Db15 Raadsbrief Werkafspraken raad en college.pdf

Raadsbrief

Werkafspraken raad en college aan: datum document: ons kenmerk: datum collegevergadering: portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: embargo: programma:

de raad van de gemeente Hillegom 8 december 2025 Z-25-479543 16 december 2025 Dhr. R. ter Hark Marco Witkamp m.witkamp@hltsamen.nl ☐ Bestuur

Inleiding Op 25 mei 2023 zijn de werkafspraken tussen raad en college, verwoord in bijgevoegde notitie, vastgesteld. De werkafspraken zijn van toepassing verklaard op 3 onderwerpen: a. wonen b. groenbeleidsplan – openbare ruimte, biodiversiteit en klimaatadaptatie c. mobiliteitsplan en uitvoeringsprogramma – noordelijke ontsluiting Duin- en Bollenstreek en stationshub en verkeersveiligheid Voor de gekozen onderwerpen werd vooraf aangenomen dat deze zouden voldoen aan de volgende criteria: - het onderwerp is opgenomen in het coalitieakkoord 2022 – 2026 - het onderwerp moet leiden tot een raadsbesluit Medio 2024 zou, op basis van een tussentijdse evaluatie, nog nieuwe onderwerpen toegevoegd kunnen worden. Doelstelling van de werkafspraken - Bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming door de raad op basis van de beschikbare informatie en een goede beeldvorming. Dit ter versterking van de kaderstellende rol van de raad. - Het benutten van de flexibiliteit van het huidige vergadermodel. - Helderheid verschaffen voor de ambtelijke organisatie over de belangrijke thema’s voor de gemeente Hillegom en op welke wijze de raad hierin meegenomen wil worden. Bevindingen Wonen Het onderwerp wonen heeft de totale voorgenomen cyclus doorlopen.

Vanuit een beeldvormende sessie waarin de informatie over dit onderwerp is gedeeld is dit verder uitgewerkt in een Koersdocument dat ter besluitvorming in de raadsvergadering van 11 december 2025 wordt voorgelegd. In de ontwikkeling naar de vaststelling is er een nieuwe vorm van afstemming met de raad ontstaan, namelijk dialoogsessies. Bijgevoegd treft u de opzet aan van de dialoogsessies. Groenbeleidsplan Het onderwerp groenbeleidsplan in een Watertorensessie is met raadsleden nader toegelicht. In deze sessie zijn de verbanden aangegeven tussen het groenbeleidsplan en de ontwikkelingen in de openbare ruimte op het gebied van biodiversiteit en klimaatadaptatie. Centrale vraag was welke maatregelen kunnen ingepast worden in de 1

uitvoering van beheer en bij projecten. Uiteindelijke conclusie was dat zoveel mogelijk slim gebruik moet worden gemaakt van koppelkansen. Dit proces heeft verder niet geleid tot een raadsvoorstel. Mobiliteitsplan en uitvoeringsprogramma Door capaciteitsproblemen binnen de HLT-organisatie en de overspannen arbeidsmarkt, waardoor invulling en behoud van gekwalificeerd personeel lastig was, is dit onderwerp niet van de grond gekomen om uit te werken conform de werkafspraken. De beperkte inzet op dit onderwerp is gestoken in de regionale inzet op de noordelijke ontsluiting Duin- en Bollenstreek en later op de verkeersveiligheid in Hillegom. Medio 2024 zou, op basis van een tussentijdse evaluatie, nog nieuwe onderwerpen toegevoegd kunnen worden. Hier is geen gebruik van gemaakt. Algemene conclusie Doel is om door middel van werkafspraken de raad de komende periode na de verkiezingen op een door hun gewenste manier in positie te brengen om hun kader stellende en controlerende rol goed uit te kunnen voeren. Dit kan uiteraard aan het begin van een nieuwe collegeperiode, maar kan in feite op elk gewenst moment. Wij stellen u voor dit niet onder de noemer van “werkafspraken” te brengen maar te werken met werkafspraken in een “startnotitie” voor ieder individueel onderwerp, project of thema waar de raad bijzondere waarde aanhecht.

