13 Jaarstukken 2020 (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 51149

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 10 juni 2021 : 4 mei 2021 : Plenaire commissie van 27 mei 2021 : 13 : Planning en control : Jaarstukken 2020

Voorstel De raad besluit: 1. Het jaarverslag en de jaarrekening van het dienstjaar 2020 vast te stellen; 2. Het totaal positief resultaat op de jaarrekening 2020 van € 632.700 vast te stellen en van dit positieve resultaat: 3. het positieve saldo afdeling Biest over 2020 van € 12.268 te reserveren in de algemene reserve van afdeling Biest; 4. € 459.000 te reserveren in de reserve budgetoverheveling voor taken die we niet in 2020 hebben uitgevoerd maar wel in volgende jaren willen uitvoeren; 5. € 96.000 van het overschot op project SMILE te reserveren in de reserve Duurzaamheid 6. Het voordeel van € 65.432 wat resteert na de voorgaande beslispunten aan de algemene bedrijfsreserve toe te voegen. Inleiding Hierbij bieden wij u de jaarstukken 2020 aan. Dit bestaat uit het jaarverslag en de jaarrekening over boekjaar 2020. Met de jaarstukken leggen we verantwoording af over de uitvoering van het door u vastgestelde beleid in de programmabegroting 2020 en de goedgekeurde wijzigingen daarop. Argumenten 1.1 In te stemmen met de verantwoording van het college In de jaarstukken legt het college verantwoording af over de in de programmabegroting 2020 opgenomen ambities. Tevens legt het college verantwoording af over het gevoerde financieel beleid. Door in te stemmen met de jaarstukken gaat de raad akkoord met de verantwoording van het college over boekjaar 2020.

1.2 De door de raad goedgekeurde stukken moeten uiterlijk 15 juli aan GS en CBS worden toegezonden. Overschrijding van deze wettelijk vastgelegde termijn kan consequenties hebben voor het toezicht regime en de uitbetaling van de algemene uitkering. 2.1 Het positief onbestemde jaarresultaat maakt onderdeel uit van de jaarrekening 2020 Het positief saldo van de jaarrekening bedraagt € 632.700. Met de volgende beslispunten bestemmen we dit resultaat. Hoe het jaarrekeningresultaat zich verhoudt tot de verwachting bij onze najaarsnota 2020 en wat de belangrijkste financiële afwijkingen zijn leest u onder ‘financiën’ in dit raadsvoorstel. 1

Raad van 10 juni 2021, nr. 13

3.1 De raad is bevoegd om te beslissen over de reservering van het positief saldo afdeling Biest in de algemene reserve van de afdeling Biest. Afdeling Biest maakt onderdeel uit van de gemeentelijke administratie, maar wel met een eigen exploitatie en balans. In bijlage 1 van het boekwerk is de balans van afdeling Biest weergegeven. Het saldo over 2020 van afdeling Biest is een voordeel van € 12.268. Het voorstel is - conform de gebruikelijke werkwijze - om dit bedrag te reserveren in de algemene reserve van afdeling Biest. 4.1 De uitgaven kunnen pas rechtmatig worden gedaan als de raad instemt met deze reservering van de budgetten Een aantal incidentele taken hebben om aanwijsbare redenen niet in 2020 plaatsgevonden. De middelen die hiervoor gebudgetteerd waren hebben we niet (volledig) uitgegeven. We willen deze taken nog wel in volgende jaren uitvoeren. Daarom stellen we voor om € 459.000 aan budget te reserveren in de reserve budgetoverhevelingen voor de verdere uitvoering van deze taken die niet in 2020 hebben plaatsgevonden. In het boekwerk hoofdstuk 3 ‘Overzicht van baten en lasten en de balans met toelichting’ en paragraaf 3.1.3 ‘Budgetoverhevelingen’ hebben we het overzicht met budgetoverhevelingen weergegeven. 5.1 De resterende middelen zijn gerelateerd aan onze duurzaamheidsopgaven.

