-RV Verordening tot wijziging controleverordening Hillegom.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Verordening tot wijziging van de Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hillegom aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-24-391256 datum collegevergadering: -datum raadsvergadering: 19 september 2024 agendapunt: A. de Jong portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: telefoon:

S. van der Molen MA S.vanderMolen@hillegom.nl 14 0252

Wij stellen voor: De volgende verordening tot wijziging van de Verordening controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 213 gemeentewet) gemeente Hillegom vast te stellen: Artikel I Artikel 2, eerste lid als volgt te wijzigen: “4 jaar” te vervangen door “4 jaar met de mogelijkheid tot verlenging”. Artikel II Deze verordening tot wijziging van de Verordening controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 213 gemeentewet) gemeente Hillegom treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Inleiding Als gevolg van de marktwerking wordt door de werkgroep aanbesteding accountantsdiensten geadviseerd de doorlooptijd van het contract voor de aanbesteding van de accountantsdiensten op zes jaar te zetten. De contractperiode werd in december 2023 door de gemeenteraad van Hillegom op vier jaar gesteld bij vaststelling van de controleverordening. In de gemeente Lisse en Sassenheim gebeurde dit op gelijke wijze. De gemeente Hillegom heeft sinds 2019 een eigen auditcommissie. De samenstelling, doelen en taken van de auditcommissie Hillegom zijn vastgelegd in een reglement. De auditcommissie Hillegom heeft een taak in de advisering van de raadscommissie en de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet (verordening auditcommissie Hillegom, artikel 2 onder f). De wijziging van de doorlooptijd is besproken met de auditcommissie Hillegom. De auditcommissie adviseert de raad mee te gaan in het verlengen van de doorlooptijd van 4 naar 6 jaar.

Bestaand kader en context De vigerende controleverordening is vastgesteld in november 2023. Voor wijziging van de doorlooptijd moet door de raad een wijzigingsverordening worden vastgesteld. De auditcommissie heeft de voorbereiding hiervan ter hand genomen, zodat deze, samen met de aanbestedingsdocumenten, in de raad van september kan worden vastgesteld. Beoogd effect Door wijzigen van de doorlooptijd van het contract van 4 naar 6 jaar, kan uitvoering worden gegeven aan de aanbesteding van de accountantsdiensten volgens de opgestelde aanbestedingsdocumenten. Argumenten 1.1 Een verlenging van de contractperiode is nodig om de aanbesteding van accountantsdiensten goed in de markt te zetten; 1.2 De wijziging van de contractperiode dient voorafgaand aan de vaststelling van de aanbestedingsdocumenten te worden vastgesteld door de raad; 1.3 Door in de drie gemeenten en de werkorganisatie HLTsamen de contractperiode om te zetten van 4 naar 6 jaar, ontstaan hierover geen misverstanden. Kanttekeningen n.v.t. Financiële consequenties Het wijzigen van de contractperiode in de controleverordening heeft geen directe financiële consequenties. Aanpak, uitvoering en participatie Nadat de wijzigingsverordening door de raad is vastgesteld wordt deze gepubliceerd op de voor de gemeente gebruikelijke wijze. Duurzaamheid n.v.t.

Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) De gemeenteraden van Lisse en Teylingen en het bestuur van de werkorganisatie HLTsamen stellen dezelfde wijzigingsverordening vast. Urgentie De wijzigingsverordening moet op 19 september worden vastgesteld in verband met de start van het aanbestedingstraject op 30 september 2024. Evaluatie n.v.t. Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hillegom 2023. (Controleverordening).

Namens de auditcommissie Hillegom, S. van der Molen MA Ambtelijk secretaris

M. Roelofs Voorzitter auditcommissie Hillegom

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van de auditcommissie Hillegom, gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet,

Besluit: De volgende Verordening tot wijziging van de Verordening controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 213 gemeentewet) gemeente Hillegom vast te stellen: Artikel I Artikel 2, eerste lid als volgt te wijzigen: “4 jaar” te vervangen door “4 jaar met de mogelijkheid tot verlenging”. Artikel II Deze Verordening tot wijziging van de Verordening controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie (ex artikel 213 gemeentewet) gemeente Hillegom treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 19 september 2024,

drs. Y.P.A. Hermans Griffier

A. van Erk Voorzitter