09 Vaststelling kadernota M&O 2024 (3 Kadernota Misbruik en Oneigenlijk gebruik 2024)

Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) gemeente Hilvarenbeek

Preventie en bestrijden van Misbruik en Oneigenlijk gebruik

Hilvarenbeek, november 2024

Hoofdstuk 1. Inleiding Voor u ligt het beleid op misbruik en oneigenlijk gebruik van de Gemeente Hilvarenbeek. In dit beleid leggen wij de kaders vast voor preventie en toezicht op misbruik en oneigenlijk gebruik (hierna M&O). Het M&O-beleid is gebaseerd op de gemeentelijke visie en de bestuurlijke uitgangspunten voor dienstverlening en misbruik en oneigenlijk gebruik. 1.1 Aanleiding Rechtmatigheid is een van de kernbegrippen van goed overheidsbestuur. De gemeente moet publiek geld rechtmatig ontvangen en besteden. Rechtmatigheid houdt in dat de wet- en regelgeving (Europees, nationaal, provinciaal en gemeentelijk) wordt nageleefd. Daarbij gaat het zowel om inkomsten als uitgaven van de gemeente. Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het college van burgemeester en wethouders zelf in de paragraaf Bedrijfsvoering van de Programmabegroting en Jaarstukken verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Het betreft hier de financiële rechtmatigheid. Dit is het voldoen aan wet- en regelgeving bij het uitvoeren van financiële beheershandelingen. Financiële beheershandelingen hebben betrekking op die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten en lasten en/of balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord.

Ter onderbouwing van die rechtmatigheidsverklaring dient het college zich een beeld te vormen aan de hand van een drietal criteria: 1. Het begrotingscriterium, inhoudende dat financiële beheershandelingen tot stand dienen te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s; 2. Het voorwaardencriterium, inhoudende dat de eisen die worden gesteld in de regelgeving, zoals doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur, worden nageleefd; en 3. Het Misbruik en Oneigenlijk Gebruik (M&O) criterium, inhoudende dat de gemeente effectieve maatregelen moet nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. De gemeente beziet in de eerste plaats welke eisen wet- en regelgeving stelt ten aanzien van M&O, wat daarin is geregeld omtrent de handhaving en hoe zich dat heeft vertaald naar de opzet van de interne organisatie. Omdat het college een uitspraak dient te doen in hoeverre het M&O-beleid ook feitelijk wordt nageleefd en/of de getroffen maatregelen werken, adviseert de Commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) in de Kadernota Rechtmatigheid nadrukkelijk om voor het (in)voeren van een M&O-beleid een overkoepelende nota vast te stellen, die actueel wordt gehouden en voldoende wordt afgestemd op de meest recente wetgeving en de praktijk.

1.2 Overkoepelend kader Deze nota is opgesteld om het overkoepelend beleid en de belangrijkste uitgangspunten bij de voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeente Hilvarenbeek vast te leggen. Het overkoepelend beleid biedt een kader voor controle en sancties, benoemt welke risicogebieden er zijn en hoe het M&O-beleid in de bedrijfsvoering kan worden vorm gegeven door middel van het treffen van beheersmaatregelen. De uitwerking van het Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

1

overkoepelend M&O-beleid vindt plaats in de specifieke regelingen, verordeningen en processen.

Hoofdstuk 2. Definitie, doelstelling en uitgangspunten 2.1 Definities misbruik en oneigenlijk gebruik In de kadernota Rechtmatigheid zijn de volgende definities omschreven: Onder misbruik wordt verstaan: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden wordt geregeld aangeduid met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Misbruik van overheidsregelingen moet echter wel duidelijk worden onderscheiden van fraude waarbij één of meerdere medewerkers van de organisatie betrokken zijn. Bij het bestrijden van misbruik passen beheersmaatregelen zoals misbruikpreventie, handhaving, misbruik en fraudeopsporing en sancties. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassen en actualisering wet- en regelgeving.

Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als in de jaarrekening van de gemeente geen terugvordering is verantwoord, is sprake van een getrouw beeld fout die niet wordt opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording, omdat er dan ook sprake is van een getrouw beeld fout in de jaarrekening. Wanneer misbruik van overheidsgelden is geconstateerd en een terugvordering (met eventueel een boete) is opgelegd blijft staan dat misbruik van overheidsgelden heeft plaatsgevonden. Indien de omvang van dit misbruik samen met andere financiële rechtmatigheidsfouten bij de gemeente de verantwoordingsgrens heeft overschreden - moet dit misbruik van overheidsgelden worden opgenomen in de rechtmatigheids-verantwoording. Het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen heeft doorgaans te maken met de juistheid en de volledigheid van de door de aanvrager verstrekte gegevens. Op basis van deze gegevens worden bijvoorbeeld subsidies en uitkeringen verstrekt dan wel belastingen en heffingen opgelegd. 2.2 Doelstelling van het M&O-beleid Het M&O-beleid heeft tot doel het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Het bestaat uit preventief beleid én repressief beleid.

