08 instellen auditcommissie (1 raadsvoorstel)

Zaaknummer: 63220

gemeente Hilvarenbeek

Voorstel aan de raad In de vergadering van Behandeld in auditcomité op Behandeld in commissie(s) Agendapunt Beleidsveld Onderwerp

: 29 april 2021 : 6 april 2021 : n.v.t. :8 : Bestuur : Instellen auditcommissie

Voorstel 1. De verordening op de auditcommissie gemeente Hilvarenbeek 2021 vast te stellen; 2. De Controleverordening gemeente Hilvarenbeek 2003, vastgesteld op 27 november 2003 en gewijzigd op 5 juni 2014 als volgt te wijzigen: Artikel 4 lid 3 komt te luiden: Ter bevordering van een efficiënte en doelmatige accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie. Daarbij wordt het bepaalde in de Verordening op de auditcommissie gemeente Hilvarenbeek 2021 in acht genomen. 3. Aan te wijzen als leden van de auditcommissie:  Tycho Holleman  Rob Elberts  Cathy Noordergraaf  Silvia Bloemsma  Rian van de Schoot Inleiding Door de wijziging van de controleverordening op 5 juni 2014 werd het auditcomité in het leven geroepen. De laatste jaren kwam dit comité alleen bijeen om te spreken over de controle van de jaarrekening door de accountant en de managementletter van de accountant. Bij de behandeling van de begroting 2021 in de raadsvergadering van 12 november 2020 hebben de meeste fracties aangegeven werk te willen maken van de inrichting van een auditcommissie. De burgemeester heeft de toezegging gedaan om daar mee aan de slag te gaan. Gelijktijdig met stappen die worden gezet om te komen tot een auditcommissie blijft het auditcomité functioneren. De fractie van LEV sluit daarbij aan omdat zij niet in het auditcomité is vertegenwoordigd.

Op deze manier blijven alle fracties aangehaakt. Het auditcomité kwam op 11 januari 2021 voor het eerst samen om van gedachten te wisselen over de doorontwikkeling van het auditcomité naar een auditcommissie. In zijn vergadering op 29 maart 2021 is daar verder over gesproken. Hierbij is gekeken naar de huidige taken van het auditcomité, hoe vergelijkbare gemeenten omgaan met een auditcommissie en hoe dat in de andere GHO-gemeenten is geregeld. Daarbij geldt dat de auditcommissie een apolitieke commissie is. De leden zijn een afvaardiging van de raad als geheel. Daaruit kwam het volgende naar voren:

1

Raad van 29 april 2021, nr. 8

   



Er bestaat brede steun om alle fracties een afvaarding in de auditcommissie te laten hebben. Enige affiniteit en expertise ten aanzien van de taken van de auditcommissie is van belang. In de auditcommissie moet in vertrouwen kunnen worden gesproken over concept-stukken. Informatie kan met de achterban / fractie worden gedeeld tenzij de auditcommissie anders bepaald. Er wordt in de auditcommissie geen politiek standpunt ingenomen. De auditcommissie hoeft niet in de reguliere lijn van de vergadercyclus gezet te worden, maar kan worden ingepland rondom de P&C-cylus en generieke kwaliteitsverbetering van de financiële paragraaf van raadsvoorstellen. De auditcommissie heeft de mogelijkheid om te adviseren over de financiële impact van grote projecten. Er wordt nu geen definitie van het begrip “groot project” bepaald. Dit kan later op voorstel van de auditcommissie door de raad worden gedaan. Gezien de tijdsbesteding die dit vraagt in relatie tot de omvang van de auditcommissie kan op dit onderdeel eerst worden gestart met een pilot. Een gefaseerde invoering van deze taak heeft de voorkeur.

De auditcommissie heeft een rol / taak bij: o bij de wijziging van de financiële verordening, het controleprotocol en de controleverordening, o In de verbetering van het bestuurlijk-financieel inzicht, o ten aanzien van de kwaliteitswaarborging van de P&C-stukken, o ten aanzien van de verbetering van de financiële paragraaf in raadsvoorstellen, o als contactorgaan tussen raad en accountant, o getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening, o ten aanzien van het toezicht op de financiële bedrijfsvoering. De managementletter van de accountant kan daarbij als basis dienen.

