Notitie werkafspraken.pdf

NOTITIE Aan

Leden presidium

Van

Arie van Erk, Yvonne Hermans

Datum

8 maart 2023

Onderwerp

Werkafspraken

Bijlagen

Geen

Aanleiding De aanleiding voor het opstellen van deze notitie over werkafspraken is een actie uit het werkplan van de griffie: “Het faciliteren / begeleiden van het gesprek van de raad over het al dan niet opstellen een prioriteitenagenda. Als wordt besloten tot zo’n agenda, benoem dan bij de onderwerpen welke rol je als raad op het gebied van participatie wilt vervullen. Benoem hierbij ook het proces zoals je dat als raad wilt doorlopen. Het proces bij het opstellen van de LES kan hierbij als voorbeeld dienen (advies 18, overdrachtsdocument)”. In de vergaderingen van het presidium van 8 december 2022 en 19 januari 2023 is gesproken over deze actie. De conclusie van de besprekingen was dat deze actie gaat over het maken van werkafspraken tussen raad en college over nog nader te bepalen onderwerpen. In het presidium is afgesproken dat de voorzitter en de griffier een voorstel opstellen over hoe deze werkafspraken eruit zouden kunnen komen te zien. Aan de fractievoorzitters is gevraagd om binnen de fractie te bespreken welke 5 onderwerpen meer uitgelicht zouden moeten worden. Deze top 5 wordt doorgegeven aan de griffie. Voorstel Bepalen onderwerpen Om te bepalen welke onderwerpen meer uitgelicht zouden moeten worden, zijn de volgende twee criteria van toepassing: Het onderwerp is opgenomen in het coalitieakkoord. Het onderwerp moet leiden tot een raadsbesluit.

Op basis van de door elke fractie ingeleverde onderwerpen zullen in eerste instantie op de 3 meest genoemde onderwerpen de werkafspraken van toepassing verklaard worden. Medio 2024 zal na evaluatie bepaald worden op welke aanvullende onderwerpen de werkafspraken eveneens van toepassing zijn. Het oppakken van de volgorde van de onderwerpen vindt plaats conform de planning van het college-uitvoeringsprogramma. In het presidium is afgesproken dat het thema ‘wonen’ als eerste wordt opgepakt. Werkafspraken: De werkafspraken vinden hun basis in het BOB-model (beeldvorming, oordeelsvorming, besluitvorming). De werkafspraken hebben vooral betrekking op de beeldvormende fase. In de beeldvormende fase staat centraal dat de raad een goed beeld krijgt van het vraagstuk of onderwerp. Tijdens deze fase wordt er een probleem aangekaart, ontwikkelingen en trends worden weergegeven, mogelijke oplossingen worden geschetst. Ook kan de raad worden bijgepraat over thematiek of een actuele stand van zaken. Waarom is beeldvorming zo belangrijk? Een raadslid dat goed geïnformeerd is kan immers het best een juiste afgewogen keuze maken die past bij de opvattingen van het raadslid en de fractie. Door als raad een goede beeldvormende fase te organiseren, wordt de kaderstellende rol van raadsleden versterkt. De werkafspraken bestaan uit een aantal stappen. Deze worden hieronder verder uitgewerkt.

Stap 1 – themabijeenkomst: Voordat het college aan de slag gaat met een onderwerp/thema wordt er in opdracht van het college een themabijeenkomst georganiseerd met de raad. Deze themabijeenkomst is niet openbaar en vindt in beginsel op een externe locatie plaats. Ook zijn deze bijeenkomsten apolitiek; anders gezegd: Er worden geen meningen en standpunten gedeeld. Tijdens deze

. bijeenkomst brengt de ambtelijke organisatie, al dan niet in samenwerking met externen, de raad op een gelijk kennisniveau over een onderwerp/thema. Hierbij worden ontwikkelingen en trends weergegeven en worden mogelijke oplossingen geschetst. Ook kan de raad worden bijgepraat over thematiek of een actuele stand van zaken. De raad krijgt tijdens deze bijeenkomst de gelegenheid om verduidelijkende /verdiepende vragen te stellen. Deze vragen zijn technisch van aard. Er wordt geen politiek bedreven. Het college heeft tijdens deze bijeenkomst geen rol en zal als toehoorder aanwezig zijn. Stap 2 – beeldvormende commissievergadering: Na stap 1 zal het onderwerp in een beeldvormende commissievergadering behandeld worden. Deze behandeling is openbaar en voor eenieder te volgen. Ook in deze stap zal de ambtelijke organisatie, al dan niet in samenwerking met externen, de presentatie over het onderwerp verzorgen. Voor deze beeldvormende commissievergadering wordt dezelfde behandeling aangehouden als alle reguliere beeldvormende commissievergaderingen. Stap 3 - startnotitie: Na de themabijeenkomst werkt het college het thema uit naar een startnotitie. Hij legt deze startnotitie voor aan de raad ter besluitvorming. Naast het onderwerp, aanleiding, probleem, doel, resultaat en planning wordt er in deze startnotitie expliciet aandacht besteed aan: A.

de wijze waarop het college de raad meeneemt in de beeldvorming en B. aan de wijze waarop participatie zal gebeuren. Dit betreft zowel participatie door het college als door de raad. Naast dat het college aan participatie doet, is het immers ook voor de raad van belang om aan participatie te kunnen doen en zelf als raad de regie te pakken. Hiermee zal de raad beter zichtbaar zijn en kan hij het contact met de samenleving verdiepen. Ook kan de raad op deze manier zijn volksvertegenwoordigende rol versterken. De beeldvormende fase1 van de raad is hier hét moment voor. Indien gewenst en/of noodzakelijk kan de raad in de startnotitie ook al wat kaders meegeven. Stap 4 – uitvoering startnotitie: In deze stap wordt de startnotitie uitgevoerd zoals vastgesteld door de gemeenteraad. De oordeelsvorming en de besluitvorming vindt conform de reguliere afspraken plaats. Vervolg: ▪ Na akkoord van het presidium op de werkafspraken zijn deze werkafspraken ter consultatie voorgelegd aan het college. ▪ Het college is akkoord met de werkafspraken. ▪ De besluitvorming over de werkafspraken vindt plaats in de raad van 25 mei. Evaluatie: Na de eerste pilot zullen de werkafspraken worden geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie kunnen de werkafspraken, indien nodig, bijgesteld worden.

1

Binnen het huidige vergadermodel van Hillegom is er voldoende flexibiliteit. Daardoor is het mogelijk dat het ene thema een ander traject doorloopt dan een andere. Waar het ene onderwerp al is voorbereid door het college en door een voorstel de verschillende fasen van het BOB-model doorloopt, kan een ander onderwerp eerst beeldvormend door raad en inwoners worden verkend, alvorens er een probleemoplossing of richting gekozen wordt ter uitwerking door de ambtelijke organisatie. Flexibiliteit is belangrijk en biedt ruimte voor maatwerk. Het geeft de raad de mogelijkheid om aan het begin van een proces mee te denken en zijn invloed uit te oefenen. Notitie werkafspraken

Pagina 2 van 2