-RV Businesscase Beheer Hillegom.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Businesscase Beheer Hillegom

aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-26-489333 Datum collegevergadering: 17 maart 2026 datum raadsvergadering: 12 mei 2026 agendapunt: Dhr. M. Dijkshoorn portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: Marijn Florean Schenk-Janse emailadres: m.schenk@hltsamen.nl programma: Leefomgeving

Wij stellen voor: 1. Kennis te nemen van de “De Businesscase het beheer van de openbare ruimte in Hillegom”. 2. Ter uitvoering van de uitbreiding van de formatie voor het aandeel van de gemeente Hillegom in de werkorganisatie HLTsamen (ongeveer 3.5fte) vanaf 2027 structureel te dekken uit de rioolheffing, investeringsbudgetten, aansluitvergunningen voor (nieuwe) rioleringen, GREX/anterieure overeenkomsten en degeneratievergoedingen. 3. Het overschot aan eerder beschikbaar gestelde middelen voor 2026 van € 49.578 vrij te laten vallen aan de algemene middelen in 2026. 4. Voor de inzet van werkzaamheden rondom riolering een budget van € 67.247 beschikbaar te stellen en te onttrekken uit de voorziening riolering. 5. De begrotingswijziging R05 vast te stellen waarmee de cijfers voor 2026 en verdere jaren worden verwerkt in de begrotingen.

Inleiding De gemeente Hillegom kent diverse perioden van bouw, waarbij met name in de jaren tachtig en negentig de bebouwde omgeving verder is ontwikkeld. Dit mede als gevolg van suburbanisatie en aantrekkelijke ligging ten opzichte van steden als Haarlem, Leiden en Amsterdam. De infrastructuur die in deze tijd is aangelegd is inmiddels aan het einde van hun levensduur en vraagt om vervanging. Soms is dit niet direct zichtbaar, mede doordat er afgelopen jaren behoorlijke aandacht is geweest voor inzet op de exploitatiekant van de begroting. Dit maakt dat er relatief snel is gereageerd op zichtbare ongemakken zoals losse stoeptegels, scheve paaltjes e.d. Visueel lijken zaken in Hillegom dus behoorlijk op orde, zij het dat dit met name visueel is en in mindere mate langdurig en technisch blijvend in goede staat. Om een aantrekkelijke gemeente te blijven is een investering in de toekomst in zekere mate onvermijdelijk waarbij ook aandacht zal moeten zijn voor niet zichtbare zaken. Daarnaast zijn (nieuwbouw)ontwikkelingen nog niet altijd volledig in beheersystemen (en begrotingen) opgenomen.

Het beheer en onderhoud dat vanuit de gemeente en later HTLsamen, is verricht neemt als gevolg van bovenstaande trend toe. Die werkdruk is al langere tijd merkbaar en voelbaar binnen team beheer. Het niet meer kunnen bijbenen leidde vervolgens tot onderbesteding op investeringen en onbenutte kredieten, verloop van personeel en de grootste moeite om mee te kunnen in ontwikkelingen op het gebied van grondstoffen, biodiversiteit, klimaatadaptatie, assetmanagement en wijkgericht werken. Met als gevolg dat achterstanden in de openbare ruimte zijn gaan toenemen, in plaats van konden worden ingelopen. De trend die wordt geschetst is niet nieuw, maar wordt steeds concreter en vereist bijsturing om ervoor te zorgen dat HLTsamen op een verantwoorde wijze de opdracht en verwachtingen van de gemeente Hillegom kan uitvoeren. Om die reden is in 2024 gekozen om tijdelijke middelen beschikbaar te stellen om het voorliggende werk te kunnen uitvoeren en in kaart te kunnen brengen wat structureel nodig is. Hiervoor zijn meerdere mogelijkheden verkend. Gedurende het proces waarin de voorstellen zijn voorbereid voor college en raad werd duidelijk dat er één realistisch scenario is. Met dit scenario wordt een beperkte uitbreiding van de structurele capaciteit gerealiseerd voor de noodzakelijke basis.

