Db09.1 Bijlage Verslag archief KPI's 2023-2024.pdf
Tekst van het document
© ERFGOED
LEIDEN
EN
OMSTREKEN
College van burgemeester en wethouders van Hillegom Postbus 32
2180 AA Hillegom
Contactpersoon
Doorkiesnummer 071-516 5355
Onderwerp
Datum
Verslag Archief KPI's 2023-2024
Ons kenmerk Z/24/3763337
_25 november 2024
Geacht college, Hierbij bied ik u aan het verslag van het uitgevoerde toezicht op het gevoerde informatie- en archiefbeheer bij uw gemeente over 2023 en 2024. Het verslag is gebaseerd op de geactualiseerde Archief KPI's, zoals vastgesteld door de VNG (versie mei 2020) en is een follow-up op het verslag van
2019-2022.
Dit verkorte verslag geeft een beeld over de wijze waarop aandachtspunten betreffende
het informatie- en archiefbeheer bij uw gemeente in 2023 en 2024 zijn aangepakt en de mate waarin uw college voldoet aan de vereisten die de Archiefwet 1995 hierover stelt. De gemeente Hillegom heeft een aantal positieve vorderingen gemaakt, met name met betrekking op het beheer van de archiefruimte. Tijdens het Strategisch Informatieoverleg is een concept Hotspotmonitor, en een voorstel voor de aanpak van de achterstanden uit het Werkplan Informatiebeheer voorgesteld. Het bijhouden van het klimaat in de archiefruimte van Hillegom is verbeterd. Het gebruik van ruimte 0.2.5. bij Burgerzaken werkt inmiddels goed; de langdurig te bewaren archiefbescheiden worden regelmatig overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats in Lisse, wat er voor zorgt dat het risico voor deze archiefbescheiden laag blijft.
Uit de toetsing van het informatie- en archiefbeheer over 2023 en 2024 is naar voren gekomen dat de gemeente Hillegom in hoofdlijnen voldoet aan de archiefwetgeving, maar er zijn een aantal punten die al langere tijd de aandacht verdienen. Zo komen de bouwdossiers (1897-1990) al meer dan 10 jaar in aanmerking voor overbrenging, is de archiefruimte nog steeds erg vol en staan er nog veel dozen op de topborden die niet op de planken passen. Dit beïnvloedt de luchtcirculatie in de archiefruimte en kan het risico op plaatselijke schimmelvorming verhogen, ook al ljkt de depothygiëne op andere plekken in orde. Mijn advies blijft om te zorgen dat overbrenging en ook de fysieke vernietiging wordt doorgezet om aan de wetgeving te voldoen, en ook om plaats te maken. In het kader van de horizontale verantwoording kan het college dit verslag overleggen aan de raad.
Met de inwerkingtreding van de Wet Revitalisering generiek toezicht en conform de afspraken in de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht, getekend 16 november 2021, dient dit verslag na vaststelling door het college ook gezonden te worden aan de provinciale toezichthouder.
Boisotkade 2° Postbus 16113 - 2301 GC LEIDEN -T 071 S6 53 55 - INFO@ERFCOEDLEIDEN.NL
- NLJ2 INGB 0000 1942 76 - WWW.ERFGOEDLEIDEN.NL
Verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording (Follow-up) Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG Archief KPI's Gemeente Hillegom 2023-juni 2024
Samenstelling
Ë
i.o.v.
en
tearchivaris van Hillegom:
archiefinspecteurs Erfgoed Leiden en Omstreken Status:
definitief d.d. 25-11-2024
Inhoud 1
2
Verantwoording
_ Managementsamenvatting
3 _ Toetsing actiepunten gemeente Hillegom ……
.
31
_ Stand van zaken actiepuntenlijst Hillegom 2019-2022 naar resultaten in 2023-2024 ……
32
_ Toetsing HLTsamen a.d.h.v. actiepunten 2019-2022
33
_ Aanbevelingen HLTsamen 2024
3.4
_
35
_ Aanbevelingen Hillegom 2024
36
_
Bijlagen
.
Toetsing Hillegom a.d.h.v. actiepunten 2019-2022 … …
Conclusies...
……
Bijlage1
_ Verslag archiefruimte gemeente Hillegom 27-03-2024 …
Bijlage1.1
_ Meting RV en T archiefruimte gemeente Hillegom 27-03-2024...
Bijlage 1.2
_ Rapportage schimmeltesten archiefruimte gemeente Hillegom 27-03-2024.
1
Verantwoording
De Dienstverleningsovereenkomst (DVO) inzake het archiefbeheer van de gemeente Hillegom is op 3 april 2019 getekend door de gemeente Leiden/Erígoed Leiden en Omstreken en de gemeente Hillegom. De DVO bepaalt dat met ingang van 1 januari 2018 Erfgoed Leiden en Omstreken onder meer de volgende diensten zal uitvoeren: het beheer van naar de archiefbewaarplaats van Leiden overgebrachte archieven van de gemeente Hillegom en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Hillegom, voor zover deze bescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met het beheer en toezicht op is belast de gemeentearchivaris van Leiden die dan optreedt als gemeentearchivaris van Hillegom.
Het toezicht vindt plaats ter uitvoering van artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995 en de artikelen 1, eerste lid sub b, en 5 van de DVO. De uitvoering van het toezicht naar het gevoerde informatie- en
archiefbeheer bij de gemeente Hilegom heb ik opgedragen aan EN
«"
archiefinspecteurs van Erfgoed Leiden en Omstreken. De toetsing en beoordeling van de informatiehuishouding bij de gemeente Hillegom vond plaats op basis van het KPl-verslag 2019-2022, het verslag van de archiefruimte van Hillegom, de opgevraagde
documenten en de interviews met I Informatiebeheer), en N
(adviseur Informatiebeheer). N (coördinator (nformatiespecialist), allen werkzaam binnen Taakveld
Informatiebeheer van het team I&A / cluster Bedrijfsvoering. Aanvullende informatie is /m 24 september 2024 direct of indirect verkregen van vakspecialisten bij de werkorganisatie HLTsamen. De toetsing heeft geresulteerd in het voorliggende verslag over 2023-juni 2024
De conclusie is dat de gemeente Hillegom op hoofdlijnen in voldoende mate voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995 maar dat er nog veel aandachtspunten zijn. Een aantal van deze punten verdienen al een aantal jaar de aandacht. Dit heeft geresulteerd in de kleur 2272
2
2
Managementsamenvatting
Het algemene beeld dat uit de toetsing van het informatie- en archiefbeheer over 2023-juni 2024 bij de gemeente Hillegom naar voren komt, is dat zij op hoofdlijnen in voldoende mate voldoet aan de eisen van de Archiefwet 1995 maar dat er nog veel aandachtspunten zijn om te kunnen voldoen aan
wet- en regelgeving.
Naast de reguliere taken is Taakveld Informatiebeheer in 2023-2024 erin geslaagd om enkele acties te voltooien, te continueren of op te pakken. Dit blijkt voor gemeente Hillegom onder meer uit: - het actualiseren van GR' bij de verbonden partijen; - de fysieke overbrenging van de openbare registers van de Burgerlijke Stand naar Erfgoed Leiden:
-
-
de voorbereiding op de overgang naar SharePoint en Microsoft 365; binnen het project Samen Digitaal Transparant wordt stapsgewijs een nieuwe manier van werken geïmplementeerd; het uitfaseren van de netwerkschijven is hier onderdeel van. De overgang naar OneDrive in april/mei is goed verlopen en werd positief binnen de organisatie ontvangen; de opgave van gegevens ten behoeve van de Monitor Digitale Informatie.
In onderstaande tabel zijn de resultaten per hoofdvraag met een toezichtkleur weergegeven en daar waar nodig ook de subvraag. 027=/%77= houdt n dat de gemeente Hillegom voldoet aan de wettelijke eisen, maar dat er punten zijn die al enige tjd aandacht verlangen Verklaring stoplicht methode Voldoet
=
Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten
@B
Voidoet voor een aanzienlijk deel niet
Voldoet voor een aanzienlijk deel, maar er zijn nog aandachtspunten
©B
Voldoet in het geheel niet
Resultaten inspectieonderzoek 2023 0.b.v. Archief KPI's
KPI_
_ | Hoofdvraag en subvraag
KPI1
_ [ Lokale regelgeving
KPI2
|
2019-2022
Hotspotmonitor Middelen
en mensen
De gemeente stelt voldoende middelen ter beschikking De bezetting is onvoldoende om aan alle archiefwettelijke taken te kunnen voldoen (achterstanden i.h.k.v.
