08 Jaarverslag 2023, 2e begrotingswijziging 2024, ontwerpbegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 OMWB (6 advies PC panel ontwerpbegroting 2025)

Het P&C-panel van de OMWB geeft een onafhankelijk advies over P&C-gerelateerde voorstellen die door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur worden aangeboden. Het panel deelt deze voorstellen met vertegenwoordigers van de OMWB (zoals directeur bedrijfsvoering) voordat een advies wordt verspreid. De adviezen van het P&C-panel worden uitgebracht aan het Ambtelijk Overleg (de VTH-managers van de deelnemers) en aan de P&C-adviseurs van de deelnemers. De adviezen van het P&C-panel maken, via het Ambtelijk Overleg (als ambtelijk voorportaal voor het Algemeen Bestuur), onderdeel uit van de “brede” ambtelijke advisering aan het Algemeen Bestuur. Het staat deelnemers vrij om de uitgebrachte adviezen al dan niet op te volgen. De adviezen worden tevens verstrekt aan de genoemde ambtelijke functionarissen van de OMWB. Het P&C-panel bestaat uit financieel adviseurs van de gemeenten Tilburg, Moerdijk, Breda en de provincie Noord-Brabant. Vergaderdatum Algemeen Bestuur:

11-9-2024 (besluitvorming begroting)

Datum uitgebracht advies:

16-4-2024

Het P&C-panel heeft zich gebogen over stand van zaken van de jaarrekening, de tweede begrotingswijzing 2024 en de ontwerpbegroting 2025. Reflecties zijn aangegeven met een bullet, adviezen met een pijltje. Noot: het P&C-panel heeft de DB-stukken gezien en beoordeeld. N.a.v. het DB zijn op onderdelen aanpassingen gemaakt. Die versie hebben we niet gezien / besproken. Jaarrekening 2023 Accountant is nog niet helemaal klaar met zijn werk en een hiaat in de regelgeving hindert de controle ook – en dus de accountantsverklaring. De jaarrekening komt dus later. Het resultaat zal circa € 1,5 miljoen zijn (na mutaties reserves). Er komt een extra AB vergadering op juni (in plaats van de DB-vergadering op 27 juni) en voorafgaand komt een extra DB vergadering. Tweede begrotingswijziging 2024 In september is door het AB de begroting 2024 vastgesteld. In februari volgde de 1e begrotingswijziging 2024. Deze begrotingswijziging leidde niet tot een ander verwacht financieel resultaat, maar er was sprake van een herschikking van budgetten. Deze 2e begrotingswijziging is een gevolg van de huidige (prijs)ontwikkelingen, vastgestelde werkprogramma’s en actuele inzichten vanuit de jaarrekening 2023 en begroting 2025. Net als in de 1e begrotingswijzing is deze budgetneutraal. Ofwel: er is sprake van een herschikking van baten en lasten, maar het resultaat wordt er niet door beïnvloed.

De OMWB verwacht dus nog steeds een resultaat van € 0. De lasten in de 2e begrotingswijziging zijn: • € 448k lager in het primaire proces. Het effect van lagere personeelskosten is € 1,4 miljoen. De kosten van vast personeel zijn hoger, maar er is sprake van minder inhuur; per saldo is dit voordelig. Tevens is een algemene post van het besparingsproject ‘Van Goed naar Beter’ van € 878k toegedeeld naar specifieke begrotingsposten; dit zijn m.n. personeelskosten. Dus het is vooral een verschuiving van personeelsgerelateerde budgetten met als uitkomst een voordeel van € 448k. 1

