11 Nota beleidskader accommodatiebeleid (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 1026686

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 3 juli 2025 : 27 mei 2025 : Commissie Ruimte van 12 en 19 juni 2025 : 11 : Accommodatiebeleid : Raadsvoorstel nota accommodatiebeleid

Voorstel 1. In te stemmen met de beleidsnota accommodatiebeleid.

Inleiding Op 30 januari 2025 heeft uw raad het raadsvoorstel 'Uitgangspunten Accommodatiebeleid' aangenomen en hiermee de uitgangspunten voor het accommodatiebeleid vastgesteld. De uitgangspunten vormen de criteria voor het afwegingskader, dat we hebben opgesteld binnen de beleidsnota om initiatieven af te kunnen wegen volgens een vast patroon. Binnen de nota accommodatiebeleid is een afwegingskader en aanvraagproces opgenomen. Argumenten 1.1 Dit accommodatiebeleid biedt duidelijkheid door de verantwoordelijkheden van de gemeente en de samenleving helder te schetsen. Het beleid maakt inzichtelijk waarom en hoe de gemeente keuzes maakt ten aanzien van haar rol en de (financiële) bijdragen aan realisatie, verbouw, kwaliteitsverbetering en onderhoud van maatschappelijke accommodaties. In het accommodatiebeleid is ook een toetsingskader opgenomen voor de beoordeling van nieuwe aanvragen voor een financiële bijdrage. Belangrijk uitgangspunt hierbij: bestaande, lopende afspraken blijven in stand. 1.2 We definiëren accommodatiebeleid, zodat we een duidelijk toepassingsbereik vaststellen. Nieuw beleid is onder andere nodig om toekomstige investeringen in maatschappelijke accommodaties te kunnen wegen aan de hand van transparante afwegingscriteria. In het verleden zijn initiatieven en verzoeken op ad hoc basis besproken en beoordeeld.

Dit kan leiden tot een ongelijk speelveld en brengt het risico met zich mee van willekeur. Het ontbreken van accommodatiebeleid zorgt er ook voor dat de gemeente lastig zicht kan krijgen op de (verwachte) kosten van maatschappelijke accommodaties voor de gemeente. In een tijd waarin de gemeentefinanciën steeds meer onder druk staan wil de gemeente meer grip krijgen op investeringen in maatschappelijke accommodaties. Daarom is het van belang om te zorgen voor heldere kaders, die een gelijk speelveld creëren voor alle aanvragers.

1

Raad van 3 juli 2025, nr. 11

1.3 We creëren een gelijk speelveld, ook voor accommodaties die niet in gemeentelijk eigendom zijn. De raad heeft uitgesproken dat het doel van het accommodatiebeleid is om maatschappelijke initiatieven te faciliteren en daarmee bij te dragen aan levendige en vitale kernen. Een gelijk speelveld voor iedere initiatiefnemer ongeacht de eigendomssituatie creëren, gaf uw raadscommissie als aandachtspunt mee. Centraal hierin staan de functies en maatschappelijke activiteiten zelf. We hebben deze wens in het beleid verwerkt, waarbij de eigendomssituatie bepalend is voor de manier van het bepalen van de gemeentelijke rol. Ook heeft de eigendomsrelatie invloed op de manier waarop de gemeente kan ondersteunen. Bij gemeentelijk eigendom geldt het uitgangspunt: Is de accommodatie gemeentelijk eigendom of niet? Bij gemeentelijk eigendom geldt: Ja, een investering in het pand / gebouw / terrein is een mogelijke uitkomst mits de afweging van de aanvraag tot een positief besluit leidt. Waar het gaat om niet gemeentelijk eigendom geldt: nee, een directe investering vanuit de gemeente ligt niet voor hand, tenzij er een uitzondering wordt gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld op basis van bestaande afspraken, een bijzondere noodzaak, een buitengewone bijdrage aan maatschappelijke doelstellingen, wanneer een essentiële voorziening anders niet gerealiseerd zou kunnen worden e.a. Zie ook kanttekening 1.4.

1.4 Binnen het accommodatiebeleid stellen we doelen, die we met het beleid beogen te bereiken. Het accommodatiebeleid streeft een viertal doelen na. De leefbaarheid en vitaliteit van de Beekse kernen en dorpen is onder mee afhankelijk van toegankelijke accommodaties en maatschappelijke functies. Tegelijkertijd spelen er in de maatschappij uiteenlopende wensen en ideeën voor het toevoegen van nieuwe functies, de exploitatie van voorzieningen of de aanpassing of onderhoud van bestaande voorzieningen. Deze ideeën en wensen willen we zo goed mogelijk kunnen afwegen in het kader van de bovenliggende doelstellingen (voorzieningen op maat, verbinding, toekomstbestendigheid, financiële haalbaarheid). 1.5 Het voorgestelde moment om initiateven en huisvestingsvraagstukken te wegen binnen de gemeentelijke begroting past bij de ingezette lijn van de strategisch financiële analyse. Elk jaar is er een vast moment dat initiatiefnemers hun aanvragen kunnen indienen voor een gemeentelijke bijdrage aan een maatschappelijke accommodatie. In deze aanvraag motiveren zij waarom een gemeentelijke (financiële) bijdrage essentieel is. De aanvragen worden verzameld en beoordeeld op basis van de opgestelde afwegingscriteria. Vervolgens wordt getoetst of de aanvraag past bij de ambities van de Strategische Financiële Analyse.

