Programma van Eisen aanbesteding accountantsdiensten v1.01.pdf

Programma van eisen aanbesteding Accountantsdiensten controlejaren 2025 en verder Gemeente Hillegom, Gemeente Lisse, Gemeente Teylingen Werkorganisatie HLTsamen

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 1 / 14

Inhoudsopgave

1.

Inleiding

2.

Omschrijving van de opdracht

2.1 De algemeen certificerende functie 2.2 Controle overige (deel)verantwoordingen 2.3 De natuurlijke adviesfunctie 2.4 Specifieke onderzoeksopdrachten gemeenteraad en/ of HLT-bestuur 2.5 Specifieke en functionele eisen 2.6 Tijdsplanning 2.7 Samenstelling en kwaliteit controleteam 2.8 Geoffreerde prijs 3

De gevraagde offerte

Bijlage 1: Begripsomschrijvingen

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 2 / 14

1. Inleiding De raden van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen (hierna: de gemeenten) en het bestuur van de werkorganisatie HLTsamen (hierna: HLTsamen) hebben besloten gezamenlijk de procedure te voeren voor het aanstellen van een nieuwe accountant. Voor de periode vanaf de start van de controle op het verslagjaar 2025 willen de gemeenten en HLTsamen een overeenkomst aangaan met betrekking tot de accountantsdiensten. De gemeenten en HLTsamen hebben daartoe het voornemen een overeenkomst aan te gaan voor een periode van 4 jaar met verlengoptie van 2 jaar. In artikel 213 van de Gemeentewet is bepaald dat de gemeenteraad de accountant aanwijst. Overeenkomstig de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen, artikel 17, wijst het bestuur de accountant voor de werkorganisatie aan. De voorbereiding hiertoe is opgedragen aan een werkgroep. 2. Omschrijving van de opdracht De gemeenteraden van de gemeenten en het bestuur van HLTsamen (hierna: de Opdrachtgevers) willen een contract voor 4 jaar met verlengoptie van 2 jaar aangaan met een registeraccountant (hierna: de Opdrachtnemer) voor de controle van de jaarrekeningen van de drie gemeenten en de jaarrekening van HLTsamen conform artikel 213 van de Gemeentewet. Het gaat om drie afzonderlijke gemeenten met ieder een eigen jaarrekening en de jaarrekening van de werkorganisatie.

Vanwege overwegingen van doelmatigheid en doeltreffendheid hebben de gemeenteraden en het bestuur besloten dat deze opdrachten door één accountant moeten worden verricht. De vier afzonderlijke overeenkomsten worden door één accountant uitgevoerd. Tot de accountantsdiensten behoren naast de controle van de jaarrekening, op grond van artikel 197 van de Gemeentewet, ook de Single Information Single Audit bijlagen. De accountantsverklaring van HLTsamen dient eerder beschikbaar te zijn dan die van de gemeenten omdat de gemeenten de cijfers van HLTsamen moeten verwerken in hun jaarrekening. De opdrachtgevers kennen gemeenschappelijke regelingen (zie paragraaf verbonden partijen in de betreffende begrotingen). Deze hebben een eigen accountant en zijn verantwoordelijk voor het tijdig opstellen van de jaarrekening en de begroting. Indien van toepassing steunt de accountant van de gemeenten maximaal op de accountantsverklaringen van verbonden partijen, met het oog op het voorkomen van dubbel werk. De accountant van de gemeenten maakt indien noodzakelijk afspraken met accountants van de verbonden partijen.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 3 / 14

Verbonden partijen (niet limitatief): Gemeenschappelijke regelingen 1. Werkorganisatie HLTsamen 2. Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 3. Intergemeentelijke Sociale Dienst (ISD) Bollenstreek 4. Gemeenschappelijke Regeling Werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek 5. Hecht 6. Veiligheidsregio Hollands Midden 7. Omgevingsdienst West-Holland 8. Vuilafvoerbedrijf Duin- en Bollenstreek 9. Gemeenschappelijke regeling gemeentelijke belastingen Bollenstreek 10. GR Cocensus 11. Service-organisatie Zorg Holland Rijnland Vennootschappen en coöperaties 1. Greenport Ontwikkelings Maatschappij B.V. 2. Meerlanden Holding N.V. 3. BNG Bank N.V. 4. Dunea N.V. 5. Liander N.V Stichtingen en verenigingen 1. Stichting Rijk De opdracht vangt aan met de controle van verslagjaar 2025. De looptijd van de overeenkomst is 4 verslagjaren met een verlengoptie van 2 jaren. Als regelgeving ingrijpend verandert, kan dat reden zijn voor opzegging of aanpassing van de overeenkomsten. Mochten de wijzigingen leiden tot een substantiële aanpassing in de rol en inzet van de accountant, dan behouden de opdrachtgevers het recht voor om in overleg met de accountant de certificerende functie in de aanbestedingsovereenkomst op kwaliteit en prijs aan te passen aan de nieuwe situatie. Na een controlejaar wordt de dienstverlening geëvalueerd en worden zo nodig nieuwe afspraken gemaakt.

