11 gunning accountantsdiensten (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 83997

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 10 november 2022 : n.v.t. : 20 oktober 2022 : 11 : Planning en control : Gunning accountantsdiensten vanaf boekjaar 2023

Voorstel 1. Het accountantskantoor BakerTilly aan te wijzen als accountant voor de boekjaren 2023 t/m 2026; 2. het college op te dragen de noodzakelijke privaatrechtelijke handelingen te verrichten ter uitvoering van dit raadsbesluit en over te gaan tot definitieve gunning.

Inleiding Het contract met onze huidige accountant loopt na het dienstjaar 2022 af. Dat houdt in dat voor de controle over het dienstjaar 2023 en volgende jaren een nieuw contract moet worden afgesloten. Het aanbestedingstraject voor een nieuwe accountant is opnieuw in samenwerking met de gemeenten Goirle en Oisterwijk doorlopen en is een gezamenlijke Europese openbare aanbesteding gestart. Op 16 juni 2022 stelde de raad van Hilvarenbeek het programma van eisen vast in het beschrijvend document. Ook de raden van Goirle en Oisterwijk hebben in die periode eenzelfde besluit genomen. Op 13 juli 2022 is de Europese aanbesteding op TenderNed gepubliceerd en op 25 augustus 2022 sloot de inschrijvingstermijn voor de aanbesteding. De aanbesteding heeft geresulteerd in twee inschrijvingen: Baker Tilly (Netherlands) N.V. en BDO Audit & Assurance B.V. Beide inschrijvingen zijn door inkoop allereerst gecontroleerd op compleetheid, volledigheid, de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen. Vervolgens zijn beide inschrijvingen door een beoordelingsteam beoordeeld op gunningscriteria de “beste prijs kwaliteit verhouding”. Het kwalitatieve onderdeel is beoordeeld door het beoordelingsteam op de volgende subgunningscriteria: • Kwaliteitscriterium 1. Controleproces • Kwaliteitscriterium 2. Invulling geven aan de natuurlijke adviesfunctie • Kwaliteitscriterium 3.

Rechtmatigheidsverantwoording sociaal domein vanaf 2023 Het beoordelingsteam bestond uit een afvaardiging van de 3 gemeenten. Het uitgebrachte beoordelingsadvies vertaalt zich in het voorliggende gunningsvoorstel. Argumenten 1.1 Gemeenten zijn wettelijk verplicht een accountant te benoemen Door instemming met dit voorstel voldoet de raad aan zijn wettelijke verplichting een accounta nt voor de gemeente te benoemen die de controlewerkzaamheden over de boekjaren 2023-2026 uitvoert. In het aanbestedingsdocument is opgenomen dat het mogelijk is om na 2026 de

1

Raad van 10 november 2022, nr. 11

opdracht nog één keer voor een periode van twee jaar te verlengen. Het lopende contract mocht, nadat het al tweemaal met een jaar was verlengd, niet nogmaals worden verlengd. 1.2 BakerTilly kwam als beste uit de bus in het beoordelingsproces Na de totale beoordeling, waarin de vastgestelde kwaliteitscriteria en prijsopgave zijn gewogen, kwam Baker Tilly (Netherlands) N.V. als winnaar uit de beoordeling naar voren. Het advies is dan ook de opdracht te gunnen aan Baker Tilly (Netherlands) N.V. 2.1 Praktische werkwijze voor afronding van het proces Op basis van de geldende controleverordening gemeente Hilvarenbeek is de gemeenteraad het orgaan dat accountant t.b.v. de accountantscontrole benoemt. Met het vaststellen van het programma van eisen, de criteria en een besluit op het voorliggende voorstel kan hij die rol vervullen. Op basis van dezelfde verordening bereidt het college, in overleg met de raad, de aanbesteding voor. Volgens de verordening op de auditcommissie gemeente Hilvarenbeek 2021 is de auditcommissie het orgaan dat door de raad belast is met het voorbereiden van de selectie van de accountant. De voorbereidende werkzaamheden zijn om die reden een samenspel geweest van ambtelijke organisatie, college en (vertegenwoordiging vanuit de) auditcommissie.

Na definitieve gunning zal het college de privaatrechtelijke handelingen verrichten ter uitvoering van dit raadsbesluit. Kanttekeningen 1.1

Het aanbestedingstraject kent nog een formele bezwaartermijn

Na besluitvorming door de raad over de gunning is nog een wettelijke bezwarentermijn van toepassing. De gunning is pas definitief na de wettelijke bezwaartermijn van 20 dagen. De verwachte voorlopige gunningsdatum is 14 november 2022 en de verwachte definitieve gunningsdatum is 5 december 2022, mits geen bezwaren worden ontvangen. 1.2 Risico op meerwerk De praktijk leert dat er altijd een risico op meerwerk bestaat. Getracht is dat zoveel mogelijk uit te sluiten in het aanbestedingsdocument. Vanwege de beroepscode van accountants is meerwerk ten gevolge van wetswijzigingen niet altijd te voorkomen. In voorkomende gevallen zal de accountant een toelichting verschaffen in de auditcommissie en zullen nadere afspraken over meerwerk worden gemaakt. Financiën Het aanbod van BakerTilly past binnen het beschikbare budget dat voor 2023 en verder is opgenomen in de begroting. Samenwerking Het aanbestedingstraject is doorlopen in samenwerking met de GHO-gemeenten. Dat resulteert nu in benoeming van dezelfde accountant voor dezelfde periode en biedt kansen tot verdergaande harmonisatie van (controle)processen, ondersteund door advisering vanuit één accountantskantoor. Het voorliggende voorstel zal ook in de raden van Goirle en Oisterwijk behandeld worden, met lokale aanpassingen.

Communicatie Dat BakerTilly de komende jaren de accountant is van de gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk zal op de gebruikelijke manieren worden gecommuniceerd.

2

Raad van 10 november 2022, nr. 11

Vervolg 3 november 8 november 10 november 14 november 5 december

Besluitvorming raad Oisterwijk Besluitvorming raad Goirle Besluitvorming raad Hilvarenbeek Verwachte voorlopige gunningsdatum + start bezwarentermijn Einde bezwaartermijn + verwachte definitieve gunningsdatum

De auditcommissie,

De voorzitter J. van Iersel

De griffier M. Janus

Advies raadscommissie Dit voorstel is behandeld in de raadscommissie Samenleving op 20 oktober 2022. De commissie is van oordeel dat het voorstel als hamerstuk voor besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd. De griffier,

Maarten Janus Eindvoorstel De auditcommissie handhaaft de voorstellen genoemd onder de paragraaf “Voorstel”.

De auditcommissie,

De voorzitter J. van Iersel

De griffier M. Janus

Bijlagen N.v.t. Ter inzage gelegde stukken geen

3