Db09.2 Bijlage Verbeterplan Informatiebeheer 2025 nav verslag archief KPI's 2023-2024.pdf

Verbeterplan Informatiebeheer 2025 n.a.v. follow up inspectie ELO 2024

Versie 0.1 1.0

Omschrijving Initiële versie Definitieve versie voor aanbieding aan colleges en raad

Opsteller

Datum

Pauline Luinstra Pauline Luinstra

03 april 2025

Inleiding en achtergrond De gemeentearchivaris, die wij betrekken vanuit Erfgoed Leiden en Omgeving (ELO), houdt toezicht op ons informatie- en archiefbeheer. Dit resulteert jaarlijks in een verslag met bevindingen en aanbevelingen. Een adequaat informatie- en archiefbeheer is van cruciaal belang voor de betrouwbaarheid van en verantwoording over het bestuurlijk handelen, voor de transparantie hierover naar de buitenwereld en voor de uitoefening van het democratische stelsel. De gemeentearchivaris speelt hierin een essentiële rol door onafhankelijk horizontaal toezicht te houden op het informatie- en archiefinformatiebeheer. Het verslag van de gemeentearchivaris is op 25 november 2024 ontvangen. Vervolgens is door het team Bedrijfsinformatie & Compliance, taakveld Informatiebeheer dit verbeterplan opgesteld naar aanleiding van de aanbevelingen uit het archiefverslag.

Toelichting verbeterplan Het doel van het verbeterplan is om een overzicht te bieden van de verbeterpunten en bevindingen die naar voren zijn gekomen tijdens de follow-up archiefinspectie van Erfgoed Leiden en Omstreken. Daarnaast geeft het inzicht in de voortgang en status van de genomen acties. Het eerste deel richt zich op de werkorganisatie HLTsamen en bevat verbeterpunten die integraal worden aangepakt. Vervolgens is per gemeente specifiek aangegeven wat de verbeterpunten zijn. De status van elke actie is weergegeven door middel van een kleurcodering. De legenda voor de kleurcodering van de status is als volgt: Afgehandeld (komt niet meer terug in volgende jaarverslagen) In uitvoering: wordt op dit moment opgepakt. Niet afgehandeld of gepland Het verbeterplan dient als hulpmiddel om de voortgang van de verbeterpunten te monitoren en te zorgen voor een gestructureerde en e iciënte aanpak.

Bevindingen ELO

Omschrijving eindresultaat

Aanpak op hoofdlijnen

Betrokkenen

Startdatum

Einddatum

Prioriteit

Beleid Formuleren voor het gebruik van Zivver

Toetsen of dit probleem nog steeds actueel is.

Team BIC: Informatiebeheer

Q1-2025

Q2-2025

Quick win

a. opslaan van Zivver-bestanden in JOIN; b. het kunnen openen van Zivverbestanden.

Bestaand beleid evalueren.

FG en CISO

Q1-2025

Q1-2026

Hoog

Q2-2024

1 mei 2030 (gekoppeld aan IHH op Orde vanuit de Woo)

Hoog

HLTsamen HLTsamen gebruikt Zivver. In JOIN kunnen de bestanden soms niet geopend worden. Ook het opslaan van Zivver-mailtjes in JOIN levert soms problemen op bij het openen.

Sinds 1 januari 2024 is de Beleid, inclusief sleutelfiguren implementatie van de selectielijst e- t.a.v. e-mailbewaring laten mailbewaring verplicht voor de vaststellen. gemeenten en intergemeentelijke organen. HLTsamen en de gemeenten hebben zich geconformeerd aan deze selectielijst. De bezetting is onvoldoende om alle Formatie op peil brengen. archiefwettelijke taken uit te voeren.

Herziene of herhaalde instructie aan medewerkers; omgaan met Zivver in relatie tot JOIN. Concept voorstel bespreken in het Strategisch Informatieoverleg (SIO) in juni 2025. Beleid en sleutelfiguren vaststellen.

Team BIC: Informatiebeheer Team ICT en Functioneel Beheer SIO

Implementeren beleid binnen de organisatie. In kaart brengen van de taken die Team BIC: er liggen op het gebied van Informatiebeheer archiefbeheer. Daarnaast inzetten op nieuwe ontwikkelingen, dienstverlening aan de organisatie en regulier beheer. Voorstel wordt geagendeerd op het Strategisch Informatieoverleg (SIO) in juni 2025

Status

Bevindingen ELO Achterstanden inhalen in het kader van vernietiging en voorbereiden op aankomende fysieke overbrengingen.

