Db09 Raadsbrief Geconstateerd datalek bij verzending reisdocumentenbrieven.pdf

Raadsbrief

Raadsbrief over geconstateerd datalek bij verzending reisdocumentenbrieven

aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom

ons kenmerk: Z-25-455308 datum collegevergadering: 19 augustus 2025 Dhr. M. Dijkshoorn portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: Soo Na Poiesz emailadres: s.poiesz@hltsamen.nl embargo: ☐ programma: Samenleven

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij informeren wij u dat zich op 29 juli 2025 een datalek heeft voorgedaan bij de verzending van brieven voor de vernieuwing van reisdocumenten. Een inwoner van de gemeente Teylingen meldde telefonisch dat zij een brief van de gemeente had ontvangen, waarbij op de achterzijde persoonsgegevens van een andere inwoner van Teylingen zichtbaar waren. Tijdens het onderzoek is uit data gebleken dat in Hillegom 68 inwoners een brief hebben ontvangen met hun eigen gegevens, en gegevens van een andere inwoner van Hillegom op de achterzijde. Overzicht datalek bij inwoners Onderstaand overzicht geeft inzicht in de impact van het datalek waarbij persoonsgegevens van inwoners van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen onbedoeld zijn gedeeld. Gemeente

Aantal inwoners dat verkeerde brief ontving (A)

Totaal aantal betrokken inwoners (A + B)

68

Aantal inwoners waarvan gegevens zijn gelekt maar géén brief ontvingen (B) 68

Gemeente Hillegom Gemeente Lisse Gemeente Teylingen Totaal van de drie gemeenten

87

87

174

123

123

246

136

556

Toelichting: • A (ontvangers): Deze inwoners ontvingen een brief met gegevens van zichzelf en van een andere inwoner. • B (zonder melding): Gegevens van deze personen zaten in een brief aan een andere inwoner, maar zijzelf ontvingen geen bericht over de aanschrijving van hun verlopen reisdocument. • Totaal: Dit geeft een totaalbeeld van de getroffen inwoners van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. 1

Welke gegevens zijn gelekt Het betreft de volgende persoonsgegevens: naam, adres, woonplaats en identiteitsdocumentgegevens: het documentnummer en geldigheidsdatum van een paspoort of identiteitskaart. Welke vervolgacties zijn in gang gezet Gezien het risico op onbedoelde openbaarmaking van identiteitsdocumentgegevens, is direct actie ondernomen. De betrokken inwoners, zowel de ontvangers die een brief kregen als de personen van wie gegevens gelekt zijn, zijn op 30 juli 2025 per brief over het datalek geïnformeerd. Ontvangers zijn vriendelijk verzocht de foutief meegezonden gegevens in te leveren bij de gemeente. Naar betrokkenen is een waarschuwingsbericht gestuurd waarin wordt toegelicht wat er is gebeurd en welke gegevens zijn gelekt en hoe ze hier het beste mee om kunnen gaan. Het datalek is in behandeling conform de geldende procedures. De functionaris gegevensbescherming is geïnformeerd en er is melding gedaan aan de Autoriteit Persoonsgegevens (landelijke toezichthouder). Het interne onderzoek wordt uitgevoerd door de direct betrokken teams. De functionaris gegevensbescherming ziet toe op de naleving van de AVG en de correcte afhandeling van het datalek. Er zijn voor wat betreft de interne procedure onmiddellijk maatregelen genomen om herhaling te voorkomen.

Bijlagen: --

2