Werkplan
Informatiebeheer)
KPI3 _ | Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte 3.1.1: achterstanden vernietiging en overbrenging,
leegmaken topborden KPI4
| Interne kwaliteitszorg en toezicht Kwaliteitssysteem
Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en
KPIS | duurzaamheid archiefbescheiden Vastleggen metadataschema
\xpIs | Vervanging, conversie/migratie, selectie, verietiging en vervreemding van archiefbescheiden KPI7
Overbrenging archiefbescheiden Bouwdossiers
uit ruimte 3.1.1.
2023-2024
Begraafplaatsadministratie uit ruimte 3.1.1 KPI8 __ Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden
2 C
B ] -
De aandachtspunten houden het volgende in voor de gemeente Hillegom: Achterstanden i.h.k.v. Werkplan Informatiebeheer
Nieuwe ontwikkelingen op het gebied van informatie- en archiefbeheer vergen veel ijd, het verder werken
aan de archivering van de fysieke archiefbescheiden wordt, noodgedwongen, steeds uitgesteld. Tijdens het SIO van 20 juni 2024 is voorgesteld om een archiefbewerkingsplan op te stellen m.b.t. het wegwerken van de achterstanden. Hierbij ligt de eerste nadruk op het in kaart brengen van de achterstanden, en het
identificeren van onderdelen waar een versnelde procedure uitkomst zou kunnen brengen. meer
omdat
er veel wisselingen van
medewerkers zijn geweest.
Wel
bestaat
Dit is onder
de kans dat er in de
komende jaren nog meer wisselingen zullen plaatsvinden en daarmee meer kennis verloren zal gaan. Overbrengen van archieven Bou
Volgens
‚nningen
1897-1990
de Archiefwet
1995
(2016)
moeten
deze
dossiers na 20 jaar overgebracht
worden
naar een
archiefbewaarplaats. De dossiers zijn gedigitaliseerd; dit is echter gedaan zonder Vervangingsbesluit en het is onduidelijk hoe hoog de kwaliteit van de scans is. De bouwvergunningen lopen door elkaar tot 2016.
Een blok afsluiten tot een bepaald jaar is hiermee bemoeilijkt. Er komen geen fysieke dossiers meer bij na 2016. Er zal een keuze gemaakt kunnen worden tot het overbrengen van het fysieke deel als dit niet meer voor de raadpleging of de bedrijfsvoering nodig is: en opschorting van overbrenging zal aangevraagd moeten worden totdat het archief in een toegankelijke staat is.
Begraafplaatsadministratie 1900-1990
Dit archief staat al voor langere tijd op de actiepuntenlijst om overgebracht te worden. Echter is de administratie deels fysiek, deels digitaal, en is de administratie deels uitbesteed. Het is onduidelijk waar hiervoor de regie ligt binnen de gemeente Hillegom. Advies: onderzoek de status van dit archief en bereid de overbrenging hiervan voor.
E-mailbewaring
Sinds 1 januari 2024 is de implementatie van de Selectielijst e-mailbewaring verplicht voor de gemeenten en intergemeentelijke organen. De werkorganisatie HLTsamen heeft het beleid t.a.v. e-mailbewaring opgesteld en kan dit, samen met een overzicht van de sleutelfiguren, laten vaststellen. Legacy-applicaties
HLTsamen heeft een aantal applicaties die niet meer worden gebruikt.
Het is nog niet duidelijk of alle
informatie correct is gemigreerd naar de opvolgapplicaties en systemen. Voor raadpleging en beheer dient de informatie bewaard te worden conform de bewaartermijnen volgens de Archiefwet. Het beheer van deze applicaties brengt veel werk met zich mee. Van de applicaties zal een inventarisatie gemaakt moeten worden met welke informatie ze bevatten, wat er met die informatie en/of applicatie zal gebeuren, wat de risico's zijn voor de bedrijfscontinuïteit etc.
Toetsing actiepunten gemeente Hillegom
3
31
Stand van zaken actiepuntenlijst Hillegom 2019-2022 naar resultaten in 2023-2024
Hieronder volgt een overzicht van actiepunten uit het KPl-verslag 2019-2022. De toetsing betreft de stand van zaken van de acties die door de gemeente genomen zijn vanaf 1 januari 2023 U/m juni 2024. De actiepunten zijn in dit rapport opgesplitst in twee delen: het eerste deel geldt voor het gehele samenwerkingsverband en waar de verbeterpunten ook integraal worden aangepakt (of het plan hiervoor bestaat); en het tweede deel waarvan de aanbevelingen en actiepunten gelden voor de
gemeente Hillegom specifiek. Dit is gedaan om een gestroomlijndere versie van het verslag voor de gemeenten binnen het samenwerkingsverband te creëren.
32
Toetsing HLTsamen a.d.h.v. actiepunten 2019-2022
N Beschrijving actie KPI1_ | Vaststellen van Archiefverordening werkorganisatie HLTsamen Uit correspondentie met B
";3‘;!:" u
"';„";';"
van Provincie Zuid-Holland is naar voren gekomen dat het
samenwerkingsverband HLTsamen geen verordende bevoegdheid heeft. Er is daarom geen
Archiefverordening, maar een Beheerregeling, vastgesteld in 2020.
KPI1
| Formuleren beleid voor gebruik Ziwver t.b.v. verzending van
-
P
vertrouwelijke mails HLTsamen gebruikt Ziwver, hierover zijn in het verleden afspraken gemaakt.In JOIN kunnen de bestanden soms niet geopend worden. Ook het opslaan van Ziwer-mailtjes in JOIN levert soms problemen op bij het openen.
Follow-up: het is onduidelijk wat hier de status van is.
KPI1 | Zorg bij uitbesteding van taken voor zgn. archiefparagraaf in
P
‚m
overeenkomst
Dit heeft de inmiddels
aandacht bij afdeling I&A. Alle GR'n die ook bij Erfgoed Leiden zijn aangesloten, aangeschreven
met
het
verzoek
een
archiefparagraaf
toe
te
voegen
aan
zijn de
Gemeenschappelijke Regeling. Bij een aantal GR'n was de tekst al door de aanpassingsronde heen, maar deze hebben toegezegd dit nog aan e zullen passen bij een volgende wijziging. Een
geactualiseerde lijst van GR'n zal worden bijgehouden om dit periodiek te kunnen controleren.
KPI1 | Opstellen en vaststellen Hotspotlijst gemeente Hillegom/HLTsamen
“_
°
Tijdens het SIO van 8 mei 2023 zijn de eerste Hotspotmonitors voor de gemeenten vastgelegd. Deze wordt nog afgestemd met de portefeuillehouders en kan daarna door het college vastgesteid worden. Het SIO heeft op 20 juni 2024 de procedure voor het inbrengen en vaststellen van nieuwe Hotspots
vastgelegd KPI2
| Achterstanden i.h.k.v. Werkplan Informatiebeheer wegwerken, met nadruk op de taken van beperkte omvang met behulp van inhuurkrachten.
In het in juli 2023 ontvangen
4 projecten afgerond, Daarnaast werden
‘Overzicht prioriteiten wegwerken achterstanden' waren van de 20 taken
12 projecten gestart en van
10 taken genoemd
4 projecten was
de status nog niet bekend.
voor de langere termijn (tot 2026).
Op het moment
van de
vervolginspectie zijn 3 van de gestarte projecten afgerond in 2024. Vemietiging wast elk jaar aan, zij het nu enkel nog digitaal. Ook werd in 2023 al aangegeven dat hoewel de inhuur dekkend zou moeten zijn voor de geschatte achterstanden (1188 uurtegen 1148 uur), ondanks dat de ingehuurde krachten, in verband met de krappe bezetting, ingezet kunnen worden op dageijkse posttaken. Tijdens het SIO van 20 juni 2024 is een voorstel gedaan voor het aanpakken van de achterstanden. Hierbij ligt de eerste nadruk op het in kaart brengen van de achterstanden, en het identificeren van
onderdelen waar een versnelde procedure uitkomst zou kunnen brengen. Dit is onder meer omdat er veel wisselingen van medewerkers zijn geweest. De komende jaren zullen nog meer wisselingen plaatsvinden
waarmee
meer
kennis
verioren
zal
gaan.
Inmiddels
is een
tweede
uitzendkracht
‘begonnen; een eerdere inhuurkracht is al begonnen met meerdere projecten, en enkele zijn hier van
afgerond. KPI4
Nader uitwerken, vaststellen en invoeren Kwaliteitssysteem
-
w
Het uitwerken van het kwaiteitssysteem is op enkele onderdelen aangepakt, maar nog niet integraal
Er zitten kwaliteitseisen binnen het vervangingsbesluit, en er worden kwaliteitscontroles uitgevoerd binnen JOIN HLT en Rx.mission. De overgang naar Rx.mission (van JOIN HLT), is in productie vanaf mei 2023 voor Vergunningen/Toezicht & Handhaving, en vanaf juni 2024 ook voor APV. Hiervoor is een Kwaliteitsplan opgesteld en er worden steekproven gedaan om dit te testen. In 2025 komt er naar verwachting een archiveringsmodule voor Rx.mission beschikbaar, waaruit vernietiging mogelijk is.
