Db10 Raadsbrief, Structurele borging datagedreven sturing.pdf

Raadsbrief Structurele borging datagedreven sturing aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom 21 november 2023

ons kenmerk: Z-23-328287 datum collegevergadering: 21 november 2023 Dhr. M. Dijkshoorn portefeuillehouder: behandelend ambtenaar:

S. Koops

telefoon: embargo:

14 0252 ☐

In het 1e kwartaal van 2020 hebben de gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen aan HLTsamen de opdracht gegeven te starten met het 3-jarige programma Datagedreven sturing (DgS). Het doel van dit programma was om beschikbare data (en daarmee kennis) beter in te kunnen zetten binnen de gemeente. Het programma is afgerond en is van grote waarde gebleken. Het structureel borgen van DgS is daarmee van belang voor HLTsamen en daarmee voor de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Hier geeft het college graag uitvoering aan. DgS stelt ons in staat om data en feiten snel inzichtelijk te maken, om daarmee: • Doelen scherper te definiëren; • Het effect van beleid in beeld te brengen om vervolgens beleid aan te scherpen; • Kosten van uitvoeringsprogramma’s in beeld te brengen in relatie tot het beoogde resultaat; • Beslissingen te nemen op basis van feiten en kennis. Het programma DgS viel uiteen in twee delen: • Randvoorwaardelijke activiteiten zoals: o Inrichten van een datawarehouse o Inrichting van de datagovernance •

Inhoudelijke producten op het terrein van: o Open data platform o Data in de actualiteit o Grip op beleid & financiën

Bij de start van het programma DgS is gekozen voor een begrenzing in tijd (drie jaar) waarbij aan het eind van de driejarige periode de balans op te maken en te bezien of de trajecten rondom DgS na die periode moeten worden doorgetrokken en welke lessen uit het traject kunnen worden opgepakt om eventuele kwaliteit toe te voegen. De afgelopen drie jaar zijn gebruikt om de basis neer te zetten. Op technisch vlak is er een datawarehouse opgezet, zijn er een flink aantal

1

monitoren/dashboards gerealiseerd, is op het gebied van privacy een Data protection impact assessment (Dpia) opgesteld en is er een goede start gemaakt met het implementeren van deze manier van werken in de organisatie. (Een Dpia is een instrument om vooraf de privacyrisico’s van gegevensverwerking in kaart te brengen.) Met de komst van DgS is de eerste aanzet gemaakt om de diverse Excels die handmatig worden bijgehouden te vervangen voor periodieke inzichten. DgS zorgt voor meer efficiency, sneller inzicht en geborgde datastromen. Ook zorgen DgS monitoren voor kennisdeling bij vertrek of vervangen van medewerkers. De vraag naar nieuwe overzichten en monitoren is momenteel groter dan de beschikbare capaciteit. Inmiddels zijn er 26 inhoudelijke producten opgeleverd en in de maak die bijdragen aan realisering van de bestuurlijke ambities: afval, woningbouw, jeugd, arbeidsmigranten, vergroening, verkeersonveiligheid, eenzaamheid en energiearmoede. Naar de toekomst toe zijn er kansen en mogelijkheden op het gebied van energietransitie, voorzieningenniveaus, groenbeheer, verfijningen op het gebied van jeugd, ondermijning, etc. De opbrengst van het programma in de pilotfase geeft aanleiding DgS op structurele basis te continueren. Bij aanvang van het programma in 2020 bestond er het inzicht dat DgS zich na afronding van het programma mogelijk zelf kon financieren.

De praktijk leert dat de winst van DgS-producten zich in de meeste gevallen niet naar euro’s laat vertalen. Zo is er binnen veel domeinen vooral een kwaliteitswinst behaald. Gerichter gestelde beleidsdoelen, beter onderbouwd beleid en beter kunnen monitoren van beleidsdoelen zijn hier voorbeelden van. Duidelijk zichtbaar resultaat, maar geen directe financiële besparing. De programmaperiode heeft ons daarmee geleerd dat DgS een basismiddel is dat zichzelf niet terugverdient. De uitwerking van de financiële consequenties wordt middels een begrotingswijziging 2024 vanuit HLTsamen met bijbehorende zienswijze voorgelegd. Voor de taak DgS wordt de reguliere verdeelsleutel toegepast. Wat een verhoging betekent van de gemeentelijke bijdrage aan HLTsamen van € 80.171. De uitwerking van deze financiële consequentie wordt middels een begrotingswijziging 2024 vanuit HLTsamen met bijbehorende zienswijze voorgelegd.

Bijlagen:

2