10 Jaarstukken 2024 (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 1038977

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 3 juli 2025 : 27 mei 2025 : 18 juni 2025 : 10 : Planning en control : Jaarstukken 2024

Voorstel 1. Het jaarverslag en de jaarrekening van het dienstjaar 2024 vast te stellen; 2. Het totaal positief resultaat op de jaarrekening 2024 van € 423.000 vast te stellen en van dit positieve resultaat: 3. Het positieve saldo afdeling Biest over 2024 van € 12.000 te reserveren in de algemene reserve van afdeling Biest; 4. € 749.000 te reserveren in de reserve budgetoverheveling voor taken die we niet in 2024 hebben uitgevoerd maar wel in volgende jaren gaan uitvoeren; 5. Het nadeel van € 338.000 wat resteert na de voorgaande beslispunten aan de algemene bedrijfsreserve onttrekken. Inleiding Hierbij bieden wij u de jaarstukken 2024 aan. Dit bestaat uit het jaarverslag en de jaarrekening over boekjaar 2024. Met de jaarstukken leggen we verantwoording af over de uitvoering van het door u vastgestelde beleid in de programmabegroting 2024 en de goedgekeurde wijzigingen daarop. Argumenten 1.1 In te stemmen met de verantwoording van het college In de jaarstukken legt het college verantwoording af over de in de programmabegroting 202 4 opgenomen ambities. Tevens legt het college verantwoording af over het gevoerde financieel beleid. Door in te stemmen met de jaarstukken gaat de raad akkoord met de verantwoording van het college over boekjaar 2024. 1.2 De door de raad goedgekeurde stukken moeten uiterlijk 15 juli aan GS en CBS worden toegezonden.

Overschrijding van deze wettelijk vastgelegde termijn kan consequenties hebben voor het toezicht regime en de uitbetaling van de algemene uitkering. 1.3 De accountant is voornemens een goedkeurende verklaring af te geven Het accountantsverslag en de controleverklaring worden aan het raadsvoorstel toegevoegd zodra deze beschikbaar worden gesteld door de accountant. 2.1 Het positief onbestemde jaarresultaat maakt onderdeel uit van de jaarrekening 2024 Het positief saldo van de jaarrekening bedraagt € 423.000. Met de volgende beslispunten bestemmen we dit resultaat. Hoe het jaarrekeningresultaat zich verhoudt tot de verwachting bij 1

Raad van 3 juli 2025, nr. 10

onze najaarsnota 2024 en wat de belangrijkste financiële afwijkingen zijn leest u onder ‘financiën’ in dit raadsvoorstel. 3.1 De raad is bevoegd om te beslissen over de reservering van het positief saldo afdeling Biest in de algemene reserve van de afdeling Biest. Afdeling Biest maakt onderdeel uit van de gemeentelijke administratie, maar wel met een eigen exploitatie en balans. In bijlage 1 van het boekwerk is de balans van afdeling Biest weergegeven. Het saldo over 2024 van afdeling Biest is een voordeel van € 12.000. Het voorstel is - conform de gebruikelijke werkwijze - om dit bedrag te reserveren in de algemene reserve van afdeling Biest. 4.1 De uitgaven kunnen pas rechtmatig worden gedaan als de raad instemt met deze reservering van de budgetten Budgetoverhevelingen zijn niet bestede middelen die via de balans (bestemmingsreserve) overgeheveld worden naar het volgende boekjaar. Het gaat om budgetten die in 2024 niet volledig zijn benut, maar waarbij de beschikbare middelen nog wel benodigd zijn om de resterende werkzaamheden in volgende jaren uit te voeren. In de volgende paragraaf worden de budgetoverhevelingen gespecificeerd en toegelicht. In het raadsvoorstel van deze jaarstukken stellen we bij de resultaatbestemming voor het nettobedrag van € 749.000 via de reserve budgetoverheveling over te hevelen naar 2025.

