Overdrachtsdocument van raad tot raad d.d. 9 maart 2022.pdf

Van gemeenteraad tot gemeenteraad

Overdrachtsdocument gemeenteraad Hillegom

Maart 2022

9 maart 2022

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 2

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 3

Voorwoord Een sterke raad doet ertoe. Voor elke gemeenteraad is het een uitdaging om niet alleen formeel het hoogste bestuursorgaan te zijn, maar ook in de praktijk van alledag het meest invloedrijke orgaan in de lokale democratie te zijn. De ervaringen van de huidige raad delen met de na de raadsverkiezingen aantredende nieuwe raad kan daarbij helpen. Dit overdrachtsdocument is bedoeld om vragen en aandachtspunten van de zittende raad mee te geven aan de nieuwe raad. Zo kan de nieuwe raad leren van de oude raad en er zijn voordeel mee doen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 4

Thema’s 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Vergaderstructuur...............................................................................................................................4 Informatievoorziening.........................................................................................................................6 Raad als werkgever..............................................................................................................................7 Strategische positionering in de regio..................................................................................................8 De ondersteuning van de raad: Rekenkamercommissie en auditcommissie.........................................9 Lokale democratie.............................................................................................................................11 Agressie, intimidatie en integriteit.....................................................................................................12 Procesoverdracht...............................................................................................................................13

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 5

1. Vergaderstructuur Welke lessen heeft de raad getrokken uit het vergadermodel en welke adviezen en aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad over de gehanteerde werkwijze?

1.a. Beeldvorming Het vergadermodel van de gemeente Hillegom is gebaseerd op het BOB-model. BOB staat voor beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. In het kader van de beeldvorming kent de commissie de mogelijkheid om presentaties te agenderen naast de voorstellen die voorliggen. De tijd voor een presentatie is echter beperkt en als er meerdere presentaties op één avond zijn gepland, komt de oordeelsvorming (het debat) over de raadsvoorstellen soms in het gedrang. Met als gevolg lange avonden, presentaties die toch net te kort waren voor een goede beeldvorming, of te weinig tijd voor een goed debat over raadsvoorstellen. Om deze reden is er de laatste periode geëxperimenteerd met verschillende ‘ordes’ bij presentaties. Om iedere fractie evenveel aan bod te laten komen binnen de beschikbare tijd, konden bijvoorbeeld fracties om beurten vragen stellen; de wethouder beantwoordde deze direct nadat een fractie haar vragen had gesteld. Een andere keer mocht er per ronde 1 vraag per fractie worden gesteld; afhankelijk van de tijd was er ruimte voor 1 of meer rondes.  Advies 1: Zorg voor een aparte commissieavond voor presentaties en, indien gewenst, voor het ophalen van input vanuit de raad voor startnotities, uitgangsnotities e.d.  Advies 2: Maak afspraken over welke ‘orde’ er bij de beeldvormende presentaties wordt aangehouden. Verken de opties en maak hierin een keuze.

Zo weet elke deelnemer wat er verwacht kan worden. Voor de voorzitter is dat ook prettiger werken en kan hij of zij de vergadering beter in goede banen leiden.

1.b. Interruptiecultuur Er wordt vrij veel geïnterrumpeerd tijdens de vergaderingen. Hierdoor kunnen mensen lastig hun betoog houden en uitspreken wat ze wilden zeggen. Dit komt de helderheid van de vergadering en de discussie over een onderwerp niet ten goede. Daarnaast zijn de interrupties lang en leiden op dat moment weer tot een nieuwe discussie, terwijl de eerste spreker vaak zijn punt nog moet maken. Ook de wethouders worden in hun termijn onderbroken.  Advies 3: Beperk de interrupties tot een minimum en maak hier duidelijke afspraken over. Laat de ander zoveel mogelijk uitspreken c.q. de termijn afmaken. En als er geïnterrumpeerd wordt, dan zijn de interrupties kort en ‘to-the-point’ (één vraag).

