10 Aanpassen vergadermodel en notitie Beeks model inwonerparticipatie (3 notitie vergadermodel 2022)

November 2018

Notitie vergadermodel 2022 November 2021

Notitie vergadermodel 2022

1

Notitie vergadermodel 2022

Inhoudsopgave 1. 2. 3. 4.

Inleiding ……………………………………………………………………………………………………………………………… Voorstel vergadermodel 2022 …………………………………………………………………………………………….. De 5 bouwstenen ……………………………………………………………………………………………………………….. Voorbeeld van een vergaderschema …………………………………………………………………………………...

2 3 4 6

Bijlagen 1. Uitkomsten enquete ………………………………………………………………………………………………………..….. 2. Notitie vergadermodel 2019………………………………………………………………………………………………….

7 7

Notitie vergadermodel 2022

2

1.

Inleiding

Op 28 maart 2019 heeft de gemeenteraad besloten om een nieuw vergadermodel in te voeren en hiermee te starten na het zomerreces van 2019. Tevens besloot de raad “de werkgroep opdracht te geven om de nieuwe werkwijze na 6 maanden te evalueren en de resultaten, met eventuele aanbevelingen, aan de raad voor de leggen”. In december 2020 is de griffier gestart met de evaluatie van het nieuwe vergadermodel door middel van het uitzetten van een enquête onder raads-, commissie-, collegeleden en de ambtelijke organisatie. Deze evaluatie is besproken in het presidium op 18 januari 2021. Daarna is de werkgroep gevraagd om de verbeterpunten mee te nemen in een nieuwe versie van het vergadermodel. Een eerste versie van dit verbeterde vergadermodel is op 30 september 2021 met de raads- en commissieleden besproken. De aanbevelingen die tijdens deze presentatie naar voren zijn gekomen zijn verwerkt in het uiteindelijke voorstel om te komen tot het vergadermodel 2022. In deze notitie wordt uitsluiteind ingegaan op de wijzigingen ten opzichte van het vergadermodel uit 2019. Dat betekent dat voor het overige de notitie uit 2019 dient te worden gebruikt, welke als bijlage is toegevoegd. De werkgroep is zich er van bewust dat voor een deel van het slagen van een vergadermodel het cultuuraspect een belangrijke rol speelt.

Door trainingen, van bijvoorbeeld de commissievoorzitters en raads- en commissieleden, en een duidelijke uitleg in de ambtelijke organisatie, zou dit beter bespreekbaar moeten worden.

Notitie vergadermodel 2022

3

2.

Voorstel vergadermodel 2022

2.1

Belangrijkste kenmerken

De belangrijkste kenmerken van het vergadermodel 2022 ten opzichte van het in 2019 ingevoerde vergadermodel: De vergadercyclus wordt aangepast en gaat van 4 naar 5 weken. Uit de enquête kwam naar voren dat de werkdruk in een 4-wekelijkse cyclus erg hoog is,zowel voor raads- en commissieleden als voor de organisatie. De 5 bouwstenen blijven behouden, omdat uit de enquête naar voren kwam dat de meerderheid de meerwaarde van deze bouwstenen ziet. In de afgelopen periode is gebleken dat de oriënterende en kaderstellende bouwsteen nog onduidelijkheden met zich meebrengt. In hoofdstuk 3 worden met name de nieuwe mogelijkheden binnen de oriënterende en kaderstellende bouwstenen verder uitgelegd. Ook hebben we geconstateerd dat de beeldvormende en de oordeelsvormende bouwsteen niet worden uitgevoerd zoals ze zijn bedoeld. Dit willen we ondervangen door met name binnen de beeldvormende bouwsteen de mogelijkheid te bieden om andere vormen toe te passen. Dit ondersteunt de cultuurverandering. Hier zal eveneens in hoofdstuk 3 nader op in worden gegaan. Binnen de nieuwe cyclus krijgen ook werkbezoeken en trainingen een plek. Het presidium blijft verantwoordelijk voor de termijnplanning.

Mocht er in de week voorafgaande aan commissievergaderingen de noodzaak ontstaan om nog een onderwerp op de commissieagenda’s te plaatsen, overlegt de voorzitter van de betreffende commissie met het presidium. 2.1.1

Vijf-wekelijkse cyclus

De vergadercyclus wordt aangepast en gaat van 4 naar 5 weken. Daarmee creëren we meer ruimte voor werkbezoeken en trainingen (week 1) en voorbereiding voor de raad (week 4). Week 1 In de week na de raadsvergadering zijn geen vaste vergaderavonden gepland. Deze week kan gebruikt worden voor oriënterende of kaderstellende bijeenkomsten. Oriënterende of kaderstellende behandeling van een onderwerp wordt vooral toegepast bij grote onderwerpen en past niet in een reguliere commissievergadering. Deze week biedt ook ruimte voor het plannen van trainingen en werkbezoeken vanuit de raad. Week 2 en 3. Tijdens deze weken worden de commissievergaderingen gepland (beeldvormend en oordeelsvormend).

