09 verlenging accountantscontrole boekjaar 2022 (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 67577

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 7 oktober 2021 : 13 juli 2021 : Samenleving van 16 september 2021 :9 : Financiën : Verlenging accountant BDO

Voorstel De opdracht voor uitvoering van de accountantscontrole over het boekjaar 2022 te gunnen aan BDO en de extra structurele last van € 6.000 te verwerken in de begroting 2022.

Inleiding In de raadsvergadering van 18 mei 2017 is besloten om de accountantscontrole over de boekjaren 2017 tot en met 2020 te gunnen aan BDO. Voor de selectie van een accountant heeft destijds een openbare aanbesteding plaatsgevonden. Na afloop van de termijn van vier jaar kan de opdracht met maximaal twee keer één jaar worden verlengd, waarvan deze verlenging voor het boekjaar 2022 de laatste is.

Argumenten 1.1 De accountantsdienstverlening voldoet aan het programma van eisen. Bij de wisseling van accountant moeten beide partijen aan elkaar wennen. Na een jarenlange relatie met de vorige accountant kregen wij te maken met een andere werkwijze en controle-aanpak van BDO. Die vraagt veel inzet van onze organisatie. Eisen aan accountantscontrole worden strakker evenals het toezicht daarop. En ook voor BDO vroeg een nieuwe gemeente als klant een flinke investering. Het duurt enkele jaren voordat die nieuwe relatie weer is opgebouwd. BDO heeft zich daarbij een betrouwbare partner getoond. De investering die we de afgelopen vier jaren in de opbouw van de onderlinge relatie hebben gedaan, verdient verlenging van het contract met een laatste jaar. 1.2 BDO is een deskundige partner. BDO is goed ingevoerd in de specifieke eisen en wetgeving waaraan de gemeentelijke administratie moet voldoen. Zij is kritisch en houdt ons scherp op de juiste toepassing van verslaggevingsrichtlijnen. De communicatie met onze medewerkers is open en verloopt over het algemeen goed. 1.3 Er zijn gewijzigde omstandigheden als gevolg van aanbestedingsdruk. Aanvankelijk ging de voorkeur van de drie (GHO) auditcomité’s uit naar opnieuw aanbesteden.

Maar vanwege de aanbestedingsdruk van diverse andere trajecten adviseert het auditcomité toch om nog eenmaal gebruik te maken van de mogelijkheid om te verlengen. 1

Raad van 7 oktober 2021, nr. 9

1.4 Een nieuwe aanbesteding leidt waarschijnlijk niet tot lagere kosten. Het ligt niet in de lijn der verwachting dat een nieuwe aanbesteding leidt tot lagere kosten. Een recentelijk voorbeeld bij een andere (kleinere) gemeente laat een prijs zien die vergelijkbaar is met het huidige aanbod van BDO. 1.5 Een verlenging met één jaar is rechtmatig. In verband met een passage in de oorspronkelijke aanbestedingstukken aangaande de mogelijkheid tot 2x met 1 jaar verlengen is juridisch advies ingewonnen bij AKD en hen de vraag voorgelegd of deze verlenging ook als rechtmatig kan worden beschouwd. AKD heeft bevestigd dat dit het geval is.

Kanttekeningen 1.1 BDO heeft een aanbod gedaan met een stijging van de kosten met € 6.000,BDO heeft in hun aanbod een prijs voorgesteld van € 62.500,- (t.o.v. € 56.500,- bij de eerdere verlenging vorig jaar). In een toelichting geeft BDO aan dat deze meerprijs voornamelijk wordt veroorzaakt door indexering, het aantal te controleren SiSa-regelingen wat is toegenomen, de verwerking van Corona (ook nog in 2022), de rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2022, en de controle van de afhandeling van de Toeslagenaffaire, die zeer waarschijnlijk op het bordje van de gemeente komt te liggen. Voor de hierboven genoemde werkzaamheden (behalve de afhandeling van de Toeslagenaffaire) ontvingen we voor de controle over het boekjaar 2020 een factuur voor meerwerk van € 12.000,-. In dat licht bezien beoordelen we de prijsstijging voor controle van boekjaar 2022 als aannemelijk. BDO heeft bevestigd dat het hier dan ook gaat om een all-in prijs, ervan uitgaande dat de gemeente Hilvarenbeek gedurende de controle alle stukken goed aanlevert en er geen grote majeure externe wijzigingen in de controlekaders meer komen.

Samenwerking Net als de aanbesteding in 2016-2017, en het genomen besluit voor verlenging in 2020 is ook dit voorstel in samenwerking met (de auditcomité’s van) gemeenten Goirle en Oisterwijk tot stand gekomen. Zij leggen een gelijkluidend voorstel aan de gemeenteraad voor.

Financiën Jaarlijks verwerken we nog een aantal mutaties (inclusief dekking) die zich voordoen in de periode tussen de vaststelling van de voorjaarsnota en de aanbieding van de begroting aan uw raad. De stijging van de kosten van € 6.000,- nemen we daar in mee.

Communicatie Nadat uw raad besluit overeenkomstig het voorgestelde, zal dit besluit op de gebruikelijke wijze worden gecommuniceerd. Tevens zal het besluit schriftelijk aan betrokkene worden medegedeeld.

Uitvoering Met BDO sluiten we een overeenkomst voor de dienstverlening voor het boekjaar 2022. Volgend jaar starten we een nieuwe aanbestedingsprocedure op voor de controle over boekjaar 2023.

2

Raad van 7 oktober 2021, nr. 9

Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester,

Frank Jansen

Evert Weys

Advies Auditcommissie De auditcommissie kan de argumenten van het college om tot verlenging van de aanbesteding van de accountantscontrole over te gaan volgen en adviseert de gemeenteraad hier positief over. Dit is tevens de laatste mogelijkheid tot verlenging. Dat betekent dat een aanbesteding op zou moeten worden gezet. De auditcommissie zet dit op de agenda omdat tijdig met de voorbereiding moet worden begonnen. De voorzitter T. Holleman

de secretaris M. Janus

Advies raadscommissie Dit voorstel is behandeld in de raadscommissie Samenleving op 16 september 2021. De commissie is van oordeel dat het voorstel als hamerstuk voor besluitvorming aan de raad kan worden voorgelegd. De griffier,

Maarten Janus

Eindvoorstel Het college handhaaft het voorstel genoemd onder de paragraaf “Voorstel”. Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, burgemeester,

Frank Jansen

Evert Weys

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) - Raadsbesluit - Voorstel accountantscontrole Hilvarenbeek boekjaar 2022 BDO

3