1.c. Advies commissievoorzitters De commissievergaderingen zijn een goede voorbereiding van de raadsvergadering. De agendaopbouw klopt en de mogelijkheid van twee fracties om van een hamerstuk een bespreekstuk te maken is een goede regeling. Ook is het nuttig dat aan het eind van een debat de bespreekpunten geïnventariseerd worden. Hierdoor wordt in de raad meer de nadruk gelegd op wat echt belangrijk is. Wel signaleren de commissievoorzitters dat sprekers in de eerste termijn nog vaak technische vragen stellen. Deze technische voorbereiding moet je juist gedaan hebben voorafgaand aan het debat. Ook kosten de presentaties vaak meer tijd dan gepland De tijdsdruk brengt de voorzitter en de commissie soms in een vervelende positie (zie Advies 1).

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 6

 Advies 4: Volg de debattraining die gegeven wordt tijdens het inwerkprogramma. Dit geldt zowel voor de ‘oude’ als de nieuwe raads- en burgerleden. In deze training zal ook de wijze van interrumperen aan bod komen.  Advies 5: Benoem ten minste 3 commissievoorzitters, indien mogelijk uit zowel coalitie- als oppositiepartijen. Zo blijft het mogelijk om te rouleren en elkaar te vervangen indien nodig.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 7

2. Informatievoorziening Informatievoorziening is een kernpunt in de relatie tussen college en raad. Welke lessen, aandachtsen leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om adequate en tijdige informatievoorziening?

2.a. Actieve informatievoorziening In de gemeentewet (art. 169) staat dat het college en de burgemeester alle informatie aan de raad moet verschaffen die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken. Met andere woorden: het college moet openheid van zaken geven zodat de raad zijn werk goed kan doen. Tegelijkertijd is het niet de bedoeling dat de raad overspoeld wordt met informatie. In de gemeentewet is vastgelegd dat de raad alleen op hoofdlijnen wordt geïnformeerd. In het presidium is het onderwerp meermalen aan de orde gekomen. O.a. vanuit de oppositie is vaker de opmerking gemaakt dat zij het gevoel heeft over bepaalde onderwerpen minder goed geïnformeerd te zijn, of dat men het gevoel heeft te laat of onvolledig geïnformeerd te zijn.  Advies 6: Maak als raad met het college afspraken om de actieve informatieplicht van het college verder inhoud en vorm te geven. De raad kan vervolgens deze afspraken vastleggen in een handvest (of protocol of gedragscode). Hiermee kan helderheid worden verschaft over de invulling van de informatievoorziening van het college aan de raad.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 8

3. Raad als werkgever De raad is werkgever van de griffier. Het is belangrijk dat de griffier als eerste, belangrijke ondersteuner van de raad een gelijkwaardige positie heeft in de lokale driehoek. Wat zijn de evaluatiepunten van de werkgeverscommissie en welke aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad?

3.a. Overdracht en continuïteit De huidige werkgeverscommissie merkt op dat de samenstelling in de volgende periode anders zal zijn. Twee van de drie leden stoppen. Zij vindt het belangrijk dat er een ‘warme’ overdracht plaatsvindt aan de nieuwe leden van de werkgeverscommissie. Daarnaast kan een training bijdragen aan een goede invulling van het werkgeverschap. De meeste raadsleden hebben hier immers weinig of geen ervaring mee.  Advies 7: Zorg voor een warme overdracht naar de nieuwe leden. Dat betekent dat zij inzage moeten kunnen hebben in de voorgaande verslagen van de commissie en de functioneringsgesprekken met de griffier.  Advies 8: Zorg voor een training voor werkgeverscommissies, zodat de nieuwe leden tools krijgen aangereikt om invulling te geven aan het werkgeverschap.

3.b. Samenstelling werkgeverscommissie Om het werkgeverschap goed in te vullen is de aanwezigheid van leden tijdens de vergaderingen belangrijk. In de afgelopen raadsperiode kwam het regelmatig voor dat leden niet aanwezig konden zijn. Belangrijk is dat degenen die zich bezighouden met de werkgeversrol, ook affiniteit hebben met de rol van werkgever. Denk daarbij aan de volgende competenties: het creëren van een veilig, open en vertrouwelijk leerklimaat en sfeer; luisteren, samenvatten en doorvragen; probleemoplossend vermogen; objectieve oordeelsvorming; coachingsvaardigheden, kunnen motiveren en complimenteren; feedback geven; visie op het griffierswerk.  Advies 9: Laat bij het samenstellen van de werkgeverscommissie de affiniteit met het werkgeverschap, motivatie en beschikbare tijd prevaleren boven de verhouding coalitie – oppositie.