• € 957k hoger bij de bedrijfsvoering. Dit betreft € 0,6 miljoen aan hogere personeelskosten en € 0,3 miljoen huisvesting & organisatie. Onderdeel van de laatste post is € 0,4 miljoen aan extra automatiseringskosten (de daadwerkelijke indexering blijkt hoger dan geraamd). Daarnaast zijn de baten € 510k hoger; dit betreft hoofdzakelijk een specifieke uitkering van het Rijk. Per saldo is de begrotingswijziging dus budgetneutraal. Advies P&C-panel  Wij adviseren extra structurele uitgaven aan personeel beter toe te lichten en te onderbouwen. Toelichting: In deze begrotingswijziging gaat het om 3,6 fte (€ 372.000) aan nieuwe functies. Dit betreft 1,6 fte om te kunnen voldoen aan privacy en informatiebeveiliging (€ 111.000) en 2 fte (€ 261.000) voor het automatiseren van bepaalde menselijke taken (RPA)1.  Wij adviseren duidelijk te maken dat er een realistisch besparingspotentieel bestaat; dat is immers een belangrijk argument ten faveure van deze uitgaven. Toelichting: Tijdens het overleg met het P&C-panel blijkt er een business case te zijn gemaakt van bepaalde functie die deze investeringen rechtvaardigen. Er lijkt voldoende informatie voorhanden die ook bestuurlijk gedeeld kan worden. Het is aannemelijk dat deze extra uitgaven ook leiden tot besparingsmogelijkheden in de toekomst; anders zijn die uitgaven mogelijk niet zinvol.

 We willen benadrukken dat dit soort structurele (personeels)uitgaven horen in de cyclus van de kadernota en begroting. Het op deze wijze (dus via een tussentijdse begrotingswijziging) verwerken van deze personeelsuitbreiding moet een uitzonderlijke dringende noodzaak rechtvaardigen, én daar moet ook blijk van worden gegeven.  Wij adviseren om (beter) duidelijk te maken hoe indexering in de begroting(swijziging) zich verhoudt tot de CAO-ontwikkelingen Toelichting: op basis van de in december vastgestelde verordening zijn cijfers uit de Macro Economische Verkenning leidend voor de indexering, en niet de nieuwe CAO-indexering. In dit geval zijn de verschillen echter marginaal. Dat neemt niet wel dat het wenselijk is om die verschillen inzichtelijk te maken en hoe hiermee wordt omgegaan.

1

Zie blz. 6 van de begrotingswijziging 2

Ontwerpbegroting 2025 OMWB Na de kaderbrief 2025 – waarin de uitgangspunten voor de ontwerpbegroting 2025 werden geschetst – ligt nu de ontwerpbegroting voor. Na de zienswijzeprocedure komt de begroting terug in het DB waarna het AB tenslotte de begroting vaststelt. Hier hoort ook een reactienota bij, waarbij de omgevingsdienst reageert op de binnengekomen zienswijzen op de ontwerpbegroting. Terugblik kaderbrief als basis voor de ontwerpbegroting: De kaderbrief ging uit van het volgende begrote uurtarief2:

De impact van de voorstellen uit de kaderbrief (allen bedrijfsvoering) betroffen: Onderwerp

Functie / Kostenpost

Fte

Versterking VTH-stelsel

Strategisch adviseur

0,5

Financiële impact € 75.000

Datagedreven werken Datagedreven werken

Business information architect BI Engineer

1,0 1,0

€ 120.000 € 100.000

Structureel Structureel

Geografisch informatiesysteem/ datagedreven werken GIS/GEO

GIS/GEO

2,5

€ 250.000

Structureel

Licentiekosten

€ 100.000

Structureel

Investering huisvestingsconcept Werkprogramma algemeen Totaal

Afschrijvingslast

€ 200.000

10 jaar

Maatregelen beheersing span of control

€ 300.000

Structureel

5,0

Structureel / incidenteel Structureel

€ 1.145.000

Het effect op het tarief van deze extra uitgaven is € 3,37. Het financiële panel adviseerde een goede toelichting van de noodzaak én onderbouwing voor deze voorgenomen uitgaven te doen. Wij adviseren dit in de ontwerpbegroting 2025 beter aan te tonen en toe te lichten dan in de kaderbrief het geval was.

