Db20 Raadsbrief Vervanging applicatie meldingen openbare ruimte

1 Raadsbrief Vervanging applicatie meldingen openbare ruimte aan: de raad van de gemeente Hillegom datum document: 21 augustus 2026 ons kenmerk: Z-26-528306 datum collegevergadering: 8 september 2026 portefeuillehouder: Dhr. M. Dijkshoorn behandelend ambtenaar: Harco Peschier emailadres: h.peschier@hltsamen.nl embargo: ☐ programma: Leefomgeving Geachte leden van de gemeenteraad, In de afgelopen tien jaar heeft HLTsamen gebruik gemaakt van de applicatie Fixi voor het doen en afhandelen van meldingen in de openbare ruimte. Denk hierbij aan meldingen als losliggende stoeptegels, overhangende takken, een omvergereden verkeersbord, een kuil in de weg, ongedierte of een kapotte lantaarnpaal. Gemiddeld komen in Hillegom per dag ongeveer 30 meldingen binnen. Het Fixi-contract loopt dit najaar af en kon op grond van de Aanbestedingswet niet meer worden verlengd. Daarom is in het afgelopen half jaar een nieuwe aanbesteding uitgevoerd voor een meldingsapplicatie Openbare Ruimte. De inschrijvingen inclusief productdemonstraties van diverse partijen zijn volgens de geldende richtlijnen beoordeeld. Daarbij is de applicatie BuitenBeter/BinnenBeter van leverancier Progresity als beste beoordeeld, op grond van de wijze waarin vooraf gestelde wensen en eisen ingevuld worden, in combinatie met de aangeboden prijs.

Deze applicatie is kwalitatief vergelijkbaar met Fixi, maar we zien meer potentie voor toekomstige ontwikkelingen, met name in het gebruik van AI waardoor een melder gemakkelijker de juiste meldingscategorie kan kiezen. Dit betekent dat we de komende jaren de applicatie van deze leverancier gaan gebruiken voor het maken en afhandelen van meldingen. Het contract heeft een vaste looptijd van vier jaar, met twee optionele verlengingen van elk twee jaar. De applicatie bestaat uit twee delen: BuitenBeter is het deel inclusief de app voor het doen van meldingen. BinnenBeter is het daaraan gekoppelde interne deel voor het afhandelen van de meldingen. De overgang naar de nieuwe applicatie is in de raadscommissie al ter sprake gekomen. Overgang van Fixi naar BuitenBeter In de afgelopen jaren is de merknaam Fixi zowel intern als extern gebruikt in de communicatie over meldingen in de openbare ruimte. Daardoor is Fixi een ingeburgerd begrip. De overgang naar de nieuwe applicatie zal dan ook voor alle partijen even wennen zijn, niet alleen wat de melding en afhandeling betreft, maar ook qua naam. Inwoners kunnen een melding doen via de website van hun gemeente of met de BuitenBeter-app op de smartphone. In gebruik werkt BuitenBeter/BinnenBeter op grote lijn hetzelfde als Fixi. De medewerkers die ermee gaan werken, krijgen training, begeleiding en

2 ondersteuning van een helpdesk en op de dag van de livegang een medewerker van de leverancier. Planning Het nieuwe systeem gaat 1 oktober 2026 live. Vanaf dat moment kunnen geen nieuwe meldingen meer worden gedaan in Fixi. Lopende meldingen worden zoveel mogelijk vóór 1 december afgehandeld. Meldingen die dan nog open staan, worden overgezet naar het nieuwe systeem. Gebruikers van de Fixi-app worden bij het maken van een melding tot en met 30 november doorverwezen naar BuitenBeter. Daarna krijgen ze bericht dat Fixi niet meer in gebruik is. Op basis van een communicatieplan worden alle in- en externe betrokken partijen de komende periode helder en tijdig geïnformeerd. Bijlage: communicatieplan Namens het college van Hillegom, M. Witkamp R. ter Hark Secretaris Burgemeester Actieplan communicatie meldingen Openbare Ruimte: van Fixi naar Buitenbeter 28 augustus 2026 Uitgangspunten - | externe communicatie tijdig maar niet te vroeg starten om meldingen via BuitenBeter vóór de livegang op 1 oktober te voorkomen (komen nu soms al binnen via het algemene e-mailadres binnen bij het Klantcontactcentrum). - | melders zoveel mogelijk sturen naar gebruik BuitenBeter app. - | Fixi is een ingeburgerd begrip, zowel in- als extern. Daarom boodschap over de verandering regelmatig herhalen. Dit overzicht kan nog wijzigen en worden aangevuld.

Week 35: donderdag 27 augustus | memo in HLT-directieteam Week 37: dinsdag 8 september | collegevoorstel met raadsbrief in collegevergadering (Hillegom raadsbrief, Lisse raadsmemo + toelichting in commissie, Teylingen ….) Woensdag 9 september | Raadsbrief naar de gemeenteraden Donderdag 10 september | nieuwsbericht en podcast op HTL-plein bericht op interne informatieschermen info + Q&A naar Klantcontactcentrum Week 38 (14 t/m 18 september) | nieuwsbericht HLT-plein, interne infoschermen Week 39 (21 t/m 25 september) | start externe communicatie nieuwsbericht websites, nieuwsbrieven (23 sept.) gemeenteberichten in de huis-aan-huisbladen sandwichborden (van 23 september t/m 6 oktober) Infoschermen bij entree gemeentehuizen en in publieksruimten Belettering Fixi van laatste bedrijfswagens verwijderen Week 40 (28 sept. t/m 2 oktober) | gemeenteberichten in de huis-aan-huisbladen met QR-code naar app, nieuwsbericht, nieuwsbrieven Donderdag 1 oktober | BuitenBeter gaat live. De medewerkers van het behandelteam hebben een training gevolgd en krijgen begeleiding en ondersteuning van een helpdesk. Op 1 oktober is een medewerker van de leverancier aanwezig om het team te ondersteunen. geactualiseerde webpagina’s, social media campagne Na 1 oktober Zaterdag 3 oktober en evt.

flyers uitdelen bij (op zaterdag druk bezochte) meer zaterdagen daarna Milieustraten Voorhout en Lisse posters verspreiden op locaties als bibliotheken, sportverenigingen, supermarkten, wijkcentra enz. Vanaf week 41 herhaling in gemeenteberichten huis-aan-huisbladen met QR-code naar app, eventueel ook advertenties Week 45/47 sandwichborden (4 t/m 17 november) Week 49/51 sandwichborden (2 t/m 15 december) Nieuwe belettering bedrijfswagens op logisch moment in bedrijfsproces Monitoring en evaluatie Tijdens de livegang en de eerste weken daarna vinger aan de pols houden (projectleider, behandelteam, KCC) en eventueel communicatie bijsturen.