Bij M&O-beleid is het van belang om vast te stellen dat in de bedrijfsvoering effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel tijdig op te sporen. Daarnaast moet de wet- en regelgeving duidelijk zijn en te handhaven. M&O-beleid draagt bij aan transparantie en consistentie van gemeentelijk beleid. Het maakt ook mogelijk dat afwegingen worden gemaakt welke beheersmaatregelen nodig en doeltreffend zijn, afgezet tegen de inspanningen en de Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

2

opbrengsten. Beheersmaatregelen in het kader van M&O om de betrouwbaarheid van door derden verstrekte gegevens te controleren, gaan soms verder dan reguliere interne controles. De risico-inschatting van M&O identificeert tegelijkertijd zwakke plekken in de administratieve organisatie en interne controle. Deze beleidsnota bevat de kaders voor de reikwijdte, diepgang, risicogebieden en de beheersmaatregelen. Het is noodzakelijk een expliciete en gemotiveerde keuze te maken in hoeverre de M&O-risico’s door (extra) maatregelen dienen te worden afgedekt of kleiner gemaakt. De feitelijke uitwerking kan in de diverse verordeningen, beleidsregels en in de interne beheersing van de organisatie worden opgenomen. Het gaat er hierbij om vast te stellen dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik op te sporen en zo mogelijk te voorkomen. Ook dat de wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Twee aspecten vragen daarbij extra aandacht, te weten: 1. De door de gemeente vast te stellen beleidsnota M&O. Dit betreffen de algemene uitgangspunten en de filosofie van de organisatie met betrekking tot het voorkómen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze zullen leiden tot keuzes door de organisatie.

De uitwerking daarvan in (een mix van) concrete beheersmaatregelen moet geïntegreerd zijn in de administratieve organisatie/interne beheersing van de organisatie. 2. De beleidsnota M&O moet voldoende actueel zijn, gelet op de mogelijkheden en ontwikkelingen die er bestaan bij het misbruik en oneigenlijk gebruik, maar ook in de bestrijding daarvan. De beleidsnota M&O moet voldoende zijn afgestemd op de meest recente wet- en regelgeving en de praktijk. Daarom zal het M&O-beleid indien er aanleiding toe is, steeds actueel gehouden (moeten) worden. Deze beleidsnota heeft raakvlakken met fraude, ondermijning, integriteit en de maatregelen die de gemeente heeft genomen en moet daarom in samenhang worden bezien. Een belangrijk verschil met fraude is dat M&O alleen extern is gericht. 2.3 Uitgangspunten De volgende uitgangspunten liggen ten grondslag aan het M&O-beleid van gemeente Hilvarenbeek: ▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

De gemeente werkt vanuit een basishouding van vertrouwen in een juiste omgang met gemeentelijke regelingen door inwoners en instellingen/bedrijven; Maatregelen die worden getroffen ter bevordering van een juist gebruik van gemeentelijke regelingen zijn proportioneel. Dat wil zeggen dat zij in verhouding moeten staan tot de risico’s die worden gelopen; De betrouwbaarheid van aangeleverde informatie, afgezet tegen het mogelijk optreden van risico's, is bepalend voor de mate van controle en sanctionering; Voorkomen is beter dan genezen. De inzet van beleid en maatregelen is primair gericht op preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen; Van derden ontvangen gegevens worden indien mogelijk gecontroleerd; Na constatering van een overtreding wordt de rechtmatige situatie zo snel mogelijk hersteld en zo nodig bestraft (boete); Het afdelingshoofd waar de betreffende regelingen worden uitgevoerd is verantwoordelijk voor het treffen van M&O beheersmaatregelen; Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

3

▪ ▪

Beheersmaatregelen worden ingezet op basis van een analyse van de risico's en na afweging van de lasten en de baten; Het M&O-beleid wordt op basis van ontwikkelingen in wet- en regelgeving dan wel significante wijziging van processen en beheersmaatregelen geactualiseerd.