Omschrijving eindresultaat Op plan- en projectmatige wijze het wegwerken van zowel de achterstanden als het voorsorteren op toekomstige vernietigingen en overbrengingen voor elkaar krijgen.

Aanpak op hoofdlijnen Betrokkenen Er wordt een Team BIC: achiefbewerkingsplan opgesteld Informatiebeheer waarbij op basis van de geïnventariseerde achterstanden een planning en scenario's worden voorgesteld om de achterstanden in betrekkelijk korte tijd weg te werken.

Startdatum Continu proces

Einddatum 1 mei 2030

Prioriteit Hoog

Team BIC: Informatiebeheer

N.n.t.b.

N.n.t.b.

Hoog

Team BIC: Informatiebeheer

Q4-2024

Q3-2025

Hoog

Het archiefbewerkingsplan wordt in het SIO van juni 2025 geagendeerd.

Digitale vernietiging JOIN HLT 20192023

De Archiefregeling verplicht in Een ingericht integraal artikel 16 overheden om ervoor zorg kwaliteitssysteem te dragen dat het beheer van de archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Binnen HLTsamen is er geen integraal kwaliteitssysteem.

Uitvoeren van het archiefbewerkingsplan Onderdeel van het archiefbewerkingsplan.

Op onderdelen voeren we kwaliteitszorg uit en deze worden regulier geëvalueerd. In een intergraal kwaliteitssysteem gaan we voorzien door de applicatie Recourse in te richten en uit te rollen.

Status

Bevindingen ELO Overzicht van vakapplicaties met vermelding van wel/geen archieffunctionaliteit

HLTsamen heeft een aantal applicaties die niet meer worden gebruikt (legacy-applicaties). In die applicaties staat informatie die niet is overgegaan naar een ander systeem. Voor raadpleging en beheer dient de informatie bewaard te worden conform de bewaartermijnen volgens de Archiefwet. Het beheer van deze applicaties brengt veel werk met zich mee.

Omschrijving eindresultaat Overzicht van applicaties is compleet en voorzien van informatie die het voor Informatiebeheer mogelijk maakt om passende beheerafspraken te maken.

Uitfaseren van de legacyapplicaties en databases, inclusief opschoning (migratie en/of vernietiging) van de daarin aanwezige data.

Aanpak op hoofdlijnen Applicatielandschap is op twee manieren bekend:

Betrokkenen Team BIC: Informatiebeheer

1. in BlueDolphin zijn alle applicaties met evt. specifieke eigenschappen en koppelingen bekend; 2. in de jaarlijkse Digitale Monitor die we t.b.v. ELO invullen. Er is een werkgroep die precies in kaart aan het brengen is om welke legacy-applicaties het gaat, wat de status ervan is, welke informatie in deze systemen zijn achtergebleven. Op basis van een risicoanalyse zullen scenario's/keuzes aan de CIO worden voorgelegd.

Team ICT en Functioneel Beheer: Enterprise Architect en Functioneel Beheer

Projectleider werkgroep Projectleden komen vanuit de volgende disciplines: Enterprise Architect Strategisch adviseur TISO Functioneel Beheer Informatiebeheer Tijdens het project zal voor de inventarisatie medewerking van de vakafdelingen nodig zijn.

Startdatum N.v.t.

Einddatum N.v.t.

Prioriteit

Q2-2024

Per applicatie apart te bepalen vanwege een aantal factoren die hiervan afhankelijk zijn.

Hoog

Status

Bevindingen ELO De metadata van JOIN moeten voldoen aan MDTO voordat uit het systeem overgebracht kan worden naar het e-depot.

Er zijn geen metadataschema's overige applicaties met archiefwaardige informatie (buiten JOIN)

Omschrijving eindresultaat Vaststellen metadataschema (MDTO) voor JOIN na toetsing ELO

Vaststellen metadataschema (MDTO) applicaties met archiefwaardige informatie na toetsing ELO

Aanpak op hoofdlijnen Ter kennisneming aangenomen maar voor het huidige zaaksysteem wordt hier geen actie op ondernomen.

Betrokkenen

Dit wordt als eis meegenomen bij de aanbesteding voor de opvolger van JOIN. Ter kennisneming aangenomen. Ondernemen hier nu geen actie op.

