-RV Heractivering onderhoudsvoorziening Sportcomplex de Vosse.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Heractivering onderhoudsvoorziening Sportcomplex de Vosse

aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-24-391068 Datum collegevergadering: 5 november 2024 datum raadsvergadering: 12 december 2024 agendapunt: Dhr. J.A. van Rijn portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: Susan de Vos emailadres: S.deVos@HLTSamen.nl telefoon: 14 0252

Wij stellen voor: 1. De onderhoudsvoorziening Sportcomplex de Vosse te heractiveren; 2. Vanuit de algemene reserve een éénmalige storting van € 1.400.000 in de onderhoudsvoorziening Sportcomplex de Vosse te plaatsen; 3. De jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening Sportcomplex de Vosse met ingang van 2025 te verhogen van € 137.000 naar € 150.000; 4. Begrotingswijziging R15 vast te stellen.

Inleiding In 2021 is besloten om alle taken rondom het beheer en onderhoud van vastgoed centraal te beleggen binnen één organisatieonderdeel (cluster Vastgoed). Met de komst van het cluster Vastgoed is er besloten om de gebouwen die nog onder een andere beleidsafdeling vielen, waaronder de sportaccommodaties, gefaseerd onder te brengen bij dit cluster. Tijdens deze transitiefase is de vaststelling van het geactualiseerde meerjaren onderhoudsplann (MOP) en de aanpassing van de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening voor Sportcomplex de Vosse (zwembad en sporthal) tussen wal en schip geraakt. De benodigde onderhoudswerkzaamheden aan het sportcomplex zijn wel volgens plan uitgevoerd door Sportfondsen. Een MOP is een beheerplan waarin de te verwachten grootonderhoudswerkzaamheden en uitgaven van de komende jaren per gebouw worden weergegeven. Het uitvoeren van regulier en preventief onderhoud zorgt ervoor dat onze gebouwen op het vastgestelde kwaliteitsniveau blijven. De uitvoering hiervan is voor De Vosse en de gymzalen aan de Guido Gezellelaan en de Mesdaglaan ondergebracht bij Sportfondsen. Omdat de kosten voor het groot planmatig onderhoud jaarlijks erg kunnen fluctueren was er voor deze kosten een onderhoudsvoorziening gevormd.

Met een onderhoudsvoorziening worden de kosten gelijkmatig verdeeld over de meerdere begrotingsjaren en kunnen incidentele voor- en nadelen worden opgevangen. Een voorziening wordt gevoed

door jaarlijks een vast bedrag vanuit de exploitatie toe te voegen op basis van een MOP. De werkelijke onderhoudskosten worden geboekt ten laste van de voorziening. Om een voorziening te mogen vormen moet er worden voldaan aan criteria van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Hierin wordt onder andere gesteld dat er een actueel beheerplan (MOP) aanwezig moet zijn. Voor de bepaling van de jaarlijkse storting wordt uitgegaan van een gemiddeld bedrag, genomen over een periode van 10 jaar op basis van het MOP. Daarnaast moet de omvang van de voorziening toereikend zijn om (toekomstig) groot onderhoud uit te kunnen voeren. Een negatieve stand van de voorziening is niet toegestaan. Omdat het geactualiseerde MOP voor het sportcomplex in de transitiefase niet is vastgesteld en er dus niet werd voldaan aan het gestelde in de BBV is de voorziening Sportcomplex de Vosse bij de jaarrekening 2022 in opdracht van de accountant gedeactiveerd. Het in de voorzieningen aanwezige saldo van € 611.000 is toen teruggevloeid naar de algemene reserve. Het bedrag van de jaarlijkse storting in de voorziening van € 137.000 is wel in de exploitatie beschikbaar gebleven om de kosten van de groot onderhoudswerkzaamheden aan Sportfondsen te kunnen betalen. Dit bedrag is echter sinds 2017 niet meer aangepast aan de prijsstijgingen van onderhoudskosten.

