-RV Aanwijzing accountant gemeente Hillegom 2025 e.v..pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Aanwijzing accountant gemeente Hillegom 2025 e.v. aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-25-417599 Datum collegevergadering: -datum raadsvergadering: 20 februari 2025 agendapunt: 11 A. de Jong portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: Simone van der Molen emailadres: s.vandermolen@hillegom.nl telefoon:

Wij stellen voor: 1. Baker Tilly aan te wijzen als accountant van de gemeente Hillegom vanaf 2025 voor een periode van 4 jaar met de optie om tweemaal te verlengen met een jaar; 2. De hogere kosten ad €12.144,- te verwerken in de meerjarenbegroting in de Tussenrapportage 2025 en Begroting 2026 van de gemeente Hillegom.

Inleiding Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan. Deze is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag met bevindingen. Onder accountantscontrole valt de controle op de financiële administratie, de getrouwheid van de gemeenterekening en de rechtmatigheid van de financiële beheerhandelingen en het financieel beheer. De raden van Hillegom, Lisse en Teylingen en het bestuur van HLTsamen besloten tot een gezamenlijke Europese aanbesteding van de accountantsdiensten. Stichting Rijk kreeg de opdracht het aanbestedingstraject te begeleiden. Een bestuurlijke werkgroep aanbesteding accountant werd belast met de voorbereiding van de aanbestedingsdocumenten en de beoordeling van de inschrijvingen. Iedere gemeente leverde voor de bestuurlijke werkgroep één lid van de auditcommissie. HLTsamen werd vertegenwoordigd door een lid van het bestuur van HLTsamen. Het proces werd inhoudelijk ondersteund door ambtenaren van HLTsamen en de (plaatsvervangend) griffiers van de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen. Bestaand kader en context Raadsvoorstel en besluit Aanbesteding accountantsdiensten gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en HLTsamen 2025 e.v., 19 september 2024. Aanbestedingswet 2012, artikel 5.27, tweede lid.

Beoogd effect Een nieuwe accountant vanaf 2025 voor een periode van 4 jaar met de optie om tweemaal te verlengen met een jaar. Argumenten 1. Uit de beoordeling van de bestuurlijke werkgroep aanbesteding accountant blijkt Baker Tilly de aanbieding met de beste prijs-kwaliteit verhouding te hebben ingediend; 2. Het aandeel van de gemeente Hillegom in de kosten van de aanbesteding bedraagt €62.750,-. In de begroting 2025 en de meerjarenraming is reeds een bedrag opgenomen van €50.606,- voor de controle van de jaarrekening door de accountant. Voorgesteld wordt het nieuwe bedrag te verwerken in de Tussenrapportage 2025 en Begroting 2026, zodat deze kunnen worden verrekend voor de daaropvolgende jaren. Kanttekeningen n.v.t. Financiële consequenties De jaarlijkse kosten van de accountant voor de gemeente Hillegom zijn verhoogd naar €62.750,-. In de begroting 2025 en meerjarenraming is reeds een bedrag opgenomen van €50.606,-. Dat levert een verschil op van €12.144,-. Dit zal worden verwerkt in de Tussenrapportage 2025 en Begroting 2026 van de gemeente Hillegom. Vanaf 1 januari 2027 mag de prijs jaarlijks worden geïndexeerd. Aanpak, uitvoering en participatie De bestuurlijke werkgroep aanbesteding accountant heeft drie offertes beoordeeld. De aanbestedingsprocedure is begeleid door Stichting Rijk.

Duurzaamheid Het toevoegen van maatschappelijke waarde is gecreëerd door het toepassen va Social Return van tenminste 2% als contractvoorwaarde. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Aan de drie gemeenteraden en aan het bestuur van HLTsamen wordt hetzelfde conceptbesluit voorgelegd met aangepaste financiële paragraaf. Zij nemen elk een eigen besluit over de aanwijzing van de accountant. Urgentie Het huidige contract met Baker Tilly loopt af en aanwijzing van een nieuwe accountant in de raad is noodzakelijk. De werkzaamheden van de accountant starten met ingang van de interim-controle op 01 juni 2025. Evaluatie De werkzaamheden van de accountant worden jaarlijks geëvalueerd. Bijlagen en achtergrondinformatie Geen. Namens de auditcommissie Hillegom, S. van der Molen Adjunct-griffier

M. Roelofs Voorzitter

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel van de auditcommissie, gelet op: Raadsvoorstel en besluit Aanbesteding accountantsdiensten gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en HLTsamen 2025 e.v. d.d. 19 september 2024; Aanbestedingswet 2012, artikel 2.57, tweede lid.

Besluit: 1.

2.

Baker Tilly aan te wijzen als accountant van de gemeente Hillegom vanaf 2025 voor een periode van vier jaar met de optie om tweemaal te verlengen met een jaar; De hogere kosten ad €12.144, - te verwerken in de meerjarenbegroting in de Tussenrapportage 2025 en Begroting 2026 van de gemeente Hillegom.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 20 februari 2025,

Y.P.A. Hermans Griffier

R. ter Hark Voorzitter