10 Aanpassen vergadermodel en notitie Beeks model inwonerparticipatie (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 73625

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 9 december 2021 : n.v.t. : plenaire commissie van 18 november 2021 : 10 : Bestuur : Aanpassen vergadermodel en notitie Beeks model inwonerparticipatie

Voorstel 1. De notitie Vergadermodel 2022 en de aangepaste notitie Beeks model – werkwijze inwonerparticipatie vast te stellen; 2. De griffie, in samenspraak met het presidium, opdracht te geven om de nodige (proces)voorbereidingen te treffen om de aanpassingen in het vergadermodel te kunnen uitvoeren; 3. Het presidium opdracht te geven om aan de raad een voorstel voor te leggen dat toeziet op de aanpassing van de reglementen van orde van de raad, de commissies en het presidium aan het aangepaste vergadermodel; 4. De aangepaste werkwijze in te voeren met ingang van de raadsperiode 2022-2026. 5. De aangepaste notitie Beeks model – werkwijze inwonerparticipatie direct van kracht te laten zijn.

Inleiding De raad heeft op 28 maart 2019 de notitie Vergadermodel 2019 vastgesteld. Aansluitend op het zomerreces van dat jaar werkt de raad volgens een nieuwe werkwijze. Eind 2020 is een evaluatie van die nieuwe werkwijze uitgevoerd. Tevens is de pilot Herontwikkeling Hispohal-terrein geëvalueerd. Naar aanleiding daarvan heeft het presidium de voormalige werkgroep Werkwijze & Participatie gevraagd om, om basis van de resultaten van de twee evaluaties, aanbevelingen te doen om het vergadermodel te verbeteren en om de notitie Beeks model – werkwijze voor inwonerparticipatie aan te scherpen met de geleerde lessen. De werkgroep heeft op 30 september 2021 een informatiebijeenkomst voor raads- en commissieleden gehouden. Daarin werden de aanbevelingen, in de vorm van mogelijke aanpassingen van het vergadermodel en inwonerparticipatie gepresenteerd. In samenspraak met het presidium is afgesproken dat de werkgroep een voorstel over de aanpassing van het vergadermodel en het aangescherpte Beeks model aan de raad voorlegt. De aanpassingen van het vergadermodel zijn verwoord in een notitie, waarbij de uitgangspunten van het vergadermodel zoals in 2019 vastgesteld, van kracht blijven. De aanpassingen op het Beeks model voor inwonerparticipatie zijn aangebracht in de oorspronkelijke notitie (geel gearceerd), waarvoor na vaststelling geldt dat de versie 2021 van kracht zal zijn. 1

Raad van 9 december 2021, nr. 10

Argumenten 1.1 Uit de evaluatie kwamen verbeterpunten naar voren. Het vergadermodel, zoals vastgesteld in 2019, is in 2021 geëvalueerd. Uit deze evaluatie kwamen punten naar voren waarop het vergadermodel zou kunnen worden verbeterd. Deze punten zijn verwerkt in de Notitie vergadermodel 2022. 2.1 Voor de invoering van het vernieuwde model is (praktische) voorbereiding nodig Voor het invoeren van het vernieuwde model moeten voorbereidingen worden getroffen. Het ligt voor de hand dat de griffier en het presidium, als agendacommissie, hierbij de verantwoordelijkheid op zich nemen. 3.1 De wijzigingen behoeven aanpassingen in de verschillende verordeningen De wijzigingen uit de Notitie vergadermodel 2022 moeten nog worden aangepast in de verschillende verordeningen zoals het Reglement van Orde van de gemeenteraad, de commissies en het presidium. Aangezien de werkgroep is opgeheven ligt het voor de hand dat het presidium hier de regierol neemt en een voorstel aan de raad voorlegt. 5.1 Eerder invoeren is onmogelijk De cyclus gaat van vier naar vijf weken. Invoeren vanaf 1 januari 2022 is niet mogelijk, omdat er geen tien weken zijn voordat de gemeenteraadsverkiezingen worden gehouden op 16 maart 2022. De oude raad zou dan de tweede cyclus niet af kunnen maken. Dat is geen wenselijke situatie.

Voorgesteld wordt daarom om het nieuwe vergadermodel in te voeren vanaf de startdatum van de nieuw samenstelling van de gemeenteraad, op 24 maart 2022.

Kanttekeningen Het aantal vergadercycli in een jaar neemt door de invoering van een vijf-wekelijkse cyclus met één of twee (afhankelijk van hoe vakanties en feestdagen in een jaar vallen) af ten opzichte van de huidige vier-wekelijkse cyclus. Doordat de frequentie van raadsvergaderingen wat lager is, neemt het totale besluitvormingsproces enigszins meer tijd in beslag. Bovendien zullen er bij een gelijk aantal (ten opzicht van bijvoorbeeld voorgaande jaren) te behandelen raadsvoorstellen in een jaar er meer voorstellen per cyclus moeten worden behandeld. Samenwerking De werkwijze van de raad en zijn commissies is een interne aangelegenheid. Samenwerking in GHO-verband of een andere regionale samenwerking is daarom niet aan de orde.

Financiën Aan dit voorstel zijn op zichzelf geen kosten verbonden. De vergaderkosten zoals kosten voor de live audio en audio-videostream alsmede de vergoeding voor commissieleden zijn opgenomen in de reguliere budgetten. Mogelijkerwijs worden de kosten enigszins lager doordat in een vijf wekelijkse cyclus in beginsel minder vergaderingen plaatsvinden dan in een vier-wekelijkse cyclus.

Communicatie Publicatie van het raadsbesluit gebeurt op de gebruikelijke manier. Daarnaast worden degenen die een rol hebben in het vergadermodel (zoals college en ambtelijke organisatie) hierover actief geïnformeerd. 2

Raad van 9 december 2021, nr. 10

Uitvoering Nadat de raad heeft besloten om de notitie Vergadermodel 2021 vast te stellen, zal onder ande re de ambtelijke organisatie worden geïnformeerd over de wijzigingen in de werkwijze. Dit geldt eveneens voor de aanpassingen in het Beeks model. Ook betrokken inwoners zullen in voorkomende gevallen worden geïnformeerd. Het is daarbij van belang dat dit een doorlopend proces is en meer behelst dan een eenmalige informatiebijeenkomst.

Ter inzage gelegde stukken Geen. namens de werkgroep Werkwijze & Participatie,

Rian van de Schoot, voorzitter.

Advies raadscommissie Dit voorstel is behandeld in de plenaire raadscommissie op 18 november 2021. De commissie is van oordeel dat het voorstel als hamerstuk voor besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd. De griffier, Maarten Janus

Eindvoorstel Niet van toepassing

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) • Notitie vergadermodel 2022 • Beeks model – werkwijze inwonerparticipatie versie 2021

3