De kwaliteitscontroles moeten vervolgens bijeengebracht en integraal gemaakt worden. KPIS
Vaststellen metadataschema (MDTO) voor JOIN na toetsing ELO Niet afgehandeld.
w
w
De metadata moeten voldoen aan MDTO vóórdat uit het systeem overgebracht kan
worden naar het e-depot.
JOIN Lisse is anders opgebouwd dan JOIN Hillegom.
Maak een afspraak
met de Adviseur Digitale Archieven voor een mapping. KPIS
Opstellen metadataschema's overige applicaties met archiefwaardige informatie (buiten JOIN)
Niet afgehandeld. KPIS
“
P
_
L
Maak een afspraak met de Adviseur Digitale Archieven.
Formuleren beleid voor archivering van websites
HLTsamen maakt gebruik van Archiefweb.eu. Voor elke gemeente bestaat een lopend contract en de benadering van de gearchiveerde websites is via de websites van de drie gemeenten geregeld. KPIS
Formuleren beleid voor archivering van e-mails
nvt
[]
De werkorganisatie HLTsamen heeft het beleid t.a.v. e-mailbewaring opgesteld en kan dit, samen met een overzicht van de sleutelfiguren, laten vaststellen. De ljst sleutelfunctionarissen is voorgesteid in het SI van 8 mei 2023. Binnen de regio is Erfgoed Leiden bezig geweest met het
testen van mailboxen om een beeld te geven van het belang van (permanente) e-mailarchivering. Dit ‘heeft onder meer geleid tot een voorstel om e-mails van sleutelfunctionarissen tot 25 jaar (of wellicht minder) te bewaren. KPIS
Dit voorstel zal worden gepresenteerd aan de VNG archiefcommissie.
Inzichtelijkaanmaken welke vakapplicaties aanwezig zijn en of deze de Archiefwet.
voldoen
-
n
HLTsamen
heeft een aantal applicaties die niet meer worden gebruikt.
Tijdens het SIO van 20 juní
2024 is een voorstel gedaan om per applicatie te bekijken welke strategie het beste gebruikt kan worden om deze applicaties op te schonen, te archiveren en uit t faseren.
De informatie dient bewaard
te worden conform de bewaartermijnen in de Selectielist. Het beheer van deze applicaties brengt veel werk met zich mee.
Van de applicaties zal een inventarisatie gemaakt moeten worden met welke
informatie ze bevatten, wat er met die informatie er/of applicatie zal gebeuren, wat de risico's zijn voor
de bedrijfscontinuïteit etc. Verder wordt er overgestapt naar MS365, en komt de aanbesteding voor een nieuw zaaksysteem aan de orde voor 2027.
KPI6
Vernietigen digitaal uit JOIN HLT V2019-V2023
-
K
Wegens personeelsuitval is er nog niet vernietigd. 3.3
Aanbevelingen HLTsamen 2024 Onderzoek wat de status van Ziwver is m.b.t. problemen bij het opslaan in JOIN. Stel een archiefbewerkingsplan op t.a.v. het wegwerken van de achterstanden. Laat een MDTO-mapping uitvoeren door de adviseur digitale archieven. Laat het beleid t.a.v. e-maïlarchivering en de lijst met sleutelfiguren vaststellen. Inventariseer welke informatie de legacy applicaties bevatten, wat er met de informatie en/of applicatie zal gebeuren, wat de risico's zijn voor de bedrijfscontinuiteit etc.
34
Nr. KPI3
Toetsing Hillegom a.d.h.v. actiepunten 2019-2022
Beschrijving actie | Onderzoeken
of dataloggers
in de archiefruimte 31.1
hersteld of|
"'f„‘;';“
"';.j';f:"
@@
\
vervangen kunnen worden.
Er
wordt
nagegaan
bij
Functoneel
Beheer
of
dit
mogelijk
is.
Momenteel
staan
er
losse
hygrothermometers in de ruimte en de waarden worden met de hand bijgehouden. Een overzicht van de waarden in 2022 en 2023 is beschikbaar. Het bijnouden van de waarden is verbeterd ten opzichte van het vorige verslag. In de ruimte 0.2.5 wordt door Burgerzaken volgens afspraak de lopende registers bewaard. nu 30 jaar aan huwelijken, en een aantal jaar aan geboorten en overlijden.
er enkele registers naar Lisse worden verplaatst.
Er staat
Volgens de afspraken zullen
Een losse hygrothermometer in de ruimte plaatsen
is wenselijk. Zie verder bijlage 1.
KP13
| Leegmaken topborden archiefruimten na V-rondes en overbrenging.
-
K
Door personeelsuitval geen kans gehad tot het maken van V-lijsten. Het leegmaken van de topborden wordt gedaan wanneer er voldoende ruimte is om het doorte schuiven. Dit zou na overbrengingen en vernietigingsrondes moeten kunnen gebeuren. Het gebruik van de topborden als
plankruimte kan de Iuchtcirculatie in de archiefruimte negatief beïnvioeden en zorgt dat de archiefdozen te dicht bij de lichtbronnen (oftewel warmteontwikkeling) staan. KPI3
)
“-
°
“-
| Archiveren van archief Rekenkamercommissie Hilegom Hiermee zijn één van de vaste medewerkers en een inhuurkracht mee bezig
KPI3 | Inventariseren van analoge archief voormalige OR Hillegom Er is een overzicht gemaakt uit oude systemen en ditis in JOIN opgeslagen. 10
KPI6 _ | Vemietiging fysiek en digitaal uit JOIN voor Hillegom V2021-V2023
-
P)
-
“-
Wegens personeelsuitval s er nog niet vernietigd
KPI7 | Onderzoeken in welk blok of blokken de bouwvergunningen overgebracht kunnen worden
De bouwvergunningen lopen door elkaar tot 2016.
Een blok vormen tot een bepaald jaar is hiermee
bemoeilijkt. Het gehele archief is al wel gedigitaliseerd en er komen geen fysieke dossiers meer bij Zie
het
onderstaande
‘bouwvergunningen
punt
hoe
overbrenging
aangepakt
kan
worden.
Het
advies
om
de
in blokken op te delen komt hiermee te vervallen zolang de toegang goed
is
opgezet.
KPI7 | Aanvragen opschorting voor overbrengen bouwdossiers 1897-1990
-
Hillegom bij Gedeputeerde Staten indien nodig.
Er
zijn
twee
mogelijkheden:
1) Er wordt
opschorting
overbrenging in aanmerking komen, in hun geheel.
gevraagd
totdat
de
© bouwdossiers
voor
Een opschorting kan bij GS aangevraagd worden;
2) Aangezien de bouwdossiers zijn gedigitaliseerd, zouden de fysieke dossiers al overgebracht kunnen
worden als dat verder geen problemen geeft voor de bedrijfsvoering KPI7
| Overbrengen van de begraafplaatsadministratie Hilegom naar de
archiefbewaarplaats.
Van de begraafplaatsadministratie is niet duidelijk waar de regie ligt; hiermee
-bestaat het gevaar “- dat
de kennis over dît archiefblok verloren gaat en bewerken een steeds lastigere klus gaat worden. Een
gedeelte is digitaal en een deel fysiek. Een deel hiervan zal in Key2Begraven staan. Het uitzoeken van de begraafplaatsadministratie wordt op de ljst van achterstanden gezet.
35
_ Aanbevelingen Hillegom 2024 - _ Leegmaken topborden in archiefruimte 3.1.1. na vernietigingsrondes en overbrengingen; - _ Overbrengen danwel opschorting van overbrenging aanvragen voor de bouwdossiers 18971990 (2015);
- _ Onderzoek de status van de begraafplaatsadministratie 1900-1990 en breng deze over naar de archiefbewaarplaats.
36
Conclusies
Een aantal acties zijn uitgesteld of staan nog open, zoals het voortzetten van het werk aan het kwaliteitssysteem, en de achterstanden in het kader van de Werkplan Informatiebeheer. De overbrenging van de bouwdossiers en de begraafplaatsadministratie van Hillegom blijven punten van aandacht. Het advies in de inspectierapporten in voorgaande jaren om het bouwarchief in blokken op te delen komt te vervallen zolang de fysieke dossiers goed toegankelijk blijven. Aangezien ze ook gedigitaliseerd zijn, wordt de dienstverlening niet verminderd met het niet bestaan van een 10-jaren indeling. Bij de begraafplaatsadministratie is het punt van aandacht het risico dat de grip op dit archiefblok, de kennis en de regie steeds verder verloren gaat hoe langer er wordt gewacht met de bewerking. Het beheer van de archiefruimte 3.1.1. is in het afgelopen jaar verbeterd, zichtbaar in het regelmatig monitoren van de temperatuur en vochtigheidsgraad. Door de uitgebruikname van 0.2.5. voor langdurig te bewaren documenten, wordt deze ruimte niet langer als archiefruimte aangemerkt.