Het project SMILE, waarbij we samen met partners onderzochten hoe we woonbuurten kunnen verduurzamen, is in november 2020 beëindigd. Het project is met een voordelig eindresultaat van € 96.000 afgerond. We stellen voor om dit overschot van € 96.000 als onderdeel van het jaarrekeningresultaat te laten bestemmen als storting in de reserve Duurzaamheid. Er was zo’n € 350.000 beschikbaar voor de hele projectperiode van drie jaar. Dat volledige bedrag is niet gebruikt omdat bij de start van het project meer geraamd is dan nodig bleek. Vooraf was niet helemaal duidelijk welke aanpak realistisch of noodzakelijk was. Het was een pilot met bedrijven en inwoners waarbij voortdurend is bijgestuurd op nut en mogelijkheden. In het laatste jaar zijn enkele acties niet doorgegaan i.v.m. Corona. Ook hierdoor zijn er minder kosten gemaakt. Vanuit de reserve Duurzaamheid blijft het positief saldo beschikbaar voor verduurzaming van woonbuurten. Gezien deze middelen gerelateerd zijn aan de duurzaamheidsopgaven stellen wij voor de hierboven genoemde middelen toe te voegen aan de reserve Duurzaamheid. 6.1 De raad is bevoegd om te beslissen over de bestemming van het resultaat. Het totaal positief onbestemd resultaat van de jaarrekening 2020 bedraagt € 632.700. Met de voorgaande beslispunten bestemmingen we € 566.968 van dit resultaat.

Daardoor resteert een financieel voordelig resultaat van € 65.432. Conform de gebruikelijke werkwijze stellen we voor dit nadeel te storting in onze algemene bedrijfsreserve. Kanttekeningen 1.1 De controlewerkzaamheden van de accountant zijn nog niet afgerond. De accountant heeft laten weten langer de tijd nodig te hebben om de controlewerkzaamheden af te ronden. Wij verwachten dat de jaarstukken in de raad van 10 juni vastgesteld kunnen worden met de bijbehorende accountantsverklaring. Doordat de controlewerkzaamheden van de accountant nog afgerond moeten worden kan het voorkomen dat we nog enkele aanpassingen moeten doorvoeren in de jaarstukken naar aanleiding van deze controlewerkzaamheden. Deze aanpassingen nemen we dan mee in het besluitvormingstraject. We voegen eventuele aanpassingen met een addendum toe aan het raadsvoorstel van de jaarstukken. Financiën We voorzagen bij de najaarsnota 2020 een negatief resultaat van € 1.480.000 eind 2020. De nadeel is met name te wijten aan de stijgende uitgaven op de WMO en jeugdzorg. Bij de besluitvorming over de najaarsnota heeft uw raad dit resultaat geautoriseerd en hebben wij dit verwerkt in onze begroting. Na de najaarsnota hebben zich nog een aantal afwijkingen 2

Raad van 10 juni 2021, nr. 13

voorgedaan die uw raad niet heeft geautoriseerd met de najaarsnota. Deze afwijkingen met een voordelig resultaat van € 633.000 hebben we in onze jaarrekening verwerkt. Welke afwijkingen dit zijn ziet u hieronder. Korte omschrijving Bedragen x € 1.000,1. Voorziening pensioenen en wachtgelden wethouders 2. Leges Omgevingsvergunningen 3. Afronding project Smile 4. Herwaardering debiteuren Sociale Zaken 5. WMO-middelen 6. Toeristenbelasting 7. Budgetoverhevelingen van 2020 naar 2021 (diverse programma’s) 8. Overige afwijkingen

