VERSIE 2 -RV Rapport rekenkamercommissie Planning & Control.pdf

Lisse

Raadsvoorstel Besluitvormend Rekenkamerrapport Planning & Control in Hillegom en Lisse aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-20-162388 datum voorstel: 9 maart 2021 datum collegevergadering: niet van toepassing datum raadsvergadering: 25 maart 2021 agendapunt: portefeuillehouder: Anne de Jong behandelend ambtenaar: Esther Loozen e-mailadres: E.loozen@lisse.nl

Wij stellen voor: 1.

Naar aanleiding van het onderzoek naar de planning- en controlcyclus Hillegom en Lisse alle aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen: a. Eén tussenrapportage te laten vervallen. b. In te zetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards. c. Dat de ambtelijke organisatie werkt aan een strak en transparant controlproces om verwachting en resultaat dichter bij elkaar te brengen. d. Dat er permanent aandacht is voor de mogelijkheden om de verbinding te maken tussen de uitgaven van de gemeente en de met dat geld beoogde maatschappelijke doelen. e. De politieke behandeling van de P&C-producten te versterken. f. Dat binnen de betrokken ambtelijke organisatie gelegenheid wordt gecreëerd om zich structureel te oriënteren op de bruikbaarheid van ‘best practices’, zoals die elders worden toegepast.

2.

Het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven a. zorg te dragen voor de uitvoering van de aanbevelingen en b. de raad op de daartoe afgesproken wijze periodiek te informeren over de voortgang van de uitvoering van dit raadsbesluit.

Inleiding In mei 2020 is de rekenkamercommissie Hillegom en Lisse het onderzoek gestart naar de planning & control cyclus in Hillegom en Lisse. De eindrapportage is op 24 december 2020 aan de colleges van Hillegom en Lisse toegestuurd. De op 25 januari ontvangen reactie van het college van burgemeester en wethouders van Hillegom is bij het rapport gevoegd en maakt onderdeel uit van de rapportage (zie paragraaf 7.1). Wij vragen de raad een beslissing te nemen over het overnemen van de aanbevelingen uit het rapport. Bestaand kader en context De rekenkamercommissie Hillegom en Lisse heeft conform artikel 9 van de Verordening Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse 2019 tot taak de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur te toetsen.

Argumenten In het rapport treft u vanaf pagina 30 (van de 40) de conclusies en aanbevelingen aan. De rekenkamercommissie doet naar aanleiding van het onderzoek de volgende aanbevelingen: a. Het is gezien de grote inspanning per P&C-product aan te raden één tussenrapportage te laten vervallen. De tussenrapportage die bijna tegelijkertijd met de kadernota verschijnt zou kunnen vervallen als tegelijkertijd de tweede tussenrapportage eerder verschijnt, bijvoorbeeld eind augustus, direct na het zomerreces. Daarmee is het eerste halfjaar van de begrotingsperiode in voortgang scherper en is er nog voldoende tijd effect te hebben van eventuele politieke bijsturing van de raad op een specifiek onderwerp. Tegelijkertijd wordt door de ambtelijke organisatie tijd bespaard. Als ook ingezet wordt op digitale dashboards zal de eerste tussenrapportage evenmin worden gemist. b. Zoals hiervoor genoemd is het aan te bevelen in te zetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards. Met dergelijke techniek is het voor raadsleden op ieder gewenst moment in te zien wat de financiële voortgang van een programma of project is, hetgeen de kwaliteit van de controle ten goede komt. Tegelijkertijd zal door het digitaal aanbieden van informatie ook het proces van voortgangsrapportage mogelijk verbeteren hetgeen verschillen tussen begroting/verwachting en realiteit zal verbeteren. c.

Eén steekproef laat (te) grote verschillen zien over een relatief korte periode in verwachte uitgaven en het uiteindelijke resultaat. Met verdere verbeteringen in de P&C-producten zullen dergelijke afwijkingen weer minder voorkomen. Om verwachting en resultaat dichter bij elkaar te brengen zal binnen de ambtelijke organisatie gewerkt moeten worden aan een strak en transparant controlproces. In dat controlproces moet nadrukkelijk aandacht zijn voor het tijdig signaleren van afwijkingen in de voortgang van projecten, zodat de afwijkingen ook tijdig worden opgenomen in de prognoses. Dat zal samen met een digitaal aanbod van dashboards raadsleden actuele informatie kunnen bieden. d. Er dient permanent aandacht te zijn voor de mogelijkheden om de verbinding te maken tussen de uitgaven van de gemeente en de met dat geld beoogde maatschappelijke doelen. e. Het is aan te bevelen de politieke behandeling van de P&C-producten te versterken. Immers politieke doelen zijn alleen te realiseren als daarvoor ook middelen beschikbaar zijn. De P&Cproducten moeten raadsleden inzicht bieden in waar (financiële) ruimte is (te vinden) voor intensivering van specifieke doelen of waar volgens politieke inzichten juist geen aandacht meer voor moet zijn.