Jaarlijks worden indien nodig in het controleprotocol de controle-eisen van het betreffende jaar aangepast. Hierover vindt vooraf afstemming plaats met de accountant. De Opdrachtgevers gaan uit van de minimale en wettelijk noodzakelijke controlewerkzaamheden benodigd voor een deugdelijke grondslag van het oordeel in de verklaring. De Opdrachtgevers verwachten van de accountant dat er voldoende aantoonbare kennis en ervaring aanwezig is rondom de specifieke gemeentelijke ontwikkelingen en regelgeving. De opdrachtnemer is bereid om referenties te verstrekken van gelijksoortige gemeenten, die naar de aard en omvang in verhouding staan met de gevraagde dienstverlening, waarvoor hij de jaarrekeningcontrole over een recent verslagjaar heeft verzorgd.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 4 / 14

De accountantsorganisatie geeft daarnaast haar betrokkenheid en aantoonbare ervaring met betrekking tot actuele ontwikkelingen rond bijvoorbeeld het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Sociaal Domein en de Vennootschapsbelasting (Vpb) nadrukkelijk aan. Met betrekking tot de werkzaamheden voor HLTsamen moet de accountant aantoonbare kennis hebben van een gemeenschappelijke regeling en de werking daarvan. De werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dienen plaats te vinden binnen de planning- en control cyclus van de Opdrachtgevers en de daarbij door de Opdrachtgevers vastgelegde tijdslimieten. De verdere verfijning van het planning- en control instrumentarium, de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie (die niet alleen zicht heeft op haar risicomarges, maar deze risico's ook adequaat beheerst), de verbeterde financiële informatiesystemen en de uniformering van de administratie in HLTsamen verband zorgen ervoor dat het zelf controlerend vermogen van de Opdrachtgevers toe kan nemen gedurende de looptijd van de overeenkomst. De accountantsorganisatie dient te voldoen aan de eisen zoals beschreven in artikel 1 van de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de Opdrachtgevers.

De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Naast de algemene grondslagen voor de accountantsdienstverlening zijn specifiek de Gemeentewet, het BBV, de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole gemeenten, Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), wettelijke uitvoeringsbepalingen en controleprotocollen van diverse ministeries en andere overheden, raadsbesluiten en gemeentelijke verordeningen van toepassing. In een controleprotocol kunnen de Opdrachtgevers nadere aanwijzingen geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Tot de scope van deze overeenkomst behoort de volgende dienstverlening:  2.1 de algemeen certificerende functie;  2.2 controle overige verantwoordingen;  2.3 de natuurlijke adviesfunctie; Voor specifieke onderzoeksopdrachten (§2.4) worden separate opdrachten verstrekt. Deze behoren dus niet tot de scope van de opdracht.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 5 / 14

2.1 De algemeen certificerende functie Jaarrekeningcontrole Jaarlijks wordt een interim-controle uitgevoerd (inclusief IT-audit) waarin het functioneren van de administratieve organisatie, de interne controle, de geautomatiseerde gegevensverwerking en het financieel beheer onderzocht worden. De uitkomsten worden gerapporteerd in de vorm van een managementletter voor het college. De managementletter bevat minimaal bevindingen omtrent:  De kwaliteit en het functioneren van de administratieve organisatie;  De rechtmatigheid;  IT-audits (General IT Controls + Cybersecurity in relatie tot de jaarrekening processen: betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking voor de jaarrekening relevante IT-systemen en applicaties);  Kwaliteit van de bedrijfsvoering/financiële processen;  Bijzondere ontwikkelingen;  Risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. De accountant laat de bevindingen gepaard gaan met concrete aanbevelingen van maatregelen die proportioneel zijn, passen binnen de gemeentelijke ambities ten aanzien van bedrijfsvoering en bovendien voldoende economisch rationeel zijn gezien vanuit nut en noodzaak.