Dit betekent dat de gemeente in principe alleen bijdraagt aan een basis kwaliteitsniveau van een accommodatie. Als de (financiële) vraag groter is, dan is de initiatiefnemer genoodzaakt om elders steun te zoeken. Op één vast moment wordt er een besluit genomen door de gemeenteraad over alle aanvragen, passend binnen de P&C-cyclus, waarna de initiatiefnemers hiervan op de hoogte worden gebracht. 1.6 We gaan uit van een zekere mate van zelfredzaamheid en eigen verantwoordelijkheid van stakeholders. Een ander belangrijk uitgangspunt is dat de gemeente geen proactieve rol voor de gemeentelijke organisatie ziet voor huisvestings- en investeringsvraagstukken. De gemeente reageert op aanvragen van initiatiefnemers. Waarbij de gemeente zichzelf ziet als co-financeerder (mits voldaan wordt aan de gestelde criteria) en geen kartrekker of hoofdsponsor, gezien de huidige en toekomstige gemeentelijke financiën. 1.7 De concept beleidsnota accommodatiebeleid is gepresenteerd aan de stakeholders. Er is een breed participatietraject ingezet vanaf het begin van het proces. Verschillende participatiebijeenkomsten met stakeholders en uw raad zijn georganiseerd. De concept beleidsnota is op 6 mei jl. aan de stakeholders toegelicht. De stakeholders reageerden positief en begripvol op het gepresenteerde afwegingskader. Het enige punt van aandacht was de langere 2

Raad van 3 juli 2025, nr. 11

doorlooptijd van een aanvraag, omdat elke aanvraag binnen de P&C cyclus wordt behandeld. Om de initiatieven integraal te kunnen toetsen en af te kunnen wegen, is het van belang om de initiatieven in een jaar te verzamelen en binnen de begrotingscyclus van een jaar aan uw raad voor te leggen. 1.8 Binnen het accommodatiebeleid houden we rekening met de belangen van huurders bij nieuwe exploitatieopdrachten en beheervormen, conform de wens van uw raad. Bij nieuwe accommodaties, maar ook als het huidige (huur)contract afloopt of wordt opgezegd, bekijkt de gemeente wat de beste beheervorm is voor een betreffende locatie. Het streven hierbij is om de meerwaarde voor inwoners én de uitvoerbaarheid richtinggevend te laten zijn. Zo draagt één aanspreekpunt (beheerder) bij aan minder administratielasten bij de gemeente, en heeft een stichting of andere organisatievorm zonder winstoogmerk de voorkeur boven commerciële aanbieders omdat hiermee het belang van gebruikers ook op langere termijn geborgd wordt. Daarbij houdt de gemeente rekening met de uitgangspunten van dit accommodatiebeleid, maar ook met het aanbestedingsbeleid en de Wet Markt en Overheid.

Kanttekeningen 1.1 De beleidsnota is op visieniveau, terwijl de input van de stakeholders voornamelijk gericht is op uitvoeringsniveau en op het individuele belang van de eigen vereniging of organisatie. De notitie uitgangspunten accommodatiebeleid is gericht op een stip aan de horizon, op visieniveau. De input die wij van stakeholders ontvingen, is overwegend op uitvoeringsniveau en met name gericht op de eigen vereniging of organisatie. Daarnaast is de input vooral gericht op operationele aspecten en investeringsvraagstukken waar verenigingen en maatschappelijke partners momenteel mee zitten. Middels het afwegingskader en bijbehorende criteria kan de gemeente deze individuele vraagstukken eenduidig en integraal toetsen en beoordelen. 1.2 Het accommodatiebeleid bevat geen concrete maatregelen per accommodatie/veld (accommodatieplan) en treedt in werking op het moment van een ingediende aanvraag van de initiatiefnemers. Het accommodatiebeleid geeft een afwegingskader met toetsingsvragen welke beantwoord worden bij elke individuele aanvraag die onder het accommodatiebeleid valt. Het uitvoeringsproces is gericht op aanvragen van initiatiefnemers en kent geen proactieve rol voor de gemeente als kartrekker bij dergelijke vraagstukken.