1
Bijlagen Bijlage 1
Verslag archiefruimte gemeente Hillegom 27-03-2024
Bilage1.1
_
Meting RV en T archiefruimte gemeente Hillegom 27-03-2024
Bilage1.2
_
Rapportage schimmeltesten archiefruimte gemeente Hillegom 27-03-2024
12
e
Bijlage 1
ERFGOED
LEIDEN
INSPECTIE
HOOFDSTRAAT
EN OMSTREKEN
ARCHIEFRUIMTE
3.1.1
115, 2181 EC HILLEGOM
Inhoud
>ons
.
Verantwoording
Overzicht gegevens … Inspectieverslag archiefruimte 3.1.1 _ Bevindingen, conclusies en verbeterpunten 44
Inleiding
42
_
44
45
5.
Aangetroffen situatie
424
_
Archiefruimte 3.1.1
422
_
Archiefruimte 0.2.5.…
423
_
Beheer
43
……
…… …
Conclusies……
4
431
Archiefruimte 3.1.1
432
_ Archiefruimte 0.2.5.…
….….
Verbeterpunten 2023
441
_ Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2023
442
_ Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2023
443
_ Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2023
444
_ Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2023...
Verbeterpunten 2024
… …
…
451
_ Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2024/2025
452
_ Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2024/2025
453
_ Actiepunten op korte termijn 0.2.5 n 2024/2025
45.4
_ Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2024/2025
….
.…
_ Samenvatting
Bijlagen
…
i
:
Bijlage 1.1
_ Verslag meting RV en T archiefruimte 3.1.1……
Bijlage 1.2
_ Verslag schimmelcontrole archiefruimte 3.1.1 …
15
1.
Verantwoording
De archiefruimte van de gemeente Hillegom is getoetst aan de artikelen 27-46, 57 en 59 van de Archiefregeling (Archiefregeling, Staatscourant 2010 nr. 70, 6 januari 2010 en wijziging Staatscourant nr. 17969, 17 november 2010). Voor de inspectie van de archiefruimte is gebruik gemaakt van de landelijke checklist voor archiefruimten. Voor de meting van het binnenklimaat (relatieve luchtvochtigheid en temperatuur) en schimmelcontrole is gebruik gemaakt van formulieren van Erfgoed Leiden en Omstreken (Erfgoed Leiden). De toetsing is uitgevoerd doo (geanonimiseerd) archiefinspecteur van Erfgoed Leiden, in ( eanonimise rd)
opdracht van B )d)rdere(g(geanonimiseerd) gemeentearchivaris van Hillegom. easnoenimisme rid) mnio oanega(eg(g(eanon mi e rd) Het verslag van de toetsing op 5 december 2018 is basis geweest voor deze toetsing, de bevindingen zijn in de checklist in blauw gemarkeerd. Van de toetsing op 11 november 2022 zijn de bevindingen in groen gemarkeerd, de bevindingen van 27 maart 2024 in paars. Dit verslag kan worden beschouwd als een nacontrole.
2.
Overzicht gegevens
Datum inspectie:
27 maart 2024
Contactpersoon: Datum laatste inspectie:
e o matiespecialist 8 november 2022
Betreft: Locatie: Verdieping: Archiefvormer: Beheerder archiefruimte:
Archiefruimte gemeente Hillegom Hoofdstraat 115, 2181 EC Hillegom 3e etage/ruimte 3.1.1 Gemeente Hillegom werkorganisatie HLTsamen
3
Inspectieverslag archiefruimte 3.1.1
Archiefregeling, hoofdstukken 4, 5, 7 en 8 Hoofdstuk 4. Algemene voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten ‚en archiefbewaarplaatsen $ 1. Algemeen
Artikel 27. Algemene buitentoepassingstelling Aan een in deze regeling opgenomen voorschrift dat moet worden toegepast
27.
Nvt
om te voldoen aan een met betrekking tot een archiefruimte
of
archiefbewaarplaats gestelde eis, behoeft niet te worden
voldaan, voor zover
anders dan door toepassing van dat voorschrift de archiefruimte
of
archiefbewaarplaats ten minste dezelfde mate van veiligheid, bescherming tegen water, klimaatbeheersing en milieuhygiëne biedt, als is beoogd met het betrokken
voorschrift.
[Toetsing 05-12:2018
geen wijziging
Toetsing 07-11-2022
geen
wijziging
[Toetsing 27-03-2024
geen
wijziging
$ 2. Voorschriften in verband met de veiligheid
Artikel 28. Situering Het gebouw waarin een archiefruimte of archiefbewaarplaats is of wordt gesitueerd, is door zijn locatie, aard en bouwwijze zo goed mogelijk gevrijwaard van risico's van: a. brand;
28. De archiefruimte is gesitueerd op de derde etage van het gemeentehuis. Jaar van oplevering en ingebruikname: 1984 De archiefruimte grenst aan drie buitenmuren en de binnenmuur aan het magazijn van de bodes,
Boven
de archiefruimte bevindt zich
een plat dak. 28.a
Voldoet
b. overstroming; en
28.b
Voldoet.
c. vochtindringing door opkomend grond-, regen- of rioolwater, alsmede
28.c Voldoet. Voor zover bekend is er geen sprake van wateroverlast geweest.
van elke overige vorm van wateroverlast.
Toetsing 05-12-2018 Toetsing 07-11-2022
geen wijziging
Toetsing 27-03-2024
geen
Artikel 29. Normen voor ondergronds bouwen
geen
wijziging
wijziging
Bij ondergronds bouwen van een archiefruimte of een archiefbewaarplaats heeft de waterindringing in het bouwmateriaal
een waarde
29.Nv.t.
die
onschadelijk is voor de bewaring van archiefbescheiden, gemeten volgens: a. ISO-DIS
7031:1983 of NPR
2877:1991
voor beton; b. NEN
2778:1991
voor andere
bouw-
materialen.
Toetsing 05-12-2018 Toetsing 07-11-2022
geen
wijziging.
geen
wijziging
Toetsing
geen
wijziging
30.1
Voldoet.
27
-2024
Artikel 30. Brandveiligheid 1. Archiefruimten
en
archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van
De archiefruimte
is voorzien
van twee (draagbare) CO2 blustoestellen. Laatste
controle:
november
2022.
deugdelijke en, mede gelet op de aard, oppervlakte en inhoud van de archiefruimte onderscheidenlijk archiefbewaarplaats, doelmatige middelen of voorzieningen voor het doven en vertragen van brand, waaronder in ieder geval voldoende en zichtbaar
gemarkeerde draagbare blustoestellen. Poeder- of schuimblussers zijn niet toegestaan.
30.2
Nvt.
30.3
Voldoet.
30.4
Voldoet.
2. Voor zover toegepast, zijn sprinklerinstallaties volautomatisch
werkend
en
uitgevoerd met sprinklerkoppen die zich aan het plafond en in de stellingen of in de rekken bevinden. Open sprinklerkoppen zijn niet toegestaan. 3. De middelen en voorzieningen voor het doven en vertragen van brand,
bedoeld in eerste en tweede lid, zijn geschikt om de schadelijke gevolgen daarvan voor de aanwezige
archiefbescheiden te beperken. 4. De bijdrage tot de brandvoortplanting van in- en uitwendige scheidingsconstructies voldoet ten
minste aan klasse 2 volgens NEN 6065:1991.
5. Ventilatie- of
30.5 Voldoet.
luchtbehandelingskanalen zijn voorzien van brandkleppen die voldoen aan
archiefruimte voor het eerst een
In april 2016 is in de
klimaatsysteem geïnstalleerd.
Het
NEN-EN
1366-1:1999
en NEN-EN
1366-
2:1999. 6. Archiefruimten
en
archiefbewaarplaatsen zijn voorzien van rookmelders en een
brandmeldinstallatie
met een automatische doormelding naar de brandweer.
uchtbehandelingskanaal is voorzien van brandkleppen die aan de eisen voldoen.
30.6 Voldoet. Verspreid over de archiefruimte zijn vier rookmelders tegen het plafond geplaatst. Deze zijn aangesloten op het gebouwbeheersysteem en doorgeschakeld naar de alarmcentrale van de brandweer.
De brandmeldinstallatie
wordt beheerd overeenkomstig NEN 2654-1:2002, deel 1.
30.7
Voldoet.
