht. 1

Raad van 21 juli 2022, nr. 13

In het nieuwe accommodatiebeleid wordt uitgegaan van maatschappelijk vastgoed als het een gebouw of terrein betreft: • waar maatschappelijke diensten aan burgers worden verleend of door inwoners zelf worden gecreëerd; • waarvan de exploitatie (gedeeltelijk) door publieke middelen mogelijk wordt gemaakt; • waar vraag en aanbod fysiek bij elkaar komen; • waar iedereen (voor wie het bedoeld is) toegang toe heeft. Daarbij zijn de volgende soorten functies te onderscheiden: 1. Sport en bewegen (binnensport, buitensport en zwembad) 2. Onderwijs (scholen, kinderopvang en peuterspeelzaalwerk) 3. Gemeenschapshuizen (incl. wijkcentra/buurthuizen) 4. Jeugdvoorzieningen (scouting, jongerencentrum) 5. Kunst en cultuur (bibliotheek, cultureel centrum, molen en musea, kerktoren) 6. Zorgvoorzieningen Accommodatiebeleid hangt in de praktijk vaak samen met ‘vastgoedbeleid’. Vastgoedbeleid is de uitvoering van accommodatiebeleid. Het fundamentele verschil wat we zien is: - Accommodatiebeleid doet uitspraken over hoe de gemeente de VRAAG naar huisvesting, door verenigingen of (maatschappelijke) organisatie, wil ondersteunen. - Vastgoedbeleid doet uitspraken over hoe de gemeente als vastgoedeigenaar het AANBOD aan huisvesting wil inzetten (beheren/exploiteren). Dit raadsvoorstel gaat over accommodatiebeleid.

Om u een beeld te geven van de inhoud van accommodatiebeleid, noemen we nu wat voorbeelden. Een toekomstbestendig accommodatiebeleid baseert zich op een aantal uitgangspunten die we in een latere fase aan uw gemeenteraad voorleggen (stap 2 in het procesvoorstel onder Uitvoering). Hierbij kunt u denken aan onderwerpen en vragen als: - Beheer en exploitatie (ligt de verantwoordelijkheid voor de instandhouding van maatschappelijke voorzieningen uitsluitend bij de gemeente?) - Bereikbaarheid (hoe ver mag een goede voorziening van haar gebruikers vandaan zijn?) - Duurzaamheid (liever verbouwen, renoveren of nieuwbouw en hoe wegen we dat af?) - Kwaliteit (aan welke standaarden moeten maatschappelijke voorzieningen voldoen?) - Multifunctionaliteit (in hoeverre sturen we op meerdere functies per voorziening?) Er zijn diverse vormen mogelijk, maar een voorbeeld van de inhoud van accommodatiebeleid kan zijn: 1. Inleiding, met aanleiding en doel 2. Inventarisatie en analyse (bestaande kaders, trends, nulmeting, samenvatting inbreng stakeholders) 3. Beleidskader, met gemeentelijke rol(len) en uitgangspunten 4. Uitwerking per functie en/of thema Bijlagen

Op verzoek van uw raadscommissie brachten wij de gemeentelijke gebouwen in kaart. De resultaten leest u in de opgestelde nulmeting, zie bijlage 1 rapport van Twynstra Gudde. Dit rapport kunt u beschouwen als nulmeting, een feitelijke, cijfermatige weergave van de huidige situatie.

2

Raad van 21 juli 2022, nr. 13

Argumenten 1.1 Accommodatiebeleid kan een aantal knelpunten, die wij in de dagelijkse praktijk en in relatie met onze beheerders, exploitanten, huurders en gebruikers van gemeentelijke accommodaties ervaren, wegnemen. Het betreft de volgende knelpunten: 1. De gemeente heeft geen actueel integraal accommodatiebeleid dat aansluit bij de laatste ontwikkelingen. Een algemeen helder kader ontbreekt. 2. De gemeente besteedt geld aan het gemeentelijk vastgoed zonder dat hier eenduidige en adequate sturing op plaatsvindt (bezetting, financiën en multifunctionaliteit). 3. De gemeente beschikt over een groot aantal voorzieningen/accommodaties die verspreid over de gemeente liggen. Steeds meer accommodaties worden multifunctioneel ingezet. Geconstateerd wordt dat deze integraliteit binnen de ambtelijke organisatie niet altijd is terug te zien. Er zijn verschillende afdelingen verantwoordelijk voor de realisatie en het beheer van de gemeentelijke accommodaties. Daarnaast ontbreekt een integraal vastgoedbeheersysteem. 4. De gemeente streeft naar passende gemeenschapsvoorzieningen per dorpskern. Er zijn momenteel geen criteria die vaststellen wat een passende voorziening is. 5. De gemeente subsidieert aan verenigingen grotendeels de werkelijk gemaakte kosten van sportaccommodaties. Hierdoor ontbreekt de prikkel om de kosten laag te houden. 6.