In het boekwerk, hoofdstuk 3 ‘Overzicht van baten en lasten en de balans met toelichting’ in paragraaf 3.1.3 ‘Budgetoverhevelingen’ hebben we het overzicht met budgetoverhevelingen weergegeven. 5.1 De raad is bevoegd om te beslissen over de bestemming van het resultaat. Het totaal positief onbestemd resultaat van de jaarrekening 2024 bedraagt € 423.000. Met de voorgaande beslispunten bestemmen we dit resultaat. Daardoor resteert een financieel nadelig resultaat van € 338.000. Conform de gebruikelijke werkwijze stellen we voor het nadeel ad € 338.000 aan de algemene bedrijfsreserve te onttrekken. Financiën Resultaat over het jaar 2024 Het vertrekpunt van boekjaar 2024 is de begroting met een verwacht positief resultaat van € 892.000. We hebben in de VJN+ en in de najaarsnota diverse wijzigingen binnen het (bestaand) beleid aan uw raad voorgelegd die per saldo hebben geleid tot aanpassingen van het verwachtte begrotingsresultaat in de loop van het boekjaar. Hieronder ziet u een overzicht. Bij de najaarsnota verwachtten we een negatief resultaat van € 919.000. De tussentijdse resultaten verrekenen we altijd met onze algemene reserve waardoor de bijgestelde begroting 2024 op ‘nul’ sloot.

Primaire begroting 2024 Mutatie najaarsnota 2023 Verwacht resultaat ná najaarsnota 2023 Mutatie voorjaarsnota Verwacht resultaat ná voorjaarsnota Mutatie najaarsnota Verwacht resultaat ná najaarsnota Onttrekking aan algemene reserve Bijgesteld Begrotingssaldo 2024

892.000 -216.000 676.000 -1.287.000 -611.000 -308.000 -919.000 919.000 0

Het resultaat in deze jaarstukken 2024 De jaarrekening 2024 sluit met een voordelig saldo van € 423.000. We voorzagen bij de najaarsnota een negatief resultaat van € 919.000. Bij de besluitvorming over de najaarsnota heeft uw raad dit resultaat geautoriseerd en hebben wij dit verwerkt in onze begroting. Na de 2

Raad van 3 juli 2025, nr. 10

najaarsnota hebben zich nog een aantal afwijkingen voorgedaan. Welke afwijkingen dit in hoofdlijnen zijn leest u hieronder. Afwijkingen Het resultaat van € 423.000 wordt veroorzaakt door de volgende afwijkingen. Het structurele (S) of incidentele (I) karakter van de voordelen (V) of nadelen (N) hebben we per afwijking aangeduid. Korte omschrijving Bedragen x € 1.000,1. Budgetoverhevelingen 2. Jeugdzorg 3. Lagere kapitaallasten 4. Elektra openbare verlichting 5. Onderhoud groen, bomen, bermen en sloten 6. Hogere baten uit bouwleges 7. Bijdrage Omgevingsdienst 8. Algemene uitkering 9. Voorzieningen pensioenen wethouders 10. Overige afwijkingen Totaal

749 -246 120 35 -200 65 60 100 -416 156 423

V N V V N V V V N V

I I I I I I I I I

In paragraaf 3.1.2 Jaarresultaat op hoofdlijnen van de jaarrekening wordt dit resultaat verder gespecificeerd en toegelicht. Bestemming van het resultaat in deze jaarstukken 1. Het positieve saldo afdeling Biest over 2024 van € 12.000 te reserveren in de algemene reserve van afdeling Biest; 2. € 749.000 te reserveren in de reserve budgetoverheveling voor taken die we niet in 2024 hebben uitgevoerd maar wel in volgende jaren gaan uitvoeren; 3. Het nadeel van € 338.000 wat resteert na de voorgaande beslispunten aan de algemene bedrijfsreserve onttrekken. Budgetoverhevelingen In bovenstaande alinea stellen we voor om € 749.000 te reserveren in de reserve budgetoverheveling voor taken die we niet in 2024 hebben uitgevoerd maar die wel in de komende jaren hun beslag zullen krijgen. In eerdere jaren werden ook al gelden gereserveerd in de reserve budgetoverheveling voor taken die in een later stadium zouden worden uitgevoerd . Hiervan resteert per 31-12-2024 nog € 2.446.000. De komende maanden gebruiken we om na te gaan in hoeverre we deze werken nog gaan uitvoeren. Hierdoor zal in deze tijd van financiële schaarste meer inzicht ontstaan of dat de gereserveerde gelden alsnog worden besteed voor het uitvoeren van taken of dat de gereserveerde middelen vrij kunnen vallen. De verwachting is dat we daarover rapporteren in de najaarsnota 2025.