3.c. De raad in positie bij het werkgeverschap De griffie(r) is er ten dienste van de raad. Laat de taken van de griffie daarom nauw aansluiten bij de ambitie van de raad. Een visie op wat goede ondersteuning is en hoeveel ondersteuning een raad nodig heeft, hangt samen met een visie op wat voor gemeenteraad je wilt zijn. Het is de rol van de werkgever om richting te geven aan de taken van de griffie(r). Deze taken zijn afgestemd op de ambities van de raad als collectief, maar daarnaast biedt het takenpakket ook ruimte voor individuele ondersteuning van raadsleden. Als de werkgever een goed beeld heeft bij de visie en de ambities van de gemeenteraad, kan hij hierop beter sturen.  Advies 10: Ga regelmatig het gesprek met elkaar aan over het takenpakket van de griffie (past dat nog bij de ambities van de raad?) en over de visie op de collectieve en individuele ondersteuning van raadsleden. Leg de afspraken vast in een griffieplan. Een goede afstemming kan het samenspel tussen de griffie en de gemeenteraad verstevigen en verbeteren.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 9

4. Strategische positionering in de regio De gemeente neemt deel in regionale samenwerkingsverbanden en verbonden partijen. Hoewel de raad het hoogste bestuursorgaan in de gemeente is, ervaren raadsleden in de praktijk vaak niet dat zij het meest invloedrijk zijn. Het is belangrijk dat een nieuwe raad meer grip krijgt op regionale samenwerking en verbonden partijen.

4.a. Verbonden partijen In 2018 is de Nota Verbonden partijen vastgesteld. Deze nota geeft een aantal handreikingen om meer grip te krijgen op de gemeenschappelijke regelingen. Ook is er een werkgroep ‘Verbonden partijen’ ingesteld met als taak te onderzoeken op welke manier de raad van Hillegom meer grip kan krijgen op de gemeenschappelijke regelingen. In de programmarekening is een overzicht opgenomen van de verbonden partijen en de gemeenschappelijke regelingen waar de gemeente Hillegom deel van uitmaakt.  Advies 11: Zorg voor een opvolging van de werkgroep verbonden partijen.  Advies 12: Ga op korte termijn onderzoeken of het werken met expertteams kan helpen om de raad meer grip te geven op de verbonden partijen. Neem daarin mee of het wenselijk is om dit samen met de gemeenten Lisse en Teylingen op te pakken. Gebruik hierbij de evaluatie van het expertteam in Lisse.

4.b. Regionale samenwerking Naast de gemeenschappelijke regelingen zijn er ook nog andere vormen van samenwerking in de regio. Zo is er een strategische agenda Duin- en Bollenstreek. En ook in Holland Rijnland-verband wordt beleidsmatig met andere gemeenten samengewerkt. Een goede samenwerking betekent ook een goede afstemming tussen gemeenteraden. Hiervoor is het van belang te achterhalen welke ambities de andere gemeenteraden hebben als het gaat om sturen op de samenwerking en welke knelpunten zij daarbij ervaren. En ook of de verschillende fracties die ambities en knelpunten op een soortgelijke manier inkleuren; “de raad” bestaat immers niet! Door die ambities en knelpunten met elkaar te bespreken, kunnen de raden gezamenlijk het doel van de onderlinge afstemming bepalen. Dat doel kan liggen in het verbeteren van processen, het ontwikkelen van meer gezamenlijkheid in de inhoud van de samenwerking, het verbeteren van de communicatie richting de raden, het vergroten van de impact van zienswijzen of moties, of een mengvorm. Op dit moment is de onderlinge afstemming tussen de verschillende gemeenteraden in de Duin- en Bollenstreek beperkt en gebeurt deze afstemming op ad hoc basis. In Holland Rijnlandverband vindt meer afstemming plaats, maar die afstemming vindt vooral plaats tussen de leden en plv. leden van het AB.

Met andere woorden: de grip op regionale samenwerking is voor wat betreft de gemeenteraad te beperkt.  Advies 13: Neem als raad het initiatief om de mogelijkheden te onderzoeken om meer grip te krijgen op regionale samenwerking. Geef de griffie en de werkgroep ‘verbonden partijen’ de opdracht om dit verder uit te werken.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 10

5. De ondersteuning van de raad: Rekenkamercommissie en auditcommissie De raad als lekenbestuur wordt niet alleen ondersteund door de griffie, maar ook door de Rekenkamer en de accountant. Daarnaast heeft de auditcommissie een belangrijke rol als het gaat om het adviseren van de raad over de P&C stukken.