Indien concrete aanbevelingen niet passen binnen de gemeentelijke ambities, maar aannemelijk te maken is door de accountant dat de ambities niet toereikend zijn, of anderszins opdrachtgevers de aanbevelingen niet kunnen verwerken, geeft de accountant dit ook aan. De certificerende functie is vastgelegd in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG). Bij de certificerende functie bepaalt de accountant zelfstandig de noodzakelijk geachte werkzaamheden om te komen tot een deugdelijke grondslag voor zijn oordeel. De accountantscontrole is gericht op de jaarrekeningen van de Opdrachtgevers en moet jaarlijks per gemeente ten minste resulteren in:  een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 4 Besluit accountantscontrole gemeenten;  een verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 Besluit accountantscontrole gemeenten. En voor HLTsamen ten minste in:  één managementletter ten behoeve van het bestuur van HLTsamen. Deze wordt hooguit vier (4) weken na afronding van de interim-controle aangeboden;  een accountantsverklaring als bedoeld in artikel 4 Besluit accountantscontrole HLTsamen;  een verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 Besluit accountantscontrole HLTsamen.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 6 / 14

De accountant overlegt uiterlijk vier weken voor de laatste raads- of bestuursvergadering voor het zomerreces de gewaarmerkte accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan college van burgemeester en wethouders of het bestuur van HLTsamen. De managementletter wordt aan de colleges en raden verstrekt. SiSa-controles vallen onder de normale werkzaamheden voor het controleren van de jaarrekeningen van de gemeenten. Voor de Opdrachtgevers is er 1 controleteam, dat opgesplitst kan worden naar 2 subteams en ieder subteam is verantwoordelijk is voor twee gemeenten. Het idee is dat controles zodoende parallel kunnen lopen en de doorstroom van de controles daarmee bevorderen. Het overgrote deel van de beleids- en uitvoeringsprocessen, systemen en dossiervorming van Hillegom, Lisse en Teylingen is gemandateerd aan en gepositioneerd bij HLTsamen en is, behoudens (beperkte) eigenheid van de gemeenten, uniform van opzet en werking en de (verbijzonderde) interne controle. Dit dient in de opzet en uitvoering van de accountantscontrole eveneens tot uitdrukking te komen.

Rapportering De accountantsverklaring dient aan te geven of:  de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;  de baten en lasten, alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen;  de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet;  het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Per boekjaar wordt er een controle plan vastgesteld. Waarin de goedkeuringstoleranties voor fouten en onzekerheden en rapporteringgrenzen zijn opgenomen. Het verslag van bevindingen bestaat minimaal uit:     

Een bestuurlijke samenvatting Opdracht, scope en uitkomsten Belangrijkste bevindingen Financiële positie De door de raad en/of auditcommissie opgegeven controle-accenten

Daarnaast bevat het bevindingen over:  de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en  onrechtmatigheden in de jaarrekening.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 7 / 14



het verslag van bevindingen bevat geen rapportage over (cijfermatige) correcties die zijn gemaakt voorafgaande aan het definitief aanbieden van de jaarstukken door het college/directie, niet zijnde fouten in rechtmatigheid of getrouwheid.

In de managementletter geeft de accountant aan:  de verbeterpunten en de prioritering hiervan in urgentie in de opzet en werking van het financieel beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning -en control instrumenten en het risicomanagement, echter indien en voor zover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie);  de overige verbeterpunten in de bedrijfsvoering, eveneens indien en voor zover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie);  wanneer er structurele materiële afwijkingen zijn die van belang kunnen zijn voor de controle bij de jaarrekening.  overige ontwikkelingen die relevant voor de opdrachtgever zijn. De accountant maakt gebruik van de resultaten van de Verbijzonderde Interne Controles (VIC). Over de VIC vindt vooraf afstemming plaats tussen de accountant en coördinator Verbijzonderde Interne Controles. 2.2 Controle overige (deel)verantwoordingen Voor andere accountantsverklaringen, zoals verklaringen bij ontvangen subsidies (welke niet onder SISA vallen), worden aparte opdrachten verstrekt. De eigen accountant heeft hierbij de voorkeur, maar een andere accountant is ook mogelijk.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 8 / 14

2.3 De natuurlijke adviesfunctie De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert zowel gevraagd (op verzoek van de Opdrachtgevers) als ongevraagd (op eigen initiatief). De Auditcommissies/ de Raden stellen, indien relevant, jaarlijks voorafgaand aan de interimcontrole in overleg met de Opdrachtnemer, een aantal aandachtsvelden vast waaraan de accountant specifiek aandacht besteedt tijdens de controlewerkzaamheden. De advisering richt zich met name op de activiteiten van het management die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, rechtmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. Het zijn adviezen van beperkte omvang:   

  

die een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen; die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages; die betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie; die voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten; die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied; die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid.

