Db07 Raadsbrief Archiefverslag Hillegom 2019-2022.pdf

Hillegom

Raadsbrief Archiefverslag Hillegom 2019-2022 aan:

de raad van de gemeente Hillegom

zaaknummer: Z-23-294108 datum collegevergadering: 20 juni 2023 portefeuillehouder: Dhr. M. Dijkshoorn behandelend ambtenaar: Ria Maarssen emailadres: R.Maarssen@hltsamen.nl telefoon: 14 0252 embargo: ☐

Inleiding De archivaris van de gemeente Hillegom houdt toezicht op het beheer en de zorg voor de gemeentelijke archieven. De archivaris brengt hierover een verslag uit aan de zorgdrager, het college van B&W van Hillegom. Middels deze raadsbrief brengt het college verslag uit aan de raad over de uitvoering van zijn taak. Het archiefverslag omvat meerdere jaren dan gebruikelijk. Door de coronamaatregelen was het bepaalde tijd niet mogelijk om de inspectie juist uit te voeren en personeelswisseling bij Erfgoed Leiden speelde in 2022 een rol. Om die reden is in overleg met de archivaris ervoor gekozen om één verslag voor de periode 2019-2022 te maken. Kern van de boodschap Wettelijke verplichting om uw raad te informeren over de stand van zaken met betrekking tot het beheer en de zorg voor de gemeentelijke archieven.

Nadere toelichting In het 'Verslag Archief KPI's 2019-2022' van de archivaris staat dat de gemeente in ruime mate voldoet aan de eisen van de archiefwet. In het verslag wordt ook opgemerkt dat er ondanks het afronden van een aantal punten uit het vorige verslag, er op diverse punten nog achterstanden zijn waardoor de gemeente op verschillende onderdelen lager dan 'groen' scoort. Groen betekent in dit geval dat de gemeente voldoet aan de eisen van de archiefwet. De reden hiervoor is dat acties een lange looptijd hebben, er onvoldoende menskracht is om zowel de achterstanden, de reguliere taken als ook nieuwe ontwikkelingen uit te voeren. De achterstanden zijn ontstaan voor, door en na de ambtelijke fusie. Inmiddels zijn afspraken en regelingen geharmoniseerd, is het vervangingsbesluit vastgesteld net als een beheer- en calamiteitenplan archiefruimten en zijn de langdurig te bewaren archiefbescheiden in ruimte 0.2.5 bij Burgerzaken verplaatst, de ruimte is nu niet langer als archiefruimte aangemerkt of in gebruik. Daarmee zijn de risico's voor deze archiefbescheiden aanzienlijk verlaagd. Een aantal acties zoals het uitfaseren van oude systemen neemt langere tijd in beslag omdat de informatie uit die systemen eerst geschoond en vernietigd of overgebracht

1

moet worden naar Erfgoed Leiden. Zo brengt één klus meerdere werkzaamheden met zich mee. Daarbij komt dat een periode informatie zowel fysiek als digitaal is opgeslagen, dit betekent dat er dus zowel fysiek als digitaal archief moet worden vernietigd. Ook is informatie in meerdere vakapplicaties opgeslagen wat het werkveld breder maakt. Daarnaast voert het taakveld Informatiebeheer dezelfde werkzaamheden uit voor de gemeenten Teylingen en Lisse, dit heeft invloed op de planning van de werkzaamheden voor de gemeente Hillegom. In verband met de beperkte capaciteit zijn acties in een werkplan Informatiebeheer opgenomen waarbij jaarlijks mogelijkheden en prioriteiten worden opgenomen om zo aan zowel de achterstanden, het reguliere werk en de nieuwe ontwikkelingen aandacht te kunnen geven. De bezetting is daarbij zorgelijk. Vacatureruimte is om verschillende redenen al langere tijd niet ingevuld.

Bijlagen: 1. Archiefverslag gemeente Hillegom 2019-2022

2