7. In een archiefruimte of
archiefbewaarplaats bevinden zich geen
materialen en apparaten die brandgevaar kunnen
veroorzaken
Toe(smg 05-12-2018
N wijzigin
Toetsing 07:11-2022 Toetsing 27-03-2024
geen
wijziging
jeen
wijziging.
30.1 Laatste controle
ember
Artikel 31. Rookverbod In archiefruimten
en
31.
Voldoet. In het hele gebouw geldt een
rookverbod.
archiefbewaarplaatsen geldt een rookverbod.
Toetsing 05-12-2018 Toetsing 07-11-2022
geen wijziging geen wijziging.
Toetsing
geen
27-03-2024
wijziging
Artikel 32. Watermelders
Watermelders, voorzien van een door-
melding via het gebouwbeheerssysteem, het beveiligingssysteem of het installatiebeheerssysteem, zijn aanwezig in archiefruimten
en
archiefbewaarplaatsen a. die zich deels of geheel beneden het
maaiveld bevinden;
feei N
b. die zijn voorzien van een sprinkler.
|320 N
installatie;of . waarin
zich een of meer
brandslanghaspels bevinden.
RSS
Toesing 05122078 Toetsing 07-11:2022
geen wzgng ‘geen wiziging
Toetsing 27032024
ieen wijzigin
Artikel 33. Kabels, eidingen en kanalen
1. Kabels, leidingen of kanalen zijn slechts toegestaan a. als opbouw;en
39.1a Voldoet. 33.1b
Voldoet.
b. voor noodzakelijke voorzieningen in de archiefruimte of archiefbewaarplaats zelf.
33.2 Voldoet. De kabels en leidingen zijn aangebracht voor verlichting, rookmelders
2. Voor zover een noodzakelijke
en (textiele) luchtkanalen van het
voorziening zich in een compartiment bevindt, worden de daarvoor benodigde kabels, leidingen of kanalen niet door het
klimaatbeheersysteem. Waterleidingen zijn er voor de drie radiatoren.
overige gedeelte van de archiefruimte of
archiefbewaarplaats gevoerd. Toetsing 05-12-2078
33 2 de radiatoren worden niet gebruikt staan permanent op
Toetsing 07-11-2022
geen wijziging.
Toetsing 27-03-2024
geen
'niet bevriezen
wijziging
Artikel 34. Deuren Deuren in een archiefruimte of een
archiefbewaarplaats zijn zelfsluitend en
34. Voldoet deels. De deur gaat naar buiten toe open maar is niet zelfsluitend. De deur
draaien, voor zover draaiend uitgevoerd, naar buiten toe open.
staat op een kier bij aanwezigheid van
Toetsing 05-12-2018
‘geen wijziging. een deurdranger ontbreekt
Toetsing 07-11-2022
‘geen wijziging. De posttafel is naar de hal buiten de archiefruimte geplaatst. waar bij toegang gewerkt wordt. De deur wordt dan
personen in de archiefruimte
p een kier gehouden. Toetsing 27-03-2024
Artikel 35. Maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang De zorgdrager neemt doeltreffende
jeen wijziging sinds vorige inspectie 35. Voldoet. De deur is voorzien van een
codetableau (codeslot) en staat standaard
op slot. De toegang is voorbehouden aan drie geautoriseerde medewerkers DIV en de
maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang tot de archiefruimte of de archiefbewaarplaats.
bode.
Toetsing 05-12-2018
Medewerker DIV is nu medewerker
gegevens en informatie/Team IBB. En ingeval van controle ook toegankelijk voor Brandweer en Gebouwenbeheer.
Toetsing 07-11-2022 Toetsing
geen wijziging.
27-03-2024
Artikel 36. Algemene
ieen
wijziging
milieu- en
klimaatvoorschriften
36. In de archiefruimte staan een
1. In een archiefruimte of
grootformaat luchtfoto geplakt op MDF-
archiefbewaarplaats bevinden zich geen materialen, apparaten of stoffen die: a. de temperatuur en de luchtvochtigheid nadelig kunnen
36.1a
beïnvloeden;
36.1b
Voldoet.
b. verontreiniging kunnen verspreiden;
36.1c
Voldoet.
platen en een voorraad archiefdozen.
Voldoet.
c. insecten of micro-organismen kunnen aantrekken; of
d. archiefbescheiden op een andere wijze kunnen beschadigen of de degradatie ervan
bevorderen.
36.1d
Voldoet.
36.2
Voldoet.
Toetsing 05-12-2018
geen
wijziging
Toetsing 07-11-2022
‘geen wijziging.
2. Niet toegestaan zijn bouw- en afwerk-
materialen waaruit schadelijke gassen kunnen vrijkomen of die op andere wijze schade aan de archiefbescheiden
kunnen
veroorzaken of waarvan een redelijk vermoeden bestaat dat zij in de toekomst schade
kunnen
veroorzaken.
Er staan nog enkele lege
(uitgevouwen) dozen. De posttafel is naar buiten geplaatst. Opgeruimde indruk
Toetsing 27-03
Artikel 37. Afwerking vloeren, wanden en plafonds Vloeren, wanden en plafonds in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats worden glad, vlak en stofvrij afgewerkt.
geen
wijziging
sinds vorige
inspectie
37. Voldoet. Op de vloer ligt linoleum. De muren en het plafond zijn glad afgewerkt.
Toetsing 05-12-2078
geen wiziging
Toetsing 07-11-2022
‘geen wijziging
Toetsing 27-03-2024
geen
wijziging
Artikel 38. Vervallen
Artikel 39. Klimaatapparatuur 1. Klimaatapparatuur in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats is zodanig uitgevoerd dat: a. via de kanalen ervan geen water, stof, vuil of ongedierte kunnen doordringen;
39. In mei 2016 is speciaal voor de archiefruimte een klimaatbeheerssysteem geïnstalleerd 39.1a
Voldoet.
39.1b
Voldoet.
en
b. geen onderlinge besmetting van compartimenten kan ontstaan met schimmels of andere micro-organismen.
39.2 Voldoet. Voor de bediening van het
2. De deugdelijke werking van alle in een
klimaatsysteem is in de archiefruimte een
archiefruimte of archiefbewaarplaats
mechanische
aanwezige meetapparatuur voor relatieve luchtvochtigheid en temperatuur wordt regelmatig gecontroleerd.
schakelaar voor de
luchtvochtigheid en een digitale schakelaar voor de temperatuur tegen de wand aangebracht. RV en T worden 1x per kwartaal uitgelezen. Door een storing ontbreken de gegevens over 6 mei /m 30 juni 2016. Vanaf 1 juli /m 31 december 2016 zijn kwartaaloverzichten van RV en T beschikbaar.
Toetsing 05-12-2018
39. 14 Klimaatsysteem werkt naar behoren.
39.1b geen wijziging
39.2 een overzicht ontvangen van
gemiddelden RV en T. Nadere informatie opgevraagd Toetsing 07-11-2022
39.1a geen wijziging
39.1b geen wijziging 39.2 uitdraaien vanuit het klimaatsysteem zijn niet meer mogelijk. Er wordt nu
handmatig bijgehouden wat RV en T is in de ruimte.
Historische
overzichten
van
2019-
2022 zijn ontvangen RVen T vai eschikbaar
In de archiefruimte staan 6 (3x2) vaste stellingen met 12 kasten waarin 7
Artikel 40. Plaatsing archiefstellingen Archiefstellingen in een archiefruimte of een archiefbewaarplaats worden zodanig geplaatst van
legplanken per kast. De ruimte biedt ruimte aan 504 m! archiefbescheiden
40.a Voldoet. De vaste kasten staan op voldoende afstand van de buitenmuur (eis
a. elkaar, van wanden en plafonds
alsmede van de overige inrichting, dat
20 cm). De afstand tussen de stellingen en de binnenmuren s voldoende (eis 10 cm) evenals tussen de topborden en het plafond (eis 30 cm).
steeds voldoende luchtcirculatie
mogelijk is ter voorkoming van schimmels of andere micro-organismen;
b. verlichtingselementen, dat geen voor
40.b Voldoet. M.u.v. vier topborden, staan op alle topborden van de stellingen
de archiefbescheiden schadelijke
archiefdozen. Er resteert ca. 50 m!
warmteontwikkeling kan plaatsvinden; of . doorvoeringen door scheidings-
plankruimte.
40.c Voldoet
constructies, dat eventuele
branddoorslag geen direct gevaar voor
de archiefbescheiden oplevert. Toetsing 05-12-2018
'40.a geen wijziging 40.b de ruimte is nog steeds vol, ook op de topborden. Restant vrije plankruimte: ca. 32 4}
40.c geen wijziging '40.a geen wijziging
Toetsing 07-11-2022
40.b. de topborden staan nog steeds vol. Er is 45 m1 vrijgekomen na de vernietiging van 2018 en V2019. ca_75
Toetsing 27-03-2024
40 3. geen wijziging 40.b.
