Db08 Raadsbrief Voortgang implementatie Wet open overheid 2024.pdf

Raadsbrief Voortgang implementatie Wet open overheid 2024 aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom 17 december 2024

ons kenmerk: Z-24-407818 datum collegevergadering: 17 december 2024 Dhr. M. Dijkshoorn portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: telefoon: embargo:

Sander Koops S.Koops@HLTSamen.nl 14 0252 ☐

De Wet open overheid (Woo) heeft als doel de overheid transparanter en toegankelijker te maken. HLTsamen is actief met het implementeren van de Woo. Wij sturen u dit memo om u een update te geven. De Woo verplicht gemeenten om gefaseerd elf informatiecategorieën actief openbaar te maken. Per 1 november gaat het om de categorieën: 1. 2. 3. 4.

Wetten en algemeen verbindende voorschriften (reeds openbaar); Overige besluiten van algemene strekking (reeds openbaar); Organisatie en werkwijze (openbaar per 1 november); Bereikbaarheidsgegevens (openbaar per 1 november).

Gemeente Hillegom voldoet aan de verplichtingen vanuit de Woo zoals die per 1 november 2024 gelden. Daarnaast zijn er stappen gezet die in een volgende fase verplicht gaan zijn. HLTsamen heeft een concept implementatieplan voor 2025 en verder opgesteld. In dit plan hebben ambassadeurs vanuit de VNG een rol in het vaststellen van het ambitieniveau en wordt de verdere implementatie van de Woo uitgewerkt. De Woo heeft drie aandachtsgebieden. Op hoofdlijnen kunnen wij u daarop als volgt informeren over de voortgang.

Passieve openbaarmaking In 2024 hebben we: • de capaciteit voor Woo-coördinator verder uitgebreid in verband met de toename in het aantal Woo-verzoeken; • het Woo-proces verder geoptimaliseerd. In 2025 gaan we: • Woo-verzoeken verder inhoudelijk analyseren met als doel het aantal Wooverzoeken proberen terug te dringen/te stabiliseren door anders met veelgevraagde informatie om te gaan.

1

Actieve openbaarmaking In 2024 hebben we: • een Woo-portaal ingericht en in productie genomen (open.hillegom.nl). Deze dient als proef in opmaat naar vernieuwing van de huidige website; • Woo-besluiten per 1 januari 2024 gepubliceerd op het eigen portaal; • aangesloten op de landelijke Woo-index (Woo-index Gemeente Hillegom | Overheid.nl). In 2025 gaan we: • de impactanalyse van de werkprocessen per informatiecategorie hierop doorlichten en daar waar nodig aanpassen; • het systeem achter de website aanbesteden.

Informatiehuishouding op orde In 2024 zijn we: • gestart met het inrichten van een nieuwe opslagomgeving in M365 waar regie en beheer onderdeel van uitmaken. Deze komt in de plaats van de netwerkschijven; • gestart met het wegwerken van achterstanden in vernietiging waarbij er parallel aan gewerkt wordt om geen nieuwe achterstanden te laten ontstaan; • gestart met het ontwikkelen van een nieuw concept trainingen voor gebruikers om enerzijds hun informatiebewustzijn te vergroten en anderzijds voor een beter gebruik van het huidige zaaksysteem; • gestart met een aanbestedingstraject voor de opvolger van het huidige zaaksysteem. In 2025 gaan we: • de vier punten die in 2024 zijn gestart, realiseren; • een concernvisie op digitalisering uitwerken die verdere implementatie van de Woo ondersteunt. In de P&C-producten wordt u periodiek op hoofdlijnen geïnformeerd over de voortgang. Dit leest u terug in de paragraaf Open Overheid.

Bijlagen:

2