Aan de hand van een startnotitie kunnen de afspraken tussen opdrachtgever, de raad en opdrachtnemer, het college, worden verduidelijkt voor specifieke thema’s of projecten. In de startnotitie kunnen heldere afspraken worden gemaakt met betrekking tot de opdrachtverstrekking en opdrachtafbakening en ook afspraken worden gemaakt door de raad en het college over het gewenste proces. Op deze manier is er sprake van maatwerk in plaats van één werkwijze voor een diversiteit aan onderwerpen. Hiermee is het college van mening dat het raadsbesluit over werkafspraken als afgerond kan worden beschouwd.

Bijlagen: Kader dialoogsessies

2

NOTITIE DENKRICHTINGEN VORMGEVING EXPERIMENT DIALOOGSESSIE RAAD-COLLEGE Inleiding: Zowel bij de raad als het college bestaat de behoefte om buiten de reguliere vergadercyclus om met elkaar in gesprek te gaan over grotere onderwerpen en de daarbij behorende dilemma’s. In het presidium is afgesproken om te gaan experimenteren met dergelijke gesprekken We kiezen hiervoor de naam ‘dialoogsessie’. Dit om aan te geven dat het een tweezijdig gesprek is met gelijkwaardige gesprekspartners en het benadrukken van het informele karakter. Hierbij kunnen ideeën/ denkrichtingen uitgewisseld worden. Op deze wijze kan het college de raad in een vroegtijdig stadium / aan de voorkant meenemen en deze input meenemen bij het uitwerken van een voorstel aan de raad. Voor de zomer lenen zich 2 onderwerpen voor dialoogsessies. Dit zijn de onderwerpen volkshuisvesting en de financiële heroverwegingen/kadernota. Een legitimatie voor het experimenteren met dialoogsessies kan gevonden worden in de notitie werkafspraken. De werkafspraken houden in dat voor vooraf bepaalde grotere onderwerpen een ander uitgebreider besluitvormingstraject gevolgd wordt. Afgesproken is dat de driehoek komt met een notitie over de mogelijkheden. Randvoorwaarden: Voor het houden van een dialoogsessies is het belangrijk om rekening te houden met de volgende 2 randvoorwaarden: 1.

Voor het houden van een dialoogsessie het belangrijk dat de raad op vlieghoogte is als het gaat om beeldvorming. Daarnaast heeft de raad inzicht in de dilemma’s die het college wil voorleggen. Dit moet tijdig bekend zijn bij raads- en burgerleden zodat zij in hun eigen fracties het onderwerp goed kunnen voorbereiden. Met andere woorden: de beeldvormende fase moet goed zijn vormgegeven en er moet voldoende tijd zitten tussen de beeldvorming (inclusief de dilemma’s) en de dialoogsessie. Hiermee voorkom je dat leden van fracties ‘uit de heup schieten’ waardoor hetgeen gezegd wordt niet persé is wat een fractie graag ingebracht had willen zien. En juist dat laatste is essentieel voor het college om de uiteindelijke denkrichtingen verder uit te kunnen werken in een voorstel voor de raad. 2. Het is belangrijk om de dialoogsessies op de juiste wijze te framen / neer te zetten zowel in de interne communicatie richting raad en college als in de communicatie richting inwoners. Transparantie in de besluitvorming staat hoog in het vaandel bij het huidige college en de gemeenteraad. Er mag in de buitenwereld geen beeld ontstaan dat er achterkamertjespolitiek bedreven wordt. Wat wel en wat niet tijdens een dialoogsessie. Het is niet de bedoeling om politieke meningen te geven tijdens de dialoogsessies. Het gaat er vooral om dat de raad(sfracties) denkrichtingen meegeven aan het college.

De denkrichtingen gaan dan over de kaders waarbinnen het college de ruimte krijgt om naar oplossingen te zoeken. Het is niet de bedoeling om dat de raad(sfracties) hierbij al concreet aan te geven welke oplossing dat is. De zoektocht naar een concrete oplossing ligt bij het college. Ook is aan het college om binnen de door de raad meegeven gegeven oplossingskaders te kijken waar de opties liggen en hierbij de consequenties helder te krijgen als voor de desbetreffende optie gekozen wordt.

