-RV Aanwijzing accountant.pdf

Hillegom

Raadsvoorstel Besluitvormend Aanwijzing accountant aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-20-160319 datum voorstel: 15 april 2021 datum collegevergadering: datum raadsvergadering: 27 mei 2021 agendapunt: 0 portefeuillehouder: Dhr. A. de Jong behandelend ambtenaar: Gijs van Dooren e-mailadres: G.vanDooren@hillegom.nl

Wij stellen voor: 1. 2.

Baker Tilly aan te wijzen als accountant van de gemeente Hillegom voor de jaren 2021 tot en met 2024; De extra kosten ad € 9.220,- mee te nemen bij het opstellen van de 1e Bestuursrapportage 2021.

Inleiding De aanstellingstermijn van de huidige accountant loopt af per 24 november 2021. Er moet dus een nieuwe accountant worden aangewezen. Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan. Deze is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag met bevindingen. Onder accountantscontrole valt de controle op de financiële administratie, de getrouwheid van de gemeenterekening en de rechtmatigheid van de financiële beheerhandelingen en het financieel beheer. In de raadsvergadering van 10 december 2020 is bij vaststelling van de aanbestedingsdocumenten besloten tot een gezamenlijke Europese aanbesteding met de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en de Gemeenschappelijke Regeling HLTsamen. Stichting Rijk kreeg de opdracht het aanbestedingstraject te begeleiden. De bestuurlijke werkgroep Aanbesteding accountant werd belast met de voorbereiding van de aanbestedingsdocumenten en de beoordelingen van de inschrijvingen. Iedere gemeente leverde voor de bestuurlijke werkgroep één lid van de auditcommissie. HLTsamen werd vertegenwoordigd door een lid van het bestuur van HLTsamen. Het proces werd ondersteund door ambtenaren van HLTsamen (Juridische Zaken, Control en Financiën) en de (plaatsvervangend) griffiers van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen.

Bestaand kader en context  Artikel 213 Gemeentewet;  Wet openbaarheid van bestuur artikel 10, eerste lid onder c;  Raadsbesluit vaststelling documenten aanbesteding accountant, 26 november 2020  Aanbestedingswet 2012, Uit de aanbestedingswet vloeit voort dat de bijlage geheim is.

Beoogd effect Een nieuwe accountant voor de jaren 2021 tot en met 2024.

Argumenten 1. Uit de beoordeling van de bestuurlijke werkgroep Aanbesteding accountant blijkt Baker Tilly de aanbieding met de beste prijs-kwaliteit verhouding te hebben ingediend; 2. De controle van de accountant wordt duurder. Door deze verhoging mee te nemen in de 1e Bestuursrapportage 2021 begroot de gemeente realistisch en met de juiste bedragen.

Kanttekeningen n.v.t. Financiële consequenties Het aandeel van de gemeente Hillegom in de kosten van accountant bedraagt € 44.420,-. In de begroting 2021 is een bedrag opgenomen van € 35.200,-. Het nieuwe bedrag wordt bij de 1e Bestuursrapportage 2021 opgenomen.

Aanpak, uitvoering en participatie De bestuurlijke werkgroep Aanbesteding accountant heeft de twee offertes beoordeeld. De aanbestedingsprocedure is begeleid door stichting Rijk.

Duurzaamheid n.v.t. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Aan de drie gemeenteraden en het bestuur van HLTsamen wordt hetzelfde conceptbesluit voorgelegd met een aangepaste financiële paragraaf. Zij nemen elk een eigen besluit over de aanwijzing van de accountant.

Urgentie Het huidige contract met Baker Tilly loopt af en aanwijzing van een nieuwe accountant in de raad van mei 2021 is noodzakelijk. De werkzaamheden van de accountant starten met ingang van de interim-controle op 1 juni 2021.

Evaluatie De werkzaamheden van de accountant worden jaarlijks geëvalueerd.

Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Beoordelingsmatrix (Geheim op grond van de aanbestedingswet)

namens de auditcommissie, Dhr. J.G. van Dooren secretaris

Dhr. M. Roelofs Voorzitter

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van het college van met als onderwerp Aanwijzing accountant gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, gelet op Gemeentewet artikel 213 en 25; Wet openbaarheid bestuur, artikel 10, eerste lid onder c; Aanbestedingswet 212; het raadsbesluit van 10 december 2020 “Vaststelling documenten aanbesteding accountantsdiensten”.,

besluit: 1. 2.

Baker Tilly aan te wijzen als accountant van de gemeente Hillegom voor de jaren 2021 tot en met 2024; De extra kosten ad € 9.220,- mee te nemen bij het opstellen van de 1e Bestuursrapportage 2021.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 27 mei 2021,

Mevr. drs. P.M. Hulspas-Jordaan griffier

Dhr. A. van Erk voorzitter