Om de fluctuerende kosten van het (toekomstige) groot onderhoud te kunnen blijven betalen en gelijkmatig over de begrotingsjaren te verdelen stellen wij voor om de voorziening voor Sportcomplex De Vosse vanaf 2025 te heractiveren. Ook is het MOP geactualiseerd en zijn de onderhoudskosten aangepast aan het huidige prijspeil (2024). Hierdoor is er een realistisch beeld ontstaan van de te verwachten onderhoudskosten. Met deze gegevens is er gekeken naar de beste vorm van het heractiveren van de voorziening en het bepalen van de gewenste beginstand en hoogte van de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening, passend bij de financiële situatie van de gemeente. De hoogte van het jaarlijks te storten bedrag in de onderhoudsvoorziening vanuit de exploitatiebegroting is afhankelijk van het reeds aanwezige saldo in de voorziening. Is het beginsaldo van de voorziening laag dan moet er een hoger bedrag jaarlijks worden gestort. Is het beginsaldo hoger dan kan er worden volstaan met een lagere storting. Zolang de voorziening de komende 10 jaar maar geen negatieve stand laat zien. Omdat de meerjarenbegroting onder druk staat, maar de gemeente Hillegom wel beschikt over een forse algemene reserve, stellen wij voor om een bedrag van € 1,4 miljoen uit de algemene reserves als beginsaldo in de voorziening te storten.

Hierdoor blijft de noodzakelijke stijging van de jaarlijkse storting uit de exploitatie beperkt van € 137.000 naar € 150.000 en blijft het nadelige effect op de exploitatiebegroting aanvaardbaar. Bestaand kader en context Vastgoednota “Kaders voor professioneel vastgoedmanagement” Financiële verordening gemeente Hillegom 2023 (Artikel 24) Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (Artikel12) Beoogd effect Het in stand houden van onze gemeentelijke gebouwen op het vastgestelde kwaliteitsniveau en het voldoen aan onze (wettelijke) verplichtingen als gebouweigenaar en verhuurder.

Argumenten 1.1 Noodzaak vorming onderhoudsvoorziening De kosten voor het groot planmatig onderhoud kunnen jaarlijks erg fluctueren en er kunnen incidentele voor- en nadelen ontstaan. Met een onderhoudsvoorziening worden de kosten gelijkmatig verdeeld over de meerdere begrotingsjaren. 2.1 Noodzaak aanvangssaldo voorziening Om de wisselende jaarlijkse kosten op te kunnen vangen en te voorkomen dat de voorziening een negatieve stand laat zien is er een aanvangssaldo nodig. Ten tijde van het opheffen van de voorziening was er reeds € 611.000 aanwezig voor de uitvoering van de werkzaamheden. De hoogte van het aanvangssaldo in de voorziening heeft effect op de nodigde jaarlijkse storting in de voorziening. Hoe hoger het aanvangssaldo, hoe lager de benodigde jaarlijkse storting vanuit de exploitatiebegroting. 2.2 Wettelijk kadervorming onderhoudsvoorziening Volgens het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) moet er een actueel beheerplan (MOP) per pand (maximaal vijf jaar oud) aanwezig zijn. Deze dient als onderlegger voor de vorming van een onderhoudsvoorziening en het vaststellen van de jaarlijkse storting. Daarnaast moet de omvang van de voorziening toereikend zijn om (toekomstig) groot onderhoud uit te kunnen voeren. Een negatieve stand van de voorziening is niet toegestaan.

