-RV Rekenkamerrapport De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).pdf

Lisse

Raadsvoorstel Besluitvormend Rekenkamerrapport De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen, augustus 2022. NVRR DoeMee-onderzoek. aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-20-162648 datum voorstel: 22 september 2022 datum collegevergadering: niet van toepassing datum raadsvergadering: 3 novermber 2022 agendapunt: portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: Esther Loozen e-mailadres: rekenkamercommissie@lisse.nl

Wij stellen voor: 1.

Naar aanleiding van het rekenkamer onderzoek ‘De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen’ alle aanbevelingen van de Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse en de Rekenkamercommissie Teylingen (hierna de RKC’s) voor raad en college over te nemen: Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden.

2.

Het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven a. zorg te dragen voor de uitvoering van de aanbevelingen en b. de raad op de daartoe afgesproken wijze periodiek te informeren over de voortgang van de uitvoering van dit raadsbesluit.

Inleiding In december 2020 startte de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) het 2021 DoeMee onderzoek naar de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Bij dit onderzoek is de NVRR de opdrachtgever en kun je als RKC meedoen. In januari 2021 heeft de RKC HL ingestemd met dit onderzoek. Omdat de Rekenkamercommissie Teylingen ook mee deed met dit onderzoek, hebben beide RKC’s besloten samen op te trekken. In mei 2021 zijn de drie colleges en de drie gemeenteraden gezamenlijk geïnformeerd door de RKC’s dat dit onderzoek ging starten. Het rapport is afgerond in september 2021. Het onderzoeksbureau heeft veel vertraging gehad bij het opstarten van het ambtelijk hoor en wederhoor (AHW). In december 2021 is het AHW voor alle deelnemende organisaties eindelijk afgerond. In december 2021 hebben we het rapport en de factsheets van het onderzoeksbureau ontvangen. Helaas bleek dit rapport niet correct te zijn. Na overleg hebben we in februari 2022 een aangepaste rapportage met aangepaste factsheets ontvangen. Doordat we toen vlak voor de gemeenteraadsverkiezingen zaten, en we de gigantische hoeveelheid informatie beknopt wilden weergeven, is het eindrapport pas op 24 juni afgerond na goedkeuring van de beide RKC’s. De volgende stap in het proces is het starten van het bestuurlijk hoor en wederhoor (BHW).

Toen bleek pas dat de beide RKC’s een andere werkwijze voor BHW hebben. We hebben toen gezamenlijk besloten dat we zouden starten met het BHW van Teylingen. Pas als deze afgerond zou zijn, te starten met het BHW voor Hillegom en Lisse. Hieronder staat het hele proces uitgewerkt: De eindrapportage Wob is op 24 juni jl gestuurd aan het college van Teylingen voor een bestuurlijke reactie. Deze is op 30 augustus ontvangen door de Rekenkamercommissie Teylingen. Op 30 augustus is het BHW gestart voor Hillegom en Lisse. We hebben de eindrapportage ‘De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen’ gestuurd naar de colleges van Hillegom en Lisse. De op 14 september ontvangen reactie van het college van burgemeester en wethouders van Hillegom is bij het rapport gevoegd en maakt onderdeel uit van de rapportage (zie paragraaf 3.2). Wij vragen de raad een beslissing te nemen over het overnemen van de aanbevelingen uit het rapport. Bestaand kader en context De Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse heeft conform artikel 9 van de Verordening Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse 2019 tot taak de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur te toetsen. Argumenten In het rapport treft u in hoofdstuk 2 de conclusies en aanbevelingen aan.

De RKC’s geven naar aanleiding van het onderzoek de volgende aanbevelingen voor raad en college: Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden.