De voorzitter van de dialoogsessies heeft hierbij een belangrijk rol om te bewaken dat er tijdens de dialoogsessies geen politiek debat gevoerd gaat worden. Openbaarheid Als het gaat om openbaar / niet openbaar zijn er verschillende opties mogelijk. Maar uitgangspunt blijft dat het goed gemotiveerd moet worden om bijeenkomsten voor de raad achter gesloten deuren te houden (voor de motivatie zie ook 2de punt). Openbaar kent verschillende gradaties. Van actief uitnodigen tot alleen een vermelding in het RIS dat de bijeenkomst er is. Dus van actief openbaar tot passief openbaar. Bij actief openbaar nodig je alle inwoners /pers actief uit om mee te luisteren/kijken, bij passief openbaar laat je het over of een inwoner /pers zich uit zichzelf aanmeldt. Bij besloten bijeenkomst wordt het niet via het RIS kenbaar gemaakt dat er een bijeenkomst is. Wel kan de raad beslissen om inwoners etc. uit te nodigen. Opties dialoogsessies Hieronder staat een tweetal opties in willekeurige volgorde. Alvorens over te gaan tot de uitwerking van de opties, is het volgende van belang: ▪ Bij beide opties is het belangrijk om het niet in dezelfde setting te doen als een reguliere raads- en/of commissievergadering. Dit om de schijn van achterkamertjespolitiek tegen te gaan. ▪ Het advies is om per fractie minimaal 1 raadslid aanwezig te laten zijn, ongeacht de gekozen optie.

Voor eenmansfracties kan hierop een uitzondering gemaakt worden om de raadsleden van deze fracties niet al te zeer te belasten. De achterliggende reden voor dit advies is dat raadsleden verkozen volksvertegenwoordigers zijn en in een later stadium over het onderwerp een besluit zullen moeten nemen. ▪ Bij beide opties is het mogelijk om een externe partij ter ondersteuning (inhoudelijk) uit te nodigen. ▪ Er kan voor gekozen worden om afhankelijk van het onderwerp een optie te kiezen die het beste past bij dat onderwerp. Optie 1: gesprek tussen fractiespecialisten en portefeuillehouder Per fractie worden er 2 fractiespecialisten afgevaardigd die samen met de portefeuillehouder het gesprek aangaan over een onderwerp. De portefeuillehouder wordt hierbij ondersteunt door de inhoudelijk betrokken ambtenaren Dit vergt zowel een goede voorbereiding vooraf: De vraagstelling moet duidelijk en concreet zijn en vooraf aan de fracties meegegeven worden. Daarnaast zullen de fractie de fractiespecialisten goed in positie moeten brengen zodat zij weten wat de fractie belangrijk vindt om mee te geven. Buiten de fractiespecialisten zijn er geen anderen vanuit de fracties aanwezig. De griffie is aanwezig ter ondersteuning van de fractiespecialisten.

Voordelen: - Kleine overzichtelijke groep - Duidelijk andere setting dan die van een formele raads- en commissievergadering - Informele setting: minder risico op beeldvorming achterkamertjespolitiek - Duidelijke structuur - De portefeuillehouder kan voorzitter zijn

Nadelen: - Helder afspraken nodig tussen fractie en fractiespecialist - Er is geen mogelijkheid voor anderen dan fractiespecialisten om deel te nemen aan het gesprek. Optie 2: gesprek tussen raad en college/portefeuillehouder Het gesprek is voor alle fractieleden (raads- en burgerleden, maar geen fractieassistenten) toegankelijk. Iedereen kan het woord voeren. De portefeuillehouder wordt ondersteund door de inhoudelijk betrokken ambtenaren. Er wordt gezorgd voor een onafhankelijk voorzitter. Voordelen: - Transparantie richting de hele raad - Er wordt niets vergeten / maximale inbreng Nadelen: - Aparte voorzitter nodig om het gesprek te reguleren - Beeldvorming naar buiten: achterkamertjespolitiek - Minder duidelijke structuur Het onderwerp volkshuisvesting raakt meerdere specialismen in de raad, hiermee leent dit onderwerp zich meer voor een gesprek tussen raad en college/portefeuillehouder. Advies vervolg dialoogsessies De opgehaald input wordt verwerkt in een startnotitie die bij voorkeur ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. Op deze manier is helder wat de opdracht is aan het college om verder uit te zoeken/ uit te werken. Bij spoedeisende onderwerpen kan wellicht volstaan worden met het toezenden van de startnotitie.