V2020
is ook verwerkt.
staan nog steeds
Artikel 41. Kasten voor magnetische gegevensdragers Magnetische gegevensdragers voor archiefbescheiden
Restant vrije plankruimte
m1
worden
bewaard
De topborden
vol
41. Voldoet. Magnetische gegevensdragers worden niet in de archiefruimte bewaard. in
een gesloten constructie die tegengaat dat voor de archiefbescheiden
schadelijke elektromagnetische straling deze constructie kan binnendringen.
10
Toetsing
05-12-2018
geen
Toetsing 07-11-2022
wijziging
De gescande bouwvergunningen zijn ook
1897-
slagen op externe drives analoog beschikbaar
Hoofdstuk5. Bijzondere voorschriften voor de bouw en inrichting van archiefruimten
$ 1. Voorschriften in verband met de veiligheid
Artikel 42. Maximale vloerbelasting
De vloerbelasting van een archiefruimte
|42 Voldoet
is berekend op het maximale gewicht van de daarop staande inrichting inclusief archiefbescheiden.
Toetsing 05-12-2018 Toetsing 07-11-2022
geen wijziging geen wijzigng
Toetsing 27-03-2024
‘geen wijziging
Artikel 43. Brandveiligheid 1. De in- en uitwendige scheidings-
43.1 Voldoet. De gemeente beschikt over ‚een gebruiksvergunning voor het gebouw.
constructies van een archiefruimte hebben
een
brandwerendheid
De archiefruimte wordt jaarlijks door de
van ten
brandweer gecontroleerd.
minste 60 minuten volgens NEN
6069:2005, dan wel, voor zover gelet op de aard van de scheidingsconstructie van toepassing, NEN 6071:2001, NEN 6072:1991
of NEN
6073:1991.
43.2
2. De bijdrage tot de brandvoortplanting, van de inrichting voldoet aan klasse 2 volgens NEN 6065:1991. 3. In of in de nabijheid van een
Voldoet.
43.3 Voldoet. In de archiefruimte hangen 2 (CO2 blussers. In de aangrenzende hal een schuimblusser. In de hal verderop (trappenhal) hangt een brandslanghaspel met een uitworp van 20m.
archiefruimte zijn brandslanghaspels aanwezig, Indien de haspels zich in de archiefruimte bevinden, zijn deze toegepast met droge blusleidingen waarvan de aansluiting zich buiten de archiefruimte
bevindt.
Toetsing 05-12-2018
431 geen wijziging. 43.2 geen wijziging. 43.3 de schuimblusser en een
brandslanghaspel (uitworp 20 m) hangen op
de 2° etage i‚p v‚ de 3° etage Toetsing 07-11-2022
'43.1 geen wijziging. 43.2 geen wijziging. 43.3 de schuimblusser hangt in de aangrenzende hal op de 3e etage (laatste controle november
Toetsing 27-03-2024
11
2022)
$ 2. Voorschriften voor een gunstig milieu en kimaat Artikel 44. Luchtkwaliteit
De luchtinhoud van een archiefruimte _ |4% Veldoet wordt ten hoogste eenmaal per etmaal ververst.
EE
geen mzgng
Toetsing 07-11-2022
geen
wijziging 519
Artikel 45. Meetinstrumenten
klimaat
Een archiefruimte
van een
is voorzien
45.
Voldoet.
De archiefruimte is in 2015
voorzien van een digitale thermohygrometer (KlimaLogg Pro Thermometer hygrometer logger).
goedwerkende thermometer en hygrometer. Haarhygrometers zijn niet toegestaan.
Toetsing 05-12-2018 Toetsing 07-11-2022
geen wijzign geen wijziging
Toetsing 27.
geen
24
Artikel 45a. Relatieve luchtvochtigheid
wijziging
en temperatuur van archiefruimten De relatieve luchtvochtigheid van
45,a Voldoet deels. Op verschillende plaatsen in de archiefruimte zijn metingen gedaan met de handthermohygrometer van
archiefruimten
ELO.
heeft een zo constant
mogelijke waarde van 50% R.V. +/- 10%. De temperatuur varieert tussen de 167C
Meting op 28-12-2016 Hoogste RV: 52,6% Hoogste T: 16,77
en 20°C. Een overschrijding tot 25°C gedurende ten hoogste 10 etmalen per
Laagste RV:49,9%
Laagste T:
16,5°C
Toelichting PAI Noord-Holland: met
De meetapparatuur van de gemeente geeft op het moment van deze inspectie de volgende waarden aan: RV 54% en T
50% R.V. +/- 10% wordt een relatieve
15,7°C.
luchtvochtigheid bedoeld van 40% tot
De radiator langs stelling 1 staat aan.
jaar is toegestaan.
60%.
Toetsing 05-12-2018
Meting 05-12:2018
Hoogste RV: 56,6% Laagste RV: 54,8%
Hoogste T: 16,5°C Laagste T: 15,7°C
Gemeten waarden op meetapparatuur van
gemeente: RV 58% en T 17,8 °C Radíatoren staan ingesteld op “(niet bevriezen).
Toetsing 07-11-2022
Meting 07-11-2022 Hoogste RV. 59,5% Hoogste T. 17.9°C Laagste RV. 57,4% Laagste T: 17,3°C Gemeten waarden op meetapparatuur van gemeente:
RV 59% en T 17,3
°C
Radiatoren staan ingesteld op * (niet bevriezen).
Toetsing 27-03-2024
Meting 07-11:2022 Hoogste RV. 54,2% Laagste RV. 52.7%
Zie ook bijlage 1.1
12
Hoogste T:
17,8°C
Laagste T.
17,1°C
$ 3. Overige voorschriften
Artikel 46. Inbraakpreventie 1. Toegangsdeuren n een archiefruimte en hang- en sluitwerk daarop voldoen aan klasse 3 volgens NEN
46.1
Voldoet.
46.2
3088:1994/C2:1996 nl.
Voldoet.
2. Externe scheidingsconstructie en gevelelementen voldoen aan
weerstandsklasse 4 of hoger volgens NEN
5096:2007 +C1:2007 nl.
Toetsing 05-12-2018
geen
wijziging
Toetsing 07-11-2022 Toetsing 2
geen
wijziging
geen
wijziging
5871
Nvt
57.2
Nvit.
Hoofdstuk 7. Ontheffingen
Artikel 57. Ontheffing voorschriften archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen 1. Op daartoe strekkend verzoek kan in een bijzonder geval ontheffing worden verleend
van
een of meerdere
voorschriften in de hoofdstukken 4, 5 en
6 van deze regeling door: a. de minister, voor wat betreft archief-
ruimten bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden, bedoeld in de artikelen 23, eerste en tweede lid, en 41, eerste lid van de Archiefwet
1995, alsmede
Het sleutelslot is in 2015
vervangen door een codeslot. Het gebouw wordt na werktijd beveiligd door een extern beveiligingsbedrijf.
voor wat
betreft de rijksarchiefbewaarplaatsen;
b. gedeputeerde staten, voor wat betreft andere archiefruimten of archiefbewaar-
plaatsen. 2. Aan de ontheffing, bedoeld in het eerste lid, kunnen voorschriften worden verbonden.
Toetsing 05-12-2018
geen wijziging
Toetsing 07-11-2022 Toetsing 27:03-2024
geen
wijziging
geen
wijzigin
Hoofdstuk 8. Slot- en overgangsbepalingen
13
Artikel 59. Overgangsrecht hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 1. Artikel 33, eerste lid, aanhef en
591
Nv.t.
69.2
Nv.t.
onderdeel , en tweede lid, is niet van
toepassing op archiefruimten die zijn gebouwd voor het tijdstip van
inwerkingtreding van deze regeling. 2. De voor de inwerkingtreding van deze regeling op grond van de artikelen 43 en 44 van de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en
archiefbewaarplaatsen, zoals di luidde voor inwerkingtreding van deze regeling, verleende ontheffingen blijven van kracht en gelden als ontheffingen als bedoeld
in artikel 57.
Toetsing 05-12-2018
geen wijziging
Toetsing 07-11-2022
geen
wijziging.
Toetsing 27-03-2024
geen
wijziging
14
4.
Bevindingen, conclusies en verbeterpunten
44
In
In het kader van een inspectieonderzoek over 2019-2022 naar de uitvoering van het archief-
en informatiebeheer door de werkorganisatie HLTsamen is aandacht besteed aan archiefruimten in het gemeentehuis van Hillegom. De inspectie is in opdracht van
de de
gemeentearchivaris van Hillegom uitgevoerd door de archiefinspecteurs van Erfgoed Leiden ‚en Omstreken.