De slotsom voor de gemeente Hillegom is dat er een structurele bijdrage wordt gevraagd van € 44.530 onder de noemer van degeneratievergoeding/kosten. Bestaand kader en context De gemeente heeft diverse plichten ten aanzien van het zorgdragen voor de openbare ruimte. De kapitaalgoederen (assets) in de openbare ruimte moeten beheerd worden. Hiervoor zijn per asset, beleids- en beheerplannen opgesteld. Als assets wordt een onderscheid gemaakt in wegen, civiele kunstwerken, riolering, water, groen, spelen, straatmeubilair, openbare verlichting, ondergrond en afval. In 2024 heeft besluitvorming plaatsgevonden om incidentele middelen vrij te maken om inzicht en overzicht te geven in de opgaven voor het beheer van de assets. Deze middelen zijn ingezet om noodzakelijk beeld te vormen. Enkele successen die hieruit voortkomen: Databeheer op orde gebracht Inzicht in beheeropgaven Inspecties van wegen met expliciete aandacht voor voet- en fietspaden Doorlichting en waar nodig vernieuwing van raamcontracten Dit raadsvoorstel gaat in op de capaciteit van HLTsamen om zorg te dragen voor de assets. Dit voorstel gaat niet in op de kwaliteit en ambities van de diverse beleids- en beheerplannen van de assets zelf. Deze zullen komende jaren moeten worden aangeboden aan de raad.

Om zorg te dragen voor het opstellen van deze stukken en de noodzakelijke zorg voor de assets in de tussentijd is uitbreiding van capaciteit bij HLTsamen noodzakelijk. Beoogd effect De uitbreiding van de capaciteit met ongeveer 3,5 fte voor de gemeente Hillegom, betekent dat er met aandacht gewerkt kan worden om de achteruitgang in kwaliteit van de openbare ruimte tot stilstand te brengen. Ook betekent dit dat met de uitbreiding van de formatie dat er beleids- en beheerplannen en meerjarige onderhoudsplannen kunnen worden aangeboden aan de gemeenteraden en de gemeente zorg kan dragen aan de uitvoering van haar zorgplicht van haar kapitaalgoederen.

Argumenten 1.1 Voorkomen verdere achteruitgang van de kwaliteit van de openbare ruimte. Deze achteruitgang is met name te zien bij de assets wegen, civiele kunstwerken en riolering maar ook bij andere assets (verlichting, ondergrond) is dit duidelijk waarneembaar. De achteruitgang kan alleen worden gestopt wanneer capaciteit aan de HLTsamen-organisatie wordt toegevoegd. 1.2 Op korte termijn kunnen starten met werven van personeel in vaste dienst. Vanaf 2024 is met een groot aantal externen gewerkt om de eerste stappen te zetten in het omkeren van de achteruitgang. Na bijna 2 jaar is het noodzakelijk geworden om een organisatie met vast (ambtelijk) personeel op te bouwen. Een organisatie waar de mensen de intentie hebben om langere tijd met elkaar te werken aan het verbeteren van de openbare ruimte maar ook waarbij wordt voorkomen dat opgedane kennis en ervaring met het vertrek van een externe, ook verdwijnt. 1.3 Bevorderen van efficiency door eenzelfde keuze. HLTsamen heeft één werkwijze om het onderhouden en vervangen van de assets in de openbare ruimte vorm te geven. Maar dat geldt ook voor het opstellen van de meerjarige onderhoudsplannen, het omgaan met de Meldingen Openbare Ruimte, het omgaan met participatie, enz.

1.4 Zorgdragen voor kapitaalgoederen van de gemeente Door een uitbreiding in capaciteit kan er aandacht geboden worden aan de zorg voor kapitaalgoederen in de openbare ruimte, hiermee mitigeren we een risico op preventief toezicht door de provincie (toezichthoudende rol op begroting). 1.5 Actualisering beleids- en beheerplannen Door een uitbreiding in capaciteit kan er zorg gedragen worden voor het opstellen van actuele beleids- en beheerplannen. Hiermee wordt ook zorg gedragen voor sturingsinformatie. Dit maakt (operationele) keuzes navolgbaar en resultaten meetbaar. 1.4 Omgang met huidige operationele risico's Door een uitbreiding in capaciteit kan er en omgang geboden worden met operationele risico's. Operationeel leidt het bestaande capaciteitsgebrek tot beperkte toetsing van werkzaamheden van opdrachtnemers, onvoldoende databeheer, en het ontbreken van planmatige vervangingscycli. Dit vergroot de kans op kwaliteitsverlies, hogere kosten door inefficiëntie en verminderde grip op contractuele verplichtingen. 1.5 Omgang met huidige strategische risico's Door de capaciteit uit te breiden wordt er versterking geboden aan de omgang met deze ontwikkelingen. Door de huidige beperkte capaciteit kan er niet altijd voldoende ingespeelde worden op beleidsmatige ontwikkelingen zoals adaptatie en integraliteit van de openbare ruimte.

