09 Vaststelling kadernota M&O 2024 (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 1027186

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in college op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 13 maart 2025 : 21 januari 2025 : Auditcommissie op 6 januari 2025 :9 : Planning en control : Vaststelling kadernota Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O)

Voorstel De kadernota Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) 2024 vaststellen. Inleiding De publieke taakuitoefening van de gemeente gaat gepaard met het uitkeren van gelden, bijvoorbeeld in het kader van subsidieverstrekking, werk en inkomen en maatschappelijke ondersteuning alsmede met het innen daarvan zoals bij de belastingheffing. Er kunnen hierbij situaties voorkomen waarbij sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Denk hierbij aan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de gemeente te betalen. Om dergelijke misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen en bestrijden zijn in de kadernota M&O 2024 de belangrijkste uitgangspunten beschreven. In deze nota wordt uitgelegd wat verstaan wordt onder M&O, welke risicogebieden wij zien en hoe het M&O-beleid in de bedrijfsvoering vorm gegeven dient te worden. De uitwerking van het M&O-beleid ligt vast in regelingen, werkprocessen en -instructies, interne controle en dergelijke en maakt derhalve geen onderdeel uit van deze nota. Een overkoepelend gemeentelijk beleid dat voorziet in het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O beleid) was binnen de gemeente nog niet voorhanden.

In de kadernota Rechtmatigheid 2024 adviseert de commissie BBV om een kadernota M&O op te stellen. De accountant heeft – in de Management Letter van 2023 - ook eerder al opgemerkt dat dit beleid binnen de gemeente Hilvarenbeek ontbrak. Zeker nu het college zelf verantwoording aflegt over de financiële rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties, waar M&O een onderdeel van vormt, is het belangrijk om regels te hebben voor het terugdringen respectievelijk bestrijden ervan. Door middel van het opstellen van de kadernota M&O 2024 wordt gehoor gegeven aan het eerder gegeven advies. Het M&O beleid is extern gericht, namelijk op de inwoner, instelling of organisatie die via de gemeente Hilvarenbeek gebruik maakt van overheidsregelingen.

1

Raad van 13 maart 2025, nr. 9

Argumenten 1.1 Het M&O beleid is één van de drie criteria van de rechtmatigheidsverantwoording en schetst een kader voor de gemeente om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen dan wel te bestrijden De kadernota M&O is opgesteld om de belangrijkste uitgangspunten bij de voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen vast te leggen. De kadernota M&O biedt een kader voor controle en sancties, benoemt welke risicogebieden er zijn en hoe M&O beleid in de bedrijfsvoering kan worden vorm gegeven door middel van het treffen van beheersmaatregelen. 1.2 Opstellen van een M&O beleid is in lijn met het advies van de commissie BBV en externe accountant Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen. In de kadernota Rechtmatigheid 2024 adviseert de commissie BBV om hiervoor een kadernota M&O op te stellen. Ook onze externe accountant Baker Tilly heeft dit geadviseerd in haar managementletter bij boekjaar 2023. Door middel van het opstellen van de kadernota M&O 2024 wordt gehoor gegeven aan het eerder gegeven advies.

Kanttekeningen Niet van toepassing Samenwerking Niet van toepassing Financiën Niet van toepassing Communicatie De kadernota Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) 2024 delen wij met de externe accountant ten behoeve van de jaarrekeningcontrole. Over de vaststelling van de kadernota wordt extern gecommuniceerd. Uitvoering Om inzicht te krijgen in de wijze waarop het M&O beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd, moet verantwoording worden afgelegd. Dit wordt gerealiseerd door aan te sluiten bij de reguliere planning- en controlcyclus (waaronder de interne controle) van de gemeente. Uitkomsten en bevindingen van de interne controles worden vastgelegd in een rapportage en besproken met het MT. Daarnaast wordt de inhoud en uitvoering van het M&O beleid middels diverse vergadersessies periodiek onder de aandacht gebracht bij het MT. In het kader van de verantwoording wordt verantwoordingsinformatie over het M&O beleid opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening. Burgemeester en wethouders van Hilvarenbeek

Burgemeester Evert Weys

secretaris Frank Jansen

2

Raad van 13 maart 2025, nr. 9

Presidium Het presidium heeft op 20 januari 2025 besloten om dit voorstel als rechtstreeks als hamerstuk op de voorlopige agenda van de raadsvergadering van 13 maart 2025 te plaatsen. De griffier, Maarten Janus

Eindvoorstel Het college handhaaft het voorstel zoals genoemd in de paragraaf “Voorstel”. Burgemeester en Wethouders van Hilvarenbeek, secretaris, Frank Jansen

burgemeester, Evert Weys

Bijlagen (digitaal in raadsinformatiesysteem) 1. Kadernota Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) 2024

3