De gemeente heeft met verschillende sportverenigingen verschillende verdelingen van de verantwoordelijkheden voor het onderhoud en renovatie van de gemeentelijke sportaccommodaties en velden afgesproken. Waarbij ook verschillende financiële constructies zijn vastgelegd op grond van de Nota harmonisatie Buitensportbeleid 2005. Echter zorgt dit voor een bepaalde ongelijkheid tussen sportverenigingen. 1.2 Accommodatie- en vastgoedbeleid dragen bij aan transparantie en sturen op effectiviteit, efficiëntie en rechtmatigheid. Met het nieuwe integrale accommodatiebeleid beogen wij inzicht en duidelijkheid te verschaffen in realisatie, beheer en exploitatie van gemeentelijke accommodaties. Het doel is te komen tot integrale afwegingen die aansluiten op de behoeften van de samenleving, nu en in de toekomst. Het geeft kaders over te maken afwegingen op het gebied van leefbaarheid en voorzieningen. Zo kan de gemeente sturen op doelmatigheid en toekomstbestendigheid van maatschappelijk vastgoed. Het beleid dient als toetsingskader voor alle beleids- en planvorming waarin voorzieningen/accommodaties op welke wijze dan ook betrokken zijn.

Dit moet leiden tot: • uniformiteit en eenduidigheid; • helder en transparant inzicht in vraag en aanbod; • een duidelijke rol- en taakverdeling tussen gemeente en haar partners • een duidelijke rol- en taakverdeling binnen de gemeentelijke organisatie zelf. 1.3 Integraal accommodatiebeleid voorkomt ongelijke behandeling van huurders. Er zijn gemeentelijke accommodaties met verschillende functies (bijlage 2), waardoor een integraal accommodatiebeleid gericht op deze verschillende functies noodzakelijk is . De gemeente Hilvarenbeek heeft 63 gebouwen in eigendom. Het grootste deel daarvan heeft een maatschappelijke functie, met name voor sport en onderwijs. Veel gebouwen worden door meerdere huurders gebruikt, terwijl sommige gebouwen onderdeel zijn van één complex. Met alleen buitensportaccommodatiebeleid hebben we voor veel andere gemeentelijke accommodaties geen kaders en uitgangspunten. Dit creëert het risico op ongelijke behandeling van beheerders, huurders en gebruikers van gemeentelijke accommodaties. Dit is te voorkomen door toetsingskaders en bijbehorende werkprocessen bij huisvestingsverzoeken van gebruikers en huurders van verschillende accommodaties te standaardiseren. Bijvoorbeeld een huurder van een culturele accommodatie of een huurder 3

Raad van 21 juli 2022, nr. 13

van een sportaccommodatie zal dan hetzelfde zijn. Het maakt een integraal accommodatieen vastgoedbeleid noodzakelijk. 1.4 Integraal accommodatiebeleid draagt bij aan financiële degelijkheid Accommodatiebeleid helpt de gemeente in een vroeg stadium in te schatten welke (financiële) middelen nodig nu en in de toekomst nodig zijn, want het geeft inzicht in de huidige situatie maar ook de toekomstige behoefte. Ook is het risico op desinvesteringen kleiner. Daarnaast wordt de link met het subsidiebeleid gelegd. Subsidiestromen van verenigingen/gebruikers worden, net als de huurprijzen, in kaart gebracht. Hierdoor kan ook een (te) lage huurprijs verdisconteerd zijn. Door het opstellen van een integraal accommodatie- en vastgoedbeleid verkleinen we het risico op deze verkapte subsidiestromen en ongelijkheid voor huurders en gebruikers. 1.5 Een uniform werkproces draagt bij aan voorspelbare en transparante besluitvorming. We streven naar transparantie en gelijke behandeling wanneer er bijvoorbeeld huisvestingsaanvragen (eventueel inclusief subsidieverzoek) binnenkomen. Met een integraal accommodatiebeleid met duidelijk afwegingskader, is het mogelijk verzoeken altijd met een gelijksoortige toetsing en onderbouwing te toetsen. Dit maakt voor de aanvrager, samenleving, ambtelijke organisatie, college en gemeenteraad transparant hoe verzoeken beoordeeld, getoetst en besloten worden.

