-RV Controleverordening Hillegom 2023.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hillegom 2023 (Controleverordening)

aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Datum auditcommissie: datum raadsvergadering: agendapunt: portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: telefoon:

Z-23-339693 2 november 2023 14 december 2023 0 Dhr. A. de Jong A. Duivenvoorde a.duivenvoorde@hltsamen.nl 14 0252

Wij stellen voor: De "Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hillegom 2023 (Controleverordening)" (bijlage 1) vast te stellen.

Inleiding Als gevolg van een wijziging van de Gemeentewet moet het college over 2023 in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatige besteding van middelen (financiële rechtmatigheid) met een rechtmatigheidsverantwoording (RMV). De accountant controleert de jaarrekening op getrouwheid. En met ingang van 2023 ook de getrouwheid van de in de jaarrekening opgenomen RMV. Met andere woorden; is hetgeen in de RMV opgenomen juist en volledig? Dit geldt voor de gemeenten Hillegom Lisse en Teylingen en de werkorganisatie HLTsamen. Om aan de wetswijziging te voldoen en tijdig een getrouwe rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023 te kunnen opnemen zijn sinds 2020 een aantal stappen gezet om de rechtmatigheidsverantwoording te implementeren. De financiële verordening (art. 212 GW) bijvoorbeeld, is in 2023 aangepast. Eind 2023 en doorlopend in 2024 zijn (zowel bestuurlijke als ambtelijke) acties nodig. Een van de acties is het actualiseren van de Controleverordening waarmee invulling wordt gegeven aan het wettelijk kader met randvoorwaarden voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en de opdracht voor de accountant.

De auditcommissie heeft deze controleverordening met ambtelijke ondersteuning voorbereid om twee redenen: De auditcommissie is het eerste aanspreekpunt van de accountant voor de opzet en de uitvoering van de accountantscontrole op de jaarrekening en daarmee ook

-

op de rechtmatigheidsverantwoording van het college De accountant controleert het college in opdracht van de raad. Het is daarom juist dat de raad de regels voor deze controle opstelt en vast stelt.

Bestaand kader en context De huidige Controleverordening vormt op dit moment het kader voor de controle van de accountant. De rechtmatigheidsverantwoording door het college ontbreekt daar in. Met het actualiseren van de Controleverordening en de eerder geactualiseerde financiële verordening geeft de gemeente invulling aan het wettelijk kader met randvoorwaarden voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en voldoet de gemeente aan de wijziging van de Gemeentewet. Beoogd effect Voldoen aan de Gemeentewet en in de jaarrekening 2023 tijdig een getrouwe rechtmatigheidsverantwoording opnemen. Argumenten 1.1 Met het actualiseren van de Controleverordening geeft de gemeente invulling aan het wettelijk kader met randvoorwaarden voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording en voldoet de gemeente aan de wijziging van de Gemeentewet. 1.2 Op een aantal nuanceringen en tekstuele wijzigingen na wijzigt de Controleverordening slechts op een paar inhoudelijke punten. De inhoudelijke wijzigingen volgen voornamelijk uit de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en zijn opgenomen in de “Was-Wordt”-lijst.

Kanttekeningen Geen. Financiële consequenties Het actualiseren van de Controleverordening heeft geen directe financiële consequenties. Aanpak, uitvoering en participatie De Controleverordening 2023 is gebaseerd op de VNG modelverordening. Bij het opstellen van de verordening is de griffie betrokken. Nadat de verordening door de raad is vastgesteld wordt deze bekendgemaakt in het elektronisch gemeenteblad en gepubliceerd op overheid.nl. Duurzaamheid In deze niet relevant. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Ook Lisse en Teylingen actualiseren hun controleverordening. Urgentie De Controleverordening moet voor eind 2023 worden vastgesteld. Evaluatie De uitvoering van de stappen voor het opstellen van de RMV opgenomen in het PvA worden gevolgd in de projectgroep Financiële sturing en beheersing, onderdeel "strategisch". Bij het jaarrekeningproces 2023 (eind 2023 en eerste kwartaal 2024) en daarna periodiek wordt door projectgroep financiële sturing en beheersing, onderdeel

"strategisch" en Control beoordeeld of het effect is bereikt en de rechtmatigheidsverantwoording tijdig en getrouw opgesteld kan worden. Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hillegom 2023. (Controleverordening). 2. Was wordt lijst Hillegom 3. Toelichting controleverordening 213 Gemeentewet Namens de auditcommissie van Hillegom, Dhr. J.G. van Dooren Secretaris

Dhr. M. Roelofs Voorzitter auditcommissie

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van de auditcommissie van 2 november 2023 met als onderwerp “Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hillegom 2023 (Controleverordening).” gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet,

besluit: De "Verordening controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie (artikel 213 Gemeentewet) gemeente Hillegom 2023 (Controleverordening)" (bijlage 1) vast te stellen. Aldus besloten in de raadsvergadering van 14 december 2023,

Mevr. Y. Hermans griffier

Dhr. A. van Erk voorzitter