Startdatum N.v.t.

Einddatum N.v.t.

Prioriteit Geen

N.v.t.

N.v.t.

Geen

Q2-2024

Q3-2025

Dit wordt meegenomen als actie bij de aanbesteding van nieuwe systemen.

Teylingen Onderzoeken of het klimaatsysteem Afwijkingen in het klimaatsysteem Monteur van de bijgesteld kan worden in geval van worden bijtijds geconstateerd en luchtbehandelingsinstallatie overschrijdingen. verholpen. heeft een kabeldefect geconstateerd en verholpen. In het reguliere beheer is het controleren van de waarden ingeregeld. Vanuit Informatiebeheer hebben we een coordinator aangesteld die verantwoordelijk is voor de monitoring en de rapportering bij afwijkingen. Tevens wordt er onderzocht of in alle drie de archiefruimten gebruik kan worden gemaakt van

Team BIC: Informatiebeheer Team Duurzaamheid, Grondzaken en Vastgoed

Status

Bevindingen ELO

Lokvalletjes meenemen tijdens controles door de ongediertebestrijding

Omschrijving eindresultaat

Aanpak op hoofdlijnen dezelfde meetapparatuur, die op afstand is uit te lezen.

Betrokkenen

Startdatum

Einddatum

Lokvalletjes worden volgens contractafspraken gecontroleerd en vervangen.

Bij de leverancier is dit onder de aandacht gebracht.

Team BIC: Informatiebeheer

N.v.t.

N.v.t.

Reeds mee bezig, maar ook onderdeel van de legacystrategie en het archiefbewerkingsplan. Onderdeel van het archiefbewerkingsplan.

Team BIC: Informatiebeheer

N.n.t.b.

N.n.t.b.

Hoog

Team BIC: Informatiebeheer

N.n.t.b.

N.n.t.b.

Hoog

Onderdeel van het archiefbewerkingsplan.

Team BIC: Informatiebeheer

N.n.t.b.

N.n.t.b.

Midden

De bewerking voor deze archieven zijn in volle gang.

Team BIC: Informatiebeheer

Q3-2024

Q2-2026

Hoog

Er is een contract voor het schoonmaken van de ruimte van vier keer per jaar, waarbij wij tevreden zijn over het kwaliteit van schoonmaken.

Team Facilitaire zaken

Q1-2025

Q1-2025

Quick win

Wegwerken digitale vernietiging uit Greenvallley/ Alfresco vanaf 1 okt. 2011 t/m 31 dec. 2016 Wegwerken fysieke vernietiging vanaf 2017 Preservering geluidsbanden en cassettebandjes van de Raads- en Commissievergaderingen van Sassenheim.

De banden zijn opgeslagen in een geschikte omgeving die beschermt tegen schadelijke invloeden zoals extreme temperaturen, vochtigheid en magnetische velden. Voorbereidingen treffen voor fysieke Archief is zodanig voorbereid, incl. overbrenging in 2026 van Voorhout, vastgestelde inventaris door de Sassenheim en Warmond. archivaris, dat het in 2026 kan worden overgebracht naar het ELO.

Prioriteit

Lisse De schimmeltesten laten zien dat er Reguliere schoonmaak is een verhoogd risico is op vorming voldoende. van schimmels in de ruimte.

Team BIC: Informatiebeheer

Status

Bevindingen ELO Omschrijving eindresultaat In de archiefbewaarplaats staat een Microficheapparaat is microficheapparaat. De weggehaald. archiefruimte is uitsluitend bestemd voor de bewaring van archiefbescheiden.

Aanpak op hoofdlijnen

Betrokkenen Team BIC: Informatiebeheer

Startdatum Q4-2025

Einddatum Prioriteit Status Q4-2025 Quick win

Hillegom Het gebruik van topborden als plankruimte kan de luchtcirculatie in de archiefruimte negatief beïnvloeden en zorgt dat de archiefdozen te dicht bij de lichtbronnen (oftewel warmteontwikkeling) staan. Zorg voor juiste afstemming van het klimaatsysteem bij langdurige overschrijvingen.

Topborden zijn vrij van archiefdozen.

Dit wordt een paragraaf in het Team BIC: archiefbewerkingsplan, waarbij Informatiebeheer scenario's worden geschetst om archiefdozen te verplaatsen.