Uw gemeenteraad mag altijd met een gegronde reden afwijken van het beleid, maar een gelijke behandeling van elke aanvrager is dan wel geborgd. 1.6 Een integraal accommodatiebeleid doet recht aan de samenwerking met de samenleving. De rol van de gemeente in het sociaal domein is de afgelopen jaren groter geworden en dat verandert de relatie met maatschappelijk partners. Samenwerking tussen inwoners, maar ook tussen gemeente, inwoners en het maatschappelijk veld is belangrijk. Daardoor ontstaan nieuwe initiatieven en binnen het op te stellen beleid kan de gemeente hier ruimte voor bieden. Koppelkansen kunnen zijn het denken in ‘multifunctionaliteit’ van accommodaties en in functies/activiteiten (enkele voorbeelden van deze functies zijn leren, sporten, ontmoeten, (ver)zorgen, ontspannen en cultuur) i.p.v. gebouwen.

Kanttekeningen 1.1. De nulmeting is gedaan op basis van bureau-onderzoek en er zijn geen interviews met gebouwbeheerders en anderen geweest om andere beschikbare kennis toe te voegen. Dat op sommige punten in de nulmeting beschreven staat dat gegevens onbekend zijn, wil niet zeggen dat de gegevens niet in de organisatie aanwezig zijn. 1.2 Uit de nulmeting blijkt niet of er beleidsmatig goed inzicht is, zoals een meerjarenonderhoudsplanning. Twynstra Gudde heeft zich beperkt tot cijfermatige gegevens, met de nadruk op een eerste verkenning van de accommodaties in het algemeen inclusief kwaliteit, maatschappelijk effect, overeenkomsten en duurzaamheid. Er is niet in kaart gebracht of er voldoende is voorzien in onderhoud. Als hier onvoldoende middelen zijn, is dat potentieel wel een probleem waar accountants de vinger op leggen. Er is dus nog geen conclusie te trekken of hier actie op nodig is. 1.3 De staat van onderhoud van gebouwen is op orde en is op zichzelf geen aanleiding tot actie. Het beeld op de onderhoudsstaat is goed en volgens de nulmeting op het onderdeel Kwaliteit (pagina 6) is de functionele en technische staat op orde.

4

Raad van 21 juli 2022, nr. 13

1.4 De nulmeting geeft geen inzicht in de stakeholders die we in het vervolg kunnen betrekken. De stakeholders zijn te benoemen op basis van onder meer een lijst van huurders en het subsidieregister. 1.5 Uit de praktijk blijkt dat gemeenten ieder een eigen vorm en definitie geven aan ‘accommodatiebeleid’, dus er is geen blauwdruk. Als we kijken naar voorbeelden dan zien we diverse benamingen, inhoudsopgaven, en uitwerkingen. Dit maakt het een eigen zoektocht naar de passende vorm. Gebruikmakend van advisering van deskundigen in dit voorgestelde proces lost dit echter op. 1.6 De financiële consequenties van dit proces zijn afhankelijk van de te maken beleidskeuzes. Het is nu nog niet te zeggen of het accommodatiebeleid ‘duurder’ of ‘goedkoper’ wordt. Wel dat er een gerede kans is dat het beleid en de daaruit voortvloeiende kosten voorspelbaarder worden. Het beleid kan bijdragen aan het maken van gerichte keuzen, bijvoorbeeld over de taakstelling in de begroting over het onderhoud van buitensportaccommodaties. De uitgangspunten van accommodatiebeleid (over verantwoordelijkheden, eigendom, taakverdeling tussen gemeente en andere partijen) kunnen invloed hebben op de taakstelling.