Hierdoor dreigen de gemeenten achter te raken bij maatschappelijke opgaven en regionale samenwerking. 2.1 Inzet van bestaande middelen Door gebruik te maken van bestaande middelen wordt de druk op de begrotingen verminderd. Daarnaast worden middelen rechtmatig gebruikt en is na te gaan welke tijd aan welk product wordt gewerkt. Kosten worden zo inzichtelijk verwerkt. 3.1 Incidentele algemene middelen Door de inzet van eerder beschikbaar gestelde middelen is er voor 2026 geen incidenteel budget noodzakelijk. Er ontstaat een budgettair voordeel dat verwerkt zal moeten worden in de begroting. 4.1 Incidentele middelen riolering De kosten die herleidbaar zijn voor inzet rondom riolering kunnen in 2026 betaald worden uit de voorziening riolering. Vanaf 2027 worden deze kosten structureel in de rioolheffing opgenomen. 5.1 Verwerking in begroting Door een begrotingswijziging kunnen zaken ordentelijk verwerkt worden in de begrotingen.

Kanttekeningen 1.1 Ook noodzaak tot actualisering van exploitatie en investeringsbudgetten Voor de aanpak van de openbare ruimte zal er ook gekeken moeten worden naar de beschikbare budgetten in exploitatie en investeringen per gemeente. De besluitvorming tot inzet van extra personeel maakt de weg vrij om te komen voorbereidingen en uitwerking van activiteiten. Besluitvorming over financiële gevolgen voor materialen en inzet van aannemers is een te verwachten gevolg. Het financieel risico bestaat uit de onduidelijkheid rondom de benodigde budgetten voor onderhoud en vervangingen in de openbare ruimte. De huidige budgetten lijken onvoldoende om de door de raad gewenste kwaliteit van de openbare ruimte te kunnen realiseren. 2.1 Dekking uit diverse middelen en posten begroting De voorgestelde dekkingen zijn in belangrijke mate afhankelijk van een goed werkend systeem van urentoerekening binnen de HLTsamen organisatie. 2.2 Dekking vanuit investeringskredieten In de businesscase wordt gesproken over een verhoging van de benodigde investeringskredieten.

Enerzijds omdat meer capaciteit betekent dat er meer projecten op de markt kunnen worden gezet, anderzijds omdat op dit moment de huidige ramingen vooral de berekende uitbestedingskosten zelf betreffen en kosten voor verzekeringen, vergunningen, adviezen, flankerende maatregelen, participatie, communicatie, juridisch advies maken en kosten voor voorbereiding/advisering/toezicht (VAT) niet altijd zijn meegenomen. Ook de inflatie (kosten aannemers) is in werkelijkheid hoger dan de compensatie die hiervoor in de gemeentelijke begroting wordt ontvangen. In de nieuwe beheerplannen zullen álle kosten worden meegenomen, wat tot hogere kredieten zou kunnen leiden. 2.3 Dekking vanuit rioolheffing, aansluitvergunningen en kosten anterieure overeenkomsten/GREX Een deel van de hogere kosten wordt doorberekend aan de inwoner door hogere rioolheffing, de aansluitvergunning en de kosten anterieure overeenkomsten. Op termijn zullen ook hogere kapitaallasten en grondexploitaties zichtbaar zijn in de gemeentebegrotingen. 2.4 Dekking vanuit rioolheffing Voor 2026 worden de kosten voor het extra personeel voor de asset riolering uit de voorziening onttrokken. Vanaf 2027 wordt de uitbreiding van het personeel opgenomen de berekening van de rioolheffing. Dit zorgt voor een beperkte stijging in het tarief.

3.1 Integrale keuzes inzet begrotingssaldo De nieuwe gemeenteraden zullen in 2026 integrale keuzes moeten maken als het gaat om de inzet van het begrotingssaldo. Dit voorstel gaat echter niet om ambitie, het gaat om randvoorwaarden creëren die nodig zijn om de bestaande opdracht van drie gemeenten uit te kunnen voeren op een basisniveau. Vanaf dat punt is er ook ruimte voor ambitie als gemeenten gezamenlijk meer willen. Daar ligt dan de integrale afweging ten opzichte van andere beleidsterreinen. Financiële consequenties Voor de uitbreiding van 14,1 fte, waarvan ongeveer 3,5 fte voor Hillegom, komt een salarislast van € 1.401.919 inclusief overhead voor rekening van de gemeenten. Dit bestaat uit 11,6 fte directe formatie. De overige 2,5 fte bedrijfsvoeringsfuncties worden binnen HLTsamen bekostigd en gecreëerd. Dit wordt gedaan door de overhead die gerekend wordt op de uitbreiding van de formatie voor een deel te gebruiken. Voor gemeente Hillegom betekent dit een aandeel van € 363.798. Dit kan structureel gedekt worden vanuit verschillende dekkingen. Hieronder volgt een uitwerking met een onderscheid van structurele dekking vanaf 2027 en incidentele dekking voor 2026.

