Db19 Raadsbrief Centralisatie backoffice Burgerzaken

1 Raadsbrief Centralisatie backoffice Burgerzaken aan: de raad van de gemeente Hillegom datum document: 20 juni 2026 ons kenmerk: Z-26-515886 datum collegevergadering: 8 september 2026 portefeuillehouder: Dhr. J. Nederpelt behandelend ambtenaar: Judith Ooms emailadres: j.ooms@hltsamen.nl embargo: ☐ programma: Samenleven Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief informeren wij u over de centralisatie van de backoffice Burgerzaken binnen HLTsamen in de gemeente Hillegom. In deze brief lichten wij de aanleiding, de beoogde voordelen en de gevolgen voor inwoners toe. De afdeling Burgerzaken is onderverdeeld in de frontoffice en de backoffice. De frontoffice bevat de publieksbalies in Hillegom, Lisse en Teylingen. Hier vindt het grootste deel van de dienstverlening aan inwoners plaats. Inwoners kunnen aan de publieksbalies terecht voor onder meer BRP-uittreksels, reisdocumenten, rijbewijzen, VOG-aanvragen, garantverklaringen, bewijzen van in leven zijn, verhuizingen en emigraties. Ook kunnen zij hier terecht voor een groot deel van de dienstverlening van de burgerlijke stand, zoals geboorteaangiften, erkenningen en uittreksels uit de burgerlijke stand. De backoffice van Burgerzaken behandelt werkzaamheden die meer administratieve of specialistische beoordeling vragen.

Hieronder vallen onder meer de burgerlijke stand zoals huwelijken en echtscheidingen, naturalisaties, bepaalde geboorteaangiften en erkenningen en de ondersteuning van verkiezingen. Daarnaast worden complexe klantcontacten afgehandeld, zoals (her)vestiging vanuit het buitenland en het inleveren van buitenlandse brondocumenten. Begin 2025 is onderzocht hoe de backoffice, die nu verspreid is over drie locaties, efficiënter en toekomstbestendiger kan worden ingericht. Uit dit onderzoek blijkt dat de huidige werkwijze leidt tot een kwetsbare bezetting, oplopende wachttijden, beperkte kennisdeling en onvoldoende overzicht in de werkvoorraad. Hierdoor staat de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening onder druk en worden de inwoners minder goed geholpen dan wenselijk. Door de backoffice op één locatie samen te brengen ontstaat een minder kwetsbare organisatie. Medewerkers kunnen eenvoudiger samenwerken, kennis delen en elkaar vervangen bij ziekte en verlof. Daarnaast ontstaat meer overzicht in de werkvoorraad, waardoor dossiers efficiënter kunnen worden afgehandeld zodat de dienstverlening aan inwoners verbetert. De backoffice wordt gecentraliseerd in Lisse vanwege de beschikbare faciliteiten en de centrale ligging. Naar verwachting zal per 1 november 2026 de backoffice van Burgerzaken operationeel zijn in Lisse.

Voor het overgrote deel van de inwoners van Hillegom verandert er weinig. De publieksbalie (front office) in Hillegom blijft behouden. Voor een beperkt aantal complexe

2 zaken moet een inwoner uit Hillegom naar Lisse reizen. Voor inwoners met beperkte mobiliteit verzorgen we maatwerk. Inwoners worden via verschillende gemeentelijke kanalen van deze wijziging op de hoogte gebracht. Namens het college van Hillegom, M. Witkamp R. ter Hark Secretaris voorzitter Bijlagen: -