5.a. Auditcommissie De taken van de auditcommissie kunnen worden opgedeeld in drie delen: 1. (Jaarlijks) de gesprekken met de accountant over het controleplan en de jaarrekening. 2.

De aanbesteding voor de aanwijzing van een nieuwe accountant begeleiden. Recentelijk is de huidige accountant (Baker Tilly) aangesteld voor de controle van de jaren 20212024. De volgende aanbesteding zal in 2024 beginnen.

3.

Adviseren over de Planning en Control cyclus en de Planning en Control stukken. Momenteel nemen twee leden van de auditcommissie deel aan de HLT-brede werkgroep “aanpassen P&C HLTsamen”. Deze werkgroep bestaat verder uit ambtenaren, wethouders financiën en leden auditcommissie Lisse en leden P&C-werkgroep Teylingen. Het doel is om een advies uit te brengen om de P&C-cyclus en -stukken aan te passen. Dit naar aanleiding van de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport (2021) en in opdracht van de raad.

Naast deze taken heeft de auditcommissie ook regelmatig overleg met de auditcommissies van Lisse en Teylingen over gezamenlijke onderwerpen, zoals de managementletter HLTsamen. Bij de uitvoering van deze taken staat of valt de auditcommissie met de inzet en kennis van de leden. De commissie is een puur technische commissie. De deelname van alle fracties aan de auditcommissie versterkt het functioneren van deze commissie.  Advies 14: Probeer bij het samenstellen van de auditcommissie te zorgen voor deelname vanuit alle fracties, bij voorkeur met leden die affiniteit met/kennis over het onderwerp hebben en die voldoende tijd beschikbaar hebben.  Advies 15: Bespreek de voortgang van de adviesgroep P&C HLTsamen en het uiteindelijke advies van deze werkgroep in de auditcommissie. Neem hierin tevens mee het raadsbesluit over de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport “Planning en Control in Hillegom en Lisse”

5.b. Rekenkamercommissie Hillegom-Lisse De gemeenten Hillegom en Lisse hebben een gezamenlijke rekenkamercommissie. De kans bestaat dat de wetgeving over de rekenkamerfunctie verandert.  Advies 16: Speel tijdig in op de nieuwe wetgeving over de rekenkamers. Geef de griffie opdracht om samen met de betrokken partijen een goed voorstel te maken voor de opzet van de toekomstige rekenkamerfunctie, passend bij deze wetgeving. Onderzoek hierbij ook de mogelijkheden om een HLT-brede rekenkamerfunctie op te zetten. De onderzoeken van de rekenkamercommissie monden uit in een aantal aanbevelingen, waarover de raad een besluit neemt. Deze adviezen van de Rekenkamercommissie dragen alleen bij aan de controlerende taak van de raad als zij worden uitgevoerd.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 11

 Advies 17: Zorg dat een goede monitoring van de opvolging van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie in stand blijft en pas zo nodig de wijze van monitoring aan.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 12

6. Lokale democratie Democratie is veel breder dan 'politiek'. De gemeente heeft voldoende mogelijkheden om te experimenteren met nieuwe vormen van democratie door inwoners actief bij beleidsontwikkeling en besluitvorming te betrekken. Een aandachtspunt daarbij is behoud van de positie van de gemeenteraad. De gemeentelijke democratie moet meer ‘inclusief’ worden, de overheid moet handelen volgens de menselijke maat en vanuit een duidelijk toekomstbeeld. De afgelopen jaren is er ook in Hillegom volop aandacht geweest voor de verbinding met de samenleving. De ervaringen die hiermee zijn opgedaan, worden meegenomen in het nog vast te stellen participatiebeleid. Naar verwachting zal dit gebeuren in de eerste maanden van de nieuwe raadsperiode. Om de lokale democratie verder vorm te geven kan de raad werken met een strategische agenda of prioriteitenagenda. Zo’n agenda bestaat dan uit een aantal onderwerpen of thema’s waar de raad in die raadsperiode al dan niet zelfstandig of op voorstel van het college over wil debatteren, en geeft aan op welke manier de raad hierbij invulling wil geven aan de participatie.