4.1 Budgetrecht gemeenteraad Het beschikbaar stellen van middelen uit de algemene reserve en het vaststellen van de aangepaste jaarlijkse storting in de voorziening is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Kanttekeningen Het vormen van een onderhoudsvoorziening en het vaststellen van een gelijkmatige jaarlijkse storting is noodzakelijk voor het in stand houden van ons sportcomplex op het vastgestelde kwaliteitsniveau en het voldoen aan onze (wettelijke) verplichtingen als gebouweigenaar en verhuurder. Daarnaast zorgt het voor stabiele exploitatiebegroting. Bij de uitvoering van de (groot) onderhoudswerkzaamheden bij de gymzalen aan de Guido Gezellelaan en de Mesdaglaan is rekening gehouden met de voorgenomen sloop en nieuwbouw. Bij deze locaties wordt alleen het hoognodige onderhoud uitgevoerd en de kosten hiervan worden nu door Sportfondsen betaald vanuit hun exploitatie. Bij de volgende actualisatie van de MOP’s in 2028 zal de nieuwe sportzaal aan de Guido Gezellelaan worden toegevoegd aan deze voorziening. Financiële consequenties Om te zorgen dat het saldo van de voorziening toereikend blijft en geen negatieve stand ontstaat stellen wij voor om vanuit de algemene reserve een éénmalige storting te plaatsen van € 1.400.000. Daarnaast dient de jaarlijkse storting in de voorziening te worden verhoogd van € 137.000 naar € 150.000.

Hierdoor blijft het nadelige effect op de exploitatiebegroting aanvaardbaar. Juridisch kader Artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV): Dit artikel bepaalt dat er voor het onderhoud van kapitaalgoederen een beleidskader aanwezig moet zijn en inzicht in de hieruit voortvloeiende financiële consequenties, welke vertaald moeten zijn naar de begroting.

Artikel 24 van de Financiële verordening gemeente Hillegom 2023: Dit artikel bepaalt dat in de begroting en jaarstukken in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van de BBV worden meegenomen. Artikel 189 van de gemeentewet: Dit artikel bepaalt dat de raad voor alle taken en activiteiten op de begroting de bedragen brengt die hij daarvoor beschikbaar stelt. Artikel 192 van de gemeentewet: Dit artikel bepaalt dat besluiten tot wijziging door de raad van de begroting tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar kunnen worden genomen. Aanpak, uitvoering en participatie Na vaststelling van de geactualiseerde meerjaren onderhoudsplannen worden de onderhoudsactiviteiten uitgevoerd door Sportfondsen Hillegom. Voorafgaand aan uitvoering van het groot onderhoud wordt het jaarplan in overleg met Sportfondsen beoordeeld op noodzaak. Bij gewijzigde omstandigheden leidt dit tot een aanpaste planning. De gemeente voert jaarlijks een schouw uit op de uitgevoerde werkzaamheden. Duurzaamheid Sportcomplex de Vosse is het afgelopen jaar verduurzaamd. Bij de nieuwbouw van de gymzaal aan de Guide Gezellelaan wordt uitgegaan van ENG (Energie Neutraal Gebouw). Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Dit betreft een voorstel voor de gemeente Hillegom.

De gemeente Lisse en Teylingen hebben ook voorzieningen getroffen voor het grootonderhoud aan hun sportcomplexen en gymzalen. Urgentie Hoog. Evaluatie Verantwoording en planning van het verloop van de groot onderhoudsvoorziening vindt jaarlijks plaats in de paragraaf kapitaalgoederen van de programma begrotingen en jaarrekening. Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Overzicht MOP en verloop voorziening 2025-2034 2. Begrotingswijziging R15 Namens het college van Hillegom, Dhr. M. Witkamp Secretaris

Dhr. J.A. van Rijn Locoburgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van het college van 5 november 2024 met als onderwerp Voorziening binnensportcomplexen Hillegom, gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 108 van de Gemeentewet,

Besluit: 1. De onderhoudsvoorziening Sportcomplex de Vosse te heractiveren; 2. Vanuit de algemene reserve een éénmalige storting van € 1.400.000 in de onderhoudsvoorziening Sportcomplex de Vosse te plaatsen; 3. De jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening Sportcomplex de Vosse met ingang van 2025 te verhogen van € 137.000 naar € 150.000; 4. Begrotingswijziging R15 vast te stellen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 12 december 2024,

Mevr. Y.P.A. Hermans Griffier

Dhr. R. ter Hark Voorzitter