Het verslag van de archiefruimte van 8 november 2022 betrof een nacontrole en is gecontroleerd welke knelpunten uit het verslag van 2019-2022 zijn weggewerkt. Dit verslag
over 2023-juni 2024 betreft eveneens een controle van de huidige stand van zaken. 42
Aangetroffen situatie
421
Archiefruimte
3.1.1
4211 Bouw en inrichting De bouw en inrichting van de archiefruimte is gedurende 2019-2021 niet gewijzigd. Het klimaatsysteem i bij schommelingen van het binnenklimaat door de gebouwenbeheerder van HLTsamen bijgesteld.
4212 _ Bestemming en inhoud De ruimte is bestemd voor het bewaren van de analoge archiefbescheiden van de gemeente Hillegom Um 2016. Vanaf 1 januari 2017 vormt de werkorganisatie HLTsamen digitale (zaak)dossiers op basis van vervanging. De niet vervangen analoge archiefbescheiden van de gemeente Hillegom, vanaf 2017-heden, worden in het gemeentehuis van Lisse bewaard. Ook de akten van de burgerlijke stand van alle drie de gemeenten zijn naar de archiefbewaarplaats van Lisse verplaatst, met uitzondering van lopende zaken en huwelijken. Deze staan nog in archiefruimte 0.2.5.
Door ruimtegebrek staan op de topborden van de stellingen nog archiefdozen. Dit kan de Iuchtcirculatie in de ruimte negatief beïnvloeden, en ook staan de archiefbescheiden zo te dicht bij de lichtbronnen.
Het analoge fotoarchief uit het voormalige kantoor van de DIV is geplaatst in de kast in ruimte
1.3.5. op volgnummer in dozen. Dit wordt nog overgebracht naar de archiefruimte. Er staat nog een deel hiervan op de kantoren om te bewerken en om te pakken. De bouwdossiers, ca. 18971990, en de Begraafplaats-administratie, ca. 1900-heden, zijn niet overgebracht naar de archiefbewaarplaats van Leiden Indeling
archie
Analoge archiefbescheiden zijn gescheiden in naar de archiefbewaarplaats van Leiden over te brengen archiefbescheiden, 0.a Bouwdossiers, ca. 1897-1990 en 1991-2010, - _ Secretariearchief, 1991-2010 en 2011-2030,
Begraafplaatsadministratie, ca. 1900-heden. en te vernietigen archiefbescheiden met vernietigingsjaren 2020 U/m 2128. Archief Gríffie Hillegom Het archief van de Grífie van Hillegom vormt ondanks de Wet dualisering gemeentebestuur
(inwerkingtreding 7 maart 2002) één geheel met het secretariearchief van de gemeente. Begraafplaatsadministratie
De gemeente Hillegom was tot de ambtelijke samenwerking beheerder van de begraafplaats en hield de administratie ervan
analoog (op papier) bij. Het beheer is per 1 januari 2017 15
overgegaan naar de werkorganisatie HLTsamen. Vanaf 1 januari 2020 is een externe partij (Kybys) aangetrokken voor de uitvoering van het werk op de begraafplaats. Een medewerker van de werkorganisatie HLTsamen houdt de administratie bij in Key2Begraven 4213
RVenT
De door de datalogger gemeten waarden over september 2019 tot en met november 2022 zijn digitaal beschikbaar als pdf en moeten worden ingelezen in Excel. Deze worden handmatig bijgehouden door team IA. Ruimte 3.1.1
Meetmomenten
Bestuursarchief
Gemiddelde
Gemiddelde
57%
2019 2020 2021 2022
51 73 19 7
temperatuur 161°C 16,3°C 16,9°C 18,8°C
2023
48
17150
In 2023 zijn er meer metingen genoteerd dan het jaar ervoor,
aangezien de archiefruimte nu
ook elke week bezocht wordt.
De temperatuur in januari tot en met maart is te laag,
gemiddeld
15,2°C
14,6°C
licht boven
met
het
minimum
op
in februari.
In de zomer
de 20°C, maar dit valt binnen de toegestane afwijking In oktober is de Iuchtvochtigheid te hoog, met een maximum
komt
de temperatuur
van 68%.
Gedurende de maanden
augustus tot en met oktober is de vochtigheidsgraad licht boven de 60%.
Het zeer natte en
milde weer is hier waarschijnlijk de oorzaak van. Aangezien de relatieve daarna weer bijstelt. lijkt de klimaatapparatuur naar behoren te werken
luchtvochtigheid
Tijdens deze inspectie i RV en T met behulp van de handmeter van Erfgoed Leiden op diverse plaatsen in archiefruimte 3.1.1 gemeten. De meter geeft de volgende waarden aan: Meting archiefruimte 3.1.1 op 27-03-2024 Hoogste RV: 54,2% _ Hoogste T: 17,8°C
Laagste RV:52,7%
_ Laagste T; 17,1°C
Zie verder het metingsrapport door Erfgoed Leiden (bijlage 1.1). 4214
Op
_
27
Schimmeltesten
maart
2024
zijn
steekproefsgewijs
zes
schimmeltesten
afgenomen
op
archiefbescheiden, planken en archiefmateriaal. Drie testen kwamen op als positief voor actieve schimmelgroei (na zeven dagen). Dit betrof testen op een plank, een archiefdoos en
een archiefstuk Er wordt regelmatig schoongemaakt in de ruimte en zolang de vochtigheidsgraad en temperatuur binnen de toegestane waarden blijven, is het risico op
verdere groei gering. Het klimaatsysteem alarmeert zelf niet bij overschrijdingen. Het s daarom belangrijk regelmatig te blijven monitoren zodat bij afwijkingen het klimaatsysteem alsnog bijgesteld kan worden. Zie ook bijlage 1.2.
4215
_
Depothygiëne
Ellis Pestcontrol controleert sinds 2023 6x per jaar de lokdoosjes voor ongedierte. De laatste controle was op 8 maart 2024. De valletjes zijn ijdens dt inspectieonderzoek leeg aangetroffen. Een professioneel schoonmaakbedrijf (Alkanaany) maakt de archiefruimte drie keer per jaar
regulier en 1x per jaar intensief schoon. De laatste (intensieve) schoonmaak heeft in november 2023 plaatsgevonden. 4216
De
Calamiteitenplan
werkorganisatie
HLTsamen
beschikt
over
een
Archiefbewaarplaats
HLTsamen'
(versie
2021)
en
16
‘Calamiteitenplan
archiefruimten
is
bij
aangesloten
Van
en
Waarde
Documentenwacht te Beekbergen. uitgevoerd op 27 maart 2024.
42.2
Archiefruimte 0.2.5
4221
_
Een summiere actualisatie (met name contactpersonen) is
Bouwen inrichting
Tijdens het inspectieonderzoek van 27 maart 2024 is een bezoek gebracht aan de archiefruimte van Burgerzaken. Archiefregeling 4222
_
De ruimte is niet gebouwd als archiefruimte conform het Archiefbesluit en
Bestemming en inhoud
De inhoud van de ruimte is gewijzigd. Archiefbescheiden met een lange bewaartermijn of op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen registers van de Burgerlijke Stand zijn overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats van Lisse. Er zijn een aantal registers aanwezig in de ruimte die inmiddels naar Lisse gebracht kunnen worden conform de afspraken. 4223
_
Schimmeltesten
en RV en T
Schimmeltesten zijn niet afgenomen en er zijn geen metingen van RV en T uitgevoerd. 423
Beheer
Vanaf 1 januari 2017 valt het beheer van de twee archiefruimten van Hillegom onder team Facilitair
Beheer
van
de werkorganisatie
medewerker vast op locatie Hillegom.
HLTsamen.
Vanuit
Informatiebeheer
werkt
een
Deze medewerker zorgt voor het bijhouden van de
klimaatwaarden en kan zo nodig ingrijpen bij calamiteiten of incidenten (tijdens kantooruren) 43
Conclusies
434
Archiefruimte
3.1.1
De ruimte voldoet aan de wettelijke eisen maar er zijn aandachtspunten, zoals: - _ overvolle stellingen incl. topborden. - _ overschrijding van overbrengingstermijn van archieven. - _ overschrijdingen RV en T gedurende lagere perioden. 432
Archiefruimte 0.2.5
Brondocumenten met een bewaartermijn van 110 jaar en de niet veel geraadpleegde registers van de Burgerlijke Stand zijn overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats van Lisse. De
documenten die er nog staan zijn registers Burgerlijke Stand van het lopende jaar, en de huwelijksakten voor de kanttekeningen van echtscheidingen. Zolang de ruimte regelmatig wordt bezocht en schoongemaakt, blift het risico gering en is de huidige gebruikssituatie acceptabel. Er zijn een aantal jaren voor registers geboorten en overlijdens die naar Lisse
overgebracht kunnen worden conform de afspraken omtrent het gebruik van ruimte 0.2.5.