 Advies 18: Ga als raad in gesprek over een strategische agenda of prioriteitenagenda. Als wordt besloten tot zo’n agenda, benoem dan bij de onderwerpen welke rol je als raad op het gebied van participatie wilt vervullen. Benoem hierbij ook het proces zoals je dat als raad wilt doorlopen. Het proces bij het opstellen van de LES kan hierbij als voorbeeld dienen. De democratie verandert. De raad en de rol van de raad veranderen. En de kijk op participatie verandert. Daarom is een belangrijk onderdeel van het beleid om te blijven monitoren en evalueren.  Advies 19: Monitor en evalueer de lokale democratie. Doe dat minimaal één keer in de komende raadsperiode. Overwogen kan worden een Quick Scan Lokale Democratie uit te voeren. Hiermee kan o.a. een beeld verkregen worden hoe de inwoners denken over de lokale democratie. Op deze manier kan daar waar noodzakelijk bijgestuurd worden.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 13

7. Agressie, intimidatie en integriteit 7.a. Agressie en intimidatie Agressie, intimidatie, bedreigingen, fysiek geweld tegen raadsleden, wethouders en burgemeesters mag niet worden geaccepteerd als normaal. Daarom doen raadsleden (en ook wethouders en burgemeesters) er verstandig aan agressie, intimidatie en alle vormen van bedreigingen te melden. De belangrijkste reden voor het melden van agressie, bedreiging en fysiek geweld is dat raadsleden zich niet beperkt moeten voelen in hun raadswerk door bedreigingen en intimidatie van henzelf of hun naasten. Want in dat geval wordt de vrijheid van het raadslid om zijn raadswerk zonder beperkingen uit te oefenen bedreigd en daarmee staat het functioneren van de lokale democratie onder druk. Soms willen mensen hun woede nog wel eens koelen op de politiek en dat kan helemaal uit de hand lopen, als je als raad daarop niet samen anticipeert met een agressieprotocol. Daarnaast helpt het opstellen van een agressieprotocol om het onderwerp in de raad bespreekbaar te maken. In een dergelijk protocol wordt bijvoorbeeld vastgelegd waar raadsleden meldingen kunnen doen van agressie, intimidatie en/of fysiek en verbaal geweld. In de regel zal dat de burgemeester of de griffier zijn, maar het is belangrijk dat dit goed in een protocol is vastgelegd.

 Advies 20: Stel als raad een agressieprotocol op, enerzijds om het onderwerp agressie, intimidatie e.d. bespreekbaar te maken, anderzijds om te anticiperen, zodat je als raad weet wat te doen als het zich voordoet.

7.b. Integriteit In het openbaar bestuur is integriteit een belangrijk thema. Dit is niet voor niets. Dat individuele bestuurders, gemeenteraadsleden en overheidsorganisaties geloofwaardig zijn en goed functioneren, is essentieel voor het vertrouwen in de overheid als geheel. De publieke moraal is voortdurend in ontwikkeling en je kunt verschillend over dingen denken. Het is daarom belangrijk om in de raad regelmatig over integriteit te praten en, als het nodig is, elkaar aan te spreken. De griffie heeft in november 2017 een notitie Verboden handelingen en integriteit opgesteld. Er is ook een gedragscode. Deze is vastgesteld in 2006.  Advies 21: Organiseer minimaal 1 keer per jaar een thema-avond over integriteit.  Advies 22: Evalueer de gedragscode uit 2006 en pas deze aan daar waar noodzakelijk. Stel deze gedragscode opnieuw vast, bij voorkeur in de eerste periode na de verkiezingen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Hillegom 14

8. Procesoverdracht Zoals in het voorwoord al is aangegeven is het overdrachtsdocument bedoeld om aandachtspunten (adviezen) van de zittende raad mee te geven aan de nieuwe raad. Het is aan de nieuwe raad om te besluiten of en op welke wijze invulling gegeven wordt aan deze adviezen. Het is belangrijk om als raad in de eerste maanden van de nieuwe periode het gesprek hierover aan te gaan.  Advies 23: Plan een aantal momenten of gebruik de heidag om de adviezen die in dit document beschreven zijn te bespreken en zo nodig uit te werken in concrete stappen en acties. Deze uitwerking kan worden meegenomen in een griffieplan (zie ook ‘Raad als werkgever’)