2.4 Afbakening Het M&O-beleid is extern gericht, namelijk op de inwoner, instelling of organisatie die via de gemeente gebruik maakt van overheidsregelingen. Interne regelingen vallen niet onder de werking van dit beleid. Interne regelingen worden wat betreft eventueel misbruik of oneigenlijk gebruik onder het gemeentelijke fraude- en integriteitsbeleid geschaard. Het M&O-beleid ziet verder toe op de publiekrechtelijke taakuitoefening van de gemeente. Privaatrechtelijk handelen, zoals de aan- en verkoop en de aan- en verhuur van vastgoed en gronden en het oneigenlijk gebruik van gemeentelijke gronden, vormt geen onderdeel van dit beleid aangezien het geen gemeentelijke regelingen betreft. Er wordt een brede definitie gehanteerd van M&O gevoelige regelingen, namelijk zowel regelingen met directe financiële gevolgen voor derden/belanghebbenden (denk aan subsidies, heffingen/belastingen, uitkeringen), als regelingen die niet directe financiële gevolgen hebben (bijvoorbeeld vergunningen en ontheffingen, identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen). Uit deze laatste regelingen kunnen immers op termijn ook financiële gevolgen voortvloeien voor derden/belanghebbenden.

Hoofdstuk 3. Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 3.1 College Het college vervult een kaderstellende rol door het beleid en de periodieke actualisaties daarvan vast te stellen. Daarbij is het college verantwoordelijk voor het afleggen van een verantwoording van de rechtmatigheid. Hierbij is misbruik en oneigenlijk gebruik één van de criteria van rechtmatigheid en verantwoording hierover zal worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. 3.2 Directie De directie ziet erop toe dat de afdelingsmanagers deze taak oppakken en dat waar nodig risico's tijdig worden besproken. 3.3 Lijnmanagement Rollen en verantwoordelijkheden ten aanzien van het geformuleerde beleid zijn in lijn met de inrichtingsprincipes van de organisatie. De manager van de afdeling waar de betreffende regelingen worden uitgevoerd is verantwoordelijk voor het actueel houden van het specifieke M&O beleid en het treffen van passende M&O beheersmaatregelen voor zijn of haar specifieke risicogebied. Ook legt de afdelingsmanager verantwoording af over de wijze waarop het M&O beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd middels de reguliere planning- en controlcyclus. 3.4 Verbijzonderde interne controle functionaris De verbijzonderde interne controlefunctionaris (hierna VBIC) ziet toe op de gemeentebrede controle.

Vanuit een adviesrol draagt deze bij aan een gedegen M&O beleid binnen de gemeente. Daarbij heeft de VBIC de mogelijkheid d.m.v. verschillende onderzoekstechnieken Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

4

(denk hierbij aan een audit, review, quickscan etc.) een oordeel te geven en te adviseren over de opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie en interne beheersing op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik. In het intern controleplan is aandacht voor het onderwerp M&O. Ook voert de VBIC een gemeentebrede frauderisicoanalyse uit waarbij inzicht gegeven wordt in de beheersmaatregelen die de gemeente heeft ingevoerd om fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik te beperken. 3.5 Accountant en M&O De accountant controleert vanaf de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording de getrouwheid hiervan, dus ook van het M&O-beleid. M&O is één van de criteria vallende onder de verantwoording. Wanneer er gedurende het jaar één of meerdere gevallen van M&O hebben plaatsgevonden, gaat de gemeente eerst over tot terugvordering en correctie. Alleen de gevallen die ongecorrigeerd/niet teruggevorderd zijn en individueel boven de verantwoordingsgrens vallen, zullen opgenomen worden in de rechtmatigheidsverantwoording, inclusief de bedragen die hiermee gemoeid zijn. Dit is conform de Kadernota Rechtmatigheid van de commissie BBV.

Hoofdstuk 4. Beheersmaatregelen Bepaalde regelingen en processen (of onderdelen daarvan) kunnen het risico van M&O met zich meedragen. Dat is in het bijzonder het geval als er sprake is van afhankelijkheid van gegevens die derden aan de gemeente verstrekken. Wettelijke eisen en minimumnormen verbinden aan de meeste regelingen de verplichting om maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik te treffen. Dat zijn maatregelen uit landelijke wetgeving en lokale regelgeving die sowieso worden ingezet. Daarnaast zijn extra beheersmaatregelen denkbaar die het risico van M&O verder terugdringen. Beheersmaatregelen die intern zijn gericht zijn ook relevant. Het gaat dan om zaken zoals functiescheiding, toegangsrechten tot applicaties, regelmatige controle daarvan, het vastleggen van gebeurtenissen in logins, en rapportages over deze maatregelen. We maken hierbij een onderscheid tussen preventieve en repressieve maatregelen (of een mix daarvan). 4.1. Preventieve maatregelen Preventieve maatregelen zijn maatregelen die liggen vóór het moment van beschikken, betalen of ontvangen van een voorziening, vergunning of uitkering. De preventieve maatregelen betreffen regelgeving, voorlichting en controle vooraf.

