-RV Aanbesteding accountantsdiensten.pdf

Raadsvoorstel Besluitvormend

Aanbesteding accountantsdiensten gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en HLTsamen 2025 en verder aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-24-391255 datum collegevergadering: -datum raadsvergadering: 19 september 2024 agendapunt: A. de Jong portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: Simone van der Molen MA emailadres: S.vanderMolen@hillegom.nl telefoon: 14 0252

Wij stellen voor: 1. Vast te stellen: A. Het Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten van de gemeenten Hillegom, Lisse, Teylingen en HLTsamen voor de controlejaren 2025 en verder; B. De Inkoopstrategie accountantsdiensten van de gemeenten Hillegom, Lisse, Teylingen en HLTsamen voor de controlejaren 2025 en verder; 2. Op voornoemde Inkoopstrategie geheimhouding op te leggen op grond van artikel 87 van de Gemeentewet, juncto artikel 5.1 tweede lid aanhef en onder b, van de Wet open overheid (Woo). De geheimhoudingsplicht eindigt als het aanwijzingsbesluit is genomen; 3. De leden van de werkgroep aanbesteding accountantsdiensten met tussenkomst van de drie auditcommissies en het bestuur van HLTsamen de opdracht te geven de selectie van de accountant ter hand te nemen en het aanwijzingsbesluit van de accountant voor te bereiden.

Inleiding Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan. Deze is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag met bevindingen. Onder de accountantscontrole valt de controle op de financiële administratie, de getrouwheid van de gemeenterekening en de rechtmatigheid van de financiële beheerhandelingen en het financieel beheer. De tweede verlengingstermijn met de huidige accountant loopt af in 2025. In een gezamenlijke bijeenkomst van de auditcommissies van de gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen en het HLT-bestuur is gesproken over de aanbesteding van

de accountant en de inrichting en planning van de aanbestedingsprocedure. In goed overleg is ervoor gekozen uit doelmatigheidsoverwegingen één aanbestedingstraject te doorlopen voor vier delen: de drie raden en de HLT-organisatie. Namens de gemeenteraden hebben de drie auditcommissies ieder één lid afgevaardigd voor de werkgroep aanbesteding accountant. Wethouder Volten vertegenwoordigt de werkorganisatie HLTsamen. Deze werkgroep bereidt onder voorzitterschap van raadslid Roelofs de aanbestedingsdocumenten en de besluitvorming voor. De werkgroep wordt in het aanbestedingstraject begeleid door stichting Rijk. De werkgroep heeft op 9 juli 2024 de aanbestedingsdocumenten besproken. Door de griffiers en de directie van HLTsamen is op basis daarvan de besluitvorming voorbereid en het raadsvoorstel ter vaststelling aangeboden aan de drie gemeenteraden en het HLTbestuur.

Bestaand kader en context • Artikel 213 Gemeentewet • Artikel 87 Gemeentewet • Artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder b • Huidig contract accountantsdiensten gemeente Hillegom, Lisse, Teylingen en HLTsamen Beoogd effect Een zorgvuldige aanbestedingsprocedure voor de aanwijzing van de accountant 2025 en verder en het komen tot één accountant voor Hillegom, Lisse, Teylingen en het bestuur van HLTsamen. Argumenten 1a. De aanbestedingsdocumenten omvatten informatie over de procedure voor de aanbesteding en het Programma van Eisen. 1b. Eén gezamenlijke accountant voor de gemeenteraden van Hillegom, Lisse, Teylingen en het bestuur van HLTsamen vereenvoudigt de werkzaamheden bij de controles. Afstemming tussen de 4 administraties is met één accountant eenvoudiger en voorkomt extra werkzaamheden. 2. Openbaarmaking van de informatie kan gevolgen hebben voor de privaatrechtelijke verhouding met een onderneming, bijvoorbeeld bij onderhandelingen tussen de overheid en een onderneming. Het openbaar maken van de Inkoopstrategie zou betekenen dat de strategie, keuzes en overwegingen worden prijsgegeven, hetgeen de inschrijvingen van de kantoren kan beïnvloeden. Op grond van artikel 5.1 tweede lid, aanhef en onder b.

van de Woo kan geen informatie openbaar gemaakt worden als dit de economische of financiële belangen van de Staat, de andere publiekrechtelijke lichamen beschadigt en dit belang zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. 3. De werkgroep kan namens de drie raden en het bestuur de kandidaten beoordelen en via de afzonderlijke auditcommissies een voorstel aan de raad voor aanwijzing voorleggen. De samenstelling van de werkgroep waarborgt een goede vertegenwoordiging van zowel de drie gemeenteraden als het bestuur van HLTsamen. Kanttekeningen n.v.t.

Financiële consequenties De kosten voor de aanbesteding worden gedekt binnen de reguliere middelen. Aanpak, uitvoering en participatie De werkgroep zal via de auditcommissies een voorstel tot aanwijzing van de accountant aan de gemeenteraden en het HLT-bestuur voorleggen. De drie raden en het bestuur van HLTsamen nemen elk een eigen besluit over de aanwijzing van de accountant. Duurzaamheid n.v.t. Hillegom-Lisse-Teylingen (HLT) Aan de gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen en het bestuur van HLTsamen wordt een gelijkluidend voorstel ter besluitvorming voorgelegd. Urgentie Omdat het contract met de huidige accountant afloopt is het noodzakelijk dat de raad een besluit neemt over de aanbestedingsdocumenten, zodat er tijdig een aanbesteding kan worden gestart om een nieuwe accountant aan te wijzen. Evaluatie De gevolgde aanbestedingsprocedure zal t.z.t. in de auditcommissie Hillegom worden geëvalueerd. Bijlagen en achtergrondinformatie 1. Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten gemeenten Hillegom, Lisse, Teylingen en HLTsamen voor de controlejaren 2025 en verder 2. Inkoopstrategie Accountantsdiensten gemeenten Hillegom, Lisse, Teylingen en HLTsamen voor de controlejaren 2025 en verder (geheim) Namens de auditcommissie Hillegom,

S. van der Molen MA Ambtelijk secretaris

M. Roelofs Voorzitter

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Hillegom, gelezen het voorstel, gelet op de behandeling in de raadscommissie- en raadsvergadering, Gelet op: Artikel 213 Gemeentewet; Artikel 87 Gemeentewet; Artikel 5.1, tweede lid, aanhef en onder b Wet open overheid. Besluit: 1. Vast te stellen: A. Het Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten van de gemeenten Hillegom, Lisse, Teylingen en HLTsamen voor de controlejaren 2025 en verder. B. De Inkoopstrategie accountantsdiensten van de gemeenten Hillegom, Lisse, Teylingen en HLTsamen voor 2025 en verder. 2. Op voornoemde Inkoopstrategie geheimhouding op te leggen op grond van artikel 87 van de Gemeentewet, juncto artikel 5.1 tweede lid, aanhef en onder b van de Wet open overheid. De geheimhoudingsplicht eindigt als het aanwijzingsbesluit is genomen; 2. De leden van de werkgroep aanbesteding accountantsdiensten met tussenkomst van de drie auditcommissies en het bestuur van HLTsamen de opdracht te geven de selectie van de accountant ter hand te nemen en het aanwijzingsbesluit voor te bereiden.

Aldus besloten in de raadsvergadering van 19 september 2024,

drs. Y.P.A. Hermans Griffier

A. van Erk Voorzitter