-RV Notitie werkafspraken.pdf

Hillegom

Raadsvoorstel Besluitvormend Notitie werkafspraken aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-23-302670 datum collegevergadering: n.v.t. datum raadsvergadering: 25 mei 2023 agendapunt: portefeuillehouder: A. van Erk behandelend ambtenaar: Yvonne Hermans e-mailadres: Y.Hermans@hillegom.nl telefoon: 14 0252

Wij stellen voor: 1. De werkafspraken raad-college, zoals verwoord in de notitie werkafspraken, vast te stellen, waarbij de volgende 4 stappen worden onderscheiden: ▪ Stap 1 – informatieve themabijeenkomst ▪ Stap 2 – beeldvormende commissievergadering ▪ Stap 3 – startnotitie ▪ Stap 4 – uitvoeren startnotitie 2. Deze werkafspraken van toepassing te verklaren op de volgende 3 onderwerpen: a. wonen b. groenbeleidsplan - openbare ruimte, biodiversiteit, klimaatadaptatie c. mobiliteitsplan en uitvoeringsprogramma - noordelijke ontsluiting Duin- en Bollenstreek & stationshub, verkeersveiligheid 3. Medio 2024, na evaluatie, te bepalen op welke aanvullende onderwerpen de werkafspraken van toepassing verklaard worden.

Inleiding De aanleiding voor het formuleren van werkafspraken is een actie uit het werkplan van de griffie: “Het faciliteren / begeleiden van het gesprek van de raad over het al dan niet opstellen een prioriteitenagenda. Als wordt besloten tot zo’n agenda, benoem dan bij de onderwerpen welke rol je als raad op het gebied van participatie wilt vervullen. Benoem hierbij ook het proces zoals je dat als raad wilt doorlopen. Het proces bij het opstellen van de LES kan hierbij als voorbeeld dienen (advies 18, overdrachtsdocument)”. Deze actie gaat over het maken van werkafspraken tussen raad en college over een aantal door de raad te bepalen onderwerpen. Bij deze onderwerpen wil de raad vanaf de voorkant meegenomen worden en wordt er uitgebreider stilgestaan bij de beeldvorming. Het is voor raad, college en ambtenaren belangrijk goede afspraken te maken hoe deze onderwerpen, behandeld, besproken en via welke weg uitgewerkt moeten worden. In de vorige raadsperiode is al geëxperimenteerd met een prioriteitenagenda. Voorbeelden hiervan zijn het afvalbeleid en het Hillegoms Verkeers- en Vervoersplan. De werkafspraken

1

waren toen echter niet vastgelegd door de raad. Dit zorgde voor onduidelijkheid bij wat betreft wijze van de behandeling en keuze van de onderwerpen. Bestaand kader en context Werkplan griffie 2022-2024 Beoogd effect Door het vastleggen van de werkafspraken tussen raad en college, verschaft de raad helderheid over de wijze waarop hij meegenomen wil worden bij de onderwerpen waarop ze van toepassing verklaard zijn. Argumenten 1. Het vaststellen van de werkafspraken Het is van belang dat de raad besluiten kan nemen vanuit een goede beeldvorming en over dezelfde informatie moet kunnen beschikken als het college. Door als raad een goede beeldvormende fase te organiseren, wordt de kaderstellende rol van raadsleden versterkt. De werkafspraken zien hier op toe. Binnen het huidige vergadermodel van Hillegom is er voldoende flexibiliteit om wat uitgebreider stil te staan bij de beeldvorming over een bepaald onderwerp. Daardoor is het mogelijk dat het ene onderwerp een ander traject doorloopt dan een ander onderwerp. Flexibiliteit in het vergadermodel biedt ruimte aan de werkafspraken. Door deze werkafspraken vast te stellen is het voor het college en de organisatie duidelijk wat er van hen wordt verwacht in hoe de raad wil worden meegenomen bij bepaalde thema’s. 2.

Het van toepassing verklaren van de werkafspraken op 3 onderwerpen Door het benoemen van 3 onderwerpen weet het college en de ambtelijke organisatie voor welke onderwerpen de werkafspraken gelden. Dit biedt de organisatie en het college ruimte om deze onderwerpen tijdig en gedegen voor te bereiden. De onderwerpen voldoen aan de criteria zoals die in de notitie werkafspraken is verwoord, te weten: - Het onderwerp is opgenomen in het coalitieakkoord 2022-2026. - Het onderwerp moet leiden tot een raadsbesluit. 3. Het bepalen van aanvullende onderwerpen, indien gewenst, in de loop van 2024 In 2024 wordt de nieuwe werkwijze geëvalueerd en worden, indien gewenst, nieuwe onderwerpen benoemd. Zo behoudt de raad de mogelijkheid om in te spelen op de actualiteit.

Kanttekeningen Vooralsnog geen. Financiële consequenties Geen Aanpak, uitvoering en participatie De werkafspraken worden uitgevoerd zoals in de notitie werkafspraken verwoord is. Het oppakken van de volgorde van de onderwerpen vindt plaats conform de planning van het college-uitvoeringsprogramma. Het eerste thema dat opgepakt wordt is ‘Wonen’. Duurzaamheid Niet van toepassing. Hillegom-Lisse-Teylingen Het raadsvoorstel is alleen van toepassing voor Hillegom Urgentie Geen 2

Evaluatie Het proces kan worden bijgesteld door de raad als daar op basis van de praktijkervaringen behoefte aan is.

Bijlagen en achtergrondinformatie Notitie werkafspraken het presidium, Mevr. drs. Y.P.A. Hermans secretaris

Dhr. A. van Erk burgemeester

3

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van het presidium met als onderwerp notitie werkafspraken, gelet op de behandeling in de raadsvergadering,

besluit: 1. De werkafspraken raad-college, zoals verwoord in de notitie werkafspraken, vast te stellen, waarbij de volgende 4 stappen worden onderscheiden: ▪ Stap 1 – informatieve themabijeenkomst ▪ Stap 2 – beeldvormende commissievergadering ▪ Stap 3 – startnotitie ▪ Stap 4 – uitvoeren startnotitie 2. Deze werkafspraken van toepassing te verklaren op de volgende 3 onderwerpen: a. wonen b. groenbeleidsplan - openbare ruimte, biodiversiteit, klimaatadaptatie c. mobiliteitsplan en uitvoeringsprogramma - noordelijke ontsluiting Duin- en Bollenstreek & stationshub, verkeersveiligheid 3. Medio 2024, na evaluatie, te bepalen op welke aanvullende onderwerpen de werkafspraken van toepassing verklaard worden.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 25 mei 2023,

Mevr. drs. Y.P.A. Hermans griffier

Dhr. A. van Erk voorzitter

4