De adviezen zijn oplossingsgericht en op de gemeenten en HLTsamen toegesneden. Bij significante wijzigingen in de controle, wetgeving of wanneer de raad of het bestuur van HLTsamen dat wenst wordt een workshop aan de raden aangeboden, dit wordt tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend. De accountant wordt door de opdrachtgevers op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen de (gemeentelijke) organisatieonderdelen. De accountant zal zijn adviezen in zodanig - vroeg - stadium geven dat de gemeenteraad, het bestuur van HLTsamen en het ambtelijk apparaat hier tijdig op in kunnen spelen. 2.4 Specifieke onderzoeksopdrachten gemeenteraad en/ of HLT-bestuur Vanuit de controlerende taak van de gemeenteraad en/of bestuur van HLTsamen kan er naast de adviezen zoals genoemd onder 2.3 behoefte bestaan jaarlijks een of meerdere specifieke extra onderzoeken te laten verrichten, al dan niet voortvloeiend uit de jaarrekening en alleen na een aanvullende opdracht van de opdrachtgever. De presentatie van de uitkomsten van dergelijke onderzoeken zijn erop gericht de controlerende taak van de gemeenteraad en/of het bestuur van HLTsamen te ondersteunen en te versterken.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 9 / 14

Naast de hoofdopdracht kunnen aanvullende opdrachten worden verstrekt voor het verrichten van controlewerkzaamheden ten behoeve van het afgeven van deelverklaringen aan derden zoals diverse Ministeries en de Provincie Zuid-Holland, voor zover deze niet vallen onder de regeling SISA. Voor een afzonderlijke verklaring zal een prijsopgave worden aangevraagd, op basis van de ingediende uurtarieven. Bij de prijsopgave dient de inzet van personeel inzichtelijk te worden gemaakt en dienen de uurtarieven uit deze aanbieding te worden gehanteerd. Van de accountant wordt verwacht dat deze verklaringen en overige controles in overleg met de verantwoordelijke bedrijfsonderdelen worden opgesteld/uitgevoerd binnen de daarvoor vastgestelde termijnen en conform hetgeen hierover is vastgelegd in de voorschriften van de subsidieverstrekker. 2.5 Specifieke en functionele eisen De accountant dient om zijn controletaak adequaat te kunnen uitvoeren over uitstekende kennis en ervaring te beschikken op het gebied van Nederlandse gemeentelijke wet- en regelgeving op een breed terrein; van onderwijswetgeving tot milieuwetten, van het BBV tot fiscale regelgeving. Er wordt uitgegaan van onderstaande criteria: 



De accountant dient over brede kennis en ervaring te beschikken over het functioneren van complexe middelgrote gemeentelijke organisaties en bijbehorende specifieke bedrijfsonderdelen. De accountant dient met de inbreng van kennis en ervaring een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsontwikkeling van de organisatie.

Voor zowel de certificerende als de adviesfunctie dient de accountant te beschikken over:  Een open en kritische houding ten opzichte van de organisatie van de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen en werkorganisatie HLTsamen;  Een adviesorganisatie die zelf in staat is de processen met kennis en mankracht te ondersteunen;  Goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle actoren in het proces. Waarbij Nederlands de gehanteerde is. Ook dient de accountant zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen en belangenverstrengeling te voorkomen. Dit geldt eveneens indien concurrerende organisaties, dan wel derden waarmee de gemeente Hillegom, Lisse of Teylingen of HLTsamen een bezwarenprocedure ofwel een (juridisch) geschil voert, tot de cliëntenportefeuille van de accountant behoren. Bij afstoting van activiteiten door de opdrachtgevers dient de mogelijkheid te bestaan de overeenkomst aan te passen. De accountant dient een controleleider aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de gehele dienstverlening aan de Opdrachtgevers. Deze controleleider fungeert als 1e aanspreekpunt en verstrekt zowel gevraagd als ongevraagd advies. Vragen vanuit de Opdrachtgevers worden binnen 24 uur bevestigd en binnen vijf werkdagen door de accountant beantwoord.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 10 / 14