Regelgeving De ruimte voor M&O van regelingen beperken wij via het vaststellen van heldere en eenduidige regelgeving zoals verordeningen, nadere regels, beleidsregels en richtlijnen van de gemeente. Goede handhaving op regelgeving is een belangrijke beheersmaatregel. Daarbij zijn een aantal aandachtspunten van belang: o o o o o o o

Eenvoud, inzichtelijkheid en begrijpelijkheid; formuleer heldere, eenduidige definities en duidelijke bepalingen; voorkom mogelijke tegenstrijdigheden en overbodige bepalingen; rechten, plichten en voorwaarden zijn opgenomen; probeer de afhankelijkheid van gegevens die afkomstig zijn van derden te verminderen; omschrijf nauwkeurig het doel en de doelgroep van de regeling; repareer regelgeving als blijkt dat oneigenlijk gebruik mogelijk is; Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

5

o o

neem een verwijzing op naar controle- en sanctiebeleid in de regelgeving; ingangsdata en overgangsregels zijn in de regeling opgenomen.

Voorlichting Via voorlichting brengen wij inwoners, bedrijven en instellingen op de hoogte van het bestaan en de inhoud en toepassing van gemeentelijke regelgeving. Voorlichting bevat ook informatie over de consequenties van misbruik en fraude, inclusief mogelijke sancties. Op deze wijze draagt voorlichting bij aan het voorkomen van M&O. Actieve voorlichting over het M&O-beleid via de gemeentesite werkt stimulerend op de naleving van regelgeving. Ook interne voorlichting en communicatie over integriteitbeleid en gedragscodes helpt misbruik en fraude te voorkomen. Controle vooraf Controle in de uitvoering is een middel om te signaleren of er sprake is van M&O. Mogelijke M&O-gevallen nemen wij zo vroegtijdig waar. Controle vooraf van gegevens wordt uitgevoerd tot aan het moment van betaling of verlening van de beschikking en is een preventieve maatregel. Controle vooraf richt zich op het toetsen van gegevens die door belanghebbenden zijn verstrekt. Zo gaan wij na of inwoners, bedrijven of instellingen aan de voorwaarden voldoen van bijvoorbeeld een subsidie of een vergunning. Hierbij geldt het vier-ogen-principe. Controles vooraf hebben een belangrijke "poortwachter functie" en leiden tot het verkleinen van het risico op M&O. De meeste aandacht geven wij aan de regelingen en processtappen waar de risico’s het grootst zijn.

Het uitvoeren van een risicoanalyse is behulpzaam bij de bepaling daarvan en vormt onderdeel van de (verbijzonderde) interne controle. Overigens maken preventieve controles ook onderdeel uit van de reguliere werkprocessen. 4.2. Repressieve maatregelen Repressieve maatregelen zijn maatregelen die wij nemen na het moment van beschikken, betalen of ontvangen. Het gaat hierbij om controle achteraf waarbij wij M&O kunnen vaststellen en de te nemen sanctie. Controle achteraf Controle achteraf wordt uitgevoerd na het uitkeren/innen van bedragen, dan wel verstrekken van een beschikking. Controle achteraf is een repressieve maatregel. In het kader van M&Obeleid richt controle zich op het toetsen van gegevens die door belanghebbenden zijn verstrekt door bijvoorbeeld inspecties, waarnemingen, cijferanalyses, verzoek om inlichtingen en dergelijke. Interne controles vallen hier ook onder. Hierbij wordt periodiek beoordeeld of we conform de interne procedures werken en of transacties getrouw en rechtmatig tot stand zijn gekomen. In de verbijzonderde interne controle (VIC) is expliciet aandacht voor M&O. De invulling van de repressieve controle is afhankelijk van verschillende factoren, zoals aard en omvang van de doelgroep en het mogelijke risico op M&O. Bij M&O-gevoelige regelingen is inzicht in de controleresultaten via adequate vastlegging van de controleresultaten van belang.

De resultaten van de controle leiden zonodig tot aanpassing van het controlebeleid of de regelgeving.

Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

6

Sanctionering Sancties moeten voldoen aan de norm van redelijkheid en billijkheid. Dat wil onder andere zeggen dat de opgelegde sanctie niet te hoog is in relatie tot het vergrijp. Het uitgangspunt is dat we tenminste het behaalde voordeel terugvorderen en indien nodig een boete opleggen. Dat betekent terugvordering van te veel betaalde bedragen, naheffing van ten onrechte gederfde ontvangsten en intrekking van een onterecht verstrekte vergunning. In geval van misbruik doen we aangifte. Van sanctionering gaat een afschrikeffect uit en het draagt bij aan het voorkomen en beperken van misbruik van gemeentelijke regelingen

Hoofdstuk 5. Waarborgen in beleid en uitvoering Voor activiteiten die vatbaar zijn voor M&O geven we hieronder handvatten om in verschillende stadia in processen waarborgen in te richten, ter voorkoming of vermindering van het risico op M&O. Onder andere beleidsmakers, beleidsuitvoerders, juristen, inkopers en adviseurs hanteren dit als richtsnoer bij hun werkzaamheden. We kiezen dus voor een procesmatige benadering. Hierbij wordt een aansluiting gezocht bij de Plan, Do, Check, Act (PDCA) cyclus. Deze cyclus is gericht op continue verbetering. We onderkennen in processen zeven stappen ter voorkoming van M&O, te weten: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Beleidsvoorbereiding Regelgeving Uitvoering VIC Maatregelen en/of sancties Verantwoording Evaluatie/bijsturen Hieronder worden de stappen verder toegelicht.

Beleidsvoorbereiding In de planfase stellen wij beleid op en bereiden wij verordeningen of regelingen voor. Medewerkers moeten zich in dit stadium van beleidsproces al afvragen of er sprake is van een voor M&O gevoelig beleidsterrein. In het zaakregistratiesysteem bouwen wij hier een checklist voor in. Bij het opstellen van de verordeningen en regelingen zorgen wij ervoor dat we de kans op M&O zo klein mogelijk maken. Regelgeving Regelgeving moet dus zo min mogelijk ruimte bieden voor M&O. Dit bereiken wij door heldere definities; een nauwkeurige omschrijving van doel en doelgroep en het opnemen van rechten, plichten en voorwaarden. In de regelgeving nemen wij ook op welke maatregelen en/of sancties worden toegepast bij het vaststellen van M&O. Vervolgens dienen in beschikkingen of bijlagen hierbij altijd (indien van toepassing) de volgende punten te worden vermeld: rechten, plichten, voorwaarden en mogelijke maatregelen of sancties. Een verwijzing naar de verordening en/of regeling mag ook. Uitvoering M&O speelt met name bij de activiteiten waarbij de informatie van derden/belanghebbenden van groot belang is voor het verlenen of vaststellen van uitkeringen, subsidies, vergunningen, heffingen en belastingen. Wij zorgen ervoor dat een medewerker goed nagaat of aan toetsingsvoorwaarden is voldaan. Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

7

De ter toetsing aangeleverde gegevens worden-indien mogelijk- gecontroleerd aan andere bronnen. Deze toetsing wordt ook vastgelegd. Voordat wordt beschikt en/of uitbetaald, controleert een andere medewerker of deze werkzaamheden zichtbaar, volledig en juist zijn uitgevoerd. Op deze wijze worden toereikende controles uitgevoerd op het waarborgen van de getrouwheid en rechtmatigheid. Verbijzonderde interne controle Zoals hierboven beschreven zijn de belangrijkste beheersmaatregelen opgenomen in de dagelijkse uitvoering van het management en monitoring daarvan. In controletermen praten we dan over de eerstelijns control. De IC toetst daarnaast periodiek in de tweede lijn de opzet, het bestaan en de werking van de interne beheersmaatregelen ter voorkoming van M&O. Maatregelen en/of sancties Om te kunnen reageren op geconstateerd M&O, is een toereikend pakket aan maatregelen en sancties vereist dat aansluit op de regelgeving. Als norm hierbij hanteren wij dat minimaal het behaalde voordeel wordt weggenomen. Afhankelijk van de ernst van de situatie, doen ije in voorkomende gevallen aangifte. Door voorlichting over het strikt toepassen van maatregelen en/of sancties bereiken we een preventieve werking.

