-RV Advies doorontwikkeling Planning- en Control cyclus HLT gemeenten.pdf

Hillegom

Raadsvoorstel Besluitvormend Advies doorontwikkeling Planning- en Control cyclus HLT gemeenten aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-22-266521 datum collegevergadering: datum raadsvergadering: agendapunt: 0 portefeuillehouder: Anne de Jong behandelend ambtenaar: Gijs van Dooren e-mailadres: G.vanDooren@hillegom.nl telefoon: 14 0252

Wij stellen voor: 1.

2.

De aanbevelingen uit het “Eindadvies doorontwikkeling gezamenlijke P&C” over te nemen. Dit zijn: a. Verbinden geld met de beoogde maatschappelijke doelen b. Versterken politieke behandeling van de P&C-producten c. Inzetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards d. Inrichten strak en transparant controleproces, afwijkingen voor actuele informatie e. Schrappen één tussenrapportage f. Oriënteren op de best “practices” De auditcommissie van Hillegom te vragen om de doorontwikkeling van de P&Ccyclus zoals beschreven in het advies voort te zetten met vertegenwoordigers van Lisse, Teylingen, de drie colleges en HLTsamen in de adviesgroep.

Inleiding Op 25 maart 2021 heeft de gemeenteraad van Hillegom de aanbevelingen van het rekenkamercommissie (RKC) rapport over de Planning en Control overgenomen (zie bijlage 1 en 2). De RKC heeft het rapport en de adviezen ook aangeboden aan de gemeenteraad van Lisse. De raad van Lisse heeft zijn auditcommissie gevraagd onderzoek te doen naar de uitwerking en haalbaarheid van de aanbevelingen. Tijdens de raadscommissiebehandeling van het RKC-rapport op 11 maart 2021 heeft wethouder De Jong aangegeven dat de aanbevelingen alleen uitvoerbaar zijn voor HLTsamen als de gemeenteraden van Lisse en Teylingen ook akkoord gaan met de aanbevelingen en dat de gedeelde P&C-cyclus wordt aangepast. Daarom hebben vertegenwoordigers van de auditcommissies van Hillegom en Lisse, en leden van een P&C-werkgroep van de raad van Teylingen, met de wethouders financiën, experts van HLTsamen en een adviseur van Baker Tilly (de accountant) gesproken over ambities voor de doorontwikkeling van de P&C-producten (voor meer informatie over deze

bijeenkomsten zie bijlage 3,4 en 5). De gedachte achter deze diversiteit is dat de P&Ccyclus en P&C-stukken voor iedere groep een belangrijk middel is. Als bijvoorbeeld het college er niet mee kan werken, dan komt er ook niets naar de raad. Het resultaat van de bijeenkomsten is te lezen in het bijgevoegde eindadvies. In dit eindadvies staat ook een meerjarig ontwikkelprogramma (zie bijlage 6). In dit eindadvies zijn de zes aanbevelingen van de rekenkamercommissie als leidraad gebruikt. Bestaand kader en context Voor het opstellen van het advies zijn de volgende kaders als uitgangspunt gebruikt: 1. Bestaande afspraken over de gedeelde P&C-cyclus binnen de HLTgemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen hebben bij het aangaan van de ambtelijke samenvoeging afspraken gemaakt over een gezamenlijke P&C-cyclus en de daarmee samenhangende financiële stukken. De een kan de P&C-cyclus niet eenzijdig aanpassen. 2. Het rekenkamerrapport “Planning & Control in Hillegom en Lisse” De rekenkamercommissie heeft in dit rekenkamer rapport de volgende aanbevelingen gedaan: 1. Eén tussenrapportage te laten vervallen. 2. In te zetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards. 3. Dat de ambtelijke organisatie werkt aan een strak en transparant control proces om verwachting en resultaat dichter bij elkaar te brengen. 4.

Dat er permanent aandacht is voor de mogelijkheden om de verbinding te maken tussen de uitgaven van de gemeente en de met dat geld beoogde maatschappelijke doelen. 5. De politieke behandeling van de P&C-producten te versterken. 6. Dat binnen de betrokken ambtelijke organisatie gelegenheid wordt gecreëerd om zich structureel te oriënteren op de bruikbaarheid van ‘best practices’, zoals die elders worden toegepast. Beoogd effect Het doel van het advies is de kaderstellende- en controlerende rol van de raad te versterken. De verschillende P&C-stukken (kadernota, tussenrapportage en programmarekening) moeten hiervoor worden aangepast. Argumenten De volgende argumenten onderbouwen de aanbevelingen: 1.1 Aanbeveling 1 van het eindadvies versterkt het budgetrecht van de raad. De relatie tussen “wat gaan we doen” en “wat mag het kosten” wordt inzichtelijker gemaakt. De relatie tussen “wat willen we” en “wat gaan we doen” wordt ook duidelijker gemaakt. Daarnaast worden de doelen duidelijker verwoord in “wat hebben we bereikt” zodat de raad beter kaders kan stellen en beter kan controleren of de doelstellingen zijn behaald. 1.2 Prestaties verbinden aan maatschappelijke doelen. Het doel is dat duidelijk wordt waarom bepaalde acties worden genomen en welk maatschappelijk doel zij dienen. Dit versterkt de doelmatigheid en de verantwoording.

1.3 Aanbeveling 2 van het eindadvies: De P&C-producten moeten aansluiten bij de politieke behandeling door de daarvoor relevante informatie te verschaffen.