Dekking 2027 en verder – structurele kosten Er zijn diverse dekkingen die al in de begroting terug te vinden zijn. Voor een specificering van financiële onderbouwing wordt verwezen naar pagina 25 en 26 van de Businesscase Het beheer van de openbare ruimte in Hillegom. Hierin is per dekkingsbron een duiding gegeven van het gebruik van de dekkingsbron. Door de inzet van deze dekkingsbronnen levert dit besluit een structurele kostenpost van € 44.530. Dit komt doordat er in huidige begroting geen kostenpost is opgenomen voor de inzet van personeel met betrekking tot degeneratievergoedingen. Wel worden hier jaarlijks kosten voor gemaakt die later ten laste worden gebracht van de algemene middelen. Hieronder is een specificering aangegeven.

Dekking

Kosten

Rioolheffing Kredieten Aansluitvergunning Grex en anterieure overeenkomst Degeneratievergoeding Budget areaal uitbreiding Totaal

€ 259.142 € 603.207 € 49.804 € 149.820 € 171.600 € 168.346 € 1.401.919

structureel vanaf 2027 Hillegom 25,95% € 67.247 € 156.532 € 12.924 € 38.878 € 44.530 € 43.686 € 363.798

structureel vanaf 2027 Teylingen 43,56% € 112.882 € 262.757 € 21.695 € 65.262 € 74.749 € 73.332 € 610.676

structureel vanaf 2027 Lisse 30,47% € 78.961 € 183.797 € 15.175 € 45.650 € 52.287 € 51.295 € 427.165

Dekking 2026 – Incidenteel voordeel Daarnaast bestaat er voor 2026 een incidentele bijdrage van HLTsamen gemeente van € 371.224 gezien dekkingen in 2026 niet rechtmatig te gebruiken zijn. De verdeling van deze totale lasten over de gemeenten gebeurt aan de hand van de bekende verdeelsleutel: 25,95% (Hillegom) - 30,47% (Lisse) - 43,56% (Teylingen), omdat de werkzaamheden door de extra capaciteit bij benadering ook in deze verhouding voor de verschillende gemeenten gaat worden ingezet. In 2026 is het niet mogelijk om alle dekkingsbronnen te hanteren (zoals in onderstaande tabel in de kolom 'rechtmatig te gebruiken in 2026’ is weergegeven). Het gaat hierbij om de dekking voor het toerekenen van aansluitvergunningen, toerekenen aan GREX/anterieure overeenkomsten en de degeneratievergoeding. Daarom wordt voor dit jaar een extra incidentele dekking gevraagd van de gemeenten. Voor Hillegom betreft dit een eenmalige bijdrage van: € 96.333. Eerder is besloten om incidentele middelen beschikbaar te stellen voor team beheer. Er resteert nog een bedrag van € 145.911. Daarmee is er voldoende dekking en ontstaat er een eenmalig voordeel van € 49.578. Voor de inzet die toe te rekenen is aan instandhouding van riolering zal de voorziening riolering aangesproken worden.

De voorziening riolering is bedoeld om schommelingen in de rioolheffing op te vangen en in te spelen op noodzaak van onderhoud van riolering. Er is een reserve opgebouwd van €1.968.000. Hieruit kunnen de kosten van 2026 worden onttrokken. Totaal gaat het om €67.247.

Dekking

Rioolheffing Kredieten Aansluitvergunning Grex en anterieure overeenkomst Degeneratievergoeding Budget areaal uitbreiding Subtotaal Onttrekking voorziening riolering Eerder beschikbaar gesteld budget Totaal inc. bijdrage alg. middelen

Kosten

€ 259.142,00 € 603.207,00 € 49.804,00 € 149.820,00 € 171.600,00 € 168.346,00 € 1.401.919,00

rechtmatig incididenteel in 2026? in 2026 Hillegom

nee ja nee nee nee ja

25,95% € 67.247 € 12.924 € 38.878 € 44.530 € 163.580 -€ 67.247 -€ 145.911 -€ 49.578