Hoofdstuk 6: Risicogebieden Het M&O-beleid wordt toegepast bij regelingen waar een risico bestaat op misbruik en oneigenlijk gebruik. Afhankelijk van de misbruikgevoeligheid van een regeling wordt de intensiteit van de inzet van beheersmaatregelen bepaald. In dit hoofdstuk worden de risicogebieden waarop M&O-beleid van toepassing is beschreven. Daarbij wordt de intensiteit van inzet van het M&O-beleid benoemd en onderbouwd. 6.1 Intensiteit M&O beleid Afhankelijk van de mate van een M&O risico worden meer of minder maatregelen genomen binnen de processen, om er voor te zorgen dat de kans op misbruik of oneigenlijk gebruik zo klein mogelijk is. De hoogte van een risico is afhankelijk van de kans dat het zich voordoet en de (financiële) impact die het heeft. Zoals eerder toegelicht werken wij vanuit een basishouding van vertrouwen en zorgen wij ervoor dat het beleid proportioneel is. Daarop worden dan ook mede de te nemen maatregelen gebaseerd en wordt er gekomen tot 3 categorieën: ▪

6.1.1 Cat 1: M&O-beleid met aanvullende beheersmaatregelen

Bij streng M&O-beleid volstaan reguliere maatregelen op het gebied van de administratieve organisatie en interne beheersing niet. Reguliere maatregelen zijn bijvoorbeeld het aanbrengen van functiescheidingen binnen processen. Voor regelingen die vallen onder streng beleid zijn ter bestrijding van het risico van misbruik of oneigenlijk gebruik specifieke en aanvullende (controle)maatregelen noodzakelijk. Enerzijds gaat het om maatregelen in de preventieve en voorwaardenscheppende sfeer, zoals een aanvrager van een voorziening verplichten mee te werken aan het toetsen van aangeleverde gegevens. Anderzijds betreft het maatregelen in de repressieve sfeer, zoals het frequenter uitvoeren van steekproeven en strikter handhaven (IC).

Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

8

▪

6.1.2 Cat 2: M&O-beleid met minimale aanvullende beheersmaatregelen

Er is sprake van gematigd M&O-beleid als enige waakzaamheid bij een regeling geboden is. Gematigd beleid leidt het nemen van aanvullende maatregelen in de preventieve en voorwaardenscheppende sfeer. Een voorbeeld is het (extra) kritisch beoordelen van de onderbouwing van informatie die door een aanvrager is aangeleverd. ▪

6.1.3 Cat 3: M&O-beleid zonder aanvullende beheersmaatregelen

Wanneer sprake is van basis M&O-beleid zijn geen aanvullende maatregelen noodzakelijk ter bestrijding van risico’s inzake misbruik en oneigenlijk gebruik. Een voorwaarde hierbij is dat reguliere maatregelen op het gebied van de administratieve organisatie en interne beheersing toereikend zijn en goed functioneren. Basisbeleid wil vanzelfsprekend niet zeggen dat geen standaard controles op misbruik en oneigenlijk gebruik plaatsvinden. 6.2 Risicovolle processen Regelingen waarbij de informatie van andere partijen bepalend is voor het verlenen en vaststellen van de (hoogte van) uitkeringen, voorzieningen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen zijn gevoelig voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Ook interne processen kunnen M&O-gevoelig zijn. De volgende processen worden aangemerkt als risicogebieden omdat derden een aanmerkelijk (financieel) belang hebben en de gemeente in grote mate afhankelijk is van door die derden verstrekte gegevens. o

6.2.1 Verstrekken voorzieningen Wmo (Cat 1)

Risico: een zorgaanbieder die geen of minder zorg levert dan op de inkoopfactuur is opgenomen. Individuele voorzieningen worden verstrekt in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Hier geldt dat er sprake is van open einde regelingen, het risico van onbetrouwbare gegevensverstrekking en het feit dat de gegevens bepalend zijn voor het toekennen van de gevraagde voorziening. Een streng M&O beleid is hierbij van belang. Voor de wijze waarop hier in het kader van M&O invulling aan wordt gegeven, wordt verwezen naar de opgestelde risicoanalyse op het WMO-proces. o

6.2.2 Vergunningverlening en handhaving (Cat 1)

Risico: verstrekking van een (omgevings)vergunning terwijl dit in strijd is met de interne en externe regelgeving Vergunningverlening en handhaving hebben betrekking op wezenlijke overheidstaken en er spelen vaak grote publieke belangen met mogelijke (financiële en politiek-bestuurlijke) gevolgen. De aanvrager van een vergunning kan gelet op de grote afhankelijkheid van de gemeente bij het al dan niet verkrijgen van een vergunning baat hebben bij het verstrekken van onjuiste informatie. Een streng M&O beleid is hierbij van belang. Voor de wijze waarop hier in het kader van M&O invulling aan wordt gegeven, wordt verwezen naar de opgestelde risicoanalyse op de vergunningverlening.

Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

9

o

6.2.3 Verstrekken uitkeringen (Cat 1)

Risico: verstrekking van een uitkering aan een cliënt die hier geheel of gedeeltelijk geen recht op heeft Bij het verstrekken van uitkeringen gaat het met name om inkomensoverdrachten in het kader van werk en inkomen (Participatiewet, Besluit bijstandverlening zelfstandigen, bijzonder bijstand, minima-regelingen en schulddienstverlening). Het gaat hier om openeinderegelingen waarbij de aanvrager die aan bepaalde voorwaarden voldoet een uitkering of dienstverlening ontvangt. Bij deze aanvragen zijn sterke persoonlijke belangen gemoeid. Dit verhoogt het risico op onbetrouwbare gegevensverstrekking. Echter, de afhankelijkheid van de gegevensverstrekking is hoog, deze is namelijk bepalend voor het vaststellen van het recht, de hoogte en duur van de inkomensoverdracht. Een streng M&O beleid is hierbij van belang. Voor de wijze waarop hier in het kader van M&O invulling aan wordt gegeven, wordt verwezen naar de opgestelde risicoanalyse op de uitkeringen. o

6.2.4 Verstrekken subsidies (Cat 2)

Risico: subsidieontvanger krijgt geld waar geheel of gedeeltelijk geen recht op is en/of waarvoor de afgesproken prestaties geheel of gedeeltelijk niet zijn geleverd. Met subsidieverstrekking is een aanmerkelijk financieel belang gemoeid. Ook hier is de gemeente afhankelijk van de betrouwbaarheid van gegevens die door instellingen worden verstrekt. Ten aanzien van met name de grotere gesubsidieerde instellingen worden er diverse (tussentijdse) controles toegepast en is een accountantsverklaring een vereiste. Met dit samenstel van maatregelen wordt goed inzicht verkregen in het reilen en zeilen van de instelling. Daarnaast is er bij de grote instellingen regelmatig overleg (ambtelijk en vaak ook bestuurlijk) waarin belangrijke onderwerpen ter sprake komen. Het M&O-beleid kan dan ook beperkt zijn tot het treffen van enkele aanvullende maatregelen, waardoor een gematigd beleid volstaat. Voor de wijze waarop hier in het kader van M&O invulling aan wordt gegeven, wordt verwezen naar de opgestelde risicoanalyse op de subsidieverstrekkingen en subsidievaststellingen. o

6.2.5 Inkopen en aanbestedingen (Cat 2)

Risico: - bestelling van een zaak door medewerker voor eigen gebruik voor rekening van de gemeente. - bestelling voor een te hoge prijs door medewerker bij een voor hem/ haar bekende partij Met inkoop en aanbesteding kan een aanmerkelijk financieel belang gemoeid zijn en de wet- en regelgeving rondom aanbestedingen is complex. De gemeente is hierbij deels afhankelijk van de betrouwbaarheid van gegevens die door derden worden verstrekt. Wet- en regelgeving, alsmede gemeentelijke inkoopbeleid bevatten de nodige waarborgen op het gebied van M&O. Interne budget- en functiescheidingen zijn van toepassing. Aanvullende M&O-maatregelen kunnen zich beperken tot extra controles van aangeleverde gegevens. Voor de wijze waarop hier in het kader van M&O invulling aan wordt gegeven, wordt verwezen naar de opgestelde risicoanalyse op de inkopen en aanbestedingen. o

6.2.6 Integriteit van relaties (Cat 2)

Risico: medewerker/ bestuurder gunt iets aan derden om er zelf (privé) beter van te worden. Integriteit van medewerkers en bestuurders in de omgang met externe relaties vormt, naast dat dit een intern frauderisico met zich meebrengt, ook een M&O-risico. Immers, interne Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

10

onbetrouwbaarheid/onverschilligheid kan misbruik en oneigenlijk gebruik in de hand werken, bijvoorbeeld bij een samenwerking tussen medewerker/bestuurders en externe relaties of wanneer vereiste controles om M&O te voorkomen/detecteren niet worden uitgevoerd. Preventieve maatregelen in de zin van integriteitbeleid en gedragscodes zijn reeds van kracht. Aanvullende M&O-maatregelen kunnen zich beperken tot extra controles bij het aangaan van contracten (juiste autorisatieflow, beoordeling prijs/kwaliteit score bij gedane aanbestedingen in relatie tot gekozen partij etc). o

