-RV Vastgoednota ‘Kaders voor professioneel vastgoedmanagement’.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Vastgoednota ‘Kaders voor professioneel vastgoedmanagement’

aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-24-371653 Datum collegevergadering: 10 september 2024 datum raadsvergadering: 17 oktober 2024 agendapunt: Mevr. C.J. Hoekstra portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: S. de Vos emailadres: S.devos@hltsamen.nl telefoon: 14 0252

Wij stellen voor:

1. De Vastgoednota ‘Kaders voor professioneel vastgoedmanagement’ vast te stellen; 2. De jaarlijkse storting in de voorziening gemeentelijke gebouwen Hillegom met ingang van 2025 te verhogen van € 168.257 naar € 200.000; 3. Deze verhoging te verwerken in de tussenrapportage 2025.

Inleiding De gemeente Hillegom heeft een vastgoedportefeuille die uit 24 gebouwen bestaat. Binnen deze portefeuille maken we onderscheid tussen verschillende categorieën vastgoed waaronder; eigen huisvesting, maatschappelijk en strategisch vastgoed. Het bezitten van vastgoed is geen doel op zich. Vastgoed levert een bijdrage aan de ambities en beleidsdoelstellingen uit de diverse programma’s. Tegelijkertijd vertegenwoordigt de vastgoedportefeuille een aanzienlijke waarde en zijn aan het bezit beheerstaken en (financiële) verantwoordelijkheden verbonden. De vastgoedportefeuille is een belangrijk kapitaalgoed wat vraagt om op een professionele wijze gemanaged te worden. Daarom is er in 2021 besloten om alle taken rondom het beheer van vastgoed centraal binnen één organisatie onderdeel (cluster Vastgoed) te beleggen. Waarmee de eerste stap is gezet om door te ontwikkelen naar professioneel vastgoedmanagement waarbij het vastgoed op zowel operationeel, tactisch en strategisch niveau wordt beheerd. Hiermee ontstaat er op transparante wijze inzicht in de kosten en (maatschappelijke) opbrengsten van ons vastgoed en kunnen op basis hiervan weloverwogen besluiten worden genomen over de grootte en samenstelling van de portefeuille. Onderdeel van de route naar professioneel vastgoedmanagement is het vastleggen van beleid en uniforme spelregels.

De Vastgoednota geeft onder andere inzicht in de huidige

portefeuille, de rollen en taken van het cluster en (wettelijke) regels waaraan wij ons moeten houden. Ook leggen we het gewenste en reeds jaren gehanteerde onderhoudsniveau (conditiescore 3) van onze gebouwen hierin vast. Dit kwaliteitsniveau wordt bepaald volgens de NEN2767 norm, waarbij het onderhoudsniveau wordt omschreven met een conditiescore op een schaal van 1 tot 6. Waarbij score 1 staat voor nieuwbouw en 6 voor zeer slecht. Kort samengevat wordt het gehanteerde niveau 3 omschreven als functioneel, veilige en heel. Voor het strategisch vastgoed hanteren wij in afwachting van de ontwikkeling/sloop van deze panden een lagere conditiescore 4/5. Het vastgestelde onderhoudsniveau vormt het uitgangspunt voor het opstellen van de meerjaren onderhoudsplannen (MOP) van onze gebouwen. In het MOP worden de te verwachten groot onderhoudsactiviteiten en uitgaven voor de komende 25 jaar per object weergegeven. Deze plannen worden elke vier jaar geactualiseerd en vormen de basis voor de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening. Voor de strategisch panden wordt geen MOP opgesteld. Voor de sportaccommodaties die door Sportfondsen worden geëxploiteerd wordt een separate onderhoudsvoorziening gevormd. Met de vaststelling van de Vastgoednota en de aangepaste storting in de voorziening komt het beleidsplan beheer gemeentelijke gebouwen Hillegom 2021-2024 te vervallen.

Bestaand kader en context Beleidsplan beheer gemeentelijke gebouwen Hillegom 2021-2024 Financiële verordening gemeente Hillegom 2023 (Artikel 24) Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Artikel 12) Uitvoeringsplan verduurzaming gemeentelijk vastgoed 2021-2027

Beoogd effect In de Vastgoednota worden de beleidskaders en spelregels vastgelegd waaraan de gemeente zich houdt om haar vastgoed op een transparante en verantwoorde wijze te managen, waaronder de vaststelling van het gewenste onderhoudsniveau van de portefeuille en het verschaffen van inzicht in de daarvoor benodigde financiële middelen. Met als doel ons vastgoed en publieke middelen zo duurzaam en efficiënt mogelijk in te zetten om onze beleidsdoelen te verwezenlijken. Tevens stellen we de benodigde storting in de voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen vast op basis van de geactualiseerde meerjaren onderhoudsplannen.

