-RV Verordeningen werkgeverstaken gemeenteraad.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Vaststellen verordeningen werkgeverstaken gemeenteraad

aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Datum vergadering werkgeverscommissie: Datum vergadering presidium: datum raadsvergadering: agendapunt: portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: programma:

Z-25-473222 4 september 2025 28 oktober 2025 13 november 2025

Yvonne Hermans y.hermans@hillegom.nl Bestuur

Wij stellen voor: 1. de ‘Instructie Griffier gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen; 2. het ‘Mandaatbesluit werkgeverscommissie gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen; 3. de ‘Verordening op de werkgeverscommissie gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen.

Inleiding De gemeente Hillegom is formeel de werkgever van de griffier en het griffiepersoneel. De gemeenteraad voert de werkgeverstaken voor de griffier en het griffiepersoneel uit. Om dit zorgvuldig en juridisch correct te doen, heeft de raad in het verleden diverse verordeningen vastgesteld. Dit zijn: De instructie griffier (d.d. 13 februari 2003) Delegatiebesluit werkgeverscommissie (d.d. 15 november 2012) Verordening werkgeverscommissie (d.d. 15 november 2012) Deze verordeningen zijn echter verouderd en sluiten niet meer aan bij de huidige wet- en regelgeving en de bestaande praktijk binnen de gemeente Hillegom. In het werkplan van de griffie is onder het speerpunt “verstevigen van de basis, vereenvoudiging van procedures en professionele doorontwikkeling” opgenomen dat de bestaande verordeningen en instructies geactualiseerd dienen te worden. Dit voorstel is een uitwerking van dat actiepunt.

Bestaand kader en context Gemeentewet: artikelen 84, 149, 107a, lid 2, Algemene wet bestuursrecht: afdeling 10.1.2 en artikel 10:3, lid 1 (mandaat) Beoogd effect Door de verordeningen te actualiseren voldoen deze weer aan de huidige wet- en regelgeving en de bestaande praktijk en wordt op een juridisch correcte en praktische wijze ingegeven aan het uitvoeren van de werkgeverstaken door de raad. Argumenten 1. De ‘Instructie Griffier gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen De Gemeentewet (artikel 107a, lid 2) verplicht de gemeenteraad om een instructie vast te stellen voor de griffier. In deze instructie worden de taken en bevoegdheden van de griffier vastgelegd. Hoewel het opstellen van een instructie wettelijk verplicht is, heeft de raad de ruimte om zelf de inhoud daarvan te bepalen. De huidige instructie dateert uit 2003 en is niet meer passend bij de huidige invulling van de functie. De griffier vervult inmiddels een strategische rol binnen het lokaal bestuur en werkt sinds 2017 binnen de context van HLTsamen. De instructie is volledig herzien. Bij het opstellen ervan is o.a. gebruik gemaakt van: ▪ De modelinstructie voor griffiers (2023) ▪ Het generieke functieprofiel voor griffiers (2022) ▪ Het specifieke functieprofiel van de griffier van Hillegom Er is geen was-wordt lijst beschikbaar. De volledige instructie griffier is gewijzigd. 2.

Het ‘Mandaatbesluit werkgeverscommissie gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen Het mandaatbesluit regelt welke taken en bevoegdheden de gemeenteraad overdraagt aan de werkgeverscommissie ten aanzien van de griffier en het griffiepersoneel. In de praktijk betekent dit dat de commissie namens de raad besluiten mag nemen over personele aangelegenheden binnen de griffie, zoals bijvoorbeeld het voeren van functioneringsgesprekken, het vaststellen van arbeidsvoorwaarden en het begeleiden van personele trajecten. In het verleden zijn deze bevoegdheden vastgelegd in een delegatiebesluit uit 2013. In het huidige voorstel wordt dit besluit vervangen door een mandaatbesluit, omdat de werkgeverscommissie wordt omgevormd van een artikel 83-commissie naar een artikel 84-commissie op grond van de Gemeentewet. Deze wijziging heeft gevolgen voor de wijze van waarop de bevoegdheid wordt overgedragen. Bij een artikel 83commissie is delegatie van bevoegdheden mogelijk, bij een artikel 84-commissie kan dit alleen door mandaat. In het geval van mandaat, betekent dit dat de commissie alleen besluiten kan nemen namens de raad. De raad blijft in dit geval zelf formeel verantwoordelijk, dit in tegenstelling tot delegatie, waarbij de commissie ook zelf verantwoordelijk is voor haar besluiten.