1.3 De strategische financiële analyse is nog niet geconcretiseerd en vertaald naar uitvoering met alle bijbehorende facetten die horen bij het uitrollen van een nieuwe visie/werkwijze. De strategische financiële analyse moet nog landen, uitgerold, geconcretiseerd en vertaald worden naar de Hilvarenbeeks ambities op alle beleidsvelden en de dagelijkse praktijk. Binnen het accommodatiebeleid houden we reeds rekening met deze nieuwe visie en werkwijze voor gemeentelijke ambities en uitgaven. 1.4 We laten de eigendomssituatie niet volledig los bij de bepaling van de gemeentelijke rol. Vanwege de zorgplicht en verantwoordelijkheid voor het gemeentelijk eigendom ten op zichtte van niet gemeentelijk eigendom, en de consequentie hiervan voor de gemeentelijke financiën houden we rekening met de eigendomssituatie bij de bepaling van de gemeentelijke rol. 1.5 De financiële effecten van dit beleid konden niet worden doorgerekend. Vanwege het feit dat de gemeente geen vastgoedbeheersysteem heeft en de afgelopen jaren geen proactief accommodatiebeleid heeft gevoerd. Naast het feit dat het voorliggende accommodatiebeleid zich ook richt op niet gemeentelijk eigendom, is het niet mogelijk om de effecten van het voorliggende beleid te berekenen dan wel in te schatten. 3

Raad van 3 juli 2025, nr. 11

Samenwerking Dit voorstel is opgesteld middels de input, die opgehaald is binnen het brede participatietraject met stakeholders en uw gemeenteraad. Financiën Het is op dit moment niet te zeggen wat de financiële effecten van het accommodatiebeleid zijn. Dit heeft een aantal redenen, ➢ het accommodatiebeleid richt zich ook op niet gemeentelijke accommodaties. ➢ het accommodatiebeleid werkt op basis van een in te dienen aanvraag door initiatiefnemers. ➢ De gemeente heeft geen proactieve rol bij huisvestings- en investeringsvraagstukken. Er zijn middelen aangevraagd en beschikbaar gesteld middels de Voorjaarsnota 2024 voor de verdere opstelling en invoering van het beleid. 2025: IHP onderwijs (60) + Uitvoering accommodatiebeleid (50) 2026: uitvoering accommodatiebeleid (50) 2027: uitvoering accommodatiebeleid (50) Middels de Voorjaarsnota 2025 vragen we uw raad om in 2026 €90.000 beschikbaar te stellen voor een kwartiermaker die een inhoudelijke schakel is tussen management, projectleiders, beleidsmedewerkers, onderhouds-coördinatoren, beheerders en de gebruikers. De kwartiermaker dient een eerste aanzet te geven aan de uitvoering van het accommodatiebeleid. Wellicht stellen we middels de Voorjaarsnota 2026 structureel formatie voor om het beleid verder uit te kunnen blijven voeren. Dit onderzoeken we tijdens het eerste jaar van uitvoering.

Gedurende de uitvoering van het accommodatiebeleid onderzoeken we of het werken met een vastgoedbeheersysteem van toegevoegde waarde is, en of een investering voor dit systeem benodigd is. Communicatie De stakeholders worden op de hoogte gesteld over de besluitvorming van uw raad op dit voorstel. Uitvoering Het college stelt voor om niet actief vanuit de gemeentelijke organisatie een inventarisatie te maken van de te verwachten inspanningen bij sportverenigingen. En dus ook niet actief investeringsvoorstellen / verzoeken aan de gemeente voor een financiële bijdrage op te gaan halen bij sportverenigingen, zoals bij het raadsvoorstel inzake de uitgangspunten voor het accommodatiebeleid was omschreven. De redenen hiervoor zijn: o Dit kost veel (ambtelijke) capaciteit. o Belangrijker: gemeente wil niet de verwachting wekken dat alle plannen gehonoreerd gaan worden. o Inventarisatie is ook lastig, nu uw raad de keuze heeft gemaakt om niet alleen gemeentelijk eigendom, maar alle maatschappelijke accommodaties onder dit beleid te laten vallen. ▪ Want: wat ga je dan precies inventariseren? ▪ Je kunt kiezen om alleen gemeentelijk eigendom actief te inventariseren, maar dat gaat in tegen uitgangspunt gelijk speelveld / gelijke behandeling o Plan is nu: ▪ Stakeholders te informeren als het accommodatiebeleid is vastgesteld door uw raad.

Hierbij het aanvraagproces en toetsingsmomenten toe te lichten. ▪ Na twee jaar evalueren we het beleid en aanvraagproces.

4

Raad van 3 juli 2025, nr. 11

Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, Frank Jansen

burgemeester, Evert Weys

Advies raadscommissie Dit voorstel is op 19 juni 2025 oordeelsvormend behandeld in de commissie Ruimte. Alle fracties zijn van mening dat het voorstel rijp voor besluitvorming is. De fractie van het CDA is van mening dat het als hamerstuk op de voorlopige agenda van de raadsvergadering van 3 juli 2025 kan worden geplaatst. De fracties van HOI Werkt en VVD zijn van mening dat het als bespreekstuk op de voorlopige agenda van de raadsvergadering van 3 juli 2025 kan worden geplaatst. De griffier, Maarten Janus Presidium Het presidium heeft op 23 juni 2025 besloten om dit voorstel als bespreekstuk op de voorlopige agenda van de raadsvergadering van 3 juli 2025 te plaatsen. De griffier, Maarten Janus Eindvoorstel Het college handhaaft het voorstel zoals genoemd in de paragraaf “Voorstel”. Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, Frank Jansen

burgemeester, Evert Weys

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) 1. Nota beleidskader accommodatiebeleid gemeente Hilvarenbeek

5