Notitie vergadermodel 2022

4

Week 4. In deze week vergadert het presidium. Deze week biedt ruimte voor fracties om elkaar op te zoeken ter voorbereiding op de raadsvergadering. Week 5. In deze week vindt de raadsvergadering plaats.

Notitie vergadermodel 2022

5

3.

De 5 bouwstenen

3.1

De oriënterende bouwsteen

Doel: De raad oriënteert zich op een brede manier op een onderwerp. Wie: In ieder geval de raads- en commissieleden. Maar ook collegeleden/ambtenaren kunnen de oriënterende bouwsteen inzetten om informatie uit de raad op te halen, bijvoorbeeld in de vorm van een voorhangprocedure. Vorm: Vormvrij of via een informatieplein, afgestemd op het onderwerp. Stakeholders, afhankelijk van het onderwerp, kunnen erbij worden betrokken en informatie en meningen over het onderwerp geven. Het is van belang dat, als het college informatie wil ophalen uit de raad, de vraag vooraf duidelijk moet zijn. Resultaat: De raad heeft, door het ophalen van informatie en verschillende aspecten, een zo breed mogelijk beeld van het onderwerp. Wanneer het college deze bouwsteen inzet heeft het college een goed beeld van de mening/standpunten van raads- en commissieleden over een bepaald onderwerp. Verantwoordelijk: College of raad, afhankelijk van wie deze bouwsteen wil inzetten

3.2

De kaderstellende bouwsteen

Doel: De raad bepaalt binnen welke kaders het college een raadsvoorstel kan voorleggen of uitvoering kan geven aan een onderwerp. Wie: Commissieleden en de gemeenteraad. Vorm: De inhoudelijke behandeling vindt plaats in een commissievergadering. De kaders worden uiteindelijk in de raad vastgesteld door middel van een hamerstuk dan wel een bespreekstuk. Resultaat: Het college weet binnen welke kaders een onderwerp aan de raad kan worden voorgelegd of kan worden uitgevoerd. Verantwoordelijk: College of raad, afhankelijk van wie deze bouwsteen wil inzetten.

Notitie vergadermodel 2022

6

3.3

Beeldvormende bouwsteen

Doel: De commissie de gelegenheid geven om tot beeldvorming over raadsvoorstellen om een goed debat te kunnen voeren. Wie: Commissieleden. Vorm: Schriftelijke vragen: Een punt van aandacht is de kwaliteit van de beantwoording van de vragen. Informatieplein: Commissieleden hebben de gelegenheid om rechtstreeks aan de portefeuillehouder, ambtenaar of stakeholder informatie op te vragen om een mening te kunnen vormen. De bijeenkomst heeft een informeler karakter dan een commissievergadering. Commissievergadering: Bijvoorbeeld voor een presentatie die voor alle commissieleden van belang is. Dan wel een andere geschikte vorm die bij een voorstel past. (bijvoorbeeld op locatie) Resultaat: De commissie is in staat om goed geïnformeerd in het debat tot oordeelsvorming over te kunnen gaan, of kan adviseren om het debat over te slaan. Verantwoordelijk: Het college (en stemt de opzet van het informatieplein af met de griffie.)

3.4

oordeelsvormende bouwsteen

Doel: Tot oordeelsvorming over een raadsvoorstel of door het college gevoerd beleid middels een debat. Wie: Commissieleden. Vorm: Commissievergadering. Resultaat: De commissie brengt aan de raad haar advies uit. Verantwoordelijk: Commissie 3.5

Raadsvergadering

Doel: De raad de gelegenheid geven om tot besluitvorming over te gaan. Wie: Raadsleden. Vorm: Raadsvergadering. Resultaat: De raad neemt besluiten die daarna kunnen worden uitgevoerd. Verantwoordelijk: De raad.

Notitie vergadermodel 2022

7

4.

Voorbeeld van een vergaderschema

Weeknummer Cyclus 1

Tijden Vanaf 19.30

Bouwstenen / onderdelen Commissie Ruimte: Oriënteren Kaderstellen

Commissie Samenleving: Oriënteren Kaderstellen

Werkbezoek Training / cursus

Werkbezoek Training / cursus

2

Vanaf 19.30

Informeren Debatteren

Informeren Debatteren

3

Vanaf 19.30

Informeren Debatteren

Informeren Debatteren

4

19.30 – 21.30 maandag

Presidium (voorbereiding raad en bepaling termijnagenda)

5

19.30 – 22.30

Raadsvergadering

Notitie vergadermodel 2022

8

BIJLAGE 1 en 2: Uitkomsten enquête en notitie vergadermodel 2019: Uitkomsten enquête: Link: https://hilvarenbeek.notubiz.nl/uitkomsten enquete Notitie vergadermodel 2019: Link: https://hilvarenbeek.notubiz.nl/notitie vergadermodel 2019

Notitie vergadermodel 2022

9