Dit betekent dat niet alle informatie die in de P&C-stukken staat relevant is. Zo moet een tussenrapportage niet alleen gaan over “afwijkingen” maar vooral ook over waarom er wordt afgeweken. 1.4 Aanbeveling drie van het eindadvies is een verdere uitwerking van aanbeveling twee van het rekenkamerrapport. De adviesgroep heeft uitvoerig gesproken over de realtime dashboards: wat laat je zien? Welke informatie is nuttig voor de raad of inwoner? Hoe actueel moet (of kan) de informatie zijn? Maar ook praktischer, welke informatie heeft de gemeente (of niet)? Er is gekozen om in te zetten op een digitale toegankelijke begroting met een duidelijkere link naar de onderliggende beleidsstukken. Zo kunnen raadsleden of geïnteresseerde inwoners naar het detailniveau wat aansluit bij hun interesse/rol. 1.5 De rekenkamercommissie heeft geadviseerd dat HLTsamen werkt aan een strak en transparant controleproces. Het doel hiervan is dat er realistischer wordt begroot (verwachting en resultaat sluit dan beter op elkaar aan). Het eindadvies neemt deze aanbeveling van de rekenkamercommissie over en heeft er nadere invulling aangegeven. Hierbij moeten afwijkingen op tijd worden gezien en op worden geacteerd. Ook moet de vrije ruimte in de begroting zo duidelijker worden voor de raad.

1.6 Een bestuursrapportage laten vervallen De rekenkamercommissie adviseert een bestuur rapportage te laten vervallen. De adviescommissie adviseert om bij de behandeling van de enige bestuursrapportage meer in te gaan op de inhoudelijke beleidswijzigingen. De financiële verordening gemeente Hillegom 2019 moet hiervoor worden aangepast. 2

Voortzetten van het proces De verbetering/aanpassing van het P&C-proces en P&C-producten is een traject wat meerdere jaren nodig heeft. Het is daarbij belangrijk om in de gaten te blijven houden of de aanpassingen echt bijdragen aan het versterken van de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Omdat de drie raden dezelfde P&C-cyclus en producten gebruiken is het belangrijk om de aanpassingen ook gezamenlijk in de gaten te houden. De vertegenwoordigingen van de drie raden zijn dit proces samen begonnen en deze afstemming is belangrijk voor het voortzetten van dit proces.

Kanttekeningen 1. De ambtelijke bezetting bij het team financiën is momenteel niet ideaal. Dit kan tot gevolg hebben dat de doorontwikkeling niet zo snel gaat als gepland. Toen het spoorboekje/de meerjarenplanning is geschreven was de bezetting bij financiën anders. Als zaken sneller opgepakt kunnen worden dan doet HLTsamen dat zeker. Als onderdelen langer op zich laten wachten oor omstandigheden dan zal dit besproken worden met de adviesgroep. 2. De adviesgroep aanpassen P&C kan pas in het najaar weer bij elkaar komen. Dit betekent dat de voorgenomen aanpassing in de begroting voor 2023 niet meer haalbaar is. De vernieuwing van de paragraaf over het sociaal domein heeft HLTsamen wel voorbereid en wordt in het najaar besproken met de adviesgroep.

Financiële consequenties N.v.t.

Aanpak, uitvoering en participatie De aanbevelingen zijn in het eindadvies opgesplitst en uitgewerkt tot een spoorboekje: wanneer gebeurt wat. Echter, niet alles kan tegelijkertijd. We beginnen met het uitwerken van de paragrafen over het sociaal domein in de begrotingen van Hillegom, Lisse en Teylingen. Dit werkt door in de tussenrapportages en in de programmarekening. In de volgende begroting wordt een volgende paragraaf aangepast. Zo groeien de P&C-stukken in een haalbaar tempo. De “Financiële verordening gemeente Hillegom 2019” moet worden aangepast en aan de gemeenteraad wordt voorgelegd. Door de VNG worden nieuwe modelverordeningen (212, 213 en 213a) voorbereidt omdat de rechtmatigheid hier ook ingepast moet worden. Dit wordt tegelijk opgepakt. Duurzaamheid N.v.t. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Een vergelijkbaar raadsvoorstel wordt ook aan de raad van Lisse aangeboden. Urgentie N.v.t. Evaluatie N.v.t. Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Raadsvoorstel Rapport rekenkamercommissie Planning & Control (25 maart 2021) 2. Rapport Onderzoek Planning en Control in Hillegom en Lisse (eindrapport) 3. Verslag adviesgroep aanpassen P&C 2 december 2021 4. Verslag adviesgroep aanpassen P&C 3 februari 2022 5. Verslag adviesgroep aanpassen P&C 23 februari 2022 6. Eindadvies doorontwikkeling gezamenlijke P&C Dhr. M. Roelofs, Voorzitter auditcommissie

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van de auditcommissie van 8 juni 2022 met als onderwerp Advies doorontwikkeling Planning- en Control cyclus HLT gemeenten Gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 212 van de gemeentewet,

Besluit: 1.

2.

De aanbevelingen uit het “Eindadvies doorontwikkeling gezamenlijke P&C” over te nemen. Dit zijn: a. Verbinden geld met de beoogde maatschappelijke doelen b. Versterken politieke behandeling van de P&C-producten c. Inzetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards d. Inrichten strak en transparant controleproces, afwijkingen voor actuele informatie e. Schrappen één tussenrapportage f. Oriënteren op de best “practices” De auditcommissie van Hillegom te vragen om de doorontwikkeling van de P&Ccyclus zoals beschreven in het advies voort te zetten met vertegenwoordigers van Lisse, Teylingen, de drie colleges en HLTsamen.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 22 september,

Mevr. drs. Y.P.A. Hermans griffier

Dhr. A. van Erk voorzitter