Daarnaast wordt in het nieuwe mandaatbesluit geregeld dat de raad voor de griffie in principe het personeelshandboek van de Werkorganisatie HLTsamen wil volgen. Dit handboek bevat arbeidsvoorwaarden die niet zijn opgenomen in de landelijke CAO voor gemeenteambtenaren. Dit is al bestaande praktijk. Er is geen was-wordt lijst beschikbaar. Het betreft een nieuw besluit.

3. De ‘Verordening op de werkgeverscommissie gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen De gemeente Hillegom is de werkgever van de ambtenaren die bij haar werkzaam zijn. De raad voert de taken uit die horen bij dit werkgeverschap als het gaat over de op de griffie werkzame personen. Gelet op de publieke taken, de grootte en de samenstelling van de raad ligt het voor de hand dat hij voor de feitelijke uitvoering van de werkgeverstaken een commissie instelt waaraan hij de bevoegdheden overdraagt. Hiertoe heeft de raad eind 2012 een besluit genomen en een verordening werkgeverscommissie vastgesteld. Deze oude verordening sluit op sommige punten niet meer aan op de bestaande praktijk en inzichten en moet daarom aangepast worden. De grootste wijziging betreft het omzetten van de werkgeverscommissie van een artikel 83 commissie naar een artikel 84 commissie. De reden hiervoor is dat een vergadering van een artikel 83-commissie altijd in de openbaarheid moet worden gehouden. Met inbegrip van een vooraf openbaar gemaakte agenda plus vergaderstukken (artikel 83 lid 4 Gemeentewet). Pas vanuit de geopende openbare vergadering kan worden toegewerkt naar een besloten vergadering. In de praktijk gebeurt dit niet en wordt de vergadering vanaf de start in beslotenheid gehouden. Vanwege de aard van de werkzaamheden van de commissie past het ook beter om volledig in beslotenheid te vergaderen.

Dit betekent dat op basis van de bestaande praktijk de werkgeverscommissie niet meer kan worden ingesteld op basis van artikel 83 van de Gemeentewet, maar dat dit moet gebeuren op basis van artikel 84 van de Gemeentewet. Anders dan bij een artikel 83-commissie heeft de raad bij de instelling van een artikel 84-commissie namelijk de volledige vrijheid om te kiezen voor openbaar dan wel besloten vergaderen (artikel 84, lid 3 Gemeentewet). Om bovengenoemde reden wordt gekozen voor een artikel 84commissie. Naast deze wijzigingen, is er nog een aantal kleinere wijzigen doorgevoerd. Hiervoor verwijzen wij naar de was-wordt lijst. Kanttekeningen Geen Financiële consequenties Geen Juridisch kader Zie onder bestaand kader en context. Aanpak, uitvoering en participatie Het voorstel inclusief de bijlagen zijn besproken in de vergadering van de werkgeverscommissie d.d. 4 september 2025 en het presidium d.d. 23 september 2025. De instructie griffier, het mandaatbesluit en de verordening werkgeverscommissie zullen bij het aannemen van het besluit, worden gepubliceerd op Overheid.nl. Duurzaamheid Niet van toepassing Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Niet van toepassing. Het betreft alleen een voorstel voor de gemeente Hillegom. Urgentie Geen.

Evaluatie Niet van toepassing Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Instructie griffier gemeente Hillegom 2025 a) Instructie griffier 2003 b) Functieprofiel griffier Hillegom c) Generiek functieprofiel griffier 2. Mandaatbesluit werkgeverscommissie gemeente Hillegom 2025 3. Verordening werkgeverscommissie gemeente Hillegom 2025 a) Verordening werkgeverscommissie (2013) inclusief delegatiebesluit b) Was wordt lijst ‘verordening werkgeverscommissie 2025

Namens de werkgeverscommissie, K. Scholtens Voorzitter Namens het presidium, R. ter Hark Voorzitter

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom,

gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie en het presidium met als onderwerp ‘Vaststellen verordeningen werkgeverstaken gemeenteraad’ d.d. 28 oktober 2025, gelet op de behandeling raadsvergadering, gelet op artikelen 84, 149 en 107a, lid 2 van de Gemeentewet en afdeling 10.1.2 en artikel 10:3, lid 1 (mandaat) van de Algemene wet bestuursrecht, Besluit: 1. de ‘Instructie Griffier gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen; 2. het ‘Mandaatbesluit werkgeverscommissie gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen; 3. de ‘Verordening op de werkgeverscommissie gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 13 november 2025,

Y.P.A. Hermans Griffier

R. ter Hark Voorzitter