Om het politieke debat te versterken is inzicht in de samenhang van de diverse geldstromen en de mate waarin de Raad daarin wijzigingen aan kan brengen noodzakelijk. Hiervoor is ten minste noodzakelijk dat in de diverse rapportages onderscheid moet zijn in incidenteel en structureel als ook in wettelijk geoormerkt of vrij te besteden geld. Tegelijkertijd is het aan te raden meerdere malen raadsleden een “cursus” aan te bieden in gemeentefinanciën en voor behandeling van de kadernota en de begroting raadsleden mee te nemen in opbouw en inhoud van deze P&C-producten. f. Het strekt tot aanbeveling als binnen de betrokken ambtelijke organisatie er gelegenheid wordt gecreëerd om zich structureel te oriënteren op de bruikbaarheid van ‘best practices’, zoals die elders worden toegepast. Kanttekeningen Ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor Conform haar onderzoeksprotocol heeft de rekenkamercommissie de rapportage voor een check op de feiten (ambtelijk hoor en wederhoor) aan betrokkenen voorgelegd. Deze ambtelijke reactie is voor zover deze betrekking heeft op de feitelijke inhoud- overgenomen. Het rapport is op 24 december 2020 ter informatie aan de raad toegezonden. Op diezelfde datum ontving het college van burgemeester en wethouders het eindrapport voor een bestuurlijke reactie op de aanbevelingen.

De bestuurlijke reacties van het college van Hillegom is op 25 januari 2021 ontvangen. Deze bestuurlijke reactie is in het rapport gevoegd (paragraaf 7.1).

In haar nawoord reageert de rekenkamercommissie hierop als volgt: De Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse neemt met genoegen kennis van het feit, dat beide colleges de aanbevelingen uit het rapport overnemen. Wij begrijpen dat het college een aantal onderwerpen (zoals verdere doorontwikkeling en digitalisering van de planning en control producten, het concreter maken van de toelichtingen in de begroting, de rechtmatigheidsverantwoording en de toerekening van kosten aan producten) wil gaan bespreken in de auditcommissies. Wij wachten dit proces met interesse af. Financiële consequenties Het aannemen van dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Het uitvoeren van de aanbevelingen zal/kan wel kosten meebrengen. Aanpak, uitvoering en participatie Het idee voor dit onderzoek is geopperd tijdens het jaarlijkse overleg met de fractievoorzitters van Hillegom. De rekenkamercommissie heeft dit idee opgepakt. Het onderzoek is onder verantwoordelijkheid van de rekenkamercommissie uitgevoerd. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) De rekenkamercommissie heeft het onderzoek uitgevoerd voor Hillegom en Lisse. Het voorstel voor beide raden is identiek. Urgentie Dit is aan de raad. Evaluatie De raad wordt gevraagd te besluiten om het college opdracht te geven de raad op een daartoe afgesproken wijze periodiek te informeren over de voortgang van de uitvoering van het raadsbesluit.

Bijlagen en achtergrondinformatie Rapport Onderzoek Planning & Control in Hillegom en Lisse, maart 2021

namens de rekenkamercommissie Hillegom en Lisse, drs. P.A.M. van der Velde Voorzitter

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het raadsvoorstel van de rekenkamercommissie Hillegom en Lisse d.d. 9 maart 2021, gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 108 van de Gemeentewet,

besluit: 1.

Naar aanleiding van het onderzoek naar de planning- en controlcyclus Hillegom en Lisse alle aanbevelingen van de rekenkamercommissie over te nemen: a. Eén tussenrapportage te laten vervallen. b. In te zetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards. c. Dat de ambtelijke organisatie werkt aan een strak en transparant controlproces om verwachting en resultaat dichter bij elkaar te brengen d. Dat er permanent aandacht is voor de mogelijkheden om de verbinding te maken tussen de uitgaven van de gemeente en de met dat geld beoogde maatschappelijke doelen. e. De politieke behandeling van de P&C-producten te versterken. f. Dat binnen de betrokken ambtelijke organisatie gelegenheid wordt gecreëerd om zich structureel te oriënteren op de bruikbaarheid van ‘best practices’, zoals die elders worden toegepast.

2.

Het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven a. zorg te dragen voor de uitvoering van de aanbevelingen en b. de raad op de daartoe afgesproken wijze periodiek te informeren over de voortgang van de uitvoering van dit raadsbesluit.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 25 maart 2021.

Mevr. drs. P.M. Hulspas-Jordaan Griffier

Dhr. A. van Erk voorzitter