200 310 96 125 348 357 459 166

N V V V N V V N

Totaal

633

V

U leest een verdere toelichting van deze afwijkingen in het boekwerk in hoofdstuk 3 ‘Overzicht van baten en lasten en de balans met toelichting’ en paragraaf 3.1.2 ‘Jaarresultaat op hoofdlijnen’. Uitvoering U bent tot en met zondag 16 mei in de gelegenheid om hierover schriftelijke technische vragen in te dienen bij de griffie. Hiervoor gebruikt u het format dat de griffie aan u beschikbaar stelt. Uiterlijk dinsdag 25 mei beantwoordt het college deze vragen, zodat u de antwoorden kunt betrekken bij de debatvergadering van 27 mei. De besluitvorming over de jaarstukken vindt plaats in de raad van 10 juni. De jaarstukken worden ook nog besproken in de auditcommissie.

Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester,

Frank Jansen

Evert Weys

Advies raadscommissie Dit voorstel is behandeld in de plenaire raadscommissie op 27 mei 2021. De commissie is van oordeel dat het voorstel als bespreekstuk voor besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd. Bij de behandeling geeft de voorzitter van de auditcommissie het volgende préadvies: Op 17 mei heeft nieuw opgerichte auditcommissie een gesprek gehad met de accountant over de jaarrekening en jaarverslag over het jaar 2020. Uit dit gesprek kwamen de volgende punten naar voren: • Jaarrekening 2020 is getrouw en rechtmatig (onder voorbehoud); • Onzekerheden a.g.v. het Coronavirus zijn toereikend toegelicht in de jaarstukken; • Jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening; • Grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en BBV wordt nageleefd; • Controle liep nog ten tijde van onze vergadering op 17 mei, nagenoeg gereed, alleen nog controle op SVB, WMO en TOZO (dit obv externe aanlevering stukken) • Geen grote kredietoverschrijdingen (groter dan de rapporteringstolerantie). • Controle op zich goed verlopen, geen zaken die op dit moment een goedkeurende verklaring in de weg staan. 3

Raad van 10 juni 2021, nr. 13

Ook dit jaar heeft de controle weer op afstand plaatsgevonden. Het pré-advies vanuit de auditcommissie is dat vanavond de jaarrekening en jaarstukken over het jaar 2020 kunnen worden behandeld, omdat de jaarrekening (onder voorbehoud) getrouw en rechtmatig is. Na de bespreking op 17 mei heeft de auditcommissie nog de managementletter ontvangen en wij zijn nog in afwachting van de definitieve controleverklaring en het controlerapport. Naar aanleiding hiervan zal de auditcommissie een definitief advies uitbrengen. Ons streven is om dit advies op te laten nemen in het raadsvoorstel.

De griffier, Maarten Janus

Advies auditcommissie De jaarstukken over 2020 zijn besproken in de auditcommissie op 3 juni 2021. De auditcommissie geeft het volgende advies: Het advies van de auditcommissie bestaat uit drie afzonderlijke delen. In het eerste deel geeft de auditcommissie haar advies over de jaarstukken en jaarrekening 2021. In het tweede deel geeft de auditcommissie aan welke aandachtspunten zij op basis van de managementletter en het concept-controleverslag de komende periode op zal pakken. Ten slotte staat in het derde deel dat de auditcommissie adviseert om aandacht te besteden aan de verbetering van de technische leesbaarheid en begrijpelijkheid van de jaarrekening te verbeteren. 1. Advies auditcommissie m.b.t. jaarstukken en jaarrekening 2021 De auditcommissie constateert naar aanleiding van het concept controleverslag dat er geen bijzonderheden of zaken zijn die als abnormaal zijn te kwalificeren, op technisch gebied. De accountant heeft geen controleverschillen geconstateerd die van effect zijn op het al dan niet afgeven van een goedkeurende verklaring. De jaarrekening 2020 is getrouw in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.