2 De indexering is gebaseerd op de M.E.V. uit de septembercirculaire van 19 september 2023. In de 2e Begrotingswij-

ziging 2024 is conform de Financiële Verordening een indexatie van 6,7% gehanteerd en voor 2025 5,8 voor de kosten lonen & salarissen. 3

De ontwerpbegroting 2025 OMWB: - De voorstellen uit de kaderbrief zijn helemaal overgenomen in de ontwerpbegroting. - Het gemiddelde begrote uurtarief komt uit op € 117,90. Dat is € 1,05 hoger dan aangekondigd in de kaderbrief. Het verschil wordt veroorzaakt door een correctie op extra verlof; dat blijkt abusievelijk niet meegenomen in de kaderbrief. Hiermee komt de tariefstijging ten opzichte van 2024 op 8,4%. - Het genormeerde ziekteverzuim wordt van 5,5% verlaagd naar 5%. (het positieve effect op de gemiddelde declarabiliteit bedraagt ruim 9 uur p.p.) - De gemiddelde declarabiliteit is verlaagd naar 1.295 uren p.p. (2024: 1.300) - De totale verwachte omvang van het werkpakket groeit en komt uit op 392.000 uren (begroting 2024: 366.000). Dit is een stijging van ruim 7%. Het kosteneffectiviteitsonderzoek ‘Van Goed naar Beter’ is in 2024 afgerond. Om deze besparing te kunnen borgen is structureel € 200.000 in de begroting opgenomen. Achtergrondinformatie: in 2022 begon de OMWB met het besparing- en verbeteringsprogramma ‘Van Goed naar Beter’. Voorafgaand was een kostenbesparingsonderzoek geweest waarin potentiële besparingen in kaart werden gebracht. Dit leidde tot een uitvoeringstraject met diverse deelprojecten die duurt t/m 2024. Het doel om cumulatief € 1,7 miljoen aan besparingen te realiseren is bereikt binnen de afgesproken kaders.

Besparingen zitten vooral in verbeteren informatievoorziening, processtroomlijning en automatisering. 2024 richt zich op het borgen van de verbeteringen. De belangrijkste risico’s zijn volgens de OMWB de invoering van de Omgevingswet, problematiek in de arbeidsmarkt, transitie mensen en systeem en verzuim. Daarnaast is er een risico in het kunnen halen van de maatregelen van het onderzoek naar kosteneffectiviteit. De totale gewogen risico’s worden becijferd op € 2,2 miljoen. De algemene reserve bedraagt € 2,1 miljoen. De weerstandsratio is daarmee 0,95. De algemene reserve is idealiter voldoende in omvang om de gewogen risico’s te kunnen opvangen. Naar verwachting kan de reserve worden aangesterkt, omdat het jaarrekeningresultaat uit 2023 voldoende is. Noot: voor het Interbestuurlijk Programma versterking VTH-stelstel is opgenomen 0,5 fte (€ 75.000) en een deel van de extra kosten datagedreven werken (€ 220.000; niet vermeld is welk deel daarop betrekking heeft) zoals aangekondigd is in de kaderbrief. Op eventuele aanvullende uitgaven in het kader van het IBP wordt niet vooruitgelopen. Opleidingskosten van de OMWB worden niet zichtbaar gemaakt in de begroting; dit is nu ondergebracht in ‘overige personeelskosten’. Dit is één van de robuustheidsindicatoren uit het interbestuurlijke programma.

4

Reflectie en adviezen van het P&C panel: o

De tariefstijging van de OMWB van 8,4% is significant. Het gaat om geld van deelnemers en belastingbetalers. De stijgingen werken ook door in hun leges en belastingen. De omgevingsdienst moet over voldoende geld beschikken, maar ook niet meer dan nodig is.  Het P&C-panel adviseert een toelichting bij de begroting op te nemen hoe de stijging 8,4% tot stand gekomen is; daarbij in het bijzonder de indexering.

o

De OMWB gaat uit van een significante volumegroei van ruim 7%. Meer omzet en een budgetneutrale begroting leidt er ook toe dat de begrote kosten navenant stijgen, waaronder de kosten van alle maatregelen uit de kaderbrief (ruim € 1,1 miljoen). Of die kosten ook (in diezelfde mate) stijgen, is maar de vraag.  Het P&C-panel adviseert goed te kijken naar het realisme en de onderbouwing van de omzet én de bijbehorende onderliggende kosten, maar ook de noodzaak, de bestuurlijke keuzemogelijkheden en de gevolgen van keuzes duidelijk te maken.