6.2.7 Belastinginkomsten (Cat 2)

Risico: - ondernemers dragen bewust te weinig verblijfsbelasting af. - kwijtschelding aan een cliënt/oninbaar verklaren vordering van een burger die hier geheel of gedeeltelijk geen recht op heef Heffing en invordering van belastingen vindt plaats op basis van objectieve gegevens die bijvoorbeeld worden verkregen via het bevolkingsregister, het kadaster en taxateurs. Functiescheiding als interne maatregel vormt een waarborg voor M&O. Bepaalde belastingen zijn wel afhankelijk van gegevensverstrekking door belanghebbenden (toeristenbelasting). Ook de procedure van kwijtschelding is risicogevoelig, omdat deze bij automatische verlening sterk afhankelijk is van de juistheid van inkomensregelingen. Hier zijn aanvullende M&O maatregelen nodig en daarmee een gematigd M&O-beleid. Voor de wijze waarop hier in het kader van M&O invulling aan wordt gegeven, wordt verwezen naar de opgestelde risicoanalyse op de belastinginkomsten. o

6.2.8 Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen (Cat 3)

Risico: ontvreemden van reis- en/of waarde documenten. Bij de verstrekking van identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen maakt de gemeente gebruik van de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). Deze gegevens in het BRP moeten juist zijn, mede om misbruik en oneigenlijk gebruik van genoemde documenten te voorkomen. Binnen het BRP zitten diverse (systeemgerelateerde) controleslagen waarmee de getrouwheid van deze gegevens gewaarborgd worden. Een gering M&O beleid is hierbij van toepassing. o

6.2.9 Salarissen (Cat 2)

Risico: opvoeren fictieve medewerker, opvoeren hoger salaris, onjuiste declaratie etcetera. De salarislasten van de medewerkers van de gemeente zijn materieel in omvang. Het is denkbaar dat er bij bijvoorbeeld voor indiensttreding sprake kan zijn van misbruik of oneigenlijk gebruik. Belangrijke onderdelen bij dit proces zijn het verkrijgen van een kopie ID en een Verklaring omtrent gedrag (VOG) van een indiensttreder. Het aantal documenten is beperkt. De controle op deze documenten is een standaard onderdeel in het proces. Een gematigd M&O beleid is hierbij van belang. Voor de wijze waarop hier in het kader van M&O invulling aan wordt gegeven, wordt verwezen naar de opgestelde risicoanalyse op de salarissen. 6.3 Privacy en gegevensbeveiliging Misbruik en oneigenlijk gebruik heeft niet alleen betrekking op misbruik van middelen. Het kan ook gaan om misbruik van data. Dit kan inbreuk op privacy betreffen met identiteitsfraude als meest vergaande vorm. Het kan gaan om het lekken van vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens. Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

11

o

6.3.1 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Om persoonsgegevens van de inwoners binnen Europa beter te beschermen, is de Europese privacywet van toepassing, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, geboortedatum, BSN, medische informatie en geloofsovertuiging. De AVG legt vast dat persoonsgegevens alleen verzameld en bewaard mogen worden als daar een wettelijke grondslag voor is en zo lang dat strikt noodzakelijk is. De gemeente houdt een register bij met een beschrijving van alle processen en de persoonsgegevens die daarin verwerkt worden. Als andere organisaties persoonsgegevens verwerken in opdracht van de gemeente worden hierover afspraken gemaakt en vastgelegd in een verwerkersovereenkomst. o

6.3.2 Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO)

Informatiebeveiliging is de verzamelnaam voor de processen die ingericht worden om de betrouwbaarheid van gemeentelijke processen, de gebruikte informatiesystemen en de daarin opgeslagen gegevens te beschermen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik. Hierbij is de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) het belangrijkste kader. Vanaf 1 januari 2020 is deze van kracht. Hiermee ontstaat één gezamenlijk normenkader voor informatiebeveiliging binnen de gehele overheid, gebaseerd op de internationaal erkende en actuele ISO-normatiek. De uitwerking van dit kader is vastgelegd in het gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid.

Hoofdstuk 7. Verantwoording Om inzicht te krijgen in de wijze waarop het M&O beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd, wordt regelmatig verantwoording afgelegd. Dit wordt gerealiseerd door aan te sluiten bij de reguliere Planning- en Controlcyclus. In het kader van de verantwoording worden in ieder geval de volgende stappen ondernomen: ✓ in de jaarrekening wordt door het College een rechtmatigheidsverantwoording opgenomen te worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Eén van de criteria ten grondslag aan deze verantwoording is het M&O criterium. In deze verantwoording wordt verklaard of er rechtmatig is gehandeld. Indien dit niet het geval is dienen onrechtmatigheden (inclusief de situaties waarin sprake van misbruik en oneigenlijk gebruik) hierin genoemd te worden; ✓ bij het verrichten van verbijzonderde interne controles door de VBIC wordt aandacht besteed aan het M&O beleid; ✓ bij het opstellen van procesbeschrijvingen, in het kader van de administratieve organisatie, wordt rekening gehouden met M&O-gevoelige aspecten.

Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Hilvarenbeek

12