Communicatie Teneinde een optimale communicatie met de Opdrachtgevers te realiseren, wordt een communicatieplan opgenomen in het jaarlijks eventueel bij te stellen controleprotocol. Minimaal éénmaal per jaar is er de mogelijkheid om de werkzaamheden over de afgelopen periode door de accountant en de Opdrachtgevers te evalueren, zonder dat hiervoor extra kosten in rekening worden gebracht. Afspraken die in dit overleg zijn gemaakt, worden door de accountant schriftelijk vastgelegd en aan de betreffende gemeente respectievelijk HLTsamen toegezonden. Voor de gemeenten geldt:  De accountant licht op verzoek het rapport van bevindingen/ stand van zaken toe aan de raad, (audit)commissie, college en gemeentesecretaris.  De accountant licht op verzoek de managementletter toe aan de raad (audit)commissie, college en gemeentesecretaris.  Ook voor andere belangrijke momenten van overleg is de accountant beschikbaar voor bijvoorbeeld de (audit)commissie. Deze extra communicatiemomenten met één of meerdere opdrachtgevers zijn onderdeel van offerte. Voor het bestuur van HLTsamen geldt:  De accountant licht op verzoek rapport van bevindingen/ stand van zaken toe aan het bestuur van HLTsamen, en de directie.  De accountant licht op verzoek de managementletter toe aan het bestuur van HLTsamen en de directie.  Ook voor andere belangrijke momenten van overleg is de accountant beschikbaar.

Deze extra communicatiemomenten met de opdrachtgever zijn onderdeel van de offerte. 2.6 Tijdsplanning In november voorafgaand aan het verslagjaar stemt de accountant af welke controlemomenten er zijn. De planning dient te voldoen aan de wettelijke termijnen en afgestemd te zijn met de P&C-cyclus van de Opdrachtgevers. Uiterlijk 1 week voor de start van de accountantscontrole wordt door vertegenwoordigers van Opdrachtnemer en opdrachtgevers beoordeeld of aan de vereisten wordt voldaan voor de start van de controle (bijvoorbeeld dossiervorming/ LOTS (lijst op te leveren stukken) en kunnen onduidelijkheden/ omissies over en weer worden uitgewisseld. De minimale communicatiestructuur met betrekking tot de jaarrekeningcontrole is als volgt:  jaarlijkse voorbespreking jaarrekeningcontrole tussen accountant (senior- manager/ manager) en het aanspreekpunt van de gemeente;  1e dag controle: overdracht van jaarrekeningdossier door het aanspreekpunt gemeente en het aanspreekpunt aan de accountant (manager/ senior-manager);  tijdens de uitvoering van de controle is er minimaal wekelijks overleg over de voortgang van de accountantscontrole tussen de accountant (senior-manager en/ of

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 11 / 14

controle leider/ manager), het aanspreekpunt van de gemeente en eventueel andere door de gemeente te benoemen functionarissen; 2.7 Samenstelling en kwaliteit controleteam Bij de samenstelling van het team is deskundigheid een vereiste. De teamleden dienen te beschikken over de juiste opleiding, kennis en werkervaring met het uitvoeren van controles binnen vergelijkbare gemeenten. Alle leden van het controleteam beheersen de Nederlandse taal goed, in woord en geschrift. De eindverantwoordelijke van het controleteam is partner van de accountantsorganisatie. De controleleider van het team beschikt over de certificerende bevoegdheid zoals dat in de wet is geregeld en de andere teamleden hebben een afdoende opleiding genoten. In de offerte dient aantoonbaar een bijdrage van de accountsorganisatie aan de Social Return Of Investment (SROI) naar voren te komen. Wisselingen in de samenstelling van het team dienen zoveel mogelijk te worden beperkt en in overleg te gebeuren. De accountant is verplicht om in geval van wijziging in het team, gedurende de looptijd van de overeenkomst, de opdrachtgever direct hiervan in kennis te stellen.

De gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen en HLTsamen hebben ieder voor zich het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de accountant te verlangen een teamlid door een ander persoon te vervangen. Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) tussen teamleden is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle. Voorkomen moet worden dat de gemeenten worden respectievelijk HLTsamen wordt geconfronteerd met een dubbele vraagstelling. Het team dat de interim controle uitvoert, dient ook de eindejaarcontrole uit te voeren. Het team dient professioneel te zijn: dat wil zeggen kennis van zaken hebben, ervaring hebben, afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn, een zakelijke en open houding ten opzichte van de opdrachtgever hebben. De accountant dient een vaste controleleider voor zes jaar aan te wijzen, waarmee alles met betrekking tot de accountantsdiensten besproken wordt. Tevens moet er sprake zijn van een directe (ook fysieke) bereikbaarheid van de controleleider en het werken met vaste teams en aanspreekpunten.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 12 / 14