o

Het uurtarief stijgt nog eens met € 1,05 n.a.v. een extra verlofdag uit de CAO ten opzichte van wat de OMWB in de kadernota heeft opgenomen.  Wij adviseren om dit te onderbouwen.

o

Het ziekteverlofpercentage wordt verlaagd van 5,5% in 2024 naar 5% in 2025. Dit zou normaliter een positief effect op de declarabiliteit van ruim 9 uur p.p tot gevolg moeten hebben. Dit voordeel wordt echter helemaal gebracht naar niet-declarabele uren (o.a. overleg, opleiding). In de begroting 2024 was dit geraamd op 195 uren p.p., terwijl dat in de begroting 2025 is opgehoogd naar 204 uren. In de voorliggende begroting 2025 wordt dit helemaal niet benoemd.  Geef aan wat er gebeurd is met het positieve effect van de verlaging ziekteverzuimnorm (namelijk: dat is verschoven naar overig indirect productief) en leg uit waarom hiervoor gekozen is. o

Overigens is de vraag waarom de OMWB het ziekteverzuimpercentage naar beneden bijstelt van 5,5% naar 5,0%. Het verzuimpercentage werd in de begroting 2024 nog opgehoogd van 4,5% naar 5,5%. Het verzuimpercentage in 2023 is 5,5%. In de risicoparagraaf wordt een verzuimpercentage van 6% in 2024 reëel geacht.

o

Het jaarrekeningresultaat 2023 en de bijbehorende cijfers zijn ons nog niet precies definitief, maar er wordt een resultaat gerealiseerd van circa € 1,5 miljoen (na mutaties reserves). De budgettaire ruimte is via de 2e begrotingswijziging 2023 significant verkleind  Wij adviseren desalniettemin de jaarrekening te gebruiken om te onderzoeken in hoeverre er nog ruimte er zit in de begroting die in de begroting 2025 verwerkt kan worden.

o

In tegenstelling tot voorafgaande jaren begroot de OMWB rente inkomsten; in 2025 € 250k. Dit geeft budgettaire ruimte, dat normaliter de tariefontwikkeling drukt. Dit komt in de tariefontwikkeling van de OMWB niet tot uitdrukking. Dit komt omdat de OMWB dit met de 2e begrotingswijziging heeft ingezet om structurele extra (personeels)kosten te kunnen opvangen. 

We adviseren om kosten n.a.v. het Interbestuurlijke Programma om de robuustheid van omgevingsdiensten te vergroten transparant te maken. Daarbij is tevens het verzoek om opleidingskosten expliciet zichtbaar te maken; dit is één van de robuustheidsindicatoren uit het interbestuurlijke programma. 5

Conclusie o De stijging in het uurtarief is significant. Het P&C-panel heeft op basis van de ontwerpbegroting bedenkingen bij het realisme van bepaalde onderdelen hiervan én in hoeverre de beoogde uurtariefstijging ook écht nodig is. 

Het P&C panel vindt het daarom wenselijk dat de OMWB e.e.a. beter onderbouwt, toelicht en ook bestuurlijke keuzes hierin aangeeft.

Tenslotte: o Deelnemers betalen jaarlijks een totaalbedrag van het werkprogramma dat het gevolg is van prijs (uurtarief dus) x hoeveelheid (omvang werkprogramma).  Als er vragen zijn over de omvang van dat werkprogramma en specifieke beprijzing daarvan voor een specifieke deelnemer, dan adviseren we om hierover in overleg te gaan met de OMWB. Er kunnen hier diverse oorzaken aan ten grondslag liggen, bijvoorbeeld n.a.v. de Omgevingswet of projecten. We merken dat hier ook behoefte is om onderscheid te maken tussen structurele en incidentele (extra) bijdragen per deelnemer.

6