Rechtmatigheidsverantwoording Het college stelt vast dat de omvang van de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen € 3.529.000 bedraagt. Dit is hoger dan de daarvoor gestelde grens van € 1.754.490.Van de niet rechtmatig tot stand gekomen verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties is volgens het college overigens een bedrag van € 2.412.000 acceptabel op basis van door de gemeenteraad vastgestelde afspraken (controleprotocol).

3

Raad van 3 juli 2025, nr. 10

We constateerden onregelmatigheden rondom de naleven van (Europese) aanbestedingsregels, inhuur derden, beveiligingsdiensten en overige verstrekte diensten. Deze onrechtmatigheden zijn gedeeld met de verantwoordelijke afdeling en leiden niet tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring. In 2025 zullen in samenwerking met de gemeente Goirle en Bureau Karel onderstaande verbetermaatregelen m.b.t. het inkoop- en factuurproces worden doorgevoerd: • • • • •

•

• •

Inkoopbeleid- en voorwaarden optimaliseren Aanbestedingskalender en contractenregister optimaliseren Onrechtmatige aanwezige contracten alsnog Europees uitzetten zodat de onrechtmatigheid niet doorloopt Inhuurcontracten via Flex West in Brabant laten lopen. Zij zie toe op het marktprincipe waardoor de initiële contracten als rechtmatig gelden Voor aanvang van een inkoop de verwachtte contractwaarde bepalen (inclusief verlengingsopties) en deze boven een x-bedrag (bijvoorbeeld € 200.000) langs het inkoopbureau laten gaan zodat gewaarborgd wordt dat de juiste aanbestedingsvorm gehanteerd wordt (startdocument) Invoeren / optimaliseren van een contractenmodule maakt het maken van spendanalyses mogelijk: terugkerende inkopen analyseren in samenhang met aanbestedingen. Systeem-gegeneerde waarschuwingsfuncties kunnen dan worden aangemaakt bij contracten welke eindigen Optimaliseren performance verplichtingenadministratie met als doel de budgetbewaking een boost te geven Inregelen van 4-ogen-principe binnen Key2Finance en OneGove (zaakcode toekennen). Principe moet toezien op controle van juiste tarifering en prestatielevering

Nu de krachten met de gemeente Goirle en het Bureau Karel worden gebundeld, is de verwachting dat in september 2025 de eerste resultaten zichtbaar zullen zijn. In de najaarsnota 2025 zullen wij hierover rapporteren. Financiële positie Onze financiële positie voor 2024 is kwetsbaar, voorzichtigheid is geboden. De netto schuldquote voor 2024 is 0,37 (2023 0,37). De netto schuldquote waarderen we daarmee als goed. Als we naar onze begroting 2025 kijken zien we de komende jaren wel een verdere toename van deze schuldquote. Voor de solvabiliteitsratio is een lichte mate van voorzichtigheid geboden. Normaal ligt de waarde voor de solvabiliteitsratio tussen de 0,2 en 0,5. Voor 2024 bedraagt de waarde 0,25. Dit ligt in lijn met de afgelopen jaren. Voor de volgende jaren, gebaseerd op onze begroting 2025 wordt een daling verwacht waarbij we tegen een risicovol profiel schuren. Tot slot: Door langdurig openstaande vacatures (Teamleider Financiën, Financieel Adviseur en Medewerker AO/IC) is er minder capaciteit beschikbaar geweest voor het voeren van de boekhouding. Gedurende de accountantscontrole zijn er dan ook 4 controleverschillen geconstateerd. Deze zijn niet verwerkt in de jaarrekening en daarom opgenomen in de Tabel met ongecorrigeerde controleverschillen in de bijlage van het accountantsverslag.