Afwijkingen in het klimaatsysteem De inmiddels aangewezen worden bijtijds geconstateerd en coördinator voor de verholpen. archiefruimten bewaakt het klimaatsysteem.

Onderzoek of de datalogger in de archiefruimte gerepareerd of vervangen kan worden voor het uitlezen van de metingen Relatieve luchtvochtigheid (RV) en temperatuur (T).

Klimatologische omstandigheden van alle archiefruimten zijn op orde.

Onderzoek naar de mogelijkheden voor het monitoren op afstand van de klimatologische omstandigheden van de archiefruimten.

Q3-2024

Q4-2025

Hoog

Team BIC: Informatiebeheer

Q1-2025

Q1-2025

Quick win

Team BIC: Informatiebeheer

Q2-2025

Q4-2025

Midden

Team Duurzaamheid, Grondzaken en Vastgoed

Bevindingen ELO Plaats een losse thermohygrometer in ruimte 0.2.5 van Burgerzaken.

Omschrijving eindresultaat Losse thermohygrometer is geplaatst in de ruimte en er wordt een overzicht van de metingen bijgehouden.

Aanpak op hoofdlijnen Onderzoek naar de mogelijkheden voor het monitoren van de klimatologische omstandigheden van de archiefruimten.

Betrokkenen Team BIC: Informatiebeheer

Startdatum Q2-2025

Einddatum Q4-2025

Prioriteit Midden

Q3-2024

Q2-2025

Midden

N.v.t.

N.v.t.

N.v.t.

Team BIC: Informatiebeheer

N.n.t.b.

N.n.t.b.

Hoog

Team BIC: Informatiebeheer

Q1-2025

2037

Laag

Team Facilitaire zaken

Plaats de registers van geboorten en Registers van geboorten en overlijden van voor het lopende jaar overlijden zijn in de in de archiefbewaarplaats in Lisse. archiefbewaarplaats in Lisse geplaatst.

Afspraak maken met Team BIC: Burgerzaken om dit te realiseren. Informatiebeheer

Archief Rekenkamercommissie Hillegom archiveren

N.v.t.

Dit is geen bekend archiefbestand.

Vernietiging fysiek en digitaal JOIN Hillegom 2021-2023

Onderdeel van de legacystrategie en het archiefbewerkingsplan. 1. Verzoek tot opschorting richting 1. Er moet een verzoek tot aan GS voor ten minste het eerste opschorting worden ingediend deel. bij GS omdat overbrenging over het eerste deel reeds in 2011 2. Afhankelijk van gemaakte had moeten plaatsvinden. keuzes is het bouwvergunningenarchief zodanig Twee keuzes nu: voorbereid, incl. vastgestelde - De bouwvergunningen worden inventaris dat het overgebracht in het grote 'samengesmolten' kan worden naar het ELO. bestand van 1897 tot 2016 ontvlecht in twee blokken, nl. van 1897 tot en met 1990 en van 1991 tot en met 2016, waarbij het eerste blok z.s.m. voorbereid

Overbrengen bouwvergunningen 1897-1990 (2016)

Team Burgerzaken Front Office N.v.t.

Status

Bevindingen ELO

Omschrijving eindresultaat

Aanpak op hoofdlijnen moet worden om over te brengen. Dit lijkt echter ondoenlijk.

Betrokkenen

Startdatum

Einddatum

Prioriteit

N.n.t.b.

Hoog

- Het volledige bouwvergunningen archief in één keer in 2037 overbrengen met een aangepast verzoek tot opschorting van GS. Aangezien de bouwdossiers zijn gedigitaliseerd, zouden de fysieke dossiers al overgebracht kunnen worden als dat verder geen problemen geeft voor de bedrijfsvoering.

Overbrengen van de De begraafplaatsadministratie is begraafplaatsadministratie 1900 gereed voor overbrenging naar heden naar de archiefbewaarplaats. Erfgoed Leiden, inclusief vastgestelde inventaris.

- Onderzoeken of het digitaliseren van het totale bouwvergunningenarchief met een Vervangingsbesluit rendabel is in digitale opslag t.o.v. fysieke opslag. Eerder is al een deel gedigitaliseerd door de vakafdeling, maar zonder Vervangingsbesluit. De scans lijken afgekeurd te zijn door het ELO. Onderdeel van het Team BIC: archiefbewerkingsplan. Informatiebeheer Team ICT en Functioneel Beheer: Key2begraven

N.n.t.b.

Status