Db09 Raadsbrief, Toelichting inzet ICT Raadspecialist.pdf

Teylingen

Raadsbrief Toelichting inzet ICT Raadspecialist aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom 26-02-2024

zaaknummer: Z-23-349529 datum collegevergadering: 05-03-2024 portefeuillehouder: Dhr. A. van Erk, burgemeester behandelend ambtenaar: N.B. van Berkel e-mail adres: n.vanberkel@hltsamen.nl embargo: ☐

Inleiding Op 16 maart 2023 is er aan het HLTsamen bestuur het voorstel gedaan om een ICT Raadspecialist in te zetten voor de gemeenteraden. Een belangrijke aanleiding is de dreigingsgroei op het gebied van informatieveiligheid en de toenemende behoefte aan ondersteuning op IT-gebied voor griffie, raad- en commissie. Voor de uitvoering van deze plustaak is er een bijdrage gevraagd. Dit betreft een bijdrage van €90.000,- per jaar (FTE inclusief overhead) structureel. Het oorspronkelijke besluit ging uit van deelname van de gemeente Hillegom en de gemeente Lisse. Inmiddels is het duidelijk dat de gemeente Teylingen ook meedraait in de dienstverlening, waardoor de ICT Raadspecialist voor de drie gemeenten werkzaamheden verricht. Dit heeft een positieve impact op de benodigde financiële bijdrage vanuit de gemeente Hillegom en gemeente Lisse. In deze raadsbrief geven wij een onderbouwing op de gevraagde gelden en geven wij een korte toelichting op het traject. FTE structureel De functie is gebaseerd op 1 FTE / 36-uur. Deze functie is ingeschaald op schaal 8. Deze functie inschaling is op basis van de benodigde kennis & competenties om de functie naar tevredenheid uit te oefenen. In de gemeente Noordwijk is er een vergelijkbare functie ingevuld op basis van 18 uur (42.000 inwoners).

De ICT Raadspecialist bedient de gemeente Teylingen, Hillegom en Lisse, waardoor er in onze situatie gekozen is voor 36 uur. Opbouw 36 uur In de onderstaande grafiek is er een ruwe verdeling gemaakt voor de belangrijkste werkzaamheden. De ureninspanning is dynamisch, in overeenstemming met de op dat moment spelende zaken. Avondondersteuning Standaard is de ICT Raadspecialist twee avonden per week fysiek (en telefonisch/digitaal) beschikbaar voor de drie afzonderlijke gemeenten. In overleg met de griffie zijn aanpassingen mogelijk op de avondplanning.

1

Servicedesk De ICT Raadspecialist bedient een ICT-Servicedesk. Deze Servicedesk is telefonisch en via een e-mail adres benaderbaar voor de griffie, raad-, commissie- en burgerleden. De ICT Raadspecialist behandelt meldingen in relatie tot de geleverde ICT dienstverlening aan raad & commissie en/of ICT apparatuur welke benodigd zijn voor de werkzaamheden. Ook is de ICT Raadspecialist verantwoordelijk voor ICT-handleidingen en/of kennisoverdracht middels training of begeleiding. Informatieveiligheid Op informatieveiligheid gebied speelt de ICT Raadspecialist, in samenwerking met andere HLTsamen medewerkers (o.a. de CISO / TISO / Privacy Officer / Infrabeheer), een belangrijke rol. De ICT Raadspecialist verzorgt dagelijkse security controles binnen de ITomgeving van de Raden en ondersteunt bij de implementatie van beveiligingsmaatregelen, welke mogelijk impact hebben op de eindgebruiker. ICT Wijzigingen / projecten De ICT Raadspecialist levert een bijdrage aan het implementeren van nieuwe functionaliteiten binnen de IT-omgevingen en/of aan IT-middelen, bijvoorbeeld de audiovisuele apparatuur in de raadzalen of het uitgeven van nieuwe laptops of tablets aan raad-, commissie- en burgerleden. Een wijziging is een gestructureerd IT-proces om veranderingen (nieuwe ICT-wensen) te implementeren.

Het is mogelijk dat één of meerdere wijzigingen voortkomen uit een project, waaraan de ICT raadspecialist deelneemt.

2

Stand van zaken en doorkijk traject In het onderstaande schema wordt het traject voor de inzet van de ICT raadspecialist weergegeven. Met succes hebben wij een ICT Raadspecialist geworven waardoor de “kennismaking en leren” fase in uitvoering is. In samenwerking met de griffie zijn alle documenten/producten, horende bij de dienstverleningsovereenkomst (DVO) in ontwikkeling. Een belangrijk onderdeel is de samenwerking op het informatieveiligheidsthema, welke voor Q1 2024 vermeld staat. Vanuit HLTsamen gaan we graag het gesprek aan over de cruciale en gewenste beveiligingsverbeteringen binnen de IT-omgeving van de raden. HLTsamen pakt hierin een adviserende rol. De gemeente bepaalt zelf (aan de hand van het gegeven advies) het ambitieniveau en bijhorend groeipad. HLTsamen verzorgt de realisatie/uitvoering van dit ambitieniveau.

3