Db09 Raadsbrief Verslag archief KPI's 2023-2024.pdf
Tekst van het document
Raadsbrief
Verslag archief KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) 2023-2024 aan: datum:
de raad van de gemeente Hillegom 04-04-2025
ons kenmerk: Z-24-411051 datum collegevergadering: 15-04-2025 Dhr. R. ter Hark portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: embargo: programma:
Pauline Luinstra p.luinstra@hltsamen.nl ☐ HLT Begroting
Inleiding De gemeentearchivaris, die wij betrekken vanuit Erfgoed Leiden en Omgeving (ELO), houdt toezicht op het informatie- en archiefbeheer. Dit resulteert jaarlijks in een verslag met bevindingen en aanbevelingen. Stand van zaken De gemeentearchivaris stelt in het verslag Archief KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) 2023-2024 dat de gemeente op hoofdlijnen voldoet aan de Archiefwet. De gemeentearchivaris vraagt bijzondere aandacht voor het wegwerken van de achterstanden in de vernietiging van de archiefbescheiden, zowel fysiek als digitaal. Door het niet-tijdig vernietigen van archiefbescheiden loopt de gemeente het risico dat ook andere wetgeving dan de Archiefwet, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo), niet worden nageleefd. De gemeentearchivaris adviseert ervoor te zorgen dat er voldoende bekwame informatiespecialisten zijn zodat ten minste de reguliere archiefwettelijke taken naar behoren kunnen worden uitgevoerd en de achterstanden niet verder oplopen. Op basis van een inventarisatie van de archiefbestanden wordt op dit moment een archiefbewerkingsplan opgesteld. Dit plan voorziet vooral in een aanpak hoe de achterstanden de komende jaren kunnen worden weggewerkt. Als we dit beperken tot louter menselijk handelen gaat het volledig wegwerken vele jaren duren.
Er wordt dan ook momenteel onderzocht of er voor de achterstanden van de digitale archieven gebruik gemaakt kan worden van moderne technologieën.
Bijlagen: 1. Verslag Archief KPI’s 2023-2024 2. Verbeterplan Informatiebeheer 2025 n.a.v. Verslag Archief KPI’s 2023-2024
1