Deze onderwerpen zijn verwerkt in bijgevoegde verordening. Wat betreft opzet van deze verordening is zoveel mogelijk aangesloten bij het Reglement van Orde raadscommissies 2021. Op deze manier krijgen alle nieuwe verordeningen en reglementen van de raad en zijn commissies op den duur dezelfde eenduidige systematiek. Argumenten 1. Het instellen van een auditcommissie draagt bij aan een beter financieel inzicht van de raad en de verbetering van de kwaliteit van financiële paragrafen. Het instellen van een auditcommissie komt uit de gedachte van de raad. Met het instellen daarvan wordt werk gemaakt om de raad onder ander beter inzicht te geven in de gemeentelijke financiën. Niet zoals nu het geval is enkel bij de jaarrekening, maar ook bijvoorbeeld ten aanzien van de andere P&C-documenten, de financiële paragraaf in raadsvoorstellen, de financiële impact van grote projecten en de financiële bedrijfsvoering. 2. Voor het goed functioneren van de auditcommissie is een verordening nodig. De raad kan op grond van artikel 82 van de Gemeentewet commissies instellen. Om die ook goed te kunnen laten functioneren (inclusief het vastleggen van de doelen en taken) is ook een verordening nodig. 3. Om het auditcomité op te heffen is een aanpassing van de controleverordening nodig.

Om te voorkomen dat zowel een auditcomité als auditcommissie (met deels dezelfde taken) bestaat, is het nodig om het auditcomité ook in formele zin op te heffen. Dat kan door de controleverordening te wijzigen. Kanttekeningen 1. Het bredere takenpakket van de auditcommissie vraagt van de leden meer tijdsbesteding aan het raads- en commissiewerk. Het auditcomité vroeg een beperkte tijdsinvestering van zijn leden. Gemiddeld vergaderde het auditcomité de laatste jaren eenmaal per jaar. Door het bredere takenpakket wordt er 2

Raad van 29 april 2021, nr. 8

een grotere tijdsinvestering gevraagd. Op dit moment is nog niet aan te geven hoeveel tijd dat precies zal zijn. Dat is immers mede afhankelijk van hoe intensief de auditcommissie zijn taken vervuld en hoeveel adviezen worden uitgebracht over de financiële impact van grote projecten. 2. Het begrip “groot project” moet nog nader worden gedefinieerd. Het begrip “ groot project” is niet in de verordening gedefinieerd. Door dit niet in de verordening op te nemen wordt voorkomen dat als gevolg van nieuwe inzichten de verordening moet worden aangepast. Uiteraard moet dit begrip wel worden vastgelegd om goed invulling te geven aan de taken van de auditcommissie ten aanzien van advisering over de financiële impact van grote projecten. Daarbij is van belang dat een al te precieze definiëring te zeer kan werken als een ongewild “ keurslijf”. Wanneer een project wel grote financiële impact heeft, maar niet aan de definitie van “groot project” voldoet dan kan de auditcommissie daar strikt genomen niet over adviseren. Wij zijn van mening dat een nadere definiëring op voorstel van de auditcommissie door de raad kan plaatsvinden. Daarbij kan dan ook aandacht zijn voor de tijdscapaciteit in de auditcommissie in relatie tot het aantal grote projecten. Dan zou het denkbaar kunnen zijn om in de loop van de tijd te starten met een pilot om ervaring op te doen met dit onderdeel.

Samenwerking De instelling van een auditcommissie is een interne aangelegenheid. Wellicht kan in de toekomst in GHO-verband wel samenwerking dan wel afstemming worden gezocht met het Goirlese auditcomité en de auditcommissie van Oisterwijk, bijvoorbeeld bij de nieuwe a anbesteding van de accountantscontrole. Financiën De commissieleden die geen raadslid zijn ontvangen per bijgewoonde commissievergadering een vergoeding van € 71,72. De exacte totale vergoeding per jaar is afhankelijk van het aantal vergaderingen en het aantal commissieleden dat geen raadslid is. Deze kosten kunnen uit het bestaande budget worden vergoed. Communicatie Het raadsbesluit en de verordening worden op de gebruikelijke wijze gepubliceerd. Uitvoering Na inwerkingtreding van de verordening kan de auditcommissie starten met haar werkzaamheden. Bijlagen  Verordening op de auditcommissie gemeente Hilvarenbeek 2021 Ter inzage gelegde stukken n.v.t. Het auditcomité van Hilvarenbeek,

voorzitter Tycho Holleman

griffier Maarten Janus

3