Toelichting • In 2024 is een factuur betaald voor een bedrag van € 24.000, maar de bijbehorende stornoboeking (een voordeel) is abusievelijk niet verantwoord in 2024; • De storting in de voorziening verplichtingen personeel, blijkt achteraf, te laag (een nadeel) berekend voor een bedrag van € 32.000;

4

Raad van 3 juli 2025, nr. 10

• •

Een ontvangen factuur in 2025 had betrekking op prestaties in het jaar 2024 is voor een bedrag van € 186.000 niet verantwoord in de jaarrekening 2024. Deze factuur raakt niet het saldo van de jaarrekening, maar wel de hoogte van een aantal balansposten; In week 21 van 2025 hebben we de laatste berekeningen over 2024 ontvangen van een gemeenschappelijke regeling. De afwijking (een nadeel) van € 70.000 hebben we niet meer verwerkt in onze jaarrekening 2024.

Omdat bovengenoemde controleverschillen het resultaat van de jaarrekening niet of nauwelijks raken en de goedkeurende accountantsverklaring niet in het geding is, worden deze verschillen niet gecorrigeerd. Wat wel aan de orde is dat de vacature Teamleider Financiën en de vacature Financieel Adviseur per 1 augustus 2025 weer zijn ingekleurd. De verwachting is dan ook dat er zich geen problemen meer doen in 2025 m.b.t. de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de boekhouding. Uitvoering n.v.t. Advies auditcommissie Dit voorstel is behandeld in de vergadering van de auditcommissie van 10 juni 2025. De auditcommissie besluit het volgende advies uit te brengen: Naar aanleiding van het concept accountantsverslag constateert de auditcommissie dat er geen bijzonderheden of zaken zijn die, op technisch gebied, als abnormaal zijn te kwalificeren. De accountant heeft geen controleverschillen geconstateerd die van effect zijn op het al dan niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring. De jaarrekening 2024 is getrouw in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.

De auditcommissie wijst de raad als belangrijke onderwerpen uit de rechtsmatigheidscontrole op de Europese aanbesteding die onrechtmatig, doch aanvaardbaar is aangemerkt, uniformiteit op project- en grondrapportages en een juiste administratieve bewaking en rapportages van die grondexploitaties waar grondeigendommen van derden in zijn opgenomen. De auditcommissie merkt tevens op dat de accountant geen onregelmatigheden ten aanzien van de door de raad benoemde speerpunten, zijnde de grote projecten Hart van Haghorst en Kindcentrum De Doelakkers en op het andere speerpunt met betrekking tot externe inhuur van medewerkers zijn geconstateerd. Onder de voorwaarde dat de accountant een ondertekende, goedkeurende, controleverklaring afgeeft voorafgaand aan de besluitvorming in de raadsvergadering, adviseert de auditcommissie om de jaarrekening in de raadsvergadering op 3 juli 2025 ter vaststelling voor te leggen. De griffier, Maarten Janus Advies raadscommissie Dit voorstel is op 18 juni 2025 behandeld in de plenaire commissie Ruimte-Samenleving. De commissie adviseert het presidium om dit voorstel als bespreekstuk, met het oog op de nog te ontvangen goedkeurende verklaring van de accountant, op de voorlopige agenda van de raadsvergadering van 3 juli 2025 te plaatsen.

De griffier, Maarten Janus

5

Raad van 3 juli 2025, nr. 10

Presidium Het presidium heeft op 23 juni 2025 besloten om dit voorstel als hamerstuk op de voorlopige agenda van de raadsvergadering van 3 juli 2025 te plaatsen, met dien verstande dat voor de raadsvergadering de goedkeurende verklaring van de accountant dient te zijn ontvangen.

De griffier, Maarten Janus Eindvoorstel Het college handhaaft het voorstel zoals genoemd in de paragraaf “Voorstel”.

Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, Frank Jansen

burgemeester, Evert Weys

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) • Jaarstukken 2024

Ter inzage gelegde stukken n.v.t.

6