-RV Beleidsplan beheer gemeentelijke gebouwen Hillegom 2021-2024.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend Beleidsplan beheer gemeentelijke gebouwen Hillegom 2021-2024 aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-21-205613 datum collegevergadering: 26 oktober 2021 datum raadsvergadering: 9 december 2021 agendapunt: 0 portefeuillehouder: Mevr. K. Hoekstra behandelend ambtenaar: Susan de Vos e-mailadres: S.deVos@hltsamen.nl

Wij stellen voor: 1. 2. 3.

Het beleidsplan beheer gemeentelijke gebouwen Hillegom 2021-2024 vast te stellen. De jaarlijkse storting in de voorziening gemeentelijke gebouwen Hillegom te verlagen naar € 175.000. Begrotingswijzigingen R12 en R02 vast te stellen.

Inleiding De gemeente Hillegom heeft een vastgoedportefeuille die uit 23 objecten bestaat. Het bezitten van vastgoed is geen doel op zich. Vastgoed levert een bijdrage om de ambities en beleidsdoelen vanuit de diverse programma’s te realiseren. Het in eigendom hebben van vastgoed brengt een aantal taken en (financiële) verantwoordelijkheden met zich mee. Daarom heeft de ambtelijke HLT-organisatie besloten om deze taken centraal binnen één organisatie onderdeel (cluster Vastgoed) te beleggen. Daarnaast is het verstandig uitgangspunten rondom het bezit, beheer en onderhoud van het vastgoed vast te leggen. Hiermee worden de voorwaarden geschapen om door te ontwikkelen naar professioneel vastgoedmanagement waarbij het vastgoed op zowel operationeel, tactisch en strategisch niveau professioneel wordt beheerd en er op transparante wijze inzicht ontstaat in de kosten en (maatschappelijke) opbrengsten. Op basis daarvan kunnen er weloverwogen besluiten worden genomen over de grootte en samenstelling van de portefeuille. Nu de eerste stappen hierin zijn gezet is dit beleidsplan voor het beheer van de gemeentelijke gebouwen het eerste document waarin we vooralsnog het gewenste onderhoudsniveau voor de betreffende gebouwen vastleggen. Voor de staat van onze gebouwen houden wij conditiescore 3 aan. Kort samengevat wordt het gehanteerde

niveau omschreven als veilig en heel. Voor de gymzalen aan de Guido Gezellelaan en de Mesdaglaan hanteren we in afwachting van de ontwikkelingen rondom de nieuwbouw van basisschool de Giraf conditiescore 4. Ook stellen we de daarvoor benodigde financiële middelen en de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening op basis van de geactualiseerde meerjaren onderhoudsplannen vast. Daarnaast informeren wij u over de uitgangspunten en ontwikkelingen rondom de vastgoedportefeuille en de daarvoor gekozen route.

Bestaand kader en context Financiële beheersverordening ex artikel 212 gemeentewet Hillegom 2019 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Omgevingsvisie Hillegom Uitvoeringsprogramma Duurzaamheid Hillegom 2018-2022

Beoogd effect Het doel van dit beleidsplan is het vaststellen van het gewenste onderhoudsniveau voor de betreffende gebouwen en het verschaffen van inzicht in de daarvoor benodigde financiële middelen. Daarnaast benoemen wij de ontwikkelingen, route en uitgangspunten om te komen tot het zo duurzaam en efficiënt mogelijk inzetten van ons vastgoed en publieke middelen om onze beleidsdoelen te verwezenlijken.