Kanttekeningen Ambtelijk en bestuurlijk hoor en wederhoor Conform het onderzoeksprotocol van de NVRR, onder wiens verantwoordelijkheid het DoeMee onderzoek Wob is uitgevoerd, heeft een check op de feiten (ambtelijk hoor en wederhoor) aan betrokkenen plaatsgevonden. Deze ambtelijke reactie is - voor zover deze betrekking heeft op de feitelijke inhoud- overgenomen. Het rapport is op 30 augustus jl. ter informatie aan de raad toegezonden. Op diezelfde datum ontving het college van burgemeester en wethouders het eindrapport voor een bestuurlijke reactie op de aanbevelingen. De bestuurlijke reactie van het college van Hillegom hebben we 14 september 2022 ontvangen. Deze bestuurlijke reactie staat in paragraaf 3.2 van het rapport. In haar nawoord reageert de Rekenkamercommissie hierop als volgt: In dit nawoord reageren beide RKC’s gezamenlijk op de bestuurlijke reacties. De drie colleges onderschrijven onze aanbevelingen. Wij hebben twee aandachtspunten bij de bestuurlijke reacties. Het is goed dat verbeteringen op de website zijn doorgevoerd sinds de invoering van Woo, waardoor het nu mogelijk is digitaal een Woo-verzoek in te dienen. We willen daarbij benadrukken dat een mondeling Woo-verzoek mogelijk is en als mogelijkheid moet worden aangeboden. Dit kan voor minder digitaal ingestelde burgers een uitkomst zijn.

Daarnaast geven de colleges aan dat ze de gebruikte werkwijze bij het motiveren van besluiten op basis van weigeringsgronden adequaat vinden. Uit ons onderzoek blijkt dat de onderbouwing van besluiten een aantal malen onvoldoende of matig is. Het is een aandachtspunt voor de colleges om ervoor te zorgen dat deze werkwijze wordt verbeterd. De colleges zijn inmiddels gestart met het inrichten van het Woo-proces. Wij volgen de verdere inrichting hiervan met belangstelling alsmede de opvolging van onze aanbevelingen. Financiële consequenties Het aannemen van dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Het uitvoeren van de aanbevelingen zal/kan wel kosten meebrengen. Aanpak, uitvoering en participatie De NVRR heeft in 2020 aangegeven te willen starten met een onderzoek naar de Wob. De RKC HL heeft dit besproken en heeft besloten hieraan mee te willen doen. Het onderzoek is onder verantwoordelijkheid van de NVRR uitgevoerd. De twee secretarissen van de RKC HL en de RKC Teylingen hebben alle informatie compact samengevat tot het bijgevoegde rapport inclusief de conclusies en aanbevelingen. Daarnaast hebben de secretarissen een verificatiegesprek gehouden. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) De RKC HL en de RKC Teylingen heeft het onderzoek uitgevoerd voor Hillegom, Lisse en Teylingen. Het voorstel voor de gemeenteraden van Hillegom en Lisse is identiek.

Het raadsvoorstel voor Teylingen is gebaseerd op hetzelfde rapport met dezelfde conclusies een aanbevelingen. IN Teylingen wordt een soortgelijk voorstel besproken. Urgentie Dit is aan de raad. Evaluatie De raad wordt gevraagd te besluiten om het college opdracht te geven de raad op een daartoe afgesproken wijze periodiek te informeren over de voortgang van de uitvoering van het raadsbesluit.

Bijlage en achtergrondinformatie



Rekenkamerrapport De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen, augustus 2022. NVRR DoeMee-onderzoek.

namens de Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse, drs. P.A.M. van der Velde Voorzitter

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het raadsvoorstel van de Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse (RKC HL) d.d. 22 september 2022, gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 108 van de Gemeentewet,

besluit: Naar aanleiding van het Rekenkamerrapport De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen alle aanbevelingen voor de raad en college van de RKC HL en de RKC Teylingen over te nemen:

1.

-

-

2.

Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden. Het college van burgemeester en wethouders opdracht te geven a. zorg te dragen voor de uitvoering van de aanbevelingen en b. de raad op de daartoe afgesproken wijze periodiek te informeren over de voortgang van de uitvoering van dit raadsbesluit.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 3 novermber 2022.

Mevr. drs. Y.P.A. Hermans Griffier

Dhr. A. van Erk Voorzitter