Onder de voorwaarde van een goedkeurende ondertekende accountantsverklaring voorafgaand aan de besluitvorming in de raadsvergadering, adviseert de auditcommissie om de jaarrekening in de vergadering van 10 juni 2021 in de gemeenteraad ter besluitvorming voor te leggen. 2. Op te pakken aandachtspunten door de auditcommissie Op basis van de managementletter en het controleverslag pakt de auditcommissie de volgende zaken op: 1. Rechtmatigheidsverantwoording Waarschijnlijk wordt het college vanaf het jaar 2021 zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant toetst de werkzaamheden om te kunnen controleren en verklaren dat de rechtmatigheidsverklaring van het college een getrouw beeld geeft. In dit kader zullen de controlehandelingen (beter) zichtbaar moeten worden gemaakt. De accountant schrijft ook dat deze wijziging kansen biedt om de controlerende rol van de raad te versterken. De accountant adviseert de raad is dan ook om de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college goed te volgen. Hierbij moet de raad zich onder meer afvragen op welke onderwerpen en met welke diepgang de raad kaders wil stellen en wil controleren en wanneer we in control zijn. De auditcommissie zal de raad over de verschillende stappen adviseren.

4

Raad van 10 juni 2021, nr. 13

2. Gevolgen coronacrisis De accountant heeft aandacht gevraagd voor de totale populatie verstrekte subsidies om vast te stellen waar risico wordt gelopen dat de prestaties niet zijn geleverd en vervolgens beleid te bepalen hoe hiermee wordt omgegaan in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Om deze uitgaven ‘rechtmatig’ te verstrekken dient er volgens de accountant een helder normenkader te zijn. De raad diende hierin te worden meegenomen. Dat is niet gebeurd. Het advies aan de raad is om zich alsnog door het college hierover te laten informeren, omdat dit punt ook voor het jaar 2021 relevant kan zijn. De accountant adviseert om een scenario-analyse te maken van de gevolgen van de coronacrisis voor de lange termijn, waarbij een specifiek aantal stappen moet worden doorlopen. Wij adviseren de raad om zich over de uitkomsten hiervan te laten informeren binnen de P&C-cyclus. 3. IT-beheersing Bij IT-beheersing (Key2Financiën) worden door de accountant verbeterpunten aangedragen op het gebied van logische toegangsbeveiliging (autorisatiebeheer en superuserrechten). De accountant zal bij de interim-controle 2021 dit als follow-up beoordelen. De auditcommissie zal dit punt tijdens het bestuderen van de managementletter 2021 als aandachtspunt meenemen. 4.

Frauderisicobeheersing / management-override 1 Ten aanzien van de frauderisicobeheersing adviseert de accountant om stappen te zetten ten aanzien van het vergroten van de rol van de gemeenteraad/auditcommissie ten aanzien van frauderisicobeheersing. Dit kan bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s nader te laten onderzoeken. Zoals geadviseerd door de accountant pakken wij dit punt als auditcommissie op. 3. Leesbaarheid De jaarrekening op zich is goed leesbaar en voldoet aan de eisen uit het BBV. Wat wel opvalt is dat de situatie van “gewijzigde begroting 2020” zijnde de najaarsnota, naar de jaarrekening, tot verwarring leidt. Zie hiervoor de technische vragen en ook een aantal opmerkingen tijdens de plenaire commissievergadering. Het advies van de auditcommissie is op dit specifieke punt, de volgbaarheid van het verloop van het boekjaar in de jaarrekening, op te pakken om de leesbaarheid en begrijpelijkheid van de jaarrekening op dat punt te verbeteren.

De griffier, Maarten Janus

Eindvoorstel Het college handhaaft de voorstellen genoemd onder de paragraaf “Voorstel”.

Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester,

Frank Jansen

Evert Weys

1

Dit risico houdt in dat het management of andere key-functionarissen zich in de unieke positie bevinden dat zij, gezien hun positie binnen de organisatie, vastgestelde procedures of autorisaties kunnen omzeilen of doorbreken.

5

Raad van 10 juni 2021, nr. 13

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) • Jaarstukken 2020

6