Verwerking in begroting De raad wordt gevraagd om de begrotingswijziging met nr. R05 vast te stellen. Hiermee wordt voor 2026 en verder de besluitvorming financieel verwerkt in de begroting. Risico's Voor een uitgebreide toelichting van de financiële risico's wordt verwezen naar de ‘Businesscase Beheer Hillegom’. Juridisch kader Artikel 189 gemeentewet: budgetrecht - de gemeenteraad heeft het exclusieve recht om budgetten vast te stellen en te wijzigen. Artikel 192 gemeentewet: wijzigingsprocedure – besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het einde van het lopende begrotingsjaar worden genomen. Aanpak, uitvoering en participatie De huidige inhuur wordt gecontinueerd, werving voor vast personeel wordt opgestart. Beheerplannen worden opgesteld en beheer wordt uitgevoerd. De uitvoering va kan alleen plaatsvinden bij gelijkwaardige besluitvorming in drie gemeenten van HLTsamen. De businesscase wordt gelijktijdig in drie gemeenten behandeld, waarbij door een verschil in begrotingsopstellingen diverse routes worden uitgelopen. Doel is om gelijktijdig een gelijkwaardige besluitvorming te komen. Duurzaamheid Ten aanzien van dit voorstel speelt alleen duurzaamheid rond het duurzaam inzetten van personeel: van inhuur naar structureel. In de beleids- en beheerplannen en het beheer van de openbare ruimte worden de randvoorwaarden van duurzaamheid meegenomen.

Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Dit voorstel ligt voor aan de raad van de gemeente Hillegom. De businesscase wordt gelijktijdig in drie gemeenten behandeld, waarbij door een verschil in begrotingsopstellingen diverse routes worden uitgelopen. Doel is om gelijktijdig een gelijkwaardige besluitvorming te komen.

Urgentie De kwaliteit van de assets in de openbare ruimte van Hillegom, Lisse en Teylingen is de afgelopen jaren verslechterd en binnen HLTsamen is te weinig capaciteit beschikbaar om deze verslechtering tot stilstand te brengen. Naast aandacht voor de kwaliteit van de openbare ruimte is er een organisatorische urgentie: er wordt een onacceptabele (werk)druk ervaren door personeel. Incidentele inhuur is hier drukverlagend, maar is tijdelijk. Evaluatie Voorgesteld wordt om de businesscase over 3 jaar te evalueren. Na instemming begin 2026 is ongeveer anderhalf jaar nodig om de nieuwe organisatie en processen in te richten met vaste medewerkers. Ook moeten de eerste meerjarige onderhoudsplannen worden opgeleverd, het databeheer verder vorm worden gegeven, de eerste grote aanbestedingen integraal worden voorbereid enz. Na een periode van ongeveer drie jaar zou duidelijk moeten worden welke uitkomsten deze besluiten hebben. Hoofdvraag daarbij is: ‘Leidt het daadwerkelijk tot het terugdringen van de achteruitgang in kwaliteit, geeft het inderdaad de ruimte om meer aanbestedingen op de markt te zetten, kunnen we beleidsmatige ontwikkelingen oppakken en betekent dit een structurele verbetering in (aanpak van) kwaliteit van de openbare ruimte?’ Bijlagen en achtergrondinformatie 1. R05 Business case team beheer 2.

De Businesscase het Beheer van openbare ruimte in Hillegom Namens het college van Hillegom, M. Witkamp Secretaris

R. ter Hark Burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van het college van 17 maart 2026 met als onderwerp Businesscase Beheer Hillegom gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 189 en artikel 192 van de gemeentewet,

Besluit: 1. Kennis te nemen van de “De Businesscase het beheer van de openbare ruimte in Hillegom”. 2. Ter uitvoering van de uitbreiding van de formatie voor het aandeel van de gemeente Hillegom in de werkorganisatie HLTsamen (ongeveer 3.5fte) vanaf 2027 structureel te dekken uit de rioolheffing, investeringsbudgetten, aansluitvergunningen voor (nieuwe) rioleringen, GREX/anterieure overeenkomsten en degeneratievergoedingen. 3. Het overschot aan eerder beschikbaar gestelde middelen voor 2026 van € 49.578 vrij te laten vallen aan de algemene middelen in 2026. 4. Voor de inzet van werkzaamheden rondom riolering een budget van € 67.247 beschikbaar te stellen en te onttrekken uit de voorziening riolering. 5. De begrotingswijziging R05 vast te stellen waarmee de cijfers voor 2026 en verdere jaren worden verwerkt in de begrotingen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 12 mei 2026,

Y.P.A. Hermans Griffier

R. ter Hark Voorzitter