-RV Aanwijzing FG per 01-05-2024 en intrekken aanwijzing huidige FG.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming voor Hillegom per 1 mei 2024 en intrekken aanwijzing huidige Functionaris Gegevensbescherming

aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-24-371962 Datum collegevergadering: 14 mei 2024 datum raadsvergadering: 4 juli 2024 agendapunt: Dhr. A. van Erk portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: telefoon:

Sandra de Lange S.delange@hltsamen.nl 14 0252

Wij stellen voor: 1. De aanwijzing van de heer L.W. Koelman als Functionaris Gegevensbescherming met terugwerkende kracht tot 1 februari 2024 in te trekken; 2. De heer J. Baan aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming voor de periode 1 februari 2024 tot en met 30 april 2024; 3. De heer T.F.M. Couprie met terugwerkende kracht tot 1 mei 2024 aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming; 4. Voortaan mandaat te verlenen aan het bestuur HLTsamen voor de aanwijzing van de Functionaris Gegevensbescherming.

Inleiding Op grond van artikel 37 lid 1 van de AVG en gelet op artikel 36 Wet politiegegevens is elke overheidsinstantie verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te stellen. De FG is onder meer verantwoordelijk voor het toezicht houden op de naleving van de privacywetten en -regels, het inventariseren en bijhouden van gegevensverwerkingen en het afhandelen van vragen en klachten van mensen binnen en buiten de organisatie. Daarnaast kan de FG ondersteunen en adviseren bij het ontwikkelen van interne regelingen. De aan te wijzen FG moet beschikken over voldoende professionele kwaliteiten en deskundigheid. De huidige FG is per 1 februari 2024 uit dienst van de Werkorganisatie HLTsamen getreden. Om die reden moet per 1 februari zijn aanwijzing als FG ingetrokken worden en een nieuwe FG aangewezen worden. Ook wordt voorgesteld de tijdelijke vervanging te bekrachtigen. Bestaand kader en context Artikel 37, lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Artikel 36 Wet politiegegevens Beoogd effect Blijvend over een FG beschikken zodat we voldoen aan de wettelijke verplichting.

Argumenten 1.1 De heer Koelman is per 1 februari 2024 niet meer beschikbaar als FG voor de gemeente. Om die reden moet zijn aanwijzing worden ingetrokken. 2.1 In de periode 1 februari 2024 tot en met 30 april 2024 is de heer Baan ingehuurd als Functionaris Gegevensbescherming. De heer Baan was bekend met onze organisatie en is deskundig op het vakgebied. 3.1 Voldoen aan wettelijke verplichting. Op grond van de AVG en de Wet politiegegevens is elk bestuursorgaan verplicht een Functionaris Gegevensbescherming aan te wijzen. Met de aanwijzing van de heer Couprie als FG per 1 mei 2024 voldoen we aan deze verplichting. 3.2 De heer Couprie bezit de vereiste professionele kwaliteiten en deskundigheid. Op grond van de AVG en de Wet politiegegevens wordt de FG aangewezen op grond van zijn professionele kwaliteiten en in het bijzonder zijn deskundigheid op het gebied van de wetgeving en de praktijk inzake gegevensbescherming en zijn vermogen de taken te vervullen. Op basis van het selectiegesprek zijn wij van mening dat de heer Couprie beschikt over voldoende professionele kwaliteiten en deskundigheid om als FG aangewezen te worden. 4.1 Mandatering aan het bestuur HLTsamen voor de benoeming FG is efficiënt. De colleges, gemeenteraden, burgemeester en de werkorganisatie maken gebruik van een Functionaris Gegevensbescherming.

De werkorganisatie is verantwoordelijk voor aanname van het personeel. Kanttekeningen Niet van toepassing. Financiële consequenties Binnen HLTsamen is formatie voor de Functionaris Gegevensbescherming. Aanpak, uitvoering en participatie Na uw besluitvorming zal het besluit op de voorgeschreven wijze worden bekendgemaakt. Duurzaamheid Niet van toepassing. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) De gemeenteraden, colleges van burgemeester en wethouders, burgemeesters en bestuur HLTsamen wordt een gelijkluidend voorstel aangeboden. Urgentie Vanwege het vertrek van de huidige FG is besluitvorming door uw raad gewenst. Evaluatie De Functionaris Gegevensbescherming stelt jaarlijks een jaarverslag FG op. Bijlagen en achtergrondinformatie Geen. Namens het college van Hillegom, Dhr. M. Witkamp Secretaris

Dhr. A. van Erk Burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van het college van 14 mei 2024 met als onderwerp Aanwijzing Functionaris Gegevensbescherming voor Hillegom per 1 mei 2024 en intrekken aanwijzing huidige Functionaris Gegevensbescherming, gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op artikel 37, lid 1 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en artikel 36 Wet politiegegevens,

besluit: 1. De aanwijzing van de heer L.W. Koelman als Functionaris Gegevensbescherming met terugwerkende kracht tot 1 februari 2024 in te trekken; 2. De heer J. Baan aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming voor de periode 1 februari 2024 tot en met 30 april 2024; 3. De heer T.F.M. Couprie met terugwerkende kracht tot 1 mei 2024 aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming; 4. Voortaan mandaat te verlenen aan het bestuur HLTsamen voor de aanwijzing van de Functionaris Gegevensbescherming.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 4 juli 2024,

Mevr. Y. Hermans Griffier

Dhr. A. van Erk voorzitter