Samenwerking Dit raadsvoorstel is in samenwerking tussen de verschillende afdelingen van de ambtelijke organisatie opgesteld. Ook is er nauw samengewerkt met het adviesbureau Twynstra Gudde. Financiën In de begroting 2022 (pag.6 en 15) is € 50.000 gereserveerd voor het opstellen van buitensportaccommodatiebeleid. De advieskosten voor Twynstra Gudde voor dit onderdeel bedragen tot op heden €6.000. Dat betekent dat er nog €44.000 resteert. Er zijn nog geen gelden gereserveerd voor implementatie van het beleid. Om uitvoering te geven aan het beleid maken we een afwegingskader, (beheer- & onderhoud)systematiek en werkproces. Communicatie Uw gemeenteraad wordt betrokken en op de hoogte gehouden van vorderingen in dit proces, zoals beschreven onder Uitvoering. Na dit besluit informeren we stakeholders over de start van dit proces. In het procesvoorstel (onder Uitvoering) zijn participatiemomenten benoemd. Uitvoering Het procesvoorstel is om via de volgende stappen tot nieuw Hilvarenbeeks accommodatiebeleid en vastgoedbeleid te komen: 1. Inventarisatie en analyse: uitgangssituatie in beeld brengen inclusief inventarisatie onder stakeholders 2. Inhoudelijke kaders en uitgangspunten, met a. Bijdragen van raadscommissie(s) b. behandeling en vaststelling door gemeenteraad 3. Uitwerken accommodatiebeleid a. Inclusief tussentijdse participatie stakeholders 4.

Bestuurlijke behandeling en vaststelling van accommodatie- en vastgoedbeleid We starten met gesprekken met stakeholders om inzicht te krijgen in de huidige situatie. Tegen welke knelpunten lopen ze aan, hoe zien ze de toekomst, wat voor kansen zien ze? Verder inventariseren we hun verwachtingen over participatie verderop in het proces. 5

Raad van 21 juli 2022, nr. 13

Wat we hier ophalen, dient als basis voor inhoudelijke kaders en uitgangspunten. Als deze in overleg met uw raad zijn vastgesteld, wordt met externe begeleiding het accommodatiebeleid uitgewerkt. Tussentijds consulteren we verenigingen, maatschappelijke organisaties en andere betrokkenen. Als er een concept-accommodatiebeleid is, volgt de bestuurlijke behandeling en vaststelling. Dit proces duurt circa een jaar. Participatie geven we vorm, rekening houdend met: o ervaringen in andere trajecten ; o het onderscheid tussen ‘gewone stakeholders’ (met een eigen belang) en stakeholders die overkoepeld meewerken (zoals Sportraad); o communicatie over het traject als zodanig; o planning en processtappen; o de rol van de stakeholders per stap; o de mogelijkheden van (digitale) media. Vanuit de nulmeting van Twynstra Gudde en een intern overzicht in huurders / gebruikers / subsidiegegevens, komen we tot een representatieve lijst van stakeholders. Na afronding van dit geheel (accommodatiebeleid) gaan we werken aan de implementatie. Dat doen we met het maken van een afwegingskader, systematiek en werkproces. Sommige gemeenten noemen dat ook wel ‘vastgoedbeleid’. Accommodatiebeleid en vastgoedbeleid gaan idealiter hand in hand. Vastgoedbeleid past de uitgangspunten van het accommodatiebeleid toe.

Enkele voorbeelden van kaders en uitgangspunten bij het vastgoedbeleid zijn: - Exploitatie- en verhuurbeleid - Onderhoud (onderhoudsniveau bepalen, voor het instandhouden en verbeteren van vastgoed)

Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester,

Frank Jansen

Evert Weys

Advies raadscommissie Dit voorstel is behandeld in de raadscommissie Samenleving op 7 juli 2022. De commissie is van oordeel dat het voorstel als bespreekstuk voor besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd. De griffier,

Maarten Janus Eindvoorstel Gehoord hebbende de raadscommissie Samenleving van 30 juni en 7 juli 2022 is door het college in het raadsbesluit een eindvoorstel opgenomen. Het college stelt uw raad een aangepast voorstel voor:

6

Raad van 21 juli 2022, nr. 13

1.

De gegeven opdracht omschreven in de motie Buitensportaccommodatiebeleid (M-05 – 08-07-2021) te verbreden naar het opstellen van accommodatie- en vastgoedbeleid voor alle functies (Sport en bewegen, Onderwijs, Gemeenschapshuizen, Jeugdvoorzieningen, Kunst en cultuur, Zorgvoorzieningen.

Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris,

burgemeester,

Frank Jansen

Evert Weys

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem): 1. Nulmeting opgesteld door Twynstra Gudde d.d. mei 2022 2. Lijst van gemeentelijke accommodaties

7