Argumenten 1.1 Wettelijk kader Conform de BBV dient er een actueel beheerplan (maximaal vijf jaar oud) aanwezig te zijn als onderlegger voor de vorming van een onderhoudsvoorziening en het vaststellen van de daarvoor benodigde jaarlijkse storting in deze voorziening. Ook moet de omvang van de voorziening toereikend zijn om (toekomstige) groot onderhoud uit te kunnen voeren. Een negatieve stand van de voorziening is niet toegestaan. 1.2 Noodzaak meerjaren onderhoudsplan (MOP) Het MOP is een beheerplan waarin de te verwachten groot onderhoudsactiviteiten en uitgaven van de komende 20 jaar per object worden weergegeven. Het uitvoeren van regulier preventief onderhoud zorgt ervoor dat onze gebouwen in de vastgestelde conditie blijven en de onderhoudskosten beheersbaar blijven. 1.3 Ontwikkeling naar professioneel vastgoedmanagement Om actief en optimaal te kunnen sturen op onze vastgoedportefeuille dient er op transparante wijze inzicht te zijn in de kosten en (maatschappelijke) opbrengsten van ons vastgoed. Het vastleggen van o.a. uitgangspunten voor het beheer en onderhoud geeft helderheid en sturing aan het proces om door te ontwikkelen naar professioneel vastgoedmanagement.

2.1 Budgetrecht gemeenteraad Met het actualiseren van de meerjaren onderhoudsplannen is er inzicht gekomen in de daarvoor benodigde budgetten en de noodzakelijke hoogte van de storting in de onderhoudsvoorziening om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Het vaststellen van de nieuwe jaarlijkse storting in de voorziening is een bevoegdheid van de gemeenteraad.

Kanttekeningen Vanuit de voorziening kunnen alleen de grootonderhoudskosten worden betaald. Duurzaamheidsinvesteringen mogen niet worden gefinancierd uit deze onderhoudsvoorziening. Hiervoor dient separaat investeringsbudget te worden aangevraagd waarop wordt afgeschreven. Financiële consequenties De geactualiseerde MOP’s laten zien dat de huidige jaarlijkse storting van € 291.000 kan worden verlaagd. Daarnaast laat de stand van de voorziening van €1.078.451 (peildatum 01-01-2021) het toe om nog een extra verlagingen toe te passen naar € 175.000. Hiermee blijft de stand van de voorziening op het juiste niveau om de (toekomstige) onderhoudsuitgaven te kunnen betalen en (prijs) fluctuaties op te kunnen vangen. Aanpak, uitvoering en participatie Bij het opstellen van het beleidsplan zijn de betreffende beleidsafdelingen betrokken en geïnformeerd over de opgenomen uitgangspunten. Na vaststelling worden deze uitgangspunten opgenomen in nieuwe overeenkomsten en wordt groot planmatig onderhoud uitgevoerd op basis van de geactualiseerde meerjaren onderhoudsplannen. Duurzaamheid Bij de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden wordt zover mogelijk gekozen voor duurzame oplossingen. Daarnaast zijn wij gestart met de voorbereiding van de realisatie van het door u vastgestelde uitvoeringsplan voor het verduurzamen van sportcomplex de Vosse en de brandweerkazerne.

Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) In de gemeente Lisse en Teylingen wordt een beleidsplan met dezelfde uitgangspunten voor het beheer en onderhoud van de gemeentelijke gebouwen vastgesteld. Urgentie Niet van toepassing Evaluatie Jaarlijks worden er vanuit het MOP werkplannen gegenereerd voor de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden. Deze worden waar nodig aangepast aan de actuele staat van de gebouwen en recente ontwikkelingen. De (financiële) planning en verantwoording vindt jaarlijks plaats in de paragraaf kapitaalgoederen van de programma begroting en jaarrekening.

Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Beleidsplan beheer gemeentelijke gebouwen Hillegom 2021-2024 2. Begrotingswijziging R12 3. Begrotingswijziging R02

het college van burgemeester en wethouders, Mevr. drs. C.B. Baauw secretaris

Dhr. A. van Erk burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van het college van 26 oktober 2021 met als onderwerp Beleidsplan beheer gemeentelijke gebouwen Hillegom 2021-2024 gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering van 9 december 2021, gelet op artikel 108 van de Gemeentewet

besluit: 1. 2. 3.

Het beleidsplan beheer gemeentelijke gebouwen Hillegom 2021-2024 vast te stellen. De jaarlijkse storting in de voorziening gemeentelijke gebouwen Hillegom te verlagen naar € 175.000. Begrotingswijzigingen R12 en R02 vast te stellen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 9 december 2021,

Mevr. drs. Y.P.A. Hermans griffier

Dhr. A. van Erk voorzitter