44
Verbeterpunten 2023
De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de toetsing van
archiefruimte
3.1.1 op
8 november 2022 en omgezet naar actiepunten 2023: 441
(1)
_ Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2023
_
Verwijder alle archiefdozen van de topborden; M/et afgehandeid.
de vernietiging moet
eerst verder bijgewerkt worden voordat er voldoende ruimte ís om de door
(2)
_
(3)
_
te kunnen
archieven volledig
schuiven
Hou regelmatig de meetgegevens RV en T bij wanneer deze uitsluitend handmatig bijgehouden worden (streven is minimum 1x per week); Afgehande/d/doorlopend
Breng
de
fysieke
bouwvergunningendossiers,
archiefbewaarplaats van Leiden;
(4)
_
Breng
de
1897-1990,
over
naar
de
N/et afgehandeld
Begraafplaatsadministratie,
archiefbewaarplaats; N/et afgehandeld 17
1900-1990,
over
naar
de
regionale
(5)
_
44.2 (T _
Sluit een onderhoudscontract
Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2023 Plaats een deurdranger op de Kluisdeur of doe de deur dicht bij aanwezigheid archiefruimte. zanwezigh
(2)
af voor het klimaatsysteem.
\/e t
ar
_ Onderzoek of de datalogger gerepareerd of vervangen van de metingen RV en T. \ 3/9
De onderstaande
in
/7
verbeterpunten
zijn voortgekomen
kan worden voor het uilezen 7
uit de controle van ruimte 0.2.5 op 8
november 2022 en omgezet naar actiepunten 2023: 443 (1) _
Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2023 Plaats een losse thermohygrometer in de ruimte en hou gedurende twee weken een overzicht bij van gemeten waarden ter beeldvorming. \/iet afgehandeld De ruimte wordt verder goed schoongehouden.
44.4
Actiepunten op lange termijn 0.2.5 in 2023 Niet van toepassing.
4.5
Verbeterpunten 2024
De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de toetsing van archiefruimte 3.1.1 op 27 maart 2024 en omgezet naar actiepunten 2024: 45
_ Actiepunten op korte termijn 3.1.1 in 2024/2025
(1)
_
Zet de fysieke vernietiging voort en verwijder alle archiefdozen van de topborden;
(2)
_
(3)
_
Breng de fysieke bouwvergunningendossiers, 18971990 (2016), over naar de archiefbewaarplaats van Leiden, of vraag opschorting aan totdat dit mogelijk is; Breng de Begraafplaatsadministratie, 1900-1990, over naar de regionale archiefbewaarplaats.
45.2 (1) _ (2)
_
Actiepunten op lange termijn 3.1.1 in 2024/2025 Zorg voor een juiste afstemming van het klimaatsysteem bij langdurige overschrijdingen: Onderzoek of de datalogger gerepareerd of vervangen kan worden voor het uitlezen van de metingen RV en T.
De onderstaande verbeterpunten zijn voortgekomen uit de controle van ruimte 0.2.5 27 maart 2024 en omgezet naar actiepunten 2024 45.3
_ Actiepunten op korte termijn 0.2.5 in 2024/2025
(1) (2)
45.4
Plaats een losse thermohygrometer in de ruimte. _
Plaats de registers van geboorten en overlijden van vóór het lopende jaar in de archiefbewaarplaats in Lisse volgens de afspraken. _ Actiepunten op lange
termijn 0.2.5 in 2024/2025
Niet van toepassing.
5.
Samenvatting
Archiefruimte 3.1.1 voldoet aan de eisen van de bouw en inrichting van archiefruimten. Er zijn verbeterpunten, met name ten aanzien van de inhoud. Archiefruimte 0.2.5 wordt niet meer aangemerkt als archiefruimte zolang er geen langdurig te bewaren of permanent te bewaren
archiefbescheiden in worden
bewaard
behalve voor de huidige bedrijfsvoering. Zolang dit
conform de afspraken bijgehouden blift, is deze constructie toegestaan. Voor uitvoering:
Voor gezien 18
Leiden,
27 maart 2024
Leiden, 27 maart 20:
(geanonimiseerd) )dreesiminonaeg(
)dreesiminonaeg(
Bijlagen Bijlage 1.1
__ Verslag meting RV en T archiefruimte 3.1.1
Bijlage 12
_
Verslag schimmelcontrole archiefruimte 3.1.1
19
Bijlage 1.1
Meting relatieve luchtvochtigheid en temperatuur
Betreft: Archiefruimte gemeente Hillegom Adres: Hoofdstraat 115, 2181 EC Hillegom Verdieping: derde etage, ruimte 3.1.1 Beheerder: Werkorganisatie HLTsamen Contactpersoon: Archiefvormer: IJlnlovmflvesvecwist te Hillegom Inhoud: Te verietigen en bewaren archiefbescheiden Datum: 27 maart 2024, =rchiefinspecteur 10.30 Verrichtdoor: _ B Erfgoed Leiden
Datum
Locatie meting
RV% | °C _ | Bijzonderheden
27.03-2024 __ | Links voor
530
|
177
27.03-2024 27.03-2024
534 536
| |
177 175
27.03-2024 __ | Links midden 27.03-2024 _ | Midden midden 27-03-2024 _| Rechts midden
527 561 538
| | |
178 1741 173
27.03-2024 __ | Links achter 27.03-2024 | Midden achter 27.03-2024 _ | Rechts achter
534 532 542
| | |
177 176 174
_ | Midden voor _ | Rechts voor
Hoogste/laagste waarde: Hoogste RV: 551 %
HoogsteT:
_ 178°C
LaagsteRV:
LaagsteT:
_ 17,1°C
527 %
Bijzonderheden:
De metingen zijn verricht met de handthermometer van Erfgoed Leiden. Geregistreerde waarden op thermohygrometer in de archiefruimte 3.1.1 RV: 53,0% T: 17,3°C
Bijlage 1.2
Schimmelcontrolerapport Archiefbewaarplaats:
Adres: Verdieping: Beheerder:
_ gemeente Hillegom
Hoofdstraat 115, 2181 EC Hillegom 3 etage werkorganisatie HLTsamen
Contactpersonen: Inhoud ruimte:
e o matiespecialist Bewaren en vernietigen archiefbescheiden
Datumentijdtesten:
_27 maart 2024
Verricht door:
E
Reden
=rchiefinspecteur Erígoed Leiden
controle:
Op 27 maart 2024 zijn zes schimmeltesten afgenomen op archiefstukken, archiefdozen en planken als onderdeel van de KPI-inspectie 2023-juni 2024. Uitgevoerde testen en resultaten:
Nr | Locatie en object
Strijktest ‘Snede rechts
Check 2 dagen 29-03-2024 Negatief
Check 7 dagen 03-04-2024 Positief
T | STKBPZarchiefstuk
archiefstuk
Rechtsboven 17
Negatief
Negatief
Linksvoor op plank
Negatief
Positief
4 | SuKZIPT/archietdoos Voorop doos, V-serie doos V2024 229231 _ | boven luchtg
Negatief
Negatief
5 | SKIzPTarchiefmap Rechtsboven op Bouwarchief, doos BST 1584- | map
Negatief
Negatef
Negatief
Postter
Statisch archief doos 273,
dossier 6222
7 | SZKIPSarchiefsiuk
‘Bouwarchief, doos BST
15095/6, dossier 09126 (17 map van 2)
3
S3/K4/POlopbord
1586, dossier 1584
5 | S6KEIPVarchietdoos Bouwarchief, doos
13735-
Boven op doos
13740
De bovenstaande testen zijn uitgevoerd met een striktest op een DG-18 AGAR voedingsbodem en zijn in een broedstoof met een temperatuur van 20-25°C geïncubeerd. In de regel vindt controle plaats na 3 en 7 dagen. Vanwege het Paasweekend is na 2 en 7 dagen gecontroleerd. Resultaten
s
Zeer actieve schimmel na twee dagen:
&
_
Actieve schimmel na zeven dagen: ad 1,3 en 6.
E
_ Geen schimmel na zeven dagen: ad 2, 4 en 5.
Advies
- _ Blijf zorgen voor het regelmatig laten schoonmaken van de archiefruimte.
- _ Let op handhygiëne bij raadplegen (te bewaren) dossiers. -
Handschoenen zijn niet nodig
Blijf de vochtigheidsgraad en de temperatuur regelmatig bijhouden om (sterke) afwijkingen op
tijd op te vangen en het klimaatsysteem bij te stellen.
Leiden, 3 april 2024.
archiefinspecteur Erfgoed Leiden en Omstrel
Leiden, 3 april 2024. Voor gezien enakkoord: //
/}
Hillegom