2.8 Geoffreerde prijs De hier onder genoemde zaken vallen onder de opdracht: 1. De certificerende functie, waaronder:  Controleverklaring jaarrekening inclusief de controles van de Single Information, Single Audit (SISA), de ENSIA IT, DigiD, de SUWI net, de WPG, WDO en de Wet Normering Topinkomens;  Rapport van bevindingen;  Het verrichten van de jaarlijkse interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole), met als resultaat de managementletter en een boardletter 2. Controle overige verantwoordingen. 3. De natuurlijke adviesfunctie richting gemeenteraden & B&W. Voor de werkzaamheden vallend onder de jaarrekeningcontrole genoemd onder 2.1 geldt een vaste prijs per jaar, gedifferentieerd naar de gangbare goedkeuringstolerantie. De gemeenten en HLTsamen krijgen ieder afzonderlijk een gespecificeerde factuur onder opgave van het aandeel in de aanneemsom. Ten aan zien van de hieronder genoemde zaken gelden de volgende prijscondities: - Controle overige (deel)verantwoordingen Hier wordt vooraf een opdracht voor gegeven waarin prijsafspraken worden gemaakt. - Meerwerk en minderwerk Voor meerwerk dient vooraf schriftelijk toestemming te worden gegeven door één of meerdere opdrachtgevers. In deze aanvullende opdracht voor meerwerk dienen ten minste prijsafspraken te worden gemaakt en dient een limiet te worden gesteld aan de kosten die met dit meerwerk samenhangen.

Daarbij wordt vermeld welke functies voor hoeveel uur worden ingezet met bijbehorende tarieven. Op de offerte geeft de accountant minimaal aan:  De onderbouwing voor het meerwerk (motivering);  Een heldere omschrijving van de werkzaamheden die worden aangemerkt als “meerwerk”;  De periode waarin het “meerwerk” wordt uitgevoerd en opgeleverd;  De uren per functiesoort die hiervoor nodig zijn;  De tarieven per functiesoort zoals opgenomen in de aanbieding. SiSa De uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen heeft de afgelopen jaren geleid tot een uitbreiding van de reikwijdte van de werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole. Effectief heeft dit voor de opdrachtgevers geleid tot een substantiële jaarlijkse toename van de kosten. Om grip te houden op deze kosten wordt van de opdrachtnemer het volgende verwacht:

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 13 / 14

  

Opdrachtgevers worden actief op de hoogte gehouden van de landelijke ontwikkelingen ten aanzien van de SiSa-regelingen. Jaarlijks worden de aard en omvang van de SiSa-regelingen in kaart gebracht. Jaarlijks worden de kosten en het budget voor de SiSa-controle vastgesteld in het dienstverleningsplan alvorens met de werkzaamheden wordt gestart.

Toename en afname van de kosten worden als respectievelijk meer- en minderkosten opgenomen in de jaarlijkse orderbevestiging. Medio december zal afstemming plaats vinden tussen HLTsamen, Hillegom, Lisse, Teylingen en de accountant over het aantal te controleren SiSa regelingen. Deze dient voor de bepaling van meer- en of minderwerk. Algemene opdracht In het kader van meer- of minderwerk is de griffier opdrachtgever voor opdrachten vanuit de raad van de betreffende gemeente en de voorzitter van de directie van HLTsamen voor opdrachten vanuit HLTsamen. Als de accountant voor meerwerkopdrachten niet kan leveren/ geen passende offerte kan verzorgen, is de betreffende gemeente respectievelijk HLTsamen gerechtigd de opdracht extern uit te zetten. De betreffende gemeente resp. HLTsamen zal ontvangen facturen voor meerwerk, die niet vooraf en schriftelijk zijn geaccordeerd door de griffier dan wel de voorzitter van de directie HLTsamen, niet in behandeling nemen. Indien er sprake is van minderwerk zal dit zoveel als mogelijk bij de start van het controlejaar in onderling overleg worden vastgesteld (met uitzondering van de SiSa, zoals boven beschreven), waarbij vastgelegd wordt tot welke aanpassing van de aanneemsom dit leidt.

Daarnaast geldt: De accountant geeft vooraf aan op welke wijze facturering van de overeenkomst per gemeente en de werkorganisatie plaatsvindt onder opgave van het aandeel in de aanneemsom.

Programma van Eisen aanbesteding Accountantsdiensten

pag. 14 / 14