-RV Verordening op de auditcommissie gemeente Hillegom 2025.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom 2025

aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Datum vergadering presidium: datum raadsvergadering: agendapunt: portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: programma:

Z-25-477550 20 november 2025 11 december R. ter Hark Simone van der Molen s.vandermolen@hillegom.nl Bestuur

Wij stellen voor: De ‘Verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom 2025’ vast te stellen.

Inleiding De gemeenteraad van Hillegom heeft in 2014 in de ‘Verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom’ afspraken over de werkwijze van de auditcommissie vastgesteld. Deze verordening is echter verouderd en sluit niet meer aan bij de huidige wet- en regelgeving en de bestaande praktijk binnen de gemeente Hillegom. Dit maakt dat de verordening op de auditcommissie moet worden geactualiseerd. In het werkplan van de griffie is onder het speerpunt “verstevigen van de basis, vereenvoudiging van procedures en professionele doorontwikkeling” opgenomen dat de bestaande verordeningen en instructies geactualiseerd dienen te worden. Dit voorstel is een uitwerking van dat actiepunt. Bij het opstellen van de nieuwe verordening is behouden wat behouden kan worden. De conceptverordening is voorgelegd aan de auditcommissie. Het presidium heeft op 20 november de geactualiseerde verordening akkoord bevonden. Nu biedt het presidium deze aan de raad aan voor vaststelling. In de was-wordt tabellen zijn alle wijzigingen toegelicht. Bestaand kader en context Verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom 2014 De Gemeentewet, artikel 84 en 213 Controleverordening van de gemeente Hillegom Beoogd effect Door de verordening te actualiseren voldoet deze weer aan de huidige wet- en regelgeving en de bestaande praktijk.

Argumenten De nu nog geldende ‘Verordening op de auditcommissie’ is in 2014 vastgesteld. Sindsdien is er in de Gemeentewet en in de praktijk dusdanig veel veranderd dat aanpassing noodzakelijk is. Taken van de auditcommissie De grootste wijziging betreft artikel 2 ‘Taken’. De auditcommissie heeft als doel de raad – gevraagd en ongevraagd – te adviseren in zijn kaderstellende en controlerende rol ten aanzien van de gemeentefinanciën. Om deze rol te versterken is de taakomschrijving uitgebreid en verduidelijkt. Zo zijn onder meer de bespreking van de rechtmatigheidsverantwoording en de boardletter expliciet opgenomen, evenals de advisering over het jaarverslag en de jaarrekening. Hiermee wordt geborgd dat de verordening de feitelijke werkzaamheden van de auditcommissie weerspiegelt. Beslotenheid Een andere belangrijke wijziging betreft de beslotenheid van vergaderingen. Om de verordening in lijn te brengen met artikel 84 uit de Gemeentewet is artikel 7 toegevoegd. Hierin is vastgelegd dat de vergaderingen van de auditcommissie besloten zijn, tenzij de commissie anders bepaalt. Tevens kan de commissie besluiten de geheimhouding geheel of gedeeltelijk op te heffen. Op deze manier kan de verslaglegging gedeeld worden met de raads-, burger- en collegeleden. Andere wijzigingen Naast deze inhoudelijke aanpassingen zijn er enkele kleinere wijzigingen doorgevoerd.

Zo wordt de voorzitter door de raad benoemd, worden er geen plaatsvervangende leden meer benoemd en zijn de begripsomschrijvingen uitgebreid. Ook zijn bepalingen toegevoegd om de continuïteit van de commissie te waarborgen, zoals het minimale aantal vergaderingen per jaar en is de procedure voor agendering en stukkenverstrekking verduidelijkt. Voor deze en enkele tekstuele correcties wordt verwezen naar de was-wordt-lijst. Kanttekeningen n.v.t. Financiële consequenties n.v.t. Juridisch kader Verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom 2014. De Gemeentewet, artikel 84 en 213 Controleverordening van de gemeente Hillegom Aanpak, uitvoering en participatie De actualisatie van de verordening op de auditcommissie is in overleg met het presidium en de werkgeverscommissie opgenomen in het griffiewerkplan 2024-2025. De griffie heeft de noodzakelijke wijzigingen geïnventariseerd. Op basis van deze inventarisatie heeft de griffie een voorstel voorbereid. De conceptverordening is eerst voorgelegd aan de auditcommissie. Als de raad de verordening op de auditcommissie heeft vastgesteld wordt deze gepubliceerd. Daarmee wordt de verordening op de auditcommissie uit 2014 ingetrokken. De verordening op de auditcommissie zal bij het aannemen van het besluit, worden gepubliceerd in het Gemeenteblad. Duurzaamheid n.v.t.

Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) n.v.t. Urgentie Het is wenselijk om de huidige verordening te vervangen. Evaluatie n.v.t. Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom 2014 2. Was-Wordt lijst concept-verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom

Namens het presidium,

Y. Hermans Griffier

R. ter Hark Voorzitter

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom , gelezen het voorstel van het presidium d.d. 20 november 2025 gelet op artikel 84, 197 en 213 van de Gemeentewet, gelet op artikel 4 lid 3 van de Controleverordening gemeente Hillegom, gelet op de behandeling in de raadsvergadering,

Besluit: vast te stellen de ‘Verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom 2025’ Verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom Artikel 1 De commissie en begripsomschrijvingen 1. Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie. 2. In deze verordening wordt verstaan onder:

a. commissie: de auditcommissie; b. accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 Gemeentewet, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

c. d. e. f.

voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie; griffier: de griffier of diens plaatsvervanger; lid: lid van de auditcommissie; adviseurs: de accountant, leden van de rekenkamer, leden van het college, ondersteunende ambtenaren en overige deskundigen.

Artikel 2 Taken De commissie: 1. Is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, en het kunnen vervullen van zijn toezichthoudende en controlerende bevoegdheid; 2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen: a. De voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad advies uit over een aanwijzing; b. Het eerste aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant; c. Een overlegplatform zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 4 van de Controleverordening gemeente Hillegom; d. De jaarlijkse bespreking van de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole; e. De bespreking van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad, zoals bijvoorbeeld de boardletter; f.

De advisering aan de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording van het college, de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

g.

De advisering aan de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1. De commissie bestaat uit minimaal 4 leden tot maximaal evenveel leden als er fracties in de raad zijn.

2. De raad benoemt de leden van de commissie. Elke fractie kan een lid voordragen. Zowel een raadslid als commissielid kan tot lid worden benoemd.

3. De raad benoemt uit zijn midden een voorzitter. 4. De voorzitter: a) b) c) d)

is belast met het leiden van de vergadering; is belast met het toezicht op de naleving van de verordening; is belast met het woordvoerderschap namens de commissie; neemt deel aan de vergadering;

5. De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan. 6. De griffier is secretaris van de commissie. Artikel 4 Vaste adviseurs

1. De commissie heeft de volgende vaste adviseurs: de portefeuillehouder Financiën, de directeur Bedrijfsvoering, de financieel / concerncontroller, een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie en de accountant.

2. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meer adviseurs. Artikel 5 Zittingsduur

1. De leden van de commissie worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad.

2. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval bij ontslag als lid van de raad of als burgerlid.

3. De raad kan een lid tussentijds ontslaan. 4. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen. Artikel 6 Besluitvorming 1. Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden en de voorzitter zoals bedoeld in artikel 3. 2. Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. 3. Indien de stemmen staken heeft de voorzitter een doorslaggevende stem en bij diens afwezigheid de plaatsvervangend voorzitter. Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1. De commissie vergadert minimaal 2 keer per jaar en verder zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 2 genoemde taken.

2. Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3. De uitnodiging en agenda worden ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd – spoedeisende gevallen uitgezonderd.

4. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de agenda aan de leden toegezonden.

5. Van iedere vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Artikel 8 Beslotenheid van vergaderingen 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

2. De auditcommissie kan besluiten de geheimhouding voor een deel of geheel van de geagendeerde onderwerpen op te heffen. Artikel 9 Inwerkingtreding

1. De ‘Verordening auditcommissie Hillegom’ wordt ingetrokken; 2. Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking. Artikel 10 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening auditcommissie Hillegom 2025’.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 11 december 2025,

Y.P.A. Hermans Griffier

R. ter Hark Voorzitter