Argumenten 1.1 Kader stellende rol gemeenteraad Eén van de belangrijkste rollen van de gemeenteraad is het vaststellen van kaders. Met de vaststelling van de Vastgoednota worden de beleidskaders en spelregels voor het bezit, beheer en onderhoud van de vastgoedportefeuille formeel vastgesteld. 1.2 Continuering gehanteerde conditiescore Met het formeel vaststellen van de gehanteerde conditiescore voor het onderhoudsniveau van ons vastgoed in de Vastgoednota wordt voldaan aan de vereiste vaststelling van het kwaliteitsniveau. Het betreft een voortzetting van de reeds jaren gehanteerde conditiescore voor onze gebouwen. 1.3 Ontwikkeling naar professioneel vastgoedmanagent Het vastleggen van kaders en spelregels is nodig om op een actieve, transparante en verantwoorde wijze de vastgoedportefeuille op zowel operationeel, tactisch en strategisch

niveau te kunnen managen. Met de vaststelling van de Vastgoednota wordt er een vervolgstap gezet naar professioneel vastgoedmanagement.

2.1 Noodzaak actueel meerjaren onderhoudsplan (MOP) Het MOP is een beheersplan waarin de te verwachten groot onderhoudsactiviteiten en uitgaven van de komende 25 jaar per object worden weergegeven. Het uitvoeren van regulier en preventief onderhoud zorgt ervoor dat onze gebouwen in de vastgestelde conditie blijven en de onderhoudskosten beheersbaar blijven. 2.2 Wettelijk kader vorming onderhoudsvoorziening Volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) moet er naast een door de raad vastgesteld onderhoudsniveau ook een actueel beheerplan (MOP) per pand (maximaal vijf jaar oud) aanwezig zijn. Deze dient als onderlegger voor de vorming van een onderhoudsvoorziening en het vaststellen van de daarvoor benodigde jaarlijkse storting in deze voorziening. Daarnaast moet de omvang van de voorziening toereikend zijn om (toekomstige) groot onderhoud uit te kunnen voeren. Een negatieve stand van de voorziening is niet toegestaan. 2.3 Budgetrecht gemeenteraad Met het actualiseren van de meerjaren onderhoudsplannen komt er inzicht in de benodigde budgetten (prijspeil 2024) en de hieruit voortvloeiende noodzakelijke storting in de onderhoudsvoorziening om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Het vaststellen van de aangepaste jaarlijkse storting in de voorziening is een bevoegdheid van de gemeenteraad.

Kanttekeningen De aparte groot onderhoudsvoorziening voor onze sportaccommodaties (sportcomplex de Vosse) is eind 2022 door het ontbreken van een vastgesteld actueel MOP gedeactiveerd. Binnenkort ontvangt u een separaat voorstel voor de vaststelling van het geactualiseerde MOP en heractivering van de onderhoudsvoorziening voor deze sportaccommodaties.

Financiële consequenties De geactualiseerde MOP’s laten zien dat de huidige jaarlijkse storting van € 168.257 in de voorziening onvoldoende is om de vastgoedportefeuille op het gewenste kwaliteitsniveau te houden. De jaarlijkse storting in de voorziening dient te worden verhoogd naar € 200.000 om (toekomstige) onderhoudswerkzaamheden te kunnen uitvoeren en te voorkomen dat de voorziening geen negatief saldo laat zien. Deze wijziging wordt verwerkt in de tussenrapportage 2025.

Aanpak, uitvoering en participatie Bij het opstellen van de Vastgoednota zijn de betreffende beleidsafdelingen betrokken en geïnformeerd over de opgenomen uitgangspunten. Bij de actualisatie en uitvoering van de meerjaren onderhoudsplannen vormt de continuering van het gehanteerde onderhoudsniveau het uitgangspunt.

Duurzaamheid Bij de uitvoering van het beheer en onderhoud van de vastgoedportefeuille wordt uitgegaan van de gemeentelijk duurzaamheidsambities en wettelijke verplichtingen

rondom dit thema. Investeringsvoorstellen voor de uitvoering van integrale verduurzamingsscenario’s per pand worden separaat aan u voorgelegd.

Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Dit voorstel betreft gemeente Hillegom. In de gemeente Lisse en Teylingen wordt een vastgoednota met dezelfde uitgangspunten vastgesteld en vindt een actualisatie van de meerjaren onderhoudsplannen plaats.

Urgentie Niet van toepassing.

Evaluatie Verantwoording en planning vindt jaarlijks plaats in de paragraaf kapitaalgoederen van de programma begroting en jaarrekening.

Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Vastgoednota gemeente Hillegom 2. Overzicht MOP en verloop onderhoudsvoorziening 2025-2034

Namens het college van Hillegom, Dhr. M. Witkamp Secretaris

Dhr. A. van Erk Burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van het college van 10 september 2024 met als onderwerp Vastgoednota ‘Kaders voor professioneel vastgoedmanagement’, gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 108 van de Gemeentewet,

besluit: 1. De Vastgoednota ‘Kaders voor professioneel vastgoedmanagement’ vast te stellen; 2. De jaarlijkse storting in de voorziening gemeentelijke gebouwen Hillegom met ingang van 2025 te verhogen van € 168.257 naar € 200.000; 3. Deze verhoging te verwerken in de tussenrapportage 2025.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 17 oktober 2024,

Mevr